Fakturowanie elektroniczne B2B w Finlandii 2026: czy jest już obowiązkowe?

Cóż. Od 15 września 2026 r. żadne fińskie prawo nie będzie wymagało, aby każda krajowa faktura B2B była wystawiana jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Ustawa 241/2019 Robi coś innego: daje kupującemu prawo do żądania faktury. Od 1 kwietnia 2020 r. zarówno instytucja zamawiająca z sektora publicznego, jak i firma, której obroty w roku obrotowym przekraczają 10 000 euro, mogą żądać od sprzedawcy wysłania faktury elektronicznej zgodnej z normą europejską, a gdy kupujący o to poprosi, dokument PDF przestaje być wystarczający. Sektor publiczny jest bardziej rygorystyczny: od 1 kwietnia 2021 r. Państwo fińskie akceptuje wyłącznie faktury elektroniczne zgodne z europejskim standardem. Kolejny prawdziwy kamień milowy to unijny pakiet ViDA. Transgraniczne fakturowanie elektroniczne B2B i raportowanie VAT na poziomie transakcji stają się obowiązkowe. od 1 lipca 2030 r..

B2G i B2B w Finlandii to dwa różne systemy

Większość zamieszania ma jedno źródło: fiński sektor publiczny od lat powtarza to samo: “Proszę tylko o e-faktury”. To prawda, ale odnosi się do modelu B2G, czyli fakturowania nabywcy z sektora publicznego.

Czego tak naprawdę wymaga ustawa 241/2019

Ustawa 241/2019 nakłada na zamawiającego obowiązek otrzymywania i przetwarzania zgodnych z przepisami e-faktur. Zamawiający (hankintayksikko, nabywca publiczny podlegający przepisom o zamówieniach publicznych) ma ten obowiązek od 1 kwietnia 2019 r., jeśli jest agencją rządową lub centralnym organem zakupującym, a od 1 kwietnia 2020 r. w przypadku wszystkich pozostałych. Należy dokładnie przeanalizować, na czym właściwie polega ten obowiązek. Jest to obowiązek odbioru spoczywający na nabywcy publicznym, a nie obowiązek wysyłania spoczywający na każdej fińskiej firmie.

Praktyka państwa idzie dalej, niż wymaga tego prawo. Skarb Państwa mówi wprost, że faktura dołączona do wiadomości e-mail nie będzie akceptowana, ponieważ to nie jest e-faktura, a 98% faktur wysłanych do państwa dociera drogą elektroniczną. Sektor publiczny odpowiada za około 7 procent wszystkich faktur B2B w Finlandii, a mimo to niemal każda firma prędzej czy później wystawia fakturę nabywcy publicznemu. W ten sposób praktyka się rozprzestrzenia. To konwencja rynkowa, a nie ogólny obowiązek ustawowy.

Kogo właściwie dotyczy próg 10 000 euro?

To jest liczba, którą ludzie najczęściej mylą. Ustawa 241/2019, Kwota 10 000 euro definiuje, kto jest uznawany za przedsiębiorstwo (elinkeinonharjoittä) w rozumieniu tej ustawy. Dotyczy ona obrotu w danym roku obrotowym.

To nie jest:

• kwota na jednej fakturze: faktura na kwotę 12 000 euro sama w sobie nie powoduje obowiązku uiszczenia opłaty za fakturę elektroniczną;
• liczba faktur: nie ma znaczenia, ile faktur wysyłasz miesięcznie;
• ogólny próg sprzedaży B2B: nie spowoduje to przekształcenia wszystkich faktur typu business-to-business w faktury elektroniczne.

Jeśli obroty kupującego pozostają poniżej progu, nie podlega on przepisom sekcji 4. Nadal może uprzejmie poprosić o fakturę elektroniczną, ale nie ma prawa powoływać się na nią.

A teraz szczera odpowiedź na pytanie, na którym najbardziej zależy sprzedawcom z krajów bałtyckich. To, czy fińskie prawo nakłada bezpośredni obowiązek na sprzedawcę z Estonii, Łotwy czy Litwy, nie jest jednoznacznie stwierdzone w tych źródłach i nie będę tego tutaj zmyślać. W praktyce argumentacja rzadko dochodzi do tego etapu. Jeśli fiński klient wymaga płatności online, a Ty wysyłasz plik PDF, faktura nigdy nie dociera do jego systemu, a płatność po prostu nie jest realizowana. A wymóg ten jest zazwyczaj i tak wpisany w umowę lub warunki zakupu.

Czy plik PDF wysłany e-mailem jest transmisją internetową?

Cóż. Definicja Skarbu Państwa jest taka: wąski i jednoznaczny:E-faktura to faktura czytelna maszynowo, dostarczana bezpośrednio do oprogramowania księgowego lub bankowości internetowej, a plik PDF lub obraz dołączony do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą. Ustawa kieruje się tą samą logiką. Kupujący może żądać faktury ustrukturyzowanej, która umożliwia automatyczne przetwarzanie i jest zgodna z normą europejską.

Co oznacza norma europejska

Norma europejska to EN 16931, która stanowi jednolity opis pól danych, jakie musi zawierać faktura, oraz ich znaczenia. W Finlandii norma jest opublikowana jako SFS-EN 16931-1:2017 + A1:2019 i można ją pobrać bezpłatnie ze sklepu internetowego SFS. Odniesienie do normy zostało opublikowane na poziomie UE przez Decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/1870, Dlatego też te same standardy obowiązują w każdym państwie członkowskim.

Formaty popularne w Finlandii, Finvoice 3.0 i TEAPPSXML 3.0, umożliwiają wygenerowanie faktury zgodnej ze standardem, ale zgodność nie pojawia się automatycznie sama w sobie, jeśli format jest poprawny. Zawartość danych również musi być prawidłowa. Do wysyłki transgranicznej używany jest format międzynarodowy, zazwyczaj UBL, przesyłany przez sieć Peppol.

Twój fiński klient prosi o strzał netto: o co dokładnie prosisz?

Wytyczne Skarbu Państwa są proste. Kupujący powinien najpierw potwierdzić, że jego usługa odbioru faktur jest zgodna ze standardem europejskim, a następnie podać dostawcy swój adres e-faktury i identyfikator operatora. Twoja strona tej rozmowy wygląda tak.

• Poproś o dwie rzeczy: Adres do faktury elektronicznej, czyli adres do faktury elektronicznej klienta, oraz jego identyfikator operatora. Bez obu nie ma dokąd wysłać faktury.
• Sprawdź swoją stronę: Zapytaj swojego dostawcę oprogramowania lub operatora e-faktur, czy wersja, z której korzystasz, wysyła faktury zgodne z europejskim standardem. Jeśli nie, konieczna jest aktualizacja.
• Wybierz kanał: Faktury do fińskich agencji państwowych mogą być przesyłane przez sieć Peppol lub za pośrednictwem Poczty. Jeśli żadna z tych opcji nie pasuje, możesz utwórz e-fakturę bezpłatnie w portalu dostawców Handi lub Basware.
• Podaj właściwe szczegóły: Skarb Państwa wymaga podania numerów VAT zarówno sprzedawcy, jak i kupującego (w przypadku Finlandii: FI + identyfikator firmy Y bez łącznika), a także imion i nazwisk oraz adresów. Faktura wystawiona na państwo musi zawierać zarówno identyfikator Y, jak i numer VAT. Jeśli kupujący podał numer zamówienia lub umowy, należy go umieścić na fakturze.
• Nie umieszczaj kilku zamówień na jednej fakturze: Wskazówki Peppola pozwala, aby faktura odnosiła się tylko do jednego zamówienia, maksymalnie do jednego numeru zamówienia zakupu (BT-13) na fakturę. Jeśli klient chce otrzymać fakturę zbiorczą, należy osobno uzgodnić z nim treść danych.

Warto znać jeden praktyczny efekt uboczny. Faktura zgodna ze standardem jest weryfikowana pod kątem wspólnych reguł, więc faktura z brakującymi treściami jest od razu odsyłana przez operatora. Znacznie lepiej jest otrzymać powiadomienie o odrzuceniu od razu, niż odkryć dwa tygodnie później, że faktura gdzieś zniknęła.

1 lipca 2030 r. i 1 stycznia 2035 r.: co zmienia ViDA

Pakiet prawny UE dotyczący podatku VAT w erze cyfrowej, ViDA, został przyjęty 11 marca 2025 r. i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 25 marca 2025 r. jako dyrektywa (UE) 2025/516.

Daty przed rokiem 2030

Zgodnie z Harmonogram Komisji, Państwa członkowskie uzyskały już prawo do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego pod pewnymi warunkami, gdy pakiet wszedł w życie 14 kwietnia 2025 r. Wyjaśnienia dotyczące OSS i IOSS obowiązują od 1 stycznia 2027 r., a część dotycząca jednolitej rejestracji VAT wraz z zasadami platformy od 1 lipca 2028 r.

Data, która Cię interesuje, to 1 lipca 2030 r. Od tego dnia w transakcjach transgranicznych między przedsiębiorstwami w UE wymagane będą zarówno e-faktury zgodne z europejskim standardem, jak i raportowanie na poziomie transakcji. Jak wyjaśnia Administracja Podatkowa, Sprzedawca musi przekazać dane z faktury do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty sprzedaży lub otrzymania zaliczki, a kupujący – co do zasady – w ciągu 5 dni od otrzymania faktury, chociaż państwo członkowskie może wyłączyć faktury zakupu z obowiązku raportowania. Jednocześnie znikają podsumowujące deklaracje VAT. Państwo członkowskie może wprowadzić raportowanie na poziomie transakcji krajowych, jeśli zechce, ale również ono musi być oparte na e-fakturach, a najpóźniej do 1 stycznia 2035 r. systemy krajowe muszą być dostosowane do modelu unijnego.

Co się nie zmieni w 2026 roku

Dwie rzeczy, których nie należy teraz przeceniać — Finlandia nie ma ogólnego obowiązku wystawiania krajowych faktur elektronicznych B2B, a sama ViDA nie zmusza Finlandii do tworzenia krajowego systemu raportowania transakcji. W tych źródłach nie ma daty, kiedy Finlandia mogłaby wprowadzić obowiązek wystawiania faktur krajowych. Nic nie zostało jeszcze ustalone w prawie.

Presja pochodzi z innego źródła. W 2025 roku, 353,2 mln faktur W przypadku przesyłek za pośrednictwem operatorów w Finlandii liczba wiadomości Peppol wzrosła o 61 procent do 778 884 transakcji, a baza adresów e-faktur zawiera obecnie blisko 370 000 identyfikatorów firm, czyli o 100 000 więcej niż w 2021 r. W tym samym przeglądzie zauważono, że Niemcy, Francja i Belgia wprowadzą obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w latach 2026–2027.

Praktyczny wniosek jest nudny i pożyteczny. W przypadku fińskiego klienta nie ma sensu czekać na zmianę prawa. Poproś o jego adres e-faktury i identyfikator operatora na następnej fakturze i upewnij się, że sam możesz wysłać fakturę zgodną ze standardem europejskim. Wprowadź to, a obowiązek transgraniczny od 2030 roku stanie się dla Ciebie nową zasadą raportowania, a nie nowym systemem.

Dostępne również w: po estońsku · łotewski · litewski

Ostatnio sprawdzono: 15 września 2026 r.

Często zadawane pytania

Czy w 2026 roku w Finlandii będzie obowiązywał powszechny obowiązek elektronicznego fakturowania B2B?

Nie, w 2026 roku żadne fińskie prawo nie będzie wymagało, aby wszystkie krajowe faktury B2B były wysyłane w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ustawa 241/2019 przyznaje jednak nabywcy, którego obroty przekraczają 10 000 euro rocznie, prawo do żądania od sprzedawcy faktury elektronicznej zgodnej z europejskim standardem.

Czy plik PDF wysłany e-mailem jest w Finlandii uważany za verkkolasku?

Nie, zgodnie z definicją fińskiego Ministerstwa Finansów i przepisami prawa, plik PDF lub obraz przesłany jako załącznik do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą. E-faktura musi być odczytywalnym maszynowo, ustrukturyzowanym plikiem XML (na przykład Finvoice 3.0 lub Peppol BIS) zgodnym z europejską normą EN 16931.

Kiedy transgraniczne fakturowanie elektroniczne między Finlandią a innymi krajami UE stanie się obowiązkowe?

Zgodnie z unijną dyrektywą ViDA (VAT w erze cyfrowej), obowiązkowe transgraniczne fakturowanie elektroniczne B2B oraz raportowanie transakcji zaczną obowiązywać 1 lipca 2030 r. Od tego dnia znikną również obecne raporty podsumowujące VAT.