Finlandia Ustawa 241/2019 Nie zmienia automatycznie każdej faktury wysłanej do fińskiej firmy w fakturę elektroniczną. Jednak od 1 kwietnia 2020 r. instytucja zamawiająca (hankintayksikko, co oznacza nabywcę z sektora publicznego w rozumieniu fińskiego prawa zamówień publicznych) lub właściciel firmy (elinkeinonharjoittä), której roczny obrót przekracza 10 000 euro, ma prawo zażądać od innej strony z tej samej kategorii wysłania faktury jako właściwego Standardowa europejska faktura elektroniczna. W praktyce oznacza to, że jeśli Twój fiński klient, firma, gmina lub organ państwowy, zdecyduje się skorzystać z tego prawa, wysłanie faktury w formacie PDF e-mailem nie będzie już zgodne z Twoim żądaniem. Zamiast tego musisz mieć możliwość wystawienia technicznie poprawnej faktury elektronicznej. Jeśli klient nie poprosi, Twoja dotychczasowa procedura będzie działać dokładnie tak samo, jak dotychczas.

Kto ma prawo żądać faktury elektronicznej i kiedy ma to zastosowanie?

Zasada jest prostsza, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Ponieważ 1 kwietnia 2020 r., instytucja zamawiająca lub przedsiębiorca może zwrócić się do innej instytucji zamawiającej lub przedsiębiorcy o przesłanie faktury w formie elektronicznej. Jest to prawo do żądania, a nie automatyczny obowiązek. Faktura sama w sobie nie staje się fakturą elektroniczną. Staje się nią dopiero wtedy, gdy druga strona wyraźnie o nią poprosi.

Prawo nie jest jednak nieograniczone. Jeśli korzystanie z e-faktury ujawniłoby informacje poufne lub zagroziłoby podstawowym interesom bezpieczeństwa Finlandii, prawo do jej żądania nie ma zastosowania. Ten wyjątek dotyczy głównie zamówień publicznych w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności, a nie zwykłej sprzedaży B2B.

Kto może tego żądać i od kogo?

Dwie kategorie definiowane przez prawo

Ustawa dotyczy dwóch rodzajów stron: instytucji zamawiających (hankintayksikko) i właścicieli przedsiębiorstw (elinkeinonharjoittja). Instytucja zamawiająca, w rozumieniu fińskiego prawa zamówień publicznych, to jednostka sektora publicznego: ministerstwo, gmina, agencja państwowa lub inny podmiot podlegający przepisom dotyczącym zamówień publicznych. Właścicielem przedsiębiorstwa jest natomiast każda osoba prowadząca działalność gospodarczą lub zawodową, której obroty w roku obrotowym przekraczają 10 000 euro. Obrót dokładnie na tym poziomie się jeszcze nie liczy. Próg musi zostać przekroczony, a nie tylko osiągnięty.

Gdzie prawo się kończy: konsumenci

Warto mieć jasność co do tego, co robi prawo notatka Zakres: zwykli konsumenci. Jeśli sprzedajesz towary lub usługi osobie prywatnej, klient ten nie ma podstaw prawnych do żądania faktury elektronicznej na mocy niniejszej ustawy. Fiński Skarb Państwa wyjaśnia Konsumenci zazwyczaj otrzymują faktury za pośrednictwem własnej bankowości internetowej, a nie w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ustawa 241/2019 reguluje wyłącznie fakturowanie między organizacjami i z sektorem publicznym, a nie fakturowanie konsumentów.

Dlaczego sektor publiczny jest trudniejszym przypadkiem?

Prawo kupującego B2B do zapytać dla e-faktury i organu publicznego obowiązek Otrzymanie jednego to dwie różne rzeczy, które stale się mieszają. Artykuł 3 ustawy nakłada na instytucje zamawiające obowiązek akceptowania i przetwarzania e-faktur zgodnych ze standardem europejskim dla każdego zamówienia i koncesji objętych fińskim prawem zamówień publicznych. Obowiązek ten wszedł w życie w odniesieniu do organów administracji centralnej i centralnych agencji zamówień publicznych. 1 kwietnia 2019, i dla każdego innego podmiotu zamawiającego, w tym gmin i ich podmiotów, rok później, 1 kwietnia 2020 r..

Co to oznacza, jeśli sprzedajesz sektorowi publicznemu

W praktyce, jeśli sprzedajesz coś fińskiemu miastu, samorządowi lokalnemu lub ministerstwu, kupujący jest zobowiązany do akceptowania i przetwarzania faktur elektronicznych już od pewnego czasu, niezależnie od tego, czy wyraźnie o to prosi. Biuro Stanowe potwierdza że obowiązek ten wpisuje się w szersze działania mające na celu automatyzację fakturowania pomiędzy sektorem publicznym i prywatnym.

Czy faktura w formacie PDF wysłana e-mailem jest fakturą elektroniczną?

To najczęstsze nieporozumienie. Verkollasku (fińskie określenie e-faktury) to ustrukturyzowany, czytelny dla maszyn dokument, który trafia bezpośrednio do oprogramowania księgowego lub bankowości internetowej, a nie obraz, który użytkownik odczytuje na ekranie. Biuro Stanu wyraźnie to stwierdza:faktura w formacie PDF lub obraz dołączona do wiadomości e-mail nie jest fakturą online, bez względu na to, jak poprawnie wygląda.

Podstawą techniczną prawnie ważnej faktury elektronicznej jest Europejska norma dotycząca fakturowania elektronicznego EN 16931-1:2017, opublikowanego przez Komisję Europejską wraz z listą dozwolonych formatów wiadomości (zwanych “składniami”). W praktyce istnieją dwa główne formaty: UN/CEFACT Cross Industry Invoice i UBL. W Finlandii najczęściej używanymi formatami są Finvoice 3.0 i TEAPPSXML 3.0, ale spełniają one standard europejski tylko wtedy, gdy wymagane pola danych są poprawnie wypełnione. Sam format nie gwarantuje zgodności.

Co należy zrobić, gdy klient poprosi o fakturę elektroniczną?

Gdy fiński klient powie Ci, że chce otrzymywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, ręczna praca znika. Pytanie tylko, jak szybko uda Ci się to osiągnąć.

  • Uzyskaj adres e-faktury klienta. Zanim cokolwiek zmienisz, sprawdź dokładne dane rozliczeniowe klienta, adres, na który ma być wysyłana e-faktura, oraz identyfikator operatora.
  • Sprawdź własne oprogramowanie. Jeśli korzystasz już z oprogramowania księgowego lub systemu ERP, zapytaj dostawcę, czy może generować e-faktury zgodnie ze standardem europejskim. Nie każda instalacja Finvoice lub TEAPPSXML robi to automatycznie.
  • Nie masz jeszcze oprogramowania? Wybierz najszybszą drogę. Możesz skorzystać z narzędzia do fakturowania obsługującego faktury elektroniczne lub wykorzystać portal udostępniony przez klienta, ponieważ wiele większych organizacji bezpośrednio daje dostawcom taką możliwość.
  • Ponownie wystaw fakturę we właściwy sposób. Jeśli pierwsza faktura została wysłana e-mailem w formacie PDF, nie spełnia to prośby. Należy ją utworzyć ponownie i wysłać ponownie jako ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną. Dołączenie tego samego pliku do nowego e-maila nie wystarczy.

Trzy sytuacje, z którymi prawdopodobnie się spotkasz

Klient sektora prywatnego

Wyobraź sobie, że wydajesz Faktura na 1200 euro do fińskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (OY), której roczne obroty przekraczają 10 000 euro. Jeśli klient wyraźnie poprosi o fakturę elektroniczną, ma do tego prawo, a Ty musisz być w stanie odpowiednio zareagować. Plik PDF wysłany e-mailem nie jest prawidłową odpowiedzią.

Gmina

Załóżmy, że wysyłasz Faktura na 700 euro do fińskiej gminy. W tym przypadku klient nawet nie musi pytać. Gmina jest już zobowiązana, ponieważ 1 kwietnia 2020 r., aby akceptować i przetwarzać faktury elektroniczne, dlatego sensowne jest wysłanie faktury elektronicznej z zewnątrz, bez czekania na prośbę.

Twój własny obrót poniżej progu

Albo załóżmy, że roczny obrót Twojej firmy wynosi poniżej 10 000 euro. W takim przypadku Twoja działalność nie spełnia definicji elinkeinonharjoittät zawartej w prawie, a fiński klient nie może powołać się na ten konkretny akt, aby żądać od Ciebie faktury elektronicznej. Wielu większych klientów i tak o nią poprosi, po prostu ze względu na własne wewnętrzne przepisy dotyczące zamówień publicznych, niezależnie od jakichkolwiek zobowiązań prawnych.

Co może się zmienić w przyszłości?

Własne konsultacje Finlandii

Obecne przepisy obowiązujące w Finlandii, czyli prawo do składania wniosków, a nie ogólny nakaz, nie są czymś niezmiennym. Biuro Stanu przeprowadziło konsultacje społeczne W okresie od 2 lutego do 13 marca 2026 r. istnieją trzy możliwe modele regulacji e-faktur: komunikaty zakupowe Peppol (Peppol jest paneuropejskim standardem sieciowym w zakresie wymiany ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych) oraz e-paragony. W ramach konsultacji otrzymano 47 odpowiedzi. Same konsultacje nie są powiązane z żadnym oczekującym projektem ustawy, a zebranie opinii nie oznacza rychłego wprowadzenia szerszego obowiązku e-faktur. Materiał został przekazany odpowiednim ministerstwom do dalszej analizy.

Termin UE przypada na rok 2030

Jednocześnie poziom UE porusza się według własnego harmonogramu. Dyrektywa ViDA (UE) 2025/516, VAT w erze cyfrowej (VAT in the Digital Age) wprowadza od 1 lipca 2030 r. obowiązkowe ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne dla transakcji transgranicznych, dziesięciodniowy termin na wystawienie faktury dla tych transakcji oraz zasadę, że przedsiębiorstwo lub odbiorca z sektora publicznego nie może już oddzielnie zatwierdzić faktury elektronicznej zgodnej z normą EN przed jej zaakceptowaniem. W efekcie akceptacja faktur elektronicznych dla transakcji transgranicznych w UE stanie się w 2030 r. standardem, a nie wyjątkiem. Dla fińskiej firmy oznacza to, że gotowość do fakturowania elektronicznego B2B przestaje być wyłącznie kwestią wewnętrzną. Staje się wymogiem wszędzie tam, gdzie prowadzi się handel transgraniczny w obrębie UE.

Często zadawane pytania

Czy faktura fińska automatycznie stanie się fakturą elektroniczną?

Nie. Fińska ustawa 241/2019 nie przekształca automatycznie każdej faktury w fakturę elektroniczną. Faktura stanie się fakturą elektroniczną tylko wtedy, gdy zleceniodawca lub wykonawca wyraźnie o to poprosi.

Kto ma prawo żądać faktury elektronicznej w Finlandii?

O fakturę elektroniczną może wnioskować urząd zamówień publicznych (hankintayksikkö) oraz przedsiębiorca o rocznym obrocie przekraczającym 10 000 euro. Ustawa nie obejmuje zwykłych konsumentów, którzy preferują korzystanie z banku internetowego do fakturowania.

Czy wiadomość e-mail w formacie PDF jest fakturą elektroniczną w rozumieniu prawa?

Nie. Faktura w formacie PDF lub obraz dołączony do wiadomości e-mail nie jest fakturą elektroniczną. Prawnie wiążąca faktura elektroniczna musi być ustrukturyzowana i zgodna z europejską normą dotyczącą faktur elektronicznych EN 16931-1:2017.

Czy akceptacja faktur elektronicznych sektora publicznego będzie obowiązkowa od 2020 roku?

Tak, harmonogram realizacji tego obowiązku jest rozłożony w czasie. Agencje rządowe i centralna jednostka zakupująca (CJZO) musiały osiągnąć zgodność 1 kwietnia 2019 r., a pozostałe organy zamówień publicznych, w tym gminy, 1 kwietnia 2020 r.