Suomi Laki 241/2019 ei automaattisesti muuta jokaista suomalaiselle yritykselle lähetettyä laskua verkkolaskuksi. Mutta 1. huhtikuuta 2020 alkaen hankintayksiköllä tai elinkeinonharjoittajalla, jonka vuotuinen liikevaihto ylittää 10 000 euroa, on oikeus vaatia samaan ryhmään kuuluvaa toista tahoa lähettämään laskun asianmukaisena laskuna. eurooppalainen sähköinen laskustandardi. Käytännössä se tarkoittaa tätä: jos suomalainen asiakkaasi, olipa kyseessä yritys, kunta tai valtion laitos, päättää käyttää tätä oikeutta, PDF-laskun lähettäminen sähköpostitse ei enää vastaa pyyntöä. Sinun on sen sijaan kyettävä lähettämään teknisesti oikein toimiva verkkolasku. Jos asiakas ei pyydä, nykyinen rutiinisi toimii täsmälleen kuten ennenkin.

Kenellä on oikeus vaatia sähköistä laskua ja milloin se tulee voimaan?

Sääntö on yksinkertaisempi kuin miltä se aluksi kuulostaa. Koska 1. huhtikuuta 2020, hankintaviranomainen tai yrityksen omistaja voi pyytää toista hankintaviranomaista tai yrityksen omistajaa lähettämään laskun nimenomaisesti verkkolaskuna. Tämä on oikeus pyytää, ei automaattinen velvollisuus. Lasku ei itsessään tule verkkolaskuksi. Siitä tulee sellainen vasta, kun toinen osapuoli sitä nimenomaisesti pyytää.

Laki ei kuitenkaan ole rajaton. Jos sähköisen laskun käyttö paljastaisi luottamuksellisia tietoja tai uhkaisi Suomen keskeisiä turvallisuusetuja, oikeus vaatia sitä ei ole voimassa. Tämä poikkeus koskee pääasiassa turvallisuus- ja puolustusalan hankintoja, ei tavanomaista yritysten välistä myyntiä.

Kuka sitä voi vaatia ja keneltä?

Kaksi lain määrittelemää luokkaa

Laki käsittelee kahdenlaisia osapuolia: hankintayksiköitä ja elinkeinonharjoittajia. Hankintaviranomainen, siinä merkityksessä kuin termiä käytetään Suomen hankintalainsäädännössä, on julkisen sektorin yksikkö: ministeriö, kunta, valtion virasto tai muu hankintasääntöjen alainen elin. Elinkeinonharjoittaja puolestaan on kuka tahansa, joka harjoittaa liiketoimintaa tai ammattitoimintaa ja jonka tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa. Täsmälleen tuolla rajalla olevaa menetystä ei vielä lasketa. Kynnys on ylitettävä, ei vain saavutettava.

Missä laki pysähtyy: kuluttajat

Kannattaa selvittää, mitä laki tekee huomautus kattaa: tavalliset kuluttajat. Jos myyt tavaroita tai palveluita yksityishenkilölle, asiakkaalla ei ole tämän lain nojalla perustetta vaatia sähköistä laskua. Valtiokonttori selittää että kuluttajat vastaanottavat laskut yleensä oman verkkopankkinsa kautta strukturoidun sähköisen laskun sijaan. Laki 241/2019 säätelee vain organisaatioiden välistä ja julkisen sektorin kanssa tapahtuvaa laskutusta, ei kuluttajien laskutusta.

Miksi julkinen sektori on vaikeampi tapaus?

B2B-ostajan oikeus kysyä sähköiselle laskulle ja julkiselle elimelle velvollisuus vastaanottaa on kaksi eri asiaa, ja ne sekoittuvat jatkuvasti. Lain 3 §:ssä edellytetään hankintaviranomaisten hyväksyvän ja käsittelevän eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja kaikissa Suomen hankintalainsäädännön piiriin kuuluvissa hankinnoissa ja käyttöoikeussopimuksissa. Tämä velvoite tuli voimaan valtionhallinnon yksiköille ja yhteishankintayksiköille 1. huhtikuuta 2019, ja kaikille muille hankintaviranomaisille, mukaan lukien kunnat ja niiden yksiköt, vuotta myöhemmin 1. huhtikuuta 2020.

Mitä tämä tarkoittaa, jos myyt julkiselle sektorille

Käytännössä, jos myyt suomalaiselle kaupungille, kunnalle tai ministeriölle, ostajalla on jo jonkin aikaa ollut velvollisuus vastaanottaa ja käsitellä sähköisiä laskuja riippumatta siitä, pyytääkö hän sinulta niitä erikseen. Valtionvirasto vahvistaa että tämä velvoite on osa laajempaa pyrkimystä automatisoida laskutus julkisen ja yksityisen sektorin välillä.

Onko sähköpostitse lähetetty PDF-lasku verkkolasku?

Tämä on yleisin väärinkäsitys. Verkkolasku on jäsennelty, koneellisesti luettava asiakirja, joka siirtyy suoraan kirjanpito-ohjelmistoon tai verkkopankkiin. Se ei ole kuva, jonka henkilö lukee näytöltä. Valtionhallinto toteaa tämän selvästiSähköpostiin liitetty PDF- tai kuvamuodossa oleva lasku ei ole verkkolasku, vaikka se näyttäisi kuinka oikealta tahansa.

Oikeudellisesti pätevän sähköisen laskun tekninen perusta on Eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi EN 16931-1:2017, jonka Euroopan komissio on julkaissut yhdessä sallittujen viestimuotojen (joita kutsutaan syntakseiksi) luettelon kanssa. Käytännössä on kaksi päämuotoa: UN/CEFACT Cross Industry Invoice ja UBL. Suomessa yleisimmin käytetyt muodot ovat Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0, mutta ne täyttävät eurooppalaisen standardin vain, jos vaaditut tietokentät on täytetty oikein. Pelkkä muoto ei takaa vaatimustenmukaisuutta.

Mitä tehdä, jos asiakas pyytää verkkolaskua?

Kun suomalainen asiakas kertoo haluavansa laskut vain verkkolaskuina, manuaalinen työ on poistumassa. Kysymys on vain siitä, kuinka nopeasti siihen päästään.

  • Hanki asiakkaan verkkolaskuosoite. Ennen kuin teet mitään muutoksia, varmista asiakkaan tarkat laskutustiedot, verkkolaskun vastaanotto-osoite ja operaattoritunnus.
  • Tarkista oma ohjelmistosi. Jos käytät jo kirjanpito-ohjelmistoa tai toiminnanohjausjärjestelmää, kysy palveluntarjoajalta, voiko se luoda verkkolaskuja eurooppalaisen standardin mukaisesti. Kaikki Finvoice- tai TEAPPSXML-asennukset eivät tee tätä automaattisesti.
  • Eikö sinulla ole vielä ohjelmistoa? Valitse nopeampi vaihtoehto. Voit ottaa käyttöön laskutustyökalun, joka tukee sähköisiä laskuja, tai käyttää asiakkaan tarjoamaa portaalia, koska monet suuremmat organisaatiot tarjoavat toimittajille tämän vaihtoehdon suoraan.
  • Lähetä lasku uudelleen asianmukaisesti. Jos ensimmäinen lasku lähetettiin PDF-tiedostona sähköpostitse, se ei täytä pyyntöä. Se on luotava uudelleen ja lähetettävä uudelleen strukturoituna verkkolaskuna. Saman tiedoston liittäminen uuteen sähköpostiin ei riitä.

Kolme tilannetta, joihin todennäköisesti joudut

Yksityisen sektorin asiakas

Kuvittele, että annat 1 200 euron lasku suomalaiselle osakeyhtiölle (OY), jonka vuotuinen liikevaihto on reilusti yli 10 000 euroa. Jos asiakas nimenomaisesti pyytää verkkolaskua, hänellä on laillinen oikeus tehdä niin, ja sinun on kyettävä vastaamaan pyyntöösi. Sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto ei ole kelvollinen vastaus.

Kunta

Sano nyt, että lähetät 700 euron lasku suomalaiselle kunnalle. Tässä tapauksessa asiakkaan ei tarvitse edes kysyä. Kunta on jo velvoitettu, koska 1. huhtikuuta 2020, verkkolaskujen vastaanottamiseen ja käsittelyyn, joten on järkevää lähettää verkkolasku ulkopuolelta odottamatta pyyntöä.

Oma liikevaihtosi alle rajan

Tai oletetaan, että oman yrityksesi vuotuinen liikevaihto on alle 10 000 euroa. Siinä tapauksessa yrityksesi ei täytä lain mukaista elinkeinonharjoittajuuden määritelmää, eikä suomalainen asiakas voi vedota tähän lakiin vaatiakseen sinulta verkkolaskua. Monet suuremmat asiakkaat pyytävät sellaista joka tapauksessa yksinkertaisesti omien sisäisten hankintasääntöjensä vuoksi, riippumatta mistään lakisääteisestä velvoitteesta.

Mikä voisi muuttua seuraavaksi?

Suomen oma konsultaatio

Suomen nykyinen järjestely, jossa on oikeus pyytää eikä yleistä määräystä, ei ole kiveen hakattu. Valtionhallinto järjesti julkisen kuulemisen 2. helmikuuta - 13. maaliskuuta 2026 välisenä aikana sähköisten laskujen sääntelyyn on kolme mahdollista mallia: Peppol-hankintasanomat (Peppol on yleiseurooppalainen verkostostandardi strukturoitujen liiketoiminta-asiakirjojen vaihtamiseen) ja sähköiset kuitit, joihin saatiin 47 vastausta. Kuuleminen itsessään ei ole sidottu mihinkään vireillä olevaan lakiesitykseen, eikä palautteen kerääminen tarkoita laajempaa sähköisen laskutuksen velvoitetta. Aineisto on nyt toimitettu asiaankuuluville ministeriöille jatkotarkastettavaksi.

EU:n takaraja lähestyy vuotta 2030.

Samaan aikaan EU-taso etenee omalla aikajanallaan. ViDA-direktiivi (EU) 2025/516, lyhenne sanoista VAT in the Digital Age, tuo 1. heinäkuuta 2030 alkaen pakollisen strukturoidun sähköisen laskutuksen rajat ylittäviin tapahtumiin, kymmenen päivän laskun toimittamisajan kyseisille tapahtumille ja säännön, jonka mukaan yritys tai julkinen sektori ei voi enää erikseen hyväksyä EN-standardin mukaista verkkolaskua ennen sen hyväksymistä. Käytännössä rajat ylittävästä verkkolaskun hyväksymisestä EU:ssa tulee vuonna 2030 vakiokäytäntö, ei poikkeus. Suomalaiselle yritykselle tämä tarkoittaa, että yritysten välinen verkkolaskutusvalmius ei ole enää pelkästään kotimainen suomalainen kysymys. Siitä tulee vaatimus kaikkialla, missä käydään kauppaa rajojen yli EU:n sisällä.

Usein kysytyt kysymykset

Muuttuuko suomalainen lasku automaattisesti verkkolaskuksi?

Ei. Laki 241/2019 ei automaattisesti muuta jokaista laskua verkkolaskuksi. Lasku muuttuu verkkolaskuksi vain, jos hankintaviranomainen tai taloudellinen toimija sitä nimenomaisesti pyytää.

Kenellä on oikeus pyytää verkkolaskua Suomessa?

E-laskua voivat pyytää hankintayksikkö ja elinkeinonharjoittaja, jonka vuotuinen liikevaihto on yli 10 000 euroa. Laki ei koske tavallisia kuluttajia, jotka mieluummin käyttävät verkkopankkiaan laskujen lähettämiseen.

Onko PDF-sähköposti lain tarkoittama sähköinen lasku?

Ei. PDF-muodossa tai sähköpostin liitteenä oleva kuvamuodossa oleva lasku ei ole verkkolasku. Virallisen verkkolaskun on oltava jäsennelty ja sen on oltava eurooppalaisen verkkolaskustandardin EN 16931-1:2017 mukainen.

Oliko julkisen sektorin sähköisten laskujen vastaanottaminen pakollista vuodesta 2020?

Kyllä, velvoitteen aikataulu on porrastettu. Keskushallinnon virastojen ja yhteishankintayksikön oli saavutettava vaatimustenmukaisuus 1. huhtikuuta 2019 mennessä, muiden hankintaviranomaisten, mukaan lukien kuntien, 1. huhtikuuta 2020 mennessä.