Somija Likums 241/2019 automātiski nepārveido katru Somijas uzņēmumam nosūtīto rēķinu par e-rēķinu. Taču kopš 2020. gada 1. aprīļa līgumslēdzējai iestādei (hankintayksikkö, kas saskaņā ar Somijas iepirkumu likumu nozīmē publiskā sektora pircēju) vai uzņēmuma īpašniekam (elinkeinonharjoitta), kura gada apgrozījums pārsniedz 10 000 eiro, ir tiesības pieprasīt, lai cita puse tajā pašā kategorijā nosūtītu rēķinu kā pienācīgu Eiropas standarta e-rēķins. Praksē tas nozīmē sekojošo: ja jūsu somu klients, neatkarīgi no tā, vai tas ir uzņēmums, pašvaldība vai valsts iestāde, izvēlas izmantot šīs tiesības, PDF rēķina nosūtīšana pa e-pastu vairs neatbilst pieprasījumam. Tā vietā jums ir jāspēj izrakstīt tehniski pareizu e-rēķinu. Ja klients nelūdz, jūsu esošā rutīna turpina darboties tieši tāpat kā iepriekš.

Kam ir tiesības pieprasīt e-rēķinu, un kad tas ir spēkā?

Noteikums ir vienkāršāks, nekā sākumā izklausās. Kopš tā laika 2020. gada 1. aprīlī, līgumslēdzēja iestāde vai uzņēmuma īpašnieks var lūgt citai līgumslēdzējai iestādei vai uzņēmuma īpašniekam nosūtīt rēķinu tieši kā e-rēķinu. Tās ir tiesības pieprasīt, nevis automātisks pienākums. Rēķins pats par sevi nekļūst par e-rēķinu. Tas kļūst par tādu tikai tad, kad otra puse to īpaši pieprasa.

Tomēr likums nav neierobežots. Ja e-rēķina izmantošana varētu atklāt konfidenciālu informāciju vai apdraudēt Somijas būtiskās drošības intereses, tiesības pieprasīt to neattiecas. Šis izņēmums galvenokārt attiecas uz iepirkumiem drošības un aizsardzības jomā, nevis uz parastu B2B pārdošanu.

Kas to var pieprasīt un no kā?

Divas kategorijas, ko definē likums

Likums attiecas uz divu veidu pusēm: līgumslēdzējām iestādēm (hankintayksikkö) un uzņēmumu īpašniekiem (elinkeinonharjoittja). Līgumslēdzēja iestāde, tādā nozīmē, kā šis termins tiek lietots Somijas iepirkumu likumā, ir publiskā sektora struktūra: ministrija, pašvaldība, valsts aģentūra vai cita struktūra, uz kuru attiecas iepirkumu noteikumi. Tikmēr uzņēmuma īpašnieks ir jebkura persona, kas veic uzņēmējdarbību vai profesionālu darbību un kuras apgrozījums finanšu gadā pārsniedz 10 000 eiro. Apgrozījums, kas atrodas tieši uz šīs līnijas, vēl netiek skaitīts. Slieksnis ir jāpārsniedz, nevis tikai jāsasniedz.

Tur, kur likums beidzas: patērētāji

Ir vērts skaidri saprast, ko likums dara piezīme segums: parastie patērētāji. Ja pārdodat preces vai pakalpojumus privātpersonai, šim klientam saskaņā ar šo likumu nav pamata pieprasīt e-rēķinu. Somijas Valsts kase skaidro ka patērētāji rēķinus parasti saņem savā internetbankā, nevis kā strukturētu e-rēķinu. Likums 241/2019 regulē rēķinu izrakstīšanu tikai starp organizācijām un ar publisko sektoru, nevis patērētāju rēķinu izrakstīšanu.

Kāpēc publiskais sektors ir sarežģītāks gadījums?

B2B pircēja tiesības uz jautāt e-rēķinam un publiskas iestādes pienākums saņemt vienu ir divas dažādas lietas, un tās pastāvīgi tiek jauktas. Likuma 3. pants nosaka, ka līgumslēdzējām iestādēm ir jāpieņem un jāapstrādā Eiropas standarta e-rēķini katram iepirkumam un koncesijai, uz kuru attiecas Somijas iepirkuma likums. Šis pienākums centrālajām valdības iestādēm un centrālajām iepirkumu aģentūrām stājās spēkā ar 2019. gada 1. aprīlī, un visām pārējām līgumslēdzējām iestādēm, tostarp pašvaldībām un to struktūrvienībām, gadu vēlāk, 2020. gada 1. aprīlī.

Ko tas nozīmē, ja pārdodat valsts sektoram

Praksē, ja pārdodat preci Somijas pilsētai, vietējai pašvaldībai vai ministrijai, šim pircējam jau kādu laiku ir pienākums pieņemt un apstrādāt e-rēķinus neatkarīgi no tā, vai viņš to īpaši pieprasa. Valsts birojs apstiprina ka šis pienākums ir daļa no plašāka centiena automatizēt rēķinu izrakstīšanu starp publisko un privāto sektoru.

Vai pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins ir e-rēķins?

Šis ir visizplatītākais pārpratums. Verkollaska (somu termins e-rēķins) ir strukturēts, mašīnlasāms dokuments, kas nonāk tieši grāmatvedības programmatūrā vai internetbankā, nevis attēls, ko persona nolasa ekrānā. Valsts birojs to skaidri un gaiši norādaPDF vai attēla formāta rēķins, kas pievienots e-pastam, nav tiešsaistes rēķins, lai cik pareizi tas izskatītos.

Juridiski derīga e-rēķina tehniskais pamats ir Eiropas e-rēķinu standarts EN 16931-1:2017, ko publicējusi Eiropas Komisija kopā ar atļauto ziņojumu formātu sarakstu (turpmāk tekstā — “sintakses”). Praksē pastāv divi galvenie formāti: UN/CEFACT Cross Industry Invoice un UBL. Somijā visbiežāk izmantotie formāti ir Finvoice 3.0 un TEAPPSXML 3.0, taču tie atbilst Eiropas standartam tikai tad, ja pareizi aizpildīti obligātie datu lauki. Formāts pats par sevi negarantē atbilstību.

Ko darīt, ja klients pieprasa e-rēķinu?

Tiklīdz somu klients jums paziņo, ka vēlas saņemt rēķinus tikai e-rēķinu veidā, manuālais darbs pazūd. Vienīgais jautājums ir, cik ātri jūs to varat panākt.

  • Iegūstiet klienta e-rēķina adresi. Pirms jebkādu izmaiņu veikšanas apstipriniet klienta precīzus norēķinu datus, e-rēķinu saņemšanas adresi un operatora ID.
  • Pārbaudiet savu programmatūru. Ja jūs jau izmantojat grāmatvedības programmatūru vai ERP sistēmu, pajautājiet pakalpojumu sniedzējam, vai tas var ģenerēt e-rēķinus atbilstoši Eiropas standartam. Ne katra Finvoice vai TEAPPSXML iestatīšana to dara automātiski.
  • Vēl nav programmatūras? Izvēlieties ātrāko ceļu. Varat izmantot rēķinu izrakstīšanas rīku, kas atbalsta e-rēķinus, vai arī izmantot klienta piedāvāto portālu, jo daudzas lielākas organizācijas tieši piedāvā piegādātājiem šo iespēju.
  • Pareizi atkārtoti izrakstiet rēķinu. Ja pirmais rēķins tika nosūtīts PDF formātā pa e-pastu, tas neapmierina pieprasījumu. Tas ir jāizveido atkārtoti un jānosūta vēlreiz kā strukturēts e-rēķins. Tā paša faila pievienošana jaunam e-pastam nebūs piemērota.

Trīs situācijas, kurās jūs, visticamāk, nonāksiet

Privātā sektora klients

Iedomājieties, ka jūs izdodat 1200 eiro rēķins Somijas sabiedrībai ar ierobežotu atbildību (OY), kuras gada apgrozījums ievērojami pārsniedz 10 000 eiro. Ja klients nepārprotami pieprasa e-rēķinu, viņam ir likumīgas tiesības to darīt, un jums ir jāspēj attiecīgi atbildēt. Pa e-pastu nosūtīts PDF fails nav derīga atbilde.

Pašvaldība

Tagad sakiet, ka jūs nosūtāt 700 eiro rēķins Somijas pašvaldībai. Šeit klientam pat nav jāprasa. Pašvaldība jau ir spiesta to darīt, jo 2020. gada 1. aprīlī, lai pieņemtu un apstrādātu e-rēķinus, tāpēc ir lietderīgi nosūtīt e-rēķinu no ārpuses, negaidot, kad tiks lūgts to darīt.

Jūsu pašu apgrozījums zem sliekšņa

Vai arī, pieņemsim, ka jūsu uzņēmuma gada apgrozījums ir mazāks par 10 000 eiro. Tādā gadījumā jūsu uzņēmums neatbilst likumā noteiktajai elinkeinonharjoitta definīcijai, un somu klients nevar atsaukties uz šo konkrēto likumu, lai pieprasītu no jums e-rēķinu. Daudzi lielāki klienti to pieprasīs jebkurā gadījumā, vienkārši savu iekšējo iepirkumu noteikumu dēļ, neatkarīgi no jebkādām juridiskām saistībām.

Kas varētu mainīties tālāk?

Somijas pašas konsultācijas

Somijas pašreizējā sistēma, kas paredz tiesības pieprasīt, nevis vispārēju mandātu, nav nemainīga. Valsts birojs rīkoja sabiedrisko apspriešanu No 2026. gada 2. februāra līdz 13. martam pastāv trīs iespējamie e-rēķinu regulēšanas modeļi: Peppol iepirkumu ziņojumi (Peppol ir Eiropas mēroga tīkla standarts strukturētu biznesa dokumentu apmaiņai) un e-kvītis, uz kuriem saņemtas 47 atbildes. Pati apspriešana nav saistīta ar nevienu gaidāmo likumprojektu, un atsauksmju vākšana nenozīmē, ka drīzumā tiks ieviests plašāks e-rēķinu mandāts. Materiāls tagad ir nodots attiecīgajām ministrijām tālākai pārskatīšanai.

ES termiņš tuvojas 2030. gadam

Vienlaikus ES līmenis virzās pēc sava grafika. ViDA direktīva (ES) 2025/516, saīsinājums no PVN digitālajā laikmetā, no 2030. gada 1. jūlija ievieš obligātu strukturētu e-rēķinu izrakstīšanu pārrobežu darījumiem, desmit dienu rēķinu izrakstīšanas termiņu šiem darījumiem un noteikumu, ka uzņēmums vai publiskā sektora saņēmējs vairs nevar atsevišķi apstiprināt EN standartam atbilstošu e-rēķinu pirms tā pieņemšanas. Faktiski pārrobežu e-rēķinu pieņemšana visā ES 2030. gadā kļūst par standarta praksi, nevis izņēmumu. Somijas uzņēmumam tas nozīmē, ka B2B e-rēķinu gatavība vairs nav tikai Somijas iekšzemes jautājums. Tā kļūst par prasību visur, kur tiek veikta tirdzniecība pāri robežām ES ietvaros.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai Somijas rēķins automātiski kļūs par e-rēķinu?

Nē. Somijas likums Nr. 241/2019 automātiski nepārveido katru rēķinu par e-rēķinu. Rēķins kļūs par e-rēķinu tikai tad, ja līgumslēdzēja iestāde vai ekonomikas dalībnieks to īpaši pieprasa.

Kam ir tiesības pieprasīt e-rēķinu Somijā?

E-rēķinu var pieprasīt iepirkumu iestāde (hankintayksikkö) un uzņēmējs, kura gada apgrozījums pārsniedz 10 000 eiro. Likums neattiecas uz parastajiem patērētājiem, kuri rēķinu apmaksai dod priekšroku izmantot savu internetbanku.

Vai PDF e-pasts ir e-rēķins likuma izpratnē?

Nē. Rēķins PDF formātā vai attēla formātā kā e-pasta pielikums nav e-rēķins. Juridiskam e-rēķinam ir jābūt strukturētam un jāatbilst Eiropas e-rēķinu standartam EN 16931-1:2017.

Vai publiskā sektora e-rēķinu pieņemšana bija obligāta no 2020. gada?

Jā, pienākuma izpildes laika grafiks ir sadalīts posmos. Centrālajām valdības iestādēm un centrālajai iepirkumu iestādei atbilstība bija jāpanāk līdz 2019. gada 1. aprīlim, citām iepirkumu iestādēm, tostarp pašvaldībām, līdz 2020. gada 1. aprīlim.