Suomija Įstatymas 241/2019 automatiškai nepaverčia kiekvienos Suomijos įmonei siunčiamos sąskaitos faktūros elektronine sąskaita faktūra. Tačiau nuo 2020 m. balandžio 1 d. perkančioji organizacija (hankintayksikkö, tai yra viešojo sektoriaus pirkėjas pagal Suomijos viešųjų pirkimų įstatymą) arba įmonės savininkas (elinkeinonharjoitta), kurio metinė apyvarta viršija 10 000 EUR, turi teisę reikalauti, kad kita tos pačios kategorijos šalis atsiųstų sąskaitą faktūrą kaip tinkamą. Europos standartinė elektroninė sąskaita faktūra. Praktiškai tai reiškia: jei jūsų klientas iš Suomijos, nesvarbu, ar tai įmonė, savivaldybė, ar valstybinė įstaiga, nusprendžia pasinaudoti šia teise, PDF sąskaitos faktūros siuntimas el. paštu nebeatitinka prašymo. Vietoj to turite galėti išrašyti techniškai taisyklingą el. sąskaitą faktūrą. Jei klientas nepaklausia, jūsų esama tvarka veikia lygiai taip pat, kaip ir anksčiau.

Kas turi teisę reikalauti elektroninės sąskaitos ir kada tai taikoma?

Taisyklė yra paprastesnė, nei iš pirmo žvilgsnio atrodo. Kadangi 2020 m. balandžio 1 d., perkančioji organizacija arba verslo savininkas gali paprašyti kitos perkančiosios organizacijos arba verslo savininko atsiųsti sąskaitą faktūrą konkrečiai kaip elektroninę sąskaitą faktūrą. Tai yra teisė prašyti, o ne automatinė prievolė. Sąskaita faktūra pati savaime netampa elektronine sąskaita faktūra. Ji ja tampa tik tada, kai kita šalis to konkrečiai paprašo.

Tačiau įstatymas nėra neribotas. Jei elektroninės sąskaitos faktūros naudojimas atskleistų konfidencialią informaciją arba keltų grėsmę esminiams Suomijos saugumo interesams, teisė reikalauti jos negalioja. Ši išimtis daugiausia taikoma saugumo ir gynybos srities viešiesiems pirkimams, o ne įprastiems B2B pardavimams.

Kas gali to reikalauti ir iš ko?

Dvi kategorijos, kurias apibrėžia įstatymas

Įstatymas susijęs su dviejų tipų šalimis: perkančiosiomis organizacijomis (hankintayksikkö) ir verslo savininkais (elinkeinonharjoittja). Perkančioji organizacija, kaip vartojama Suomijos viešųjų pirkimų įstatyme, yra viešojo sektoriaus subjektas: ministerija, savivaldybė, valstybės agentūra arba kita įstaiga, kuriai taikomos viešųjų pirkimų taisyklės. Tuo tarpu verslo savininkas yra bet kuris asmuo, vykdantis verslo ar profesinę veiklą, kurio finansinių metų apyvarta viršija 10 000 eurų. Tiksliai ties ta linija esantys suklydimai dar neskaičiuojami. Riba turi būti viršyta, o ne tik pasiekta.

Kur įstatymas baigiasi: vartotojai

Verta aiškiai suprasti, ką daro įstatymas pastaba Aprėptis: paprasti vartotojai. Jei parduodate prekes ar paslaugas privačiam asmeniui, tas klientas pagal šį įstatymą neturi pagrindo reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros. Suomijos valstybės iždas paaiškina kad vartotojai sąskaitas faktūras paprastai gauna per savo internetinę bankininkystę, o ne kaip struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą. Įstatymas 241/2019 reglamentuoja sąskaitų faktūrų išrašymą tik tarp organizacijų ir su viešuoju sektoriumi, o ne vartotojų sąskaitas.

Kodėl viešasis sektorius yra sunkesnis atvejis?

B2B pirkėjo teisė paklausti e. sąskaitai faktūrai ir viešosios įstaigos įsipareigojimas gauti vieną yra du skirtingi dalykai ir jie nuolat painiojami. Įstatymo 3 skirsnis reikalauja, kad perkančiosios organizacijos priimtų ir apdorotų Europos standarto elektronines sąskaitas faktūras kiekvienam pirkimui ir koncesijai, kuriai taikoma Suomijos viešųjų pirkimų teisė. Ši prievolė centrinės valdžios įstaigoms ir centrinėms perkančiosioms agentūroms įsigaliojo 2013 m. 2019 m. balandžio 1 d., o visoms kitoms perkančiosioms organizacijoms, įskaitant savivaldybes ir jų subjektus, – po metų, 2020 m. balandžio 1 d..

Ką tai reiškia, jei parduodate viešajam sektoriui

Praktiškai, jei parduodate Suomijos miestui, vietos valdžios institucijai ar ministerijai, tas pirkėjas jau kurį laiką privalo priimti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras, nepriklausomai nuo to, ar jis konkrečiai to jūsų prašo. Valstybės kanceliarija patvirtina kad ši prievolė yra platesnio masto siekio automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą tarp viešojo ir privačiojo sektorių dalis.

Ar el. paštu išsiųsta PDF formato sąskaita faktūra yra elektroninė sąskaita faktūra?

Tai dažniausias nesusipratimas. Verkollaska (suomiškas elektroninės sąskaitos faktūros terminas) yra struktūrizuotas, kompiuterio skaitomas dokumentas, kuris tiesiogiai patenka į apskaitos programinę įrangą arba internetinę bankininkystę, o ne vaizdas, kurį žmogus skaito ekrane. Valstybės kanceliarija tai aiškiai nurodoPrie el. laiško pridėta PDF arba paveikslėlio formato sąskaita faktūra nėra internetinė sąskaita faktūra, kad ir kokia teisinga ji atrodytų.

Teisiškai galiojančios elektroninės sąskaitos faktūros techninis pagrindas yra Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas EN 16931-1:2017, kurį paskelbė Europos Komisija kartu su leidžiamų pranešimų formatų (vadinamų “sintaksėmis”) sąrašu. Praktiškai yra du pagrindiniai formatai: UN/CEFACT Cross Industry Invoice ir UBL. Suomijoje dažniausiai naudojami formatai yra „Finvoice 3.0“ ir „TEAPPSXML 3.0“, tačiau jie atitinka Europos standartą tik tuo atveju, jei teisingai užpildyti reikiami duomenų laukai. Vien formatas negarantuoja atitikties.

Ką daryti, jei klientas prašo elektroninės sąskaitos?

Kai tik suomių klientas pasako, kad nori gauti sąskaitas faktūras tik elektroniniu būdu, rankinis darbas dingsta. Vienintelis klausimas – kaip greitai tai padarysite.

  • Gaukite kliento el. sąskaitos faktūros adresą. Prieš ką nors keisdami, patikrinkite tikslius kliento atsiskaitymo duomenis, el. sąskaitų gavimo adresą ir operatoriaus ID.
  • Patikrinkite savo programinę įrangą. Jei jau naudojate apskaitos programinę įrangą arba ERP sistemą, paklauskite tiekėjo, ar jis gali generuoti elektronines sąskaitas faktūras pagal Europos standartą. Ne kiekviena „Finvoice“ ar TEAPPSXML sąranka tai daro automatiškai.
  • Dar neturite programinės įrangos? Pasirinkite greitesnį kelią. Galite naudoti sąskaitų faktūrų išrašymo įrankį, kuris palaiko elektronines sąskaitas faktūras, arba naudoti kliento siūlomą portalą, nes daugelis didesnių organizacijų tiesiogiai suteikia tiekėjams šią galimybę.
  • Tinkamai išrašykite sąskaitą faktūrą iš naujo. Jei pirmoji sąskaita faktūra buvo išsiųsta el. paštu PDF formatu, tai netenkina prašymo. Ją reikia iš naujo sukurti ir išsiųsti kaip struktūrizuotą el. sąskaitą faktūrą. To paties failo pridėti prie naujo el. laiško nepadės.

Trys situacijos, į kurias greičiausiai susidursite

Privataus sektoriaus klientas

Įsivaizduokite, kad išduodate 1 200 € sąskaita faktūra Suomijos ribotos atsakomybės bendrovei (OY), kurios metinė apyvarta gerokai viršija 10 000 EUR. Jei klientas aiškiai paprašo elektroninės sąskaitos faktūros, jis turi tokią teisę, o jūs turite galėti atitinkamai atsakyti. PDF formatu el. paštu atsiųstas atsakymas nėra tinkamas..

Savivaldybė

Dabar tarkime, kad siunčiate 700 € sąskaita faktūra Suomijos savivaldybei. Čia klientui net nereikia klausti. Savivaldybė jau buvo įpareigota, nes 2020 m. balandžio 1 d., priimti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras, todėl prasminga siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą iš išorės, nelaukiant, kol bus paprašyta.

Jūsų pačių apyvarta mažesnė nei riba

Arba tarkime, kad jūsų įmonės metinė apyvarta yra mažesnė nei 10 000 eurų. Tokiu atveju jūsų verslas neatitinka teisinio elinkeinonharjoitta apibrėžimo, ir Suomijos klientas negali remtis šiuo konkrečiu įstatymu, kad pareikalautų iš jūsų elektroninės sąskaitos faktūros. Daugybė didesnių klientų vis tiek paprašys jos tiesiog dėl savo vidinių viešųjų pirkimų taisyklių, nepriklausomai nuo jokių teisinių įsipareigojimų.

Kas gali pasikeisti toliau?

Suomijos konsultacijos

Dabartinė Suomijos tvarka – teisė prašyti, o ne tuščias mandatas – nėra nepajudinama. Valstybės kanceliarija surengė viešas konsultacijas Nuo 2026 m. vasario 2 d. iki kovo 13 d. buvo siūlomi trys galimi elektroninių sąskaitų faktūrų reguliavimo modeliai: „Peppol“ viešųjų pirkimų pranešimai („Peppol“ yra visos Europos tinklo standartas struktūrizuotiems verslo dokumentams keistis) ir elektroniniai kvitai, į kuriuos gauti 47 atsakymai. Pati konsultacija nėra susieta su jokiu svarstomu įstatymo projektu, o atsiliepimų rinkimas nereiškia, kad neišvengiamai įsigalios platesnis elektroninių sąskaitų faktūrų reikalavimas. Medžiaga dabar perduota atitinkamoms ministerijoms tolesniam svarstymui.

ES terminas artėja 2030 m.

Tuo pačiu metu ES lygmuo juda savo tempu. ViDA direktyva (ES) 2025/516, PVM skaitmeniniame amžiuje (angl. PVM in the Digital Age) santrumpa nuo 2030 m. liepos 1 d. įveda privalomą struktūrizuotą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą tarpvalstybiniams sandoriams, dešimties dienų sąskaitų faktūrų išrašymo terminą šiems sandoriams ir taisyklę, kad įmonė ar viešojo sektoriaus gavėjas nebegali atskirai patvirtinti EN standartus atitinkančios elektroninės sąskaitos faktūros prieš ją priimdamas. Iš esmės, tarpvalstybinis elektroninių sąskaitų faktūrų priėmimas visoje ES 2030 m. taps standartine praktika, o ne išimtimi. Suomijos verslui tai reiškia, kad B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo pasirengimas nebėra vien tik Suomijos reikalas. Tai tampa reikalavimu visur, kur prekiaujama tarpvalstybiniu mastu ES viduje.

DUK

Ar suomiška sąskaita faktūra automatiškai taps elektronine sąskaita faktūra?

Ne. Suomijos įstatymas Nr. 241/2019 automatiškai nekonvertuoja kiekvienos sąskaitos faktūros į elektroninę. Sąskaita faktūra taps elektronine tik tuo atveju, jei perkančioji organizacija arba ekonominės veiklos vykdytojas to konkrečiai paprašys.

Kas turi teisę prašyti elektroninės sąskaitos faktūros Suomijoje?

Elektroninės sąskaitos gali paprašyti viešųjų pirkimų institucija (hankintayksikkö) ir verslo subjektas, kurio metinė apyvarta viršija 10 000 eurų. Įstatymas netaikomas paprastiems vartotojams, kurie sąskaitoms faktūroms pageidauja naudotis savo internetine bankininkyste.

Ar PDF formato el. laiškas yra elektroninė sąskaita faktūra pagal įstatymą?

Ne. PDF arba paveikslėlio formatu pateikta sąskaita faktūra, pridėta kaip el. laiško priedas, nėra elektroninė sąskaita faktūra. Teisinė elektroninė sąskaita faktūra turi būti struktūrizuota ir atitikti Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą EN 16931-1:2017.

Ar nuo 2020 m. buvo privaloma priimti viešojo sektoriaus elektronines sąskaitas faktūras?

Taip, įsipareigojimo įvykdymo terminas yra etapais. Centrinės valdžios institucijos ir centrinė perkančioji organizacija turėjo užtikrinti atitiktį reikalavimams iki 2019 m. balandžio 1 d., o kitos viešųjų pirkimų institucijos, įskaitant savivaldybes, – iki 2020 m. balandžio 1 d.