Krótka odpowiedź: czy fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe w Finlandii?

W przypadku sektora publicznego odpowiedź jest oczywista: fińskie agencje rządowe i centralne jednostki zakupowe od 2008 r. muszą akceptować i przetwarzać faktury elektroniczne zgodne ze standardem europejskim. 1 kwietnia 2019, z innymi nabywcami publicznymi w ślad za nimi 1 kwietnia 2020 r.. Sprzedaż B2B działa inaczej. Z tego samego powodu 1 kwietnia 2020 r. Od tego dnia każdy nabywca i dostawca o obrotach powyżej 10 000 euro uzyskał prawo do żądania faktury elektronicznej zamiast papierowej lub w formacie PDF. To prawo, a nie ogólny obowiązek dla każdej małej fińskiej firmy. Nie obejmuje ono faktur wysyłanych do osób prywatnych., jak potwierdza Vero. Na dzień 25 sierpnia 2026 r. w Finlandii nadal nie ma potwierdzonego ogólnego obowiązku fakturowania elektronicznego B2B w kraju. Istnieje jedynie prawo żądania, a nie automatyczne egzekwowanie.

Nie myl ich: próg 10 000 euro dla faktury elektronicznej i próg 20 000 euro dla podatku VAT

Te dwie liczby znajdują się w dwóch różnych prawach, a ich pomylenie jest łatwym błędem. Próg 10 000 € w ustawie o fakturowaniu elektronicznym mierzona jest w stosunku do obrotów Twojej firmy za rok obrotowy. Próg 20 000 € Natomiast w przypadku obowiązkowej rejestracji VAT, naliczana jest ona według roku kalendarzowego, a Ty musisz obserwować zarówno bieżący, jak i poprzedni rok kalendarzowy. Oznacza to, że Twoja firma może być zwolniona z VAT, mając jednocześnie prawo do żądania i wysyłania e-faktur.

Dlaczego plik PDF dołączony do wiadomości e-mail nie jest fińską fakturą elektroniczną

Valtiokonttori, fiński urząd skarbu państwa, mówi to wprostPlik PDF lub obraz wysłany jako załącznik do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą. Prawdziwa e-faktura to ustrukturyzowane dane nadające się do odczytu maszynowego (liczby i pola, które komputer może odczytać bezpośrednio, a nie ich zeskanowany obraz), które trafiają bezpośrednio do oprogramowania księgowego lub bankowego i są zgodne z europejską normą EN 16931, która określa wspólny format danych obsługiwany przez systemy e-fakturowania w całej Europie. Fińska ustawa o podatku VAT używa szerszego terminu “faktura elektroniczna”, a plik PDF technicznie spełnia ten warunek. Nie czyni to jednak z niego e-faktury w rozumieniu ustawy o e-fakturowaniu.

Jak wysłać pierwszą fakturę elektroniczną do fińskiego klienta?

Zanim cokolwiek wyślesz, sprawdź opinię klienta identyfikator firmy, adres e-faktury EDI i identyfikator operatora (EDI oznacza tutaj po prostu format adresu elektronicznego, którego sieci e-fakturowania używają do kierowania pliku do właściwej skrzynki odbiorczej) w rejestrze verkollaskuosoite.fi. Większe organizacje często mają więcej niż jeden adres, więc upewnij się, że masz właściwy dla działu, któremu wystawiasz fakturę. Następnie utwórz fakturę w oprogramowaniu obsługującym normę EN 16931 i pozwól operatorowi (sieci, która przesyła e-faktury między nadawcą a odbiorcą, podobnie jak operatorzy komórkowi łączą połączenia w różnych sieciach) dostarczyć ją w odpowiednim formacie.

Bezpłatny portal, oprogramowanie księgowe czy operator?

W przypadku faktury jednorazowej, darmowy portal Zazwyczaj wystarczy podać dane raz, a następnie wysłać. W przypadku regularnego rozliczania B2B warto połączyć oprogramowanie księgowe lub fakturujące bezpośrednio z operatorem e-faktur. Jeśli Twoje oprogramowanie nie ma wbudowanego takiego połączenia, musisz samodzielnie podpisać osobną umowę z operatorem.

Szczegóły dotyczące podatku VAT i błędy powodujące odrzucenie faktur

Załóżmy, że wystawiasz fińskiej firmie rachunek za usługi na kwotę 1200 euro. Faktura ta musi zgodnie z prawem zawierać numer faktury, data wystawienia, numer VAT sprzedawcy, kwota podlegająca opodatkowaniu, podzielona według stawki VAT oraz kwota VAT, a w przypadku zastosowania odwrotnego obciążenia (co oznacza, że to kupujący, a nie sprzedawca, rozlicza VAT) należy umieścić stosowną notatkę. Błędne podanie tych danych to nie tylko problem z formatowaniem: nieostrożne nieprzestrzeganie przepisów może skutkować grzywna do 5000 euro.

Na co powinieneś się przygotować, aby w 2030 roku wprowadzić transgraniczne fakturowanie elektroniczne?

Ten Dyrektywa ViDA (VAT w erze cyfrowej, unijny przegląd cyfrowego raportowania VAT) ustala konkretną datę: od 1 lipca 2030 r. wewnątrzunijne dostawy towarów na podstawie artykułu 138 oraz transakcje z odwrotnym obciążeniem na podstawie artykułów 194–197 muszą być fakturowane w ciągu 10 dni od daty zdarzenia podlegającego opodatkowaniu, a faktury za transakcje podlegające obowiązkowi raportowania muszą być wystawiane jako e-faktury. Jeśli sprzedajesz do innych państw członkowskich UE, warto wybrać oprogramowanie zgodne z normą EN 16931 już teraz, zamiast czekać na bardziej szczegółową decyzję w sprawie wdrożenia w Finlandii.

Często zadawane pytania

Czy fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe w Finlandii?

W sektorze publicznym e-fakturowanie będzie obowiązkowe od roku 2019/2020. W przypadku sprzedaży B2B nie ma ogólnego obowiązku, ale dostawcy i przedsiębiorcy o obrotach powyżej 10 000 euro mają prawo do ubiegania się o zwrot podatku od 1 kwietnia 2020 r. Prawo to nie przysługuje osobom prywatnym.

Jaka jest różnica pomiędzy limitem 10 000 euro dla faktury elektronicznej a limitem 20 000 euro dla kwoty VAT?

Limit 10 000 euro określony w ustawie o e-fakturze obliczany jest na podstawie obrotu w roku podatkowym, natomiast limit 20 000 euro dla podatników VAT obliczany jest na podstawie roku kalendarzowego. Firma może być zwolniona z VAT, ale nadal ma prawo wnioskować o e-fakturę.

Dlaczego plik PDF nie jest fakturą elektroniczną?

Plik PDF lub obraz przesłany jako załącznik do wiadomości e-mail nie jest fakturą elektroniczną, ponieważ faktura elektroniczna to zbiór ustrukturyzowanych danych możliwych do odczytania przez maszynę, zgodny z europejską normą EN 16931, który trafia bezpośrednio do oprogramowania księgowego.