Czym są e-faktury? Kto korzysta z e-faktur?
Czy pamiętasz jeszcze faks lub papierowe faktury wysyłane w kopercie? Dziś te wspomnienia to już przeszłość. Wkrótce faktura w formacie PDF również znajdzie się w tej kategorii. Chociaż plik PDF jest cyfrowy, to w zasadzie tylko obraz papierowej faktury na ekranie – ktoś nadal musi ręcznie wprowadzić go do systemu.
Od ponad dekady mamy na biurkach coś znacznie inteligentniejszego (ekrany). E-faktura to w pełni cyfrowy i przetwarzalny maszynowo strumień danych, który w ciągu kilku sekund trafia bezpośrednio z oprogramowania sprzedawcy do systemu kupującego. Bez e-maili, załączników i ręcznego wprowadzania danych. I jest całkowicie darmowa w Bilnex.
E-faktura plik danych strukturalnych (w formacie XML), który jest przygotowywany zgodnie ze wspólnym europejskim standardem. Podczas gdy PDF to obraz odczytywany przez człowieka, e-faktura to kod odczytywany przez komputery i systemy księgowe.
Dlaczego stosuje się e-faktury?
- Pieniądze docierają szybciej
E-faktura nigdy nie utknie w czyjejś skrzynce odbiorczej ani na komputerze osoby na urlopie. Ponieważ faktura trafia bezpośrednio do systemu księgowego kupującego, proces przedpłaty rozpoczyna się natychmiast. Nie ma już wymówki, żeby… “księgowy nie zdążył jeszcze wprowadzić pliku PDF do systemu” – e-faktura już jest. - Zero błędów
Błędy ludzkie i ręczne wprowadzanie danych należą już do przeszłości. Dzięki e-fakturom nie ma ryzyka przypadkowego wpisania błędnego numeru referencyjnego lub pomyłki w zapisie przecinka dziesiętnego. Dane przesyłane są z systemu sprzedawcy do oprogramowania kupującego w autentycznej i niezmienionej formie. - Bezpieczeństwo
Wysyłanie faktury PDF e-mailem to obecnie ulubiony cel cyberprzestępców. Często dochodzi do przechwytywania korespondencji e-mail i podmieniania numeru konta bankowego w pliku PDF na numer oszusta. Jednak e-faktura przesyłana jest przez szyfrowaną sieć operatora, gdzie manipulacja danymi jest niemożliwa. To najbezpieczniejszy sposób przesyłania faktur. - Tak stanowi prawo.
W Estonii i całej Europie korzystanie z e-faktur staje się standardem. Jeśli Twoim klientem jest instytucja sektora publicznego lub firma prywatna, która wyraziła chęć akceptowania e-faktur, masz obowiązek dostarczyć jej fakturę elektroniczną.
| Nieruchomość | E-faktura (XML) | Faktura PDF (e-mail) |
| Format | Plik danych nadający się do odczytu maszynowego | Cyfrowy obraz faktury |
| Wprowadzanie danych | Automatyczny – od oprogramowania do oprogramowania | Rękodzieło – ktoś musi wpisać lub skopiować dane |
| Metoda wysyłki | Bezpieczna sieć operatora | Zwykły e-mail (niezabezpieczony) |
| Generowanie błędów | Wykluczone – dane są w oryginalnej formie | Normalne – błędy w pisowni |
| Otrzymanie pieniędzy | Szybciej – proces fakturowania rozpoczyna się natychmiast | Wolniej – przetwarzanie faktur zależy od kunsztu |
| Bezpieczeństwo | Wysoki (szyfrowany) | Niski (manipulowany) |
| Koszt | Wysyłanie i odbieranie w Bilnex jest bezpłatne | Czas poświęcony na obsługę faktur przekłada się na koszty finansowe |
Obalamy mity! Co budzi wątpliwości w związku z e-fakturami?
Wielu przedsiębiorców preferuje tradycyjny format PDF, ponieważ e-faktury wydają się technicznie skomplikowane i drogie. Jednak to nieprawda.
Mit: Wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych jest zbyt skomplikowane i wymaga wiedzy z zakresu księgowości lub IT.
Rzeczywistość: W Bilnex utworzenie e-faktury jest równie proste, jak wygenerowanie zwykłej faktury. Cała techniczna strona, od wygenerowania pliku XML po jego przesłanie między sieciami operatora, odbywa się w tle. To samo dotyczy jej odbioru – otwórz kanał e-faktury, poinformuj partnera o swoim żądaniu, a e-faktury zaczną pojawiać się na Twoim koncie Bilnex.
Mit: E-faktury giną. E-mail jest bezpieczniejszy.
Rzeczywistość: Wiadomość może utknąć w filtrze spamu lub koszu. E-faktura trafia bezpośrednio do oprogramowania księgowego klienta, gdzie jest natychmiast widoczna i gotowa do dalszego przetwarzania.
Mit: Faktury elektroniczne są drogie, zwłaszcza dla małych firm
Rzeczywistość: Bilnex jest przeznaczony dla mikro i małych firm. Wysyłanie i odbieranie e-faktur w naszym środowisku jest bezpłatne. Oszczędzasz czas (i godziny pracy księgowego) bez płacenia ani grosza.
Prawo dotyczące faktur elektronicznych w Estonii: Co zmieniło się w 2025 roku?
W Estonii kwestia e-faktur jest regulowana przez ustawę o rachunkowości. Ważna uwaga:
- Sektor publiczny: E-fakturowanie jest od lat obowiązkowe dla agencji rządowych.
- Sektor prywatny: Od lata 2025 roku każda firma zarejestrowana jako odbiorca faktur elektronicznych będzie miała prawo żądać ich od innych firm prywatnych. Bilnexi oprogramowanie do fakturowania automatycznie sprawdza gotowość e-faktury Twojego klienta.
FAQ: Czym w praktyce jest e-faktura?
Czym jest e-faktura?
Faktura elektroniczna nie jest plikiem PDF i nie można jej wysłać e-mailem. Jest czytelna maszynowo. W formacie XML Plik danych kompilowany zgodnie ze wspólnym standardem. Podczas gdy dane z faktury PDF muszą być wprowadzane do systemu ręcznie przez księgowego, dane z e-faktury trafiają do systemu księgowego automatycznie i bezbłędnie. To najnowocześniejszy, najbezpieczniejszy i najszybszy sposób fakturowania.
Jak wysyłać faktury elektroniczne?
Aby wysłać fakturę elektroniczną, musisz założyć konto w środowisku rozliczeniowym, takim jak Bilnex, ponieważ nie można jej wysłać e-mailem. Proces jest prosty: załóż konto, utwórz fakturę w środowisku i kliknij przycisk. “Wyślij fakturę elektroniczną”. Oprogramowanie automatycznie generuje plik w odpowiednim formacie i przesyła go bezpośrednio do oprogramowania księgowego Twojego klienta za pośrednictwem bezpiecznej sieci operatora.
Skąd mam wiedzieć, do kogo mam wysłać fakturę elektroniczną?
Nie musisz dzwonić do klientów indywidualnie ani wysyłać e-maili, aby sprawdzić, czy ich e-faktury są gotowe. Oprogramowanie do fakturowania Bilnex jest zintegrowane z Rejestrem Handlowym i automatycznie sprawdza status klienta. Po wpisaniu nazwy klienta lub kodu rejestrowego na fakturze, system natychmiast sprawdza, czy dana firma jest zarejestrowana jako odbiorca e-faktur. Jeśli dostępne są zasoby odbiorcze, Bilnex automatycznie oferuje możliwość wysłania e-faktury; jeśli nie, możesz wysłać standardową fakturę w formacie PDF.
Kiedy wysłanie faktury w formacie PDF nadal jest właściwym wyborem?
Chociaż e-fakturowanie to przyszłość, nie musisz się martwić, jeśli Twój klient nie jest jeszcze na nie gotowy. Bilnex został zaprojektowany tak, aby móc wystawiać faktury każdemu.
W niektórych przypadkach nadal zasadne jest wysłanie faktury w formacie PDF.
- Klienci zagraniczni: Choć istnieją międzynarodowe standardy e-faktur (takie jak Peppol), wiele małych zagranicznych firm nadal preferuje klasyczne formaty PDF.
- Klient nie jest odbiorcą faktury elektronicznej: Jeżeli w Rejestrze Handlowym widnieje informacja, że spółka nie posiada kanału e-faktury, PDF jest najlepszym i najszybszym sposobem przekazywania informacji.
System Bilnex sprawdza gotowość klienta i zawsze proponuje Ci najlepszą opcję. Jeśli e-faktura nie jest możliwa, przygotowana przez Ciebie poprawna faktura PDF zostanie automatycznie wysłana na adres e-mail klienta. W ten sposób zawsze zachowasz profesjonalizm, niezależnie od technologii preferowanej przez Twojego partnera.
Jak otrzymywać faktury elektroniczne?
Aby otrzymywać e-faktury, firma musi być zarejestrowana jako odbiorca e-faktur. Możesz ją aktywować w Bilnex za pomocą kilku kliknięć. Po aktywacji odbioru nie musisz już szukać faktur od dostawców w wiadomościach e-mail – automatycznie pojawią się one na Twoim koncie Bilnex. Stamtąd możesz przejrzeć faktury jednym kliknięciem i wysłać je do swojego oprogramowania księgowego, oszczędzając cenny czas zarówno Tobie, jak i Twojemu księgowemu.