Łotewskie faktury B2B: PDF 2027, ustrukturyzowana faktura elektroniczna 2028

Tak, nadal możesz to zrobić. Jeśli Twoja łotewska firma wystawi fakturę innej firmie zarejestrowanej na Łotwie, nadal będziesz mógł wysłać prosty plik PDF w 2026 i 2027 roku. Obowiązek wystawienia faktury do zapłaty w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej pozostaje w mocy. zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy o rachunkowości Dopiero od 1 stycznia 2028 r. – i od tego samego dnia dane z faktury muszą być również przekazywane do urzędu skarbowego VID. Pierwotny termin upłynął 1 stycznia 2026 r., ale Sejm Nowelizacja ustawy z dnia 5 czerwca 2025 r. odroczono ją o dwa lata; zmiana weszła w życie 12 czerwca 2025 r. Zatem od września 2026 r. krajowe płatności B2B na Łotwie nadal będą podlegać PDF – ale tylko przez dwa lata.

Oś czasu, która wyjaśnia zamieszanie

Starsze wyjaśnienia, a nawet niektóre prezentacje dostawców oprogramowania nadal wskazują datę 1 stycznia 2026 r. Ta data rzeczywiście obowiązywała w prawie, dopóki nie została zmieniona. Łotwa przechodzi na fakturowanie elektroniczne etapami i Strona faktury elektronicznej VID opisuje je następująco:

Z	Jakie zmiany	Kogo to obchodzi?
01.01.2025	Faktury dla instytucji budżetowych muszą być wystawiane w formie e-faktur.	B2G, G2G, G2B
01.01.2026	Dane zawarte w e-fakturach muszą zostać przekazane do VID.	administracja publiczna i spółki zarejestrowane na Łotwie
01.01.2026–31.12.2027	Przekazanie danych z faktury elektronicznej B2B do VID jest dobrowolne	firmy ze sobą
01.01.2028	Faktura B2B musi zostać wystawiona w formie e-faktury, a dane w niej zawarte muszą zostać przekazane do VID.	Spółki zarejestrowane na Łotwie między sobą

Okres dobrowolny nie jest pustą obietnicą. Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749, które wejdzie w życie 13 grudnia 2025 r., umożliwia firmom wymieniającym faktury elektroniczne przesyłanie ich do VID już od 1 stycznia 2026 r. To samo rozporządzenie stanowi, że w przypadku faktur przesyłanych e-mailem, przesyłanie danych do VID rozpocznie się również od 1 stycznia 2026 r.

Dlaczego faktura PDF nie jest ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną?

W prawie nie ma mowy o „fakturze elektronicznej“ w znaczeniu „faktury przesyłanej drogą elektroniczną“. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to zgodnie z listą definicji w ustawie faktura przygotowana, wysłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie oraz który jest zgodny z normą europejską LVS EN 16931-1:2017 i specyfikacją techniczną LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Weźmy na przykład fakturę na 1200 euro dla klienta w Rydze. W formacie PDF jest ona obrazem papieru: osoba odczytuje ją z ekranu, ręcznie wpisuje kwotę, numer referencyjny i termin płatności do księgowości lub przepuszcza przez OCR. W przypadku ustrukturyzowanej faktury elektronicznej ta sama faktura dociera jako plik XML nadający się do odczytu maszynowego, w którym każdy wymagany element – kod rejestracyjny sprzedawcy, numer faktury, kwoty pozycji, VAT, termin płatności – znajduje się w oddzielnym polu. Ta sama treść, ale maszyna nie musi jej odgadywać. Dlatego PDF nie może zastąpić pliku obowiązkowego po 1 stycznia 2028 roku, nawet jeśli zostanie wysłany w odpowiednim e-mailu.

Na kogo ciąży ten obowiązek, a na kogo nie?

Obowiązek ten dotyczy faktur wystawianych między firmami zarejestrowanymi na Łotwie. VID precyzuje, że obieg e-faktur dotyczy administracji państwowej i firm zarejestrowanych na Łotwie, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, innych podmiotów objętych ustawą o rachunkowości oraz podmiotów objętych ustawą o podatku od towarów i usług.

Z tego wynikają następujące wnioski:

• Nie ma progu obrotów ani liczby faktur. Ani ustawa, ani rozporządzenie nr 749 nie wiążą obowiązku z obrotem, liczbą faktur ani statusem podatnika VAT. Krąg ten wyznacza rodzaj podmiotu, a nie jego wielkość.
• Nie dotyczy faktur wystawionych na osobę prywatną. Obowiązek ten jest sformułowany na fakturze, którą wystawia spółka do innej spółki zarejestrowanej na Łotwie, która nie jest instytucją budżetową. Osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest uwzględniona.
• Partner zagraniczny nie ma takiego obowiązku, ale może wyrazić zgodę. Jeśli Twoja estońska lub litewska firma wystawia fakturę klientowi łotewskiemu, prawo łotewskie nie nakłada na Ciebie takiego obowiązku. VID zaznacza z kolei, że wymogi nie zabraniają firmie zarejestrowanej na Łotwie wystawiania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej dla firmy niezarejestrowanej na Łotwie – strony uzgadniają to między sobą. W niniejszych przepisach nie określono, jak dokładnie będzie ostatecznie zorganizowany transgraniczny obieg faktur elektronicznych.

Ustawa zawiera również indywidualne wyjątki od tego obowiązku. Przed 2028 rokiem warto raz przejrzeć swoje typy dokumentów i sprawdzić brzmienie samej ustawy, a nie zasłyszane streszczenia.

Dlaczego faktura dla klienta i dane do VID to dwa różne ruchy?

To właśnie tutaj pojawia się najwięcej nieporozumień. Proces ten składa się z dwóch etapów: dostarczenia klientowi faktury elektronicznej i przesłania danych z faktury elektronicznej do urzędu skarbowego.

Peppol nie jest jedyną dozwoloną drogą. Rozporządzenie nr 749 wymienia trzy kanały: oficjalny adres e-mail (adres e-mail), jeśli konto jest aktywowane; kanał dostawcy usługi lub operatora; lub inny kanał – interfejs międzysystemowy, adres e-mail lub inny kanał elektroniczny. Strony uzgadniają, który kanał zostanie użyty. Plik XML można zatem zasadniczo wysłać również jako załącznik do wiadomości e-mail.

Format jest jednak określony. Struktura XML faktury elektronicznej przesłanej do VID musi być zgodna ze specyfikacją UBL 2.1 i Peppol BIS Billing 3.0, czyli tzw. CIUS. Peppol BIS Billing 3.0 to… zgodnie z twoją dokumentacją Specyfikacja wykorzystania faktury podstawowej dla normy europejskiej EN 16931 – zawężony zbiór zasad wykorzystania, zgodnie z którym przygotowana faktura jest również zgodna z normą europejską. W skrócie: sam wybierasz sieć, ale zawartość i struktura pliku są zgodne z zasadami Peppol.

Dane docierają do VID na różne sposoby. W przypadku korzystania z adresu e-mail, system informacji o adresach e-mail automatycznie przesyła fakturę do VID – w tym celu zarówno firma, jak i operator muszą korzystać z aktualnej wersji integracji. Kanał operatora musi być zintegrowany z API systemu VID. W przypadku wyboru „innego kanału“, takiego jak e-mail lub bezpośredni kontakt z klientem, fakturę do VID należy przesłać samodzielnie – albo system deklaracji elektronicznych (EDS) Za pośrednictwem API lub poprzez przesłanie pliku. EDS można przesłać tylko jako plik w formacie XML; fakturę można wysłać z programu księgowego za pomocą API, jeśli program ten posiada interfejs z API e-faktury VID.

Pięć dni roboczych, walidacja i plan B

Termin jest krótki i konkretny: e-faktura jest przesyłana do VID jednorazowo, nie później niż pięć dni roboczych od dnia jej wysłania. Rozporządzenie opisuje również, co się stanie w przypadku awarii technologii.

• Twój system lub system operatora nie działa: powiadomić VID w EDS najpóźniej w następnym dniu roboczym po upływie pięciodniowego terminu, podając przyczynę, a fakturę przesłać w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia usterki.
• Własne rozwiązanie VID nie działa: Fakturę należy przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego po usunięciu usterki. VID sam zgłosi obie usterki i poinformuje o ich usunięciu.
• Faktura nie została wysłana z innego powodu: powiadomić w EDS, wskazując przyczynę i okres, i przesłać faktury nie później niż w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia ustalenia przyczyny.

Rozporządzenie nr 749 nie określa stawek grzywien. Ogólne zasady odpowiedzialności administracyjnej są następujące: w ustawie o odpowiedzialności administracyjnej, pozostawiając opis konkretnych naruszeń i kar przepisom prawnym tej dziedziny.

Warto sprawdzić plik XML przed wysłaniem. VID zaleca skorzystanie z narzędzia Komisji Europejskiej do weryfikacji e-faktur, aby upewnić się, że struktura danych, pola obowiązkowe i obliczenia są zgodne. W tym celu VID opublikował osobne instrukcje.

Co robić w 2026 i 2027 roku?

Dwa lata wydają się długim okresem do grudnia 2027 r., kiedy to planowana jest aktualizacja programu.

• Mapa przepływów faktur: Ile faktur sprzedaży trafia do firm łotewskich, ile do instytucji budżetowych, ile do osób prywatnych, a ile za granicę? Obowiązek dotyczy tylko części z nich.
• Zadaj dostawcy oprogramowania jedno konkretne pytanie: Czy program generuje kod XML UBL 2.1, który spełnia wymagania Peppol BIS Billing 3.0, i czy posiada interfejs z API e-faktury VID? Tak czy nie – nie ma innej odpowiedzi.
• Wybierz kanał i ustal z klientem: Adres e-mail, operator lub bezpośredni interfejs. Sam regulamin wymaga zgody, więc ta rozmowa musi zostać podjęta w każdym przypadku.
• Użyj opcjonalnego okresu do testowania: Od 1 stycznia 2026 roku możesz przesyłać faktury do VID bez zobowiązań. Wystarczy kilka prawdziwych faktur w łańcuchu dostaw, a będziesz dokładnie wiedzieć, gdzie proces się zacina.
• Przegląd procedury obiegu dokumentów: W jakim formacie przechowywane są faktury, kto odpowiada za monitorowanie pięciodniowego terminu płatności i co się stanie w razie awarii. Tę procedurę łatwiej jest teraz spisać niż w styczniu 2028 roku.

Jeszcze jedna rzecz, o której warto wiedzieć: VID aktualizuje listę dostawców usług i materiały pomocnicze na swojej stronie poświęconej fakturowaniu elektronicznemu, w tym wytyczne dotyczące przesyłania danych EDS i walidacji XML. Jeśli Twój obecny program wymaga wymiany lub oprogramowania pośredniczącego, ta lista to rozsądny punkt wyjścia.

Przeczytaj także: angielski · łotewski

Ostatnio sprawdzono: 16 września 2026 r.

Często zadawane pytania

Kiedy faktura PDF będzie nadal ważna dla łotewskich faktur B2B?

Faktura w formacie PDF może być dokumentem głównym do 31 grudnia 2027 r. Od 1 stycznia 2028 r. obowiązkowe będą ustrukturyzowane e-faktury w formacie XML oraz przesyłanie danych do VID.

Jaka jest różnica między fakturą PDF a ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną?

Plik PDF to obraz faktury, który może odczytać człowiek. Ustrukturyzowana e-faktura to plik XML nadający się do odczytu maszynowego, zgodny z europejską normą EN 16931 i umożliwiający automatyczne przetwarzanie.

Kogo będzie dotyczył obowiązek wystawiania faktur elektronicznych B2B na Łotwie w 2028 roku?

Obowiązek ten dotyczy wszystkich firm zarejestrowanych na Łotwie, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm. Istnieją nieliczne wyjątki, takie jak dokumenty kasowe lub faktury B2C.

Jaki jest termin przekazania danych dotyczących faktury elektronicznej do VID?

Dane muszą zostać przesłane nie później niż pięć dni roboczych od wysłania faktury. W przypadku wystąpienia błędu technicznego należy o tym poinformować w następnym dniu roboczym.