Które konto będzie wymagało XML w 2026 roku?
Jeżeli łotewska firma wystawi fakturę do łotewskiej instytucji budżetowej (jest to instytucja publiczna finansowana z budżetu państwa lub samorządu), w 2026 r. faktura ta musi być w ustrukturyzowanym formacie XML faktury elektronicznej, a jej dane muszą zostać przesłane Łotewska Izba Podatkowa VID nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od daty wysyłki, zgodnie z postanowieniami Rozporządzenie Gabinetowe nr 749. Jeżeli odbiorcą faktury jest zagraniczny klient biznesowy, np. firma estońska, litewska lub fińska, to obowiązek krajowy na rok 2026 nie ma dla Ciebie zastosowania: VID potwierdza, że Uruchomienie transakcji e-fakturowania z firmami zagranicznymi planowane jest na rok 2030.. To, czy Twoja faktura wymaga XML, zależy zatem od statusu nabywcy, a nie od tego, czy działa on w sektorze publicznym czy prywatnym.
Trzy daty, których nie należy mylić: 2025, 2026 i 2028
Łotewska reforma e-faktury przebiega w trzech oddzielnych etapach i to właśnie te trzy daty powodują najwięcej zamieszania. Pierwszy termin: od Od 1 stycznia 2025 r. Łotewska firma wystawiająca fakturę instytucji budżetowej jako odbiorca towarów lub usług musi wystawić ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną. Zasada ta dotyczy nie tylko zamówień publicznych, ale ma zastosowanie do każdej transakcji z tą instytucją. Drugi termin: od Od 1 stycznia 2026 r. Dane z tych faktur muszą być również przekazywane do VID. Obowiązek ten dotyczy transakcji G2G, B2G i G2B między państwem a łotewskimi firmami. Trzecia data to ogólny obowiązek wystawiania wewnątrzłotewskich ustrukturyzowanych e-faktur typu business-to-business (B2B), który dotyczy faktur wystawianych na inną firmę zarejestrowaną na Łotwie. Pierwotnie planowano go na 2026 rok, ale Sejm przełożył jego wejście w życie. 1 stycznia 2028 r.. Do tego czasu nadal możesz wysyłać faktury w formacie PDF do zwykłych łotewskich klientów biznesowych, bez konieczności używania formatu XML nadającego się do odczytu maszynowego.
Agencja budżetowa: sprawdź status kupującego, a nie jego nazwisko
Największym błędem praktycznym jest założenie, że instytucja “państwowa” automatycznie oznacza obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. Łotewska ustawa o rachunkowości klasyfikuje tę kategorię jako instytucję budżetową, instrument pochodny prawa publicznego częściowo finansowany z budżetu państwa oraz instytucję pozabudżetową w rozumieniu łotewskiej ustawy o budżecie i zarządzaniu finansami. Kategorie te zdefiniowano w wykazie definicji prawa.. Oznacza to, że firma z udziałem wyłącznie państwa, na przykład spółka państwowa działająca na zasadach komercyjnych, nie zalicza się automatycznie do tej grupy. Jest to zwykła firma, a faktura wystawiana na jej rzecz podlega logice B2B, a nie B2G.
Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić dwie rzeczy: czy nabywca figuruje na liście państwowych lub samorządowych agencji budżetowych oraz czy w transakcji występuje jako odbiorca towaru lub usługi, a nie tylko pośrednik. Ponadto, Łotewskie przepisy nie określają minimalnej kwoty faktury ani progu VAT dla tego obowiązku., więc nawet faktura na kwotę 15 euro wystawiona dla małej instytucji miejskiej musi być ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną.
Jak wysłać fakturę i powiadomić VID: adres e-mail, operatora czy API?
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to nie e-mail z załącznikiem w formacie PDF, lecz plik XML zgodny z do standardu UBL 2.1 i specyfikacji PEPPOL BIS Billing 3.0. W przypadku faktury wystawionej na łotewską instytucję państwową, Rozporządzenie Rady Ministrów nr 154 Stanowi, że faktura dostawcy zarejestrowanego na Łotwie, oprócz standardu europejskiego, musi być zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0. Jest to obowiązkowy format danych, ale to samo rozporządzenie dopuszcza wykorzystanie kilku kanałów do wysyłki faktury: oficjalnego adresu e-mail (adresu e-mail), adresu e-mail opublikowanego na stronie internetowej kupującego lub innego kanału uzgodnionego w umowie. Sieć PEPPOL nie jest zatem jedyną możliwą drogą.
Nadchodzą ogólne zasady dotyczące obsługi faktur Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749, która obowiązuje od 13 grudnia 2025 r. Jeśli korzystasz z oficjalnego adresu e-mail do wymiany e-faktur, system automatycznie przekaże fakturę i powiązane z nią informacje do VID od 1 stycznia 2026 r. i nie musisz podejmować żadnych dodatkowych działań. Jeśli firma korzysta z innego kanału wybranego przez strony do wymiany e-faktur, takiego jak interfejs systemowy lub e-mail, firma przesyła fakturę elektroniczną do VID za pomocą API EDS lub przesyła fakturę elektroniczną w formacie XML do EDS.
Termin pięciu dni roboczych i plan na wypadek błędów
Niezależnie od kanału obowiązuje jedna jasna zasada: fakturę elektroniczną należy przesłać do VID jednorazowo, nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od daty wysłania. Jeśli termin ten minie, dalsze kroki będą zależeć od przyczyny.
Co zrobić, jeśli usterka jest awarią systemu informatycznego?
W przypadku awarii systemu Ty lub operator musicie powiadomić VID w EDS najpóźniej następnego dnia roboczego po upływie terminu, podając przyczynę niedostarczenia i przesyłając fakturę w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia wady.
Co zrobić, jeśli błąd ma inne przyczyny?
W przypadku opóźnienia z jakiegokolwiek innego powodu należy również poinformować EDS o okresie i przyczynie nieprzesunięcia faktur, złożyć je w ciągu 30 dni kalendarzowych po ustaleniu przyczyny. Żaden z terminów nie wygasa zobowiązania, lecz jedynie je odracza.
Kupujący zagraniczny: czego nie trzeba zgłaszać na Łotwie, a co mimo wszystko warto sprawdzić?
Jeśli Twój klient jest zarejestrowany poza Łotwą, na przykład w Estonii, na Litwie, w Finlandii lub gdzie indziej, obecnie obowiązuje inna logika. Obowiązek fakturowania elektronicznego B2B w ramach Łotwy dotyczy wyraźnie faktury wystawionej na inną firmę zarejestrowaną na Łotwie, nie jest to transakcja transgraniczna. VID bezpośrednio potwierdza: Zasada obowiązująca od 1 stycznia 2026 r. dotyczy wyłącznie spółek, przedsiębiorców i organów administracji państwowej/miejskiej zarejestrowanych na Łotwie.. Ta sama logika obowiązuje w drugą stronę: jeśli zagraniczna firma prześle fakturę do łotewskiej agencji państwowej, nie musi jej formatować do formatu XML ani przesyłać do VID.
Nie oznacza to, że można zapomnieć o wszystkich przepisach dotyczących faktur transgranicznych. Wysyłając fakturę do fińskiej lub estońskiej firmy, należy osobno sprawdzić trzy rzeczy: wymagania prawa kraju zamieszkania kupującego, takie jak wymóg lokalnej faktury VAT; wymagania umowy z kupującym, ponieważ niektórzy więksi klienci już teraz dobrowolnie chcą otrzymywać faktury w formacie PEPPOL; oraz wymagania systemu księgowego kupującego. Łotewskie państwo po prostu nie będzie Cię do tego zmuszać w 2026 roku, ponieważ decyzja ta pozostaje decyzją handlową, a nie prawnym obowiązkiem.
| Funkcja | Łotewskie Biuro Budżetowe (2026) | Zagraniczny nabywca komercyjny (2026) |
|---|---|---|
| Obowiązek ustrukturyzowanej faktury elektronicznej | Tak, od 1.01.2025 | Nie, na Łotwie nie ma takiego mandatu. |
| Dane dla VID | Tak, od 1.01.2026 | Nie dotyczy |
| Wymagany standard | UBL 2.1 + PEPPOL BIS Billing 3.0 | Po uzgodnieniu, często PDF |
| Termin składania wniosków | 5 dni roboczych po wysłaniu | Nic |
| Kiedy może to ulec zmianie? | Wewnątrzłotewski rynek B2B się rozwija 1.01.2028 | VID bierze pod uwagę obrót transgraniczny od 2030 roku |
Wizja 2030: plan Łotwy i unijna strategia ViDA
Dwie odrębne rzeczy zaczynają wpisywać się w tę samą epokę i nie należy ich mylić. Po pierwsze, jest to wewnętrzny plan Łotwy, a nie przepis, który jeszcze nie wszedł w życie: VID zaznacza w swoich instrukcjach, że Obowiązkowe rozliczanie transakcji e-fakturą z firmami zagranicznymi ma się rozpocząć w 2030 roku., a bardziej szczegółowe informacje zostaną dodane w miarę zbliżania się ich wejścia w życie. Po drugie, niezależnie od harmonogramu Łotwy, wejdą one w życie na poziomie Unii Europejskiej. Pakiet VAT w erze cyfrowej (ViDA) – wymagania dotyczące raportowania cyfrowego dla transakcji B2B transgranicznych od 1 lipca 2030 r.. Opierają się na obowiązkowym fakturowaniu elektronicznym i dotyczą wszystkich państw członkowskich, w tym Łotwy, jednocześnie.
Praktyczne wnioski z perspektywy roku 2026: Państwa faktury adresowane do łotewskiej instytucji budżetowej już dziś wymagają powiadomienia XML i VID, Państwa faktury adresowane do łotewskiego partnera biznesowego wymagają tego od 2028 r., a faktury transgraniczne pozostają obecnie kwestią porozumienia – Łotwa zaplanowała obecnie termin 2030 r. dla obrotów z firmami zagranicznymi, podczas gdy wymogi UE ViDA dotyczące transgranicznych transakcji B2B mają wejść w życie 1 lipca 2030 r.
Często zadawane pytania
Czy w 2026 r. na Łotwie będzie obowiązkowa faktura elektroniczna dla instytucji budżetowej i nabywcy zagranicznego?
Od 1 stycznia 2026 roku faktury składane do łotewskiej administracji budżetowej muszą być w ustrukturyzowanym formacie XML faktury elektronicznej, a dane muszą zostać przesłane do VID w ciągu pięciu dni roboczych. Obowiązek ten nie dotyczy zagranicznych klientów biznesowych, ponieważ transgraniczne transakcje e-fakturowe planowane są dopiero od 2030 roku.
Kiedy w 2026 roku na Łotwie wejdzie w życie obowiązek elektronicznego fakturowania B2B?
Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur B2B na Łotwie został przesunięty na 1 stycznia 2028 r. Oznacza to, że do 2028 r. faktura w formacie PDF może być wysyłana do typowych łotewskich firm bez konieczności korzystania z formatu XML.
Jak wysłać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną do łotewskiej instytucji budżetowej?
Faktura musi być zgodna ze standardami UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0. Do wysyłki można użyć oficjalnego adresu e-mail (adres e-mail), adresu e-mail opublikowanego na stronie internetowej kupującego lub kanału uzgodnionego w umowie. W przypadku użycia adresu e-mail, system automatycznie wysyła dane do VID.
Co się stanie, jeśli przesłanie faktury elektronicznej do VID ulegnie opóźnieniu?
Jeśli opóźnienie jest spowodowane awarią systemu informatycznego, należy zgłosić to do systemu EDS najpóźniej następnego dnia roboczego, a fakturę należy przesłać w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia awarii. W przypadku opóźnień z innych przyczyn, faktury należy przesłać w ciągu 30 dni kalendarzowych od momentu ich wystąpienia.