Mikä tili tarvitsee XML:ää vuonna 2026?
Jos latvialainen yritys lähettää vuonna 2026 laskun latvialaiselle budjettilaitokselle (valtion tai paikallisen budjetin rahoittamalle julkiselle laitokselle), laskun on oltava strukturoidussa sähköisen laskun XML-muodossa ja sen tiedot on lähetettävä Latvian verovirasto VID viimeistään viiden työpäivän kuluessa lähettämisestä, kuten kohdassa säädetään Hallituksen asetus nro 749. Jos laskun vastaanottaja on ulkomainen yritysasiakas, esimerkiksi virolainen, liettualainen tai suomalainen yritys, tämä vuoden 2026 kotimainen velvoite ei koske sinua: VID vahvistaa, että Sähköisen laskutuksen ulkomaisten yritysten kanssa on tarkoitus käynnistyä vuonna 2030.. Laskun XML-vaatimukset riippuvat siis ostajan asemasta, ei siitä, toimiiko ostaja yleisesti julkisella vai yksityisellä sektorilla.
Kolme päivämäärää, joita ei pidä sekoittaa: 2025, 2026 ja 2028
Latvian e-laskuuudistus etenee kolmessa eri vaiheessa, ja juuri nämä kolme päivämäärää aiheuttavat eniten hämmennystä. Ensimmäinen määräaika: alkaen 1. tammikuuta 2025 alkaen Latvialaisen yrityksen, joka lähettää laskun budjettilaitokselle tavaroiden tai palveluiden vastaanottajana, on lähetettävä strukturoitu sähköinen lasku. Tämä sääntö ei liity ainoastaan julkisiin hankintasopimuksiin, vaan sitä sovelletaan kaikkiin kyseisen laitoksen kanssa tehtäviin liiketoimiin. Toinen määräaika: alkaen 1. tammikuuta 2026 alkaen Näiden laskujen tiedot on myös toimitettava VID:lle. Velvoite koskee G2G-, B2G- ja G2B-liiketoimia valtion ja latvialaisten yritysten välillä. Kolmas päivämäärä on yleinen velvoite Latvian sisäisille yritysten välisille (B2B) strukturoiduille sähköisille laskuille, joka koskee laskuja toiselle Latviassa rekisteröidylle yritykselle. Tämä oli alun perin suunniteltu vuodelle 2026, mutta Saeima lykkäsi sitä. 1. tammikuuta 2028. Tähän määräaikaan asti voit edelleen lähettää PDF-laskun latvialaiselle yritysasiakkaalle ilman, että sen tarvitsee olla koneellisesti luettavassa XML-muodossa.
Budjettitoimisto: tarkista ostajan tila, älä nimeä
Suurin käytännön virhe on olettaa, että “valtioon liittyvä” laitos tarkoittaa automaattisesti sähköisen laskun velvollisuutta. Latvian kirjanpitolaki luokittelee tämän luokan budjettilaitokseksi, osittain valtion budjetista rahoitetuksi julkisoikeudelliseksi johdannaiseksi ja Latvian budjetti- ja varainhoitolain tarkoittamassa merkityksessä budjetin ulkopuoliseksi laitokseksi. Nämä luokat on määritelty lain määritelmäluettelossa.. Tämä tarkoittaa, että yritys, jossa on vain valtion omistusosuus, esimerkiksi kaupallisin perustein toimiva valtion omistama yritys, ei automaattisesti kuulu tähän ryhmään. Se on tavallinen yritys, ja laskusi sille noudattaa B2B-logiikkaa, ei B2G-logiikkaa.
Ennen laskun laatimista kannattaa tarkistaa kaksi asiaa: onko ostaja listattu valtion tai paikallishallinnon budjettivirastojen luettelossa ja toimiiko hän tavaroiden tai palveluiden vastaanottajana liiketoimessasi, ei vain välittäjänä. Lisäksi, Latvian säännöissä ei ole asetettu tälle velvoitteelle vähimmäislaskun summaa tai arvonlisäveron kynnysarvoa., joten jopa 15 euron laskun pienelle kunnalliselle laitokselle on oltava strukturoitu verkkolasku.
Kuinka lähettää lasku ja ilmoittaa siitä VIDille: sähköpostiosoite, operaattori vai API?
Rakenteinen sähköinen lasku ei ole sähköpostiviesti, jossa on PDF-liite, vaan XML-tiedosto, joka täyttää standardin UBL 2.1 -standardin ja PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukaisesti. Latvian valtion laitokselle osoitetulle laskulle Hallituksen asetus nro 154 määrätään, että Latviassa rekisteröidyn toimittajan laskun on eurooppalaisen standardin lisäksi oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukainen. Tämä on pakollinen tietomuoto, mutta sama asetus sallii useiden kanavien käytön laskun lähettämiseen: virallisen sähköpostiosoitteen (e-address), ostajan verkkosivuilla julkaistun sähköpostiosoitteen tai muun sopimuksessa sovitun kanavan. PEPPOL-verkosto itsessään ei siis ole ainoa mahdollinen reitti.
Laskujen käsittelyyn on tulossa yleisiä sääntöjä Ministeriön asetus nro 749, joka on voimassa 13. joulukuuta 2025 alkaen. Jos käytät virallista sähköpostiosoitetta verkkolaskujen vaihtoon, järjestelmä välittää laskun ja siihen liittyvät tiedot automaattisesti VIDille 1. tammikuuta 2026 alkaen, eikä sinun tarvitse tehdä mitään erikseen. Jos yritys käyttää osapuolten valitsemaa muuta kanavaa verkkolaskujen vaihtoon, kuten järjestelmärajapintaa tai sähköpostia, yritys lähettää verkkolaskun VIDille EDS-rajapinnan kautta tai lataa verkkolaskun XML-muodossa EDS:ään.
Viiden arkipäivän määräaika ja virheiden varalle suunnitelma
Kanavasta riippumatta pätee yksi selkeä sääntö: verkkolasku on toimitettava VIDille kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähettämispäivästä. Jos tämä määräaika umpeutuu, seuraava vaihe riippuu syystä.
Mitä tehdä, jos vika on IT-järjestelmän vika?
Järjestelmävian sattuessa sinun tai käyttäjän on ilmoita VIDille EDS:ssä viimeistään seuraavana arkipäivänä määräajan jälkeen ilmoittaen syyn lähettämättä jättämiseen ja lähettämällä laskun kolmen arkipäivän kuluessa virheen korjaamisesta.
Mitä tehdä, jos virhe johtuu muista syistä?
Jos viivästys johtuu jostain muusta syystä, sinun on ilmoitettava EDS:lle myös ajanjakso, jonka aikana laskuja ei lähetetty, ja miksi lähetä ne 30 kalenteripäivän kuluessa sen jälkeen, kun syy on selvitetty. Kumpikaan määräaika ei lakkaa velvoitetta, vaan ainoastaan lykkää sitä.
Ulkomainen ostaja: mitä ei tarvitse soveltaa Latviassa ja mitä tulisi silti tarkistaa?
Jos asiakkaasi on rekisteröity Latvian ulkopuolelle, esimerkiksi Viroon, Liettuaan, Suomeen tai muualle, pätee nykyään eri logiikka. Latvian sisäinen strukturoitu B2B-e-laskuvelvoite koskee nimenomaisesti toiselle Latviassa rekisteröidylle yritykselle osoitettua laskua, ei rajat ylittävä tapahtuma. VID vahvistaa suoraan: 1. tammikuuta 2026 voimaan tullut sääntö koskee vain Latviassa rekisteröityjä yrityksiä, yrittäjiä ja valtion/kunnan virastoja/virastoja.. Sama logiikka pätee myös päinvastaiseen suuntaan: jos ulkomainen yritys toimittaa laskun Latvian valtion virastolle, sen ei tarvitse muotoilla sitä XML-muotoon tai toimittaa sitä VID:lle.
Tämä ei tarkoita, että voit unohtaa kaikki rajat ylittäviä laskuja koskevat säännöt. Kun lähetät laskun suomalaiselle tai virolaiselle yritykselle, tarkista erikseen kolme asiaa: mitä ostajan asuinmaan laki vaatii, kuten paikallinen ALV-laskuvaatimus; mitä sopimuksesi ostajan kanssa vaatii, koska jotkut suuremmat asiakkaat haluavat jo vapaaehtoisesti PEPPOL-muotoiset laskut; ja mitä ostajan kirjanpitojärjestelmä vaatii. Latvian valtio ei yksinkertaisesti pakota sinua tekemään tätä vuonna 2026, koska päätös on edelleen kaupallinen, ei lakisääteinen velvoite.
| Ominaisuus | Latvian budjettitoimisto (2026) | Ulkomainen kaupallinen ostaja (2026) |
|---|---|---|
| Strukturoitu verkkolaskuvelvoite | Kyllä, alkaen 1.01.2025 | Ei, Latviassa ei ole mandaattia. |
| VID-tiedot | Kyllä, alkaen 1.01.2026 | Ei sovelleta |
| Vaadittu standardi | UBL 2.1 + PEPPOL BIS Laskutus 3.0 | Sopimuksen mukaan, usein PDF-muodossa |
| Lähettämisen määräaika | 5 työpäivää lähettämisen jälkeen | Ei mitään |
| Milloin se voi muuttua? | Latvian sisäinen B2B-liiketoiminta laajenee 1.01.2028 | VID ottaa huomioon rajat ylittävän liikevaihdon vuodesta 2030 alkaen |
Visio 2030: Latvian suunnitelma ja EU:n ViDA
Kaksi erillistä asiaa alkavat loksahtaa samaan aikakauteen, eikä niitä pidä sekoittaa. Ensinnäkin kyseessä on Latvian sisäinen suunnitelma, ei sääntö, joka ei ole vielä tullut voimaan: VID toteaa ohjeissaan, että Pakollisen sähköisen laskutuksen ulkomaisten yritysten kanssa on tällä hetkellä suunniteltu alkavan vuonna 2030., ja yksityiskohtaisempia tietoja lisätään niiden lähestyessä voimaantuloa. Toiseksi, ne tulevat voimaan Euroopan unionin tasolla Latvian omasta aikataulusta riippumatta Digitaalisen aikakauden arvonlisäveropaketti (ViDA) tuo mukanaan digitaalisen raportoinnin vaatimukset rajat ylittäville yritysten välisille liiketoimille 1. heinäkuuta 2030 alkaen. Ne perustuvat pakolliseen sähköiseen laskutukseen ja vaikuttavat samanaikaisesti kaikkiin jäsenvaltioihin, myös Latviaan.
Käytännön johtopäätös vuoden 2026 näkökulmasta: Latvian budjettilaitokselle osoitetut laskusi vaativat XML- ja VID-ilmoituksen jo tänään, latvialaiselle liikekumppanillesi osoitetut laskusi vaativat sen vuodesta 2028 alkaen, ja rajat ylittävät laskusi ovat tällä hetkellä sopimusasia – Latvia on tällä hetkellä suunnitellut ulkomaisten yritysten kanssa tapahtuvan kaupan määräajaksi vuoden 2030, kun taas EU:n ViDA-vaatimusten rajat ylittäville B2B-liiketoimille on vahvistettu tulevan voimaan 1. heinäkuuta 2030.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Latvian verkkolaskuvelvoitteessa eroa budjettilaitoksen ja ulkomaisen ostajan välillä vuonna 2026?
Latvian budjettiviranomaisille toimitettavien laskujen on 1. tammikuuta 2026 alkaen oltava strukturoidussa XML-e-laskumuodossa, ja tiedot on lähetettävä VID:lle viiden arkipäivän kuluessa. Tämä velvoite ei koske ulkomaisia yritysasiakkaita, koska rajat ylittävät sähköiset laskutapahtumat on suunniteltu vasta vuodesta 2030 alkaen.
Milloin yritysten välinen verkkolaskutusvelvoite tulee voimaan Latviassa vuonna 2026?
Latvian yleinen velvoite B2B-rakenteisille sähköisille laskuille siirrettiin 1. tammikuuta 2028 asti. Näin ollen vuoteen 2028 asti PDF-lasku voidaan lähettää tavalliselle latvialaiselle yritykselle ilman XML-muotoa.
Miten lähetän strukturoidun sähköisen laskun Latvian budjettilaitokselle?
Laskun on oltava UBL 2.1- ja PEPPOL BIS Billing 3.0 -standardien mukainen. Lähetykseen voidaan käyttää virallista sähköpostiosoitetta (sähköpostiosoite), ostajan verkkosivuilla julkaistua sähköpostiosoitetta tai sopimuksessa sovittua kanavaa. Jos käytetään sähköpostiosoitetta, järjestelmä lähettää tiedot automaattisesti VID:lle.
Mitä tapahtuu, jos verkkolaskun lähettäminen VIDille viivästyy?
Jos viivästys johtuu IT-järjestelmän viasta, VID:lle on ilmoitettava siitä EDS:ssä viimeistään seuraavana arkipäivänä ja lasku on toimitettava kolmen arkipäivän kuluessa vian korjaamisesta. Muista syistä johtuvien viivästysten osalta laskut on toimitettava 30 kalenteripäivän kuluessa vian ilmettyä.