Kuram kontam būs nepieciešams XML 2026. gadā?
Ja Latvijas uzņēmums iesniedz rēķinu Latvijas budžeta iestādei (tā ir publiska iestāde, kas tiek finansēta no valsts vai pašvaldību budžeta), 2026. gadā šim rēķinam jābūt strukturētā e-rēķina XML formātā, un tā dati jānosūta Latvijas Nodokļu pārvaldes VID ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc nosūtīšanas, kā noteikts Ministru kabineta noteikumi Nr. 749. Ja rēķina saņēmējs ir ārvalstu biznesa klients, piemēram, Igaunijas, Lietuvas vai Somijas uzņēmums, šis iekšzemes pienākums 2026. gadam uz jums neattiecas: VID apstiprina, ka E-rēķinu darījumus ar ārvalstu uzņēmumiem plānots uzsākt 2030. gadā.. Tāpēc tas, vai jūsu rēķinam ir nepieciešams XML, ir atkarīgs no pircēja statusa, nevis no tā, vai pircējs parasti darbojas publiskajā vai privātajā sektorā.
Trīs datumi, kurus nevajadzētu jaukt: 2025., 2026. un 2028. gads
Latvijas e-rēķinu reforma virzās trīs atsevišķos posmos, un tieši šie trīs datumi rada vislielāko neskaidrību. Pirmais termiņš: no plkst. No 2025. gada 1. janvāra Latvijas uzņēmumam, kas izraksta rēķinu budžeta iestādei kā preču vai pakalpojumu saņēmējam, ir jāizsniedz strukturēts e-rēķins. Šis noteikums attiecas ne tikai uz publiskā iepirkuma līgumiem, bet gan uz jebkuru darījumu ar šo iestādi. Otrais termiņš: no plkst. No 2026. gada 1. janvāra Šo rēķinu dati ir jānosūta arī VID. Pienākums attiecas uz G2G, B2G un G2B darījumiem starp valsti un Latvijas uzņēmumiem. Trešais datums ir vispārējais pienākums attiecībā uz strukturētiem uzņēmumu savstarpējiem (B2B) e-rēķiniem Latvijas iekšienē, kas attiecas uz rēķiniem citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam. Sākotnēji tas bija plānots 2026. gadā, bet Saeima to atlika. 2028. gada 1. janvāris. Līdz šim termiņam jūs varat turpināt sūtīt PDF rēķinu pastāvīgam Latvijas biznesa klientam, un tam nav jābūt mašīnlasāmam XML failam.
Budžeta aģentūra: pārbaudiet pircēja statusu, nevis vārdu
Lielākā praktiskā kļūda ir pieņemt, ka “ar valsti saistīta” iestāde automātiski nozīmē e-rēķina pienākumu. Latvijas Grāmatvedības likums šo kategoriju klasificē kā budžeta iestādi, publisko tiesību atvasinātu instrumentu, kas daļēji finansēts no valsts budžeta, un ārpusbudžeta iestādi Latvijas Budžeta un finanšu vadības likuma izpratnē. Šīs kategorijas ir definētas likuma definīciju sarakstā.. Tas nozīmē, ka uzņēmums ar tikai valsts līdzdalību, piemēram, valsts uzņēmums, kas darbojas uz komerciāla pamata, automātiski neietilpst šajā grupā. Tas ir parasts uzņēmums, un jūsu rēķins tam atbilst B2B, nevis B2G loģikai.
Pirms rēķina sagatavošanas ir vērts pārbaudīt divas lietas: vai pircējs ir iekļauts valsts vai pašvaldību budžeta iestāžu sarakstā un vai tas jūsu darījumā darbojas kā preču vai pakalpojumu saņēmējs, nevis tikai kā starpnieks. Turklāt, Latvijas noteikumi nenosaka minimālo rēķina summu vai PVN slieksni šim pienākumam., tātad pat 15 eiro rēķinam nelielai pašvaldības iestādei ir jābūt strukturētam e-rēķinam.
Kā nosūtīt rēķinu un informēt VID: e-pasta adrese, operators vai API?
Strukturēts e-rēķins nav e-pasts ar PDF pielikumu, bet gan XML fails, kas atbilst atbilstoši UBL 2.1 standartam un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Rēķinam, kas adresēts Latvijas valsts iestādei, Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 nosaka, ka Latvijā reģistrēta piegādātāja rēķinam papildus Eiropas standartam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Šis ir obligāts datu formāts, taču šis regulējums ļauj rēķina nosūtīšanai izmantot vairākus kanālus: oficiālu e-pasta adresi (e-adresi), pircēja tīmekļa vietnē publicētu e-pasta adresi vai citu līgumā saskaņotu kanālu. Tāpēc pats PEPPOL tīkls nav vienīgais iespējamais maršruts.
Vispārīgie rēķinu apstrādes noteikumi ir gaidāmi. Ministru kabineta noteikumi Nr. 749, kas ir spēkā no 2025. gada 13. decembra. Ja e-rēķinu apmaiņai izmantojat oficiālu e-pasta adresi, sistēma automātiski pārsūtīs rēķinu un saistīto informāciju VID no 2026. gada 1. janvāra, un jums nekas atsevišķi nav jādara. Ja uzņēmums e-rēķinu apmaiņai izmanto citu pušu izvēlētu kanālu, piemēram, sistēmas saskarni vai e-pastu, uzņēmums iesniedz VID e-rēķinu, izmantojot EDS API, vai augšupielādē EDS e-rēķinu XML formātā.
Piecu darba dienu termiņš un plāns kļūdu gadījumā
Neatkarīgi no kanāla, ir spēkā viens skaidrs noteikums: e-rēķins VID ir jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā no tās nosūtīšanas dienas. Ja šis termiņš beidzas, nākamais solis ir atkarīgs no iemesla.
Ko darīt, ja kļūme ir IT sistēmas kļūme?
Sistēmas kļūmes gadījumā jums vai operatoram ir jāveic paziņot VID EDS sistēmā ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc termiņa beigām, norādot neiesniegšanas iemeslu, un iesniedziet rēķinu trīs darbdienu laikā pēc defekta novēršanas.
Ko darīt, ja kļūme radusies citu iemeslu dēļ?
Kavēšanās gadījumā jebkāda cita iemesla dēļ Jums jāinformē EDS arī par periodu un iemeslu, kāpēc rēķini netika iesniegti, un iesniedziet tos 30 kalendāro dienu laikā pēc tam, kad cēlonis ir konstatēts. Neviens no šiem termiņiem neizdzēš saistību, bet tikai atliek to.
Ārvalstu pircējs: kas nav jāpiemēro Latvijā un kas joprojām būtu jāpārbauda?
Ja jūsu klients ir reģistrēts ārpus Latvijas, piemēram, Igaunijā, Lietuvā, Somijā vai citur, šodien piemērojama cita loģika. Strukturēta e-rēķina saistības Latvijas ietvaros B2B uzņēmumiem nepārprotami attiecas uz rēķinu citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, nevis pārrobežu darījums. VID tieši apstiprina: 2026. gada 1. janvāra noteikums attiecas tikai uz Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, uzņēmējiem un valsts/pašvaldības iestādēm.. Tā pati loģika darbojas arī pretējā virzienā: ja ārvalstu uzņēmums iesniedz rēķinu Latvijas valsts aģentūrai, tam tas nav jāformatē XML formātā vai jāiesniedz VID.
Tas nenozīmē, ka varat aizmirst visus noteikumus attiecībā uz pārrobežu rēķiniem. Nosūtot rēķinu Somijas vai Igaunijas uzņēmumam, atsevišķi pārbaudiet trīs lietas: ko pieprasa pircēja dzīvesvietas valsts tiesību akti, piemēram, vietējā PVN rēķina prasība; ko pieprasa jūsu līgums ar pircēju, jo daži lielāki klienti jau brīvprātīgi vēlas rēķinus PEPPOL formātā; un ko pieprasa pircēja grāmatvedības sistēma. Latvijas valsts vienkārši nepiespiedīs jūs to darīt 2026. gadā, jo lēmums joprojām ir komerciāls, nevis juridisks pienākums.
| Funkcija | Latvijas Budžeta birojs (2026) | Ārvalstu komerciālais pircējs (2026) |
|---|---|---|
| Strukturēta e-rēķina saistības | Jā, no 1.01.2025 | Nē, Latvijā nav mandāta. |
| VID dati | Jā, no 1.01.2026 | Nav piemērojams |
| Nepieciešamais standarts | UBL 2.1 + PEPPOL BIS norēķinu sistēma 3.0 | Pēc vienošanās, bieži vien PDF formātā |
| Iesniegšanas termiņš | 5 darba dienas pēc nosūtīšanas | Neviens |
| Kad tas var mainīties? | Latvijas iekšējais B2B paplašinās 1.01.2028 | VID ņem vērā pārrobežu apgrozījumu no 2030. gada |
Vīzija 2030: Latvijas plāns un ES Vides attīstības programma (ViDA)
Divas atsevišķas lietas sāk nonākt vienā laikmetā, un tās nevajadzētu jaukt. Pirmkārt, šis ir Latvijas iekšējais plāns, nevis noteikums, kas vēl nav stājies spēkā: VID savās instrukcijās norāda, ka Obligātie e-rēķinu darījumi ar ārvalstu uzņēmumiem pašlaik ir plānoti 2030. gadā., un detalizētāka informācija tiks pievienota, tuvojoties to spēkā stāšanās brīdim. Otrkārt, neatkarīgi no Latvijas grafika tie stāsies spēkā Eiropas Savienības līmenī. PVN digitālajā laikmetā (ViDA) paketes digitālās ziņošanas prasības pārrobežu B2B darījumiem no 2030. gada 1. jūlija. Tie ir balstīti uz obligātu e-rēķinu ieviešanu un vienlaikus ietekmē visas dalībvalstis, tostarp Latviju.
Praktisks secinājums no 2026. gada perspektīvas: Jūsu rēķiniem, kas adresēti Latvijas budžeta iestādei, XML un VID paziņojums ir nepieciešams jau šodien, jūsu rēķiniem, kas adresēti jūsu Latvijas biznesa partnerim, tas ir nepieciešams no 2028. gada, un jūsu pārrobežu rēķini pašlaik joprojām ir vienošanās jautājums – Latvija pašlaik ir plānojusi 2030. gadu kā termiņu apgrozījumam ar ārvalstu uzņēmumiem, savukārt ES ViDA prasības pārrobežu B2B darījumiem ir apstiprinātas, ka stāsies spēkā 2030. gada 1. jūlijā.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai 2026. gadā pastāv atšķirība Latvijas e-rēķina pienākumā starp budžeta iestādi un ārvalstu pircēju?
No 2026. gada 1. janvāra rēķiniem, kas iesniedzami Latvijas budžeta iestādei, jābūt strukturētā e-rēķina XML formātā, un dati VID jānosūta piecu darbdienu laikā. Šis pienākums neattiecas uz ārvalstu biznesa klientiem, jo pārrobežu e-rēķinu darījumi ir plānoti tikai no 2030. gada.
Kad 2026. gadā stāsies spēkā B2B e-rēķinu pienākums Latvijā?
Vispārējais pienākums pēc B2B strukturētiem e-rēķiniem Latvijā tika atlikts uz 2028. gada 1. janvāri. Tādējādi līdz 2028. gadam PDF rēķinu var nosūtīt parastam Latvijas uzņēmumam bez XML formāta.
Kā nosūtīt strukturētu e-rēķinu Latvijas budžeta iestādei?
Rēķinam jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 standartiem. Pārraidei var izmantot oficiālo e-pasta adresi (e-pasta adresi), pircēja tīmekļa vietnē publicēto e-pasta adresi vai līgumā saskaņoto kanālu. Ja tiek izmantota e-pasta adrese, sistēma automātiski nosūta datus uz VID.
Kas notiek, ja e-rēķina iesniegšana VID kavējas?
Ja kavējums ir IT sistēmas kļūmes dēļ, VID jāpaziņo EDS ne vēlāk kā nākamajā darba dienā un rēķins jāiesniedz trīs darba dienu laikā pēc kļūmes novēršanas. Citu iemeslu dēļ kavējumu gadījumā rēķini jāiesniedz 30 kalendāro dienu laikā pēc cēloņa konstatēšanas.