Kuriai paskyrai reikės XML 2026 m.?
Jei Latvijos įmonė pateikia sąskaitą faktūrą Latvijos biudžetinei įstaigai (tai viešoji įstaiga, finansuojama iš valstybės ar vietos biudžeto), 2026 m. ši sąskaita faktūra turi būti struktūrizuoto e. sąskaitos XML formato, o jos duomenys turi būti siunčiami Latvijos mokesčių valdyba VID ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo išsiuntimo, kaip numatyta Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749. Jei sąskaitos faktūros gavėjas yra užsienio verslo klientas, pavyzdžiui, Estijos, Lietuvos ar Suomijos įmonė, ši vidaus prievolė 2026 m. Jums netaikoma: VID patvirtina, kad Planuojama, kad elektroninių sąskaitų faktūrų operacijos su užsienio įmonėmis bus pradėtos 2030 m.. Taigi, ar jūsų sąskaitai faktūrai reikalingas XML, priklauso nuo pirkėjo statuso, o ne nuo to, ar pirkėjas paprastai veikia viešajame, ar privačiame sektoriuje.
Trys datos, kurių nereikėtų painioti: 2025, 2026 ir 2028
Latvijos e. sąskaitų reforma vyksta trimis atskirais etapais, ir būtent šios trys datos kelia daugiausia painiavos. Pirmasis terminas: nuo Nuo 2025 m. sausio 1 d. Latvijos įmonė, išrašiusi sąskaitą faktūrą biudžetinei įstaigai kaip prekių ar paslaugų gavėjai, privalo išrašyti struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą. Ši taisyklė taikoma ne tik viešųjų pirkimų sutartims, bet ir bet kokiems sandoriams su šia įstaiga. Antrasis terminas: nuo Nuo 2026 m. sausio 1 d. Šių sąskaitų faktūrų duomenys taip pat turi būti perduoti VID. Įpareigojimas taikomas G2G, B2G ir G2B sandoriams tarp valstybės ir Latvijos įmonių. Trečioji data yra bendra įpareigojimo data, taikoma Latvijos viduje vykdomoms įmonių tarpusavio (B2B) struktūrizuotoms elektroninėms sąskaitoms faktūroms, kurios susijusios su sąskaitomis faktūromis kitai Latvijoje registruotai įmonei. Iš pradžių tai buvo planuota 2026 m., tačiau Saeima atidėjo. 2028 m. sausio 1 d.. Iki šio termino galite ir toliau siųsti PDF formato sąskaitas faktūras nuolatiniams Latvijos verslo klientams, nereikalaujant, kad jos būtų kompiuterio skaitomos XML formos.
Biudžeto agentūra: patikrinkite pirkėjo statusą, o ne vardą
Didžiausia praktinė klaida – manyti, kad “su valstybe susijusi” įstaiga automatiškai reiškia ir elektroninių sąskaitų faktūrų prievolę. Latvijos apskaitos įstatymas šią kategoriją priskiria biudžetinei įstaigai, viešosios teisės išvestinei įstaigai, iš dalies finansuojamai iš valstybės biudžeto, ir nebiudžetinei įstaigai, kaip apibrėžta Latvijos biudžeto ir finansų valdymo įstatyme. Šios kategorijos apibrėžtos įstatymo apibrėžimų sąraše.. Tai reiškia, kad įmonė, kurioje dalyvauja tik valstybė, pavyzdžiui, valstybės valdoma įmonė, veikianti komerciniais pagrindais, automatiškai nepatenka į šią grupę. Tai yra įprasta įmonė, ir jūsų sąskaita faktūra jai atitinka B2B, o ne B2G logiką.
Prieš rengiant sąskaitą faktūrą, verta patikrinti du dalykus: ar pirkėjas yra įtrauktas į valstybės ar vietos valdžios biudžetinių įstaigų sąrašą ir ar jis jūsų sandoryje veikia kaip prekių ar paslaugų gavėjas, o ne tik kaip tarpininkas. Be to, Latvijos taisyklės nenustato minimalios sąskaitos faktūros sumos ar PVM ribos šiai prievolei., tad net ir 15 eurų sąskaita faktūra mažai savivaldybės įstaigai turi būti struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra.
Kaip išsiųsti sąskaitą faktūrą ir pranešti VID: el. pašto adresu, operatoriumi ar API?
Struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra nėra el. laiškas su PDF priedu, o XML failas, atitinkantis pagal UBL 2.1 standartą ir PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikaciją. Sąskaitos faktūros, skirtos Latvijos valstybės įstaigai, atveju Ministrų kabineto reglamentas Nr. 154 numato, kad Latvijoje registruoto tiekėjo sąskaita faktūra, be Europos standarto, turi atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikaciją. Tai privalomas duomenų formatas, tačiau tas pats reglamentas leidžia sąskaitai faktūrai siųsti naudoti kelis kanalus: oficialų el. pašto adresą (e. adresą), pirkėjo svetainėje paskelbtą el. pašto adresą arba kitą sutartyje sutartą kanalą. Todėl pats PEPPOL tinklas nėra vienintelis galimas maršrutas.
Bendrosios sąskaitų faktūrų tvarkymo taisyklės netrukus bus priimtos. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749, kuris galioja nuo 2025 m. gruodžio 13 d. Jei keisdamiesi elektroninėmis sąskaitomis faktūromis naudojate oficialų el. pašto adresą, sistema automatiškai persiųs sąskaitą faktūrą ir susijusią informaciją VID nuo 2026 m. sausio 1 d. ir jums nereikės nieko atskirai daryti. Jei įmonė naudoja kitą šalių pasirinktą kanalą keisdamiesi elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, pavyzdžiui, sistemos sąsają ar el. paštą, įmonė pateikia VID elektroninę sąskaitą faktūrą per EDS API arba įkelia elektroninę sąskaitą XML formatu į EDS.
Penkių darbo dienų terminas ir planas klaidoms
Nepriklausomai nuo kanalo, galioja viena aiški taisyklė: e. sąskaita faktūra VID turi būti pateikta vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jo išsiuntimo dienos. Jei šis terminas praeina, tolesni veiksmai priklauso nuo priežasties.
Ką daryti, jei gedimas yra IT sistemos gedimas?
Sistemos gedimo atveju jūs arba operatorius privalote pranešti VID EDS sistemoje ne vėliau kaip kitą darbo dieną pasibaigus terminui, nurodant nepateikimo priežastį, ir pateikti sąskaitą faktūrą per tris darbo dienas nuo gedimo ištaisymo.
Ką daryti, jei klaida atsirado dėl kitų priežasčių?
Jei vėluojama dėl bet kokios kitos priežasties, taip pat turite informuoti EDS apie laikotarpį ir priežastis, kodėl sąskaitos nebuvo pateiktos, ir pateikti juos per 30 kalendorinių dienų nustačius priežastį. Nei vienas iš terminų nepanaikina prievolės, o tik ją atideda.
Užsienio pirkėjas: ko nereikia taikyti Latvijoje ir ką vis tiek reikėtų patikrinti?
Jei jūsų klientas yra registruotas ne Latvijoje, pavyzdžiui, Estijoje, Lietuvoje, Suomijoje ar kitur, šiandien taikoma kitokia logika. Latvijos viduje B2B struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų įsipareigojimai aiškiai susijusi su sąskaita faktūra kitai Latvijoje registruotai įmonei, o ne tarpvalstybinis sandoris. VID tiesiogiai patvirtina: 2026 m. sausio 1 d. taisyklė taikoma tik Latvijoje registruotoms įmonėms, verslininkams ir valstybės / savivaldybių valdžios įstaigoms.. Ta pati logika galioja ir priešinga kryptimi: jei užsienio įmonė pateikia sąskaitą faktūrą Latvijos valstybinei agentūrai, ji neprivalo jos formatuoti XML formatu ar teikti VID.
Tai nereiškia, kad galite pamiršti visas taisykles, susijusias su tarptautinėmis sąskaitomis faktūromis. Siųsdami sąskaitą faktūrą Suomijos ar Estijos įmonei, atskirai patikrinkite tris dalykus: ko reikalauja pirkėjo gyvenamosios šalies įstatymai, pavyzdžiui, vietinis PVM sąskaitos faktūros reikalavimas; ko reikalauja jūsų sutartis su pirkėju, nes kai kurie didesni klientai jau savanoriškai pageidauja sąskaitų faktūrų PEPPOL formatu; ir ko reikalauja pirkėjo apskaitos sistema. Latvijos valstybė tiesiog neprivers jūsų to daryti 2026 m., nes sprendimas išlieka komerciniu, o ne teisiniu įsipareigojimu.
| Funkcija | Latvijos biudžeto įstaiga (2026 m.) | Užsienio komercinis pirkėjas (2026 m.) |
|---|---|---|
| Struktūrizuotos e. sąskaitos faktūros prievolė | Taip, iš 1.01.2025 | Ne, Latvijoje nėra jokių įgaliojimų. |
| VID duomenys | Taip, iš 1.01.2026 | Netaikoma |
| Privalomas standartas | UBL 2.1 + PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų išrašymas 3.0 | Pagal susitarimą, dažnai PDF formatu |
| Pateikimo terminas | 5 darbo dienos po išsiuntimo | Nėra |
| Kada tai gali pasikeisti? | Latvijos B2B plečiasi 1.01.2028 | VID atsižvelgia į tarpvalstybinę apyvartą nuo 2030 m. |
Vizija 2030: Latvijos planas ir ES Vidaus plėtros programa (ViDA)
Du atskiri dalykai pradeda patekti į tą pačią erą ir jų nereikėtų painioti. Pirma, tai yra Latvijos vidaus planas, o ne taisyklė, kuri dar neįsigaliojo: VID savo instrukcijose pažymi, kad Privalomos elektroninių sąskaitų operacijos su užsienio įmonėmis šiuo metu planuojamos pradėti nuo 2030 m., o išsamesnė informacija bus pateikta artėjant jų įsigaliojimui. Antra, nepriklausomai nuo Latvijos tvarkaraščio, jie įsigalios Europos Sąjungos lygmeniu. PVM skaitmeniniame amžiuje (ViDA) paketo skaitmeninės atskaitomybės reikalavimai tarpvalstybiniams B2B sandoriams nuo 2030 m. liepos 1 d.. Jie pagrįsti privalomu elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymu ir vienu metu galioja visoms valstybėms narėms, įskaitant Latviją.
Praktinė išvada žvelgiant iš 2026 m. perspektyvos: Jūsų sąskaitoms faktūroms, adresuotoms Latvijos biudžetinei įstaigai, XML ir VID pranešimas reikalingas jau šiandien, jūsų sąskaitoms faktūroms, adresuotoms jūsų Latvijos verslo partneriui, jis reikalingas nuo 2028 m., o jūsų tarptautinės sąskaitos faktūros šiuo metu lieka susitarimo reikalu – Latvija šiuo metu yra numačiusi 2030 m. terminą apyvartai su užsienio įmonėmis, o patvirtinta, kad ES ViDA reikalavimai tarpvalstybiniams B2B sandoriams įsigalios 2030 m. liepos 1 d.
DUK
Ar 2026 m. yra skirtumas tarp biudžetinės įstaigos ir užsienio pirkėjo Latvijos e. sąskaitų faktūrų prievolės?
Nuo 2026 m. sausio 1 d. Latvijos biudžeto institucijai teikiamos sąskaitos faktūros turi būti pateiktos struktūrizuotu e. sąskaitų faktūrų XML formatu, o duomenys VID turi būti išsiųsti per penkias darbo dienas. Ši prievolė netaikoma užsienio verslo klientams, nes tarpvalstybinės e. sąskaitų faktūrų operacijos planuojamos tik nuo 2030 m.
Kada 2026 m. Latvijoje įsigalios B2B elektroninių sąskaitų faktūrų įpareigojimas?
Bendras įpareigojimas dėl B2B struktūrizuotų elektroninių sąskaitų faktūrų Latvijoje buvo atidėtas iki 2028 m. sausio 1 d. Taigi, iki 2028 m. PDF sąskaita faktūra įprastai Latvijos įmonei gali būti siunčiama be XML formato.
Kaip išsiųsti struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą Latvijos biudžetinei įstaigai?
Sąskaita faktūra turi atitikti UBL 2.1 ir PEPPOL BIS Billing 3.0 standartus. Perdavimui gali būti naudojamas oficialus el. pašto adresas (el. pašto adresas), pirkėjo svetainėje paskelbtas el. pašto adresas arba sutartyje sutartas kanalas. Jei naudojamas el. pašto adresas, sistema automatiškai siunčia duomenis į VID.
Kas nutinka, jei e. sąskaitos pateikimas VID vėluoja?
Jei vėlavimas atsirado dėl IT sistemos gedimo, VID apie tai turi būti pranešta EDS sistemoje ne vėliau kaip kitą darbo dieną, o sąskaita faktūra turi būti pateikta per tris darbo dienas nuo gedimo pašalinimo. Jei vėluojama dėl kitų priežasčių, sąskaitos faktūros turi būti pateiktos per 30 kalendorinių dienų nuo gedimo priežasties nustatymo.