Läti B2B arved: PDF 2027, struktureeritud e-arve 2028

Jah, veel tohib. Kui Sinu Läti ettevõte esitab arve teisele Lätis registreeritud ettevõttele, võid 2026. ja 2027. aastal saata endiselt lihtsalt PDF-i. Kohustus vormistada tasumiseks esitatav arve struktureeritud e-arvena kehtib raamatupidamise seaduse üleminekusätete järgi alles 1. jaanuarist 2028 – ja sellest samast kuupäevast tuleb arve andmed anda ka maksuametile VID. Algne tähtaeg oli 1. jaanuar 2026, kuid Saeima 5. juuni 2025 seadusemuudatus lükkas selle kaks aastat edasi; muudatus jõustus 12. juunil 2025. Nii et 2026. aasta septembri seisuga on Läti sisemaine B2B-arveldus endiselt PDF-i pärusmaa – aga ainult kaks aastat.

Ajajoon, mis paneb segaduse paika

Vanemates selgitustes ja isegi mõne tarkvaramüüja esitlustes seisab endiselt kuupäev 1. jaanuar 2026. See number oli tõesti seaduses sees, kuni ta välja vahetati. Läti läheb e-arvele üle astmete kaupa ja VID-i e-arvete leht kirjeldab neid nii:

Alates	Mis muutub	Keda puudutab
01.01.2025	Arve eelarveasutusele tuleb vormistada e-arvena	B2G, G2G, G2B
01.01.2026	Nende e-arvete andmed tuleb anda VID-ile	riigihaldus ja Lätis registreeritud ettevõtted
01.01.2026–31.12.2027	B2B e-arvete andmete esitamine VID-ile on vabatahtlik	ettevõtted omavahel
01.01.2028	B2B arve tuleb vormistada e-arvena ja andmed anda VID-ile	Lätis registreeritud ettevõtted omavahel

Vabatahtlik periood ei ole tühi lubadus. Ministrite kabineti määrus nr 749, mis kehtib 13. detsembrist 2025, lubab omavahel e-arveid vahetavatel ettevõtetel neid VID-ile esitada juba 1. jaanuarist 2026. Sama määrus ütleb, et e-adressi kaudu liikuvate arvete puhul hakkab andmete edastamine VID-ile tööle samuti 1. jaanuarist 2026.

Miks PDF-arve ei ole struktureeritud e-arve?

Seadus ei ütle „elektrooniline arve“ tähenduses „arve, mis liigub elektrooniliselt“. Struktureeritud elektrooniline arve on seaduse mõistete loetelu järgi arve, mis on koostatud, saadetud ja saadud struktureeritud elektroonilises vormingus, mis võimaldab seda automaatselt ja elektrooniliselt töödelda, ning mis vastab Euroopa standardile LVS EN 16931-1:2017 ja tehnilisele spetsifikatsioonile LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Võta näiteks 1200 euro suurune arve Riia kliendile. PDF-ina on see pilt paberist: inimene loeb selle ekraanilt, trükib summa, viitenumbri ja maksetähtaja käsitsi raamatupidamisse või lükkab selle OCR-i alla. Struktureeritud e-arve puhul saabub sama arve masinloetava XML-failina, kus iga rekvisiit – müüja registrikood, arve number, ridade summad, käibemaks, maksetähtaeg – on eraldi väljal. Sama sisu, aga masin ei pea seda ära arvama. Just seepärast ei saa PDF pärast 1. jaanuari 2028 kohustuslikku faili asendada, ka siis mitte, kui saadad ta korraliku e-kirjaga.

Kellele kohustus laieneb ja kellele mitte?

Kohustus on kirjutatud Lätis registreeritud ettevõtete omavaheliste arvete kohta. VID täpsustab, et e-arvete ringlus puudutab riigihaldust ja Lätis registreeritud ettevõtteid, sealhulgas majandustegevust teostavaid füüsilisi isikuid, raamatupidamise seaduse teisi subjekte ning käibemaksuseaduse subjekte.

Mõned järeldused, mis sellest otse tulenevad:

• Käibe- ega arvete arvu künnist ei ole. Ei seadus ega määrus nr 749 seo kohustust käibega, arvete hulgaga ega käibemaksukohustuslase staatusega. Ring on määratud subjekti liigi, mitte suuruse järgi.
• Eraisikule esitatud arve jääb välja. Kohustus on sõnastatud arve kohta, mille ettevõte esitab teisele Lätis registreeritud ettevõttele, kes ei ole eelarveasutus. Majandustegevuseta eraisik sinna alla ei kuulu.
• Välismaine partner ei ole kohustuse sees, aga võib olla kokkuleppes. Kui Sinu Eesti või Leedu ettevõte esitab arve Läti kliendile, ei pane Läti seadus Sulle seda kohustust. VID märgib omalt poolt, et nõuded ei keela Lätis registreeritud ettevõttel koostada struktureeritud e-arvet ettevõttele, kes Lätis registreeritud ei ole – pooled lepivad selle omavahel kokku. Kuidas piiriülene e-arvete ringlus lõpuks täpselt korraldatakse, ei ole neis reeglites paika pandud.

Seadus sisaldab ka üksikuid erandeid kohustuse alt. Enne 2028. aastat tasub oma dokumendiliigid ühe korra läbi vaadata ja kontrollida seaduse enda sõnastust, mitte teiste käest kuuldud kokkuvõtteid.

Miks on arve kliendile ja andmed VID-ile kaks eri liigutust?

Siin läheb enamik segadust lahti. Tegemist on kahe erineva protsessiga: e-arve toimetamine kliendini ja e-arve andmete esitamine maksuametile.

Peppol ei ole ainus lubatud tee. Määrus nr 749 loetleb kolm kanalit: ametlik e-aadress (e-adrese), kui konto on aktiveeritud; teenusepakkuja ehk operaatori kanal; või muu kanal – süsteemidevaheline liidestus, e-posti aadress või mõni muu elektrooniline kanal. Kasutatava kanali lepivad pooled omavahel kokku. XML-fail võib seega põhimõtteliselt liikuda ka e-kirja manuses.

Vorming on siiski ette antud. VID-ile esitatava e-arve XML-struktuur peab vastama UBL 2.1 ja Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsioonile ehk nn CIUS-ile. Peppol BIS Billing 3.0 on oma dokumentatsiooni järgi Euroopa standardi EN 16931 põhiarve kasutusjuhis (Core Invoice Usage Specification) – kitsendatud kasutusreeglistik, mille järgi koostatud arve vastab ühtlasi Euroopa standardile. Lühidalt: võrgu valid ise, aga faili sisu ja struktuur on Peppoli reeglitega paigas.

Andmete VID-ini jõudmiseks on omad rajad. E-adressi kasutades esitab e-aadresside infosüsteem arve teate VID-ile automaatselt – selleks peavad nii ettevõte kui operaator kasutama ajakohast integratsiooniversiooni. Operaatori kanal peab olema liidestatud VID-i süsteemi API-ga. Kui valid „muu kanali“, näiteks e-posti või otseliidestuse kliendiga, pead arve VID-ile ise esitama – kas elektroonilise deklareerimise süsteemi (EDS) API kaudu või faili üleslaadimisega. EDS-i saab üles laadida ainult XML-vormingus faili; raamatupidamisprogrammist saab arve saata API-ga, kui programmil on VID-i e-arvete API-ga liidestus olemas.

Viis tööpäeva, valideerimine ja plaan B

Tähtaeg on lühike ja konkreetne: e-arve esitatakse VID-ile üks kord, hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast selle saatmise päeva. Määrus kirjeldab ka seda, mis saab siis, kui tehnika alt veab.

• Sinu või operaatori süsteem ei tööta: teavita VID-i EDS-is hiljemalt järgmisel tööpäeval pärast viiepäevase tähtaja saabumist, märkides põhjuse, ja esita arve kolme tööpäeva jooksul pärast rikke kõrvaldamist.
• VID-i enda lahendus ei tööta: esita arve hiljemalt järgmisel tööpäeval pärast seda, kui rike on kõrvaldatud. VID teatab nii riketest kui nende kõrvaldamisest ise.
• Arve jäi esitamata muul põhjusel: teavita EDS-is, märkides põhjuse ja perioodi, ja esita arved hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul alates põhjuse tuvastamisest.

Trahvimäärasid määrus nr 749 ei sätesta. Administratiivvastutuse üldreeglid on administratiivvastutuse seaduses, mis jätab konkreetsete rikkumiste ja karistuste kirjeldamise valdkonna seadustele.

Enne saatmist tasub XML üle kontrollida. VID soovitab kasutada Euroopa Komisjoni e-arvete kontrollimise tööriista, et andmestruktuur, kohustuslikud väljad ja arvutused kindlasti klapiksid, ning on selle tarbeks avaldanud eraldi juhendi.

Mida 2026. ja 2027. aastal ära teha?

Kaks aastat tundub pikk aeg, kuni jõuab kätte detsember 2027 ja programmi uuendus seisab järjekorras.

• Kaardista arvevood: kui palju müügiarveid läheb Läti ettevõtetele, kui palju eelarveasutustele, kui palju eraisikutele ja kui palju välismaale. Kohustus puudutab neist ainult üht osa.
• Küsi tarkvarapakkujalt üks konkreetne küsimus: kas programm koostab UBL 2.1 XML-i, mis vastab Peppol BIS Billing 3.0 nõuetele, ja kas tal on liidestus VID-i e-arvete API-ga. Jah või ei – muud vastust siin ei ole.
• Otsusta kanal ja lepi kliendiga kokku: e-adress, operaator või otseliidestus. Kokkuleppe nõuab määrus ise, nii et see vestlus tuleb niikuinii ette võtta.
• Kasuta vabatahtlikku perioodi testimiseks: alates 1. jaanuarist 2026 saad arveid VID-ile esitada ilma kohustuseta. Paar päris arvet läbi ahela ja Sa tead täpselt, kus Sinu protsess katkeb.
• Vaata üle dokumendiringluse kord: millises vormingus arveid hoitakse, kes vastutab viie tööpäeva tähtaja jälgimise eest ja mida tehakse rikke korral. See kord on lihtsam kirja panna praegu kui jaanuaris 2028.

Üks asi on veel kasulik teada: VID hoiab oma e-arvete lehel ajakohast teenusepakkujate loetelu ja juhendmaterjale, sealhulgas EDS-i esitamise juhendit ja XML-i kontrollimise juhendit. Kui Sinu praegune programm vajab asendust või vahelüli, on see nimekiri mõistlik esimene peatus.

Loe ka: English · latviski

Viimati kontrollitud: 16. september 2026

FAQ

Millal kehtib PDF-arve veel Läti B2B arvete puhul?

PDF-arve võib olla peadokumendiks kuni 31. detsembrini 2027. Alates 1. jaanuarist 2028 on kohustuslik struktureeritud XML e-arve ja andmete edastamine VID-ile.

Mis vahe on PDF-arvel ja struktureeritud e-arvel?

PDF on pilt arvest, mida inimene loeb. Struktureeritud e-arve on masinloetav XML-fail, mis vastab Euroopa standardile EN 16931 ning võimaldab automatiseeritud töötlust.

Kellele kehtib Läti B2B e-arve kohustus 2028. aastal?

Kohustus kehtib kõigile Lätis registreeritud ettevõtetele, sealhulgas FIE-dele ja väikeettevõtetele. Erandid on piiratud, nt kassaaparaadi dokumendid või B2C arved.

Kui suur on tähtaeg e-arve andmete edastamiseks VID-ile?

Andmed tuleb edastada hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast arve saatmist. Kui tekib tehniline tõrge, tuleb sellest teatada järgmisel tööpäeval.