Vai B2B e-rēķins jau 2026. gadā ir obligāts?
Latvijā parasts B2B rēķins, teiksim, rēķins, kuru viens SIA izraksta citam SIA par pakalpojumu vai preci, 2026. gadā strukturēta e-rēķina formā vēl nav obligāts. Šo pienākumu likums attieksinās tikai no 2028. gada 1. janvāra: Grāmatvedības likuma pārejas noteikumi nosaka, ka tad ikviens Latvijā reģistrēts uzņēmums, kas izraksta rēķinu citam Latvijas uzņēmumam, to noformē kā strukturētu e-rēķinu un vienlaikus nodod tā datus Valsts ieņēmumu dienestam. Datums pārcelts no agrāk plānotā 2026. gada uz 2028. gadu ar grozījumu, kas stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā. Rēķiniem budžeta iestādēm situācija ir cita. Tur e-rēķins obligāts jau kopš 2025. gada 1. janvāra, un datu nodošana VID obligāta kopš 2026. gada 1. janvāra.
Problēma ir tā, ka daudzi šos divus datumus saliek kopā un secina, ka “e-rēķins jau ir obligāts visiem”. Nav. Grāmatvedības likums pienākumu B2B uzņēmumiem iesniegt strukturēta e-rēķina datus VID paredz sākot ar 2028. gada 1. janvāri – likums tieši neapraksta, kas notiek pirms tam, taču no tā izriet, ka 2026. un 2027. gadā šāda datu iesniegšana B2B darījumos vēl nav noteikta par pienākumu.
Kā pārbaudīt, vai pircējs ir B2B uzņēmums vai budžeta iestāde?
Pirms lemt, kā rēķinu noformēt, paskaties, kam tas iet. Ja saņēmējs ir ministrija, pašvaldība vai cita budžeta iestāde, strukturēts e-rēķins jau tagad ir vienīgā pieņemamā forma. VID skaidro, ka budžeta iestāde Grāmatvedības likuma izpratnē ietver budžeta iestādes, daļēji no valsts budžeta finansētas atvasinātas publiskas personas un budžeta nefinansētas iestādes; piederību var pārbaudīt Centrālās statistikas pārvaldes reģistrā pēc uzņēmuma reģistrācijas numura. Ja pircējs ir tikai SIA, AS vai pašnodarbinātais, tas ir, komersants, kas nav valsts pārvalde, tad 2026. gadā vari turpināt sūtīt PDF, un tas ir pilnīgi likumīgi.
Kas Latvijā skaitās par strukturētu e-rēķinu?
PDF pielikums e-pastā ir cilvēkam lasāms dokuments, ne strukturēts e-rēķins. Lai cik glīti tas izskatītos, sistēma to automātiski apstrādāt nevar. Strukturēts e-rēķins savukārt ir dokuments, kas likuma izpratnē sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā XML formātā un atbilst Eiropas standartam EN 16931. Praktiski tas nozīmē, ka XML datnes struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Tas ir tas pats formāts, kas jau strādā starp valsts iestādēm. Ja tavai grāmatvedības programmai ir šāda eksporta funkcija, 2026. gadā vari to jau iedarbināt B2B rēķiniem, pat ja neviens likums tev to prasa.
Kādi ir četri praktiski ceļi, kā 2026. gadā nosūtīt B2B e-rēķinu?
MK noteikumi Nr. 749 paredz vairākus piegādes kanālus, un tos var kombinēt:
- Oficiālā elektroniskā adrese: ja aktivizēts e-adreses konts, taču pagaidām šī iespēja domāta primāri sazīšanai ar valsts iestādēm, ne diviem privātiem uzņēmumiem.
- Operatora vai PEPPOL kanāls: pakalpojumu sniedzējs, kas nogādā XML datni saņēmējam un vienlaikus var to nodot VID.
- Cits savstarpēji saskaņots kanāls: sistēmu integrācija starp divām grāmatvedības programmām vai vienkārši e-pasts ar XML pielikumu, ja abas puses par to vienojušās.
- VID EDS: šis nav klienta piegādes kanāls, bet datu iesniegšanas rīks. EDS pieņem tikai XML datni, nevis PDF, un manuālu augšupielādi vai API izmanto tad, ja e-rēķinu datus izvēlies nodot VID.
Kā e-adrese, VID un piecu darbdienu noteikums attiecas uz B2B rēķiniem?
Kanālu, ar kuru rēķini kursēs starp diviem uzņēmumiem, likums neuzspiež. Uzņēmumiem jāvienojas savā starpā. Latvija.gov.lv e-adrese šobrīd nav universāls B2B risinājums: VDAA norāda, ka, izmantojot e-adresi, savā starpā nevar sazināties juridiskas personas, kas nav valsts iestādes. Tātad divi komersanti caur e-adresi rēķinus vienam otram tieši sūtīt nevar. Ja B2B dati tomēr nonāk pie VID, tas notiek brīvprātīgi, jo 2026. un 2027. gadā tas nav pienākums, ar operatora vai EDS starpniecību, un tad spēkā ir viens iesniegšanas termiņš: e-rēķinu VID nodod ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Ja termiņu kavē sistēmas traucējums, par to jāpaziņo EDS ne vēlāk kā nākamajā darbdienā, un rēķinu iesniedz triju darbdienu laikā pēc traucējuma novēršanas.
Praktisks 2026. gada sagatavošanās saraksts 2028. gadam
Tev nav jāpārkārto viss process šodien, bet gadu pirms termiņa arī nav vērts sākt. Saprātīga secība:
- Aptaujā trīs līdz piecus lielākos B2B klientus: jautā, ar kādu kanālu viņi vēlētos saņemt strukturētu e-rēķinu, ja tāds tev būtu.
- Pārbaudi, vai tava grāmatvedības programma jau prot eksportēt XML atbilstoši EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 formātam.
- Izmēģini vienu nosūtīšanu vienam sadarbības partnerim: labāk atrast kļūdas 2026. gadā, kad tas nav obligāts, nekā 2028. gadā, kad ir.
- Iestati VID datu plūsmu tikai tad, ja to jau izmantojat abpusēji, pretējā gadījumā tas ir lieks darbs bez ieguvuma.
- Paturi PDF priekšskatījumu klientiem un darbiniekiem, kuriem cilvēkam lasāms rēķins joprojām ir ikdienas darba rīks. XML un PDF var pastāvēt paralēli.
FAQ
Kas B2B e-arve on 2026. aastal Lätis kohustuslik?
2026. aastal ei ole B2B e-arve Lätis kohustuslik. Kohustus algab 2028. aasta 1. jaanuaril. Erandiks on budjetiasutused, kellele struktureeritud e-arve on juba kohustuslik alates 2025. aastast.
Kuidas kontrollida, kas ostja on B2B ettevõte või budjetiasutus?
Kontrollige ettevõtte staatust Läti Keskstatistikaameti registris. Kui ostja on ministeerium, omavalitsus või muu budjetiasutus, peab e-arve olema struktureeritud. Kui ostja on SIA või FIE, kehtivad B2B reeglid.
Mis loetakse Lätis struktureeritud e-arvet?
Struktureeritud e-arve on masinloetav XML-fail, mis vastab EN 16931 standardile ja PEPPOL BIS Billing 3.0 spetsifikatsioonile. PDF-faili e-posti manuses ei loeta struktureeritud e-arvet.
Millised on neli võimalust B2B e-arve saatmiseks 2026. aastal Lätis?
Võimalikud saatmiskanalid on: ametlik e-aadress (ei sobi kahe eraettevõtte vahel), operaatori või PEPPOLi kanal, muud vastastikku kokkulepitud kanalid (näiteks e-post koos XML-failiga) ja VID EDS (andmete esitamise tööriist, mitte kliendile saatmiseks).