Ei, Lätis ei ole eraldi kohustuslikku e-arve formaati, mis PEPPOL BIS Billing 3.0 asendaks. Ministru kabineti 2025. aasta 9. detsembri noteikumid nr 749 sätestavad, et VID-le (Läti Maksuamet) esitatava e-arve XML-struktuur peab vastama korraga kahele nõudele: see peab olema kirjutatud UBL 2.1 sünataksis (Universal Business Language ehk konkreetne XML-i failivorming) ja täitma PEPPOL BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooni reegleid. Läti Maksuamet kinnitab oma e-arvete lehel, et ei plaani seda formaati laiendada. Igal ettevõttel tuleb oma süsteem kohandada PEPPOL BIS Billing 3.0 reeglitele, mitte vastupidi. B2G ehk ettevõte-riigile suunatud e-arved ja nende andmete VID-le esitamine on juba kohustuslikud, B2B ehk ettevõte-ettevõttele suunatud arvete kohustus jõustub alles 1. jaanuaril 2028.

Lühike vastus: kas Lätil on PEPPOL-it asendav e-arve formaat?

Levinud eksiarvamus on, et Lätil on oma “riiklik” e-arve formaat, mis erineb PEPPOL-i standardist. Tegelikkuses on asi vastupidine. Noteikumid nr. 749 määravad, et VID-i lahendusse laekuva e-arve XML peab olema kirjutatud UBL 2.1 sünataksis ja täitma PEPPOL BIS Billing 3.0 äri- ja valideerimisreegleid. Teisisõnu, Läti ei loonud konkureerivat formaati, vaid võtis PEPPOL BIS Billing 3.0 oma ametliku profiilina üle. Kui Sinu raamatupidamistarkvara juba oskab koostada PEPPOL-ile vastavaid e-arveid, on tehniline baas Läti nõuete täitmiseks juba olemas. Puudu jääb ainult õige andmete edastuskanal VID-ni, millest tuleb juttu allpool.

Kolm kihti, mida sageli aetakse sassi: EN 16931, UBL ja PEPPOL

Segadus tekib, sest kolm terminit kirjeldavad e-arve kolme erinevat kihti, mitte kolme konkureerivat asja.

  • EN 16931 on semantiline andmemudel ehk kirjeldus sellest, milliseid andmevälju arvel peab olema: müüja ja ostja andmed, käibemaks, maksetähtaeg, summad. Grāmatvedības likums defineerib strukturēto e-rēķinu just läbi seda standardit: arve peab vastama standardile LVS EN 16931-1:2017.
  • UBL 2.1 on XML-sünataks, konkreetne failiformaat ja märgistuskeel, kuhu EN 16931 andmeväljad kirja pannakse. UBL ise ei ütle veel midagi selle kohta, kas arve Läti nõuetega kooskõlas on; see on lihtsalt “keel”, milles arve kirjutatakse.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 on nn CIUS ehk Core Invoice Usage Specification, kitsendatud kasutusjuhend, mis ütleb, kuidas EN 16931 andmemudelit UBL 2.1 sünataksis täpselt kasutada, ning lisab valideerimisreeglid. PEPPOL BIS Billing 3.0 dokumentatsioon kinnitab, et kõik selle spetsifikatsiooniga kooskõlas dokumendid on automaatselt kooskõlas ka Euroopa standardiga EN 16931.

Kujuta ette arvet 1500 eurole. EN 16931 määrab, milliseid andmevälju sellel arvel üldse peab olema, näiteks summad ja arve pooled. UBL 2.1 määrab, millises XML-elemendis see summa seisab. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisab reegli, et see summa peab kokku minema arve ridade ja käibemaksu summaga. Vastasel juhul arve valideerimine ebaõnnestub.

Millised formaadid vastavad teoreetiliselt ELi standardile ja mida Läti VID tegelikult aktsepteerib?

ELi tasandil on EN 16931 sünataksina sobiv nii UBL 2.1 kui ka UN/CEFACT CII D16B. Euroopa Komisjoni ülevaade nimetab mõlemat vastavaks sünataksiks. Teoorias on Euroopas seega rohkem kui üks lubatud tee.

Lätis on see valik aga juba tehtud Sinu eest. Noteikumid nr. 749 nimetavad konkreetselt UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0 kombinatsiooni VID-i lahenduse formaadina. VID kinnitab oma e-rēķinu lehel, et Läti riiklik standard peab vastama PEPPOL BIS Billing 3.0 spetsifikatsioonile ning ametil ei ole plaanis seda formaati laiendada.

See annab otsese vastuse küsimusele, kas tavaline UBL 2.1 XML-fail Läti nõudeid täidab: ei täida. UBL 2.1 on korrektne sünataks, kuid ilma PEPPOL BIS Billing 3.0 äri- ja valideerimisreegliteta on see pool tööd, nagu õigekirjareeglitele vastav lause, millel puudub grammatika. Sinu tarkvara peab suutma toota faili, mis läbib nii UBL 2.1 skeemi kontrolli kui ka PEPPOL BIS Billing 3.0 valideerimisreeglid.

Kas PEPPOL spetsifikatsioon ja PEPPOL võrgustik on üks ja seesama?

Siin läheb enamikul segadus veel korra lahti. PEPPOL BIS Billing 3.0 on dokumendi formaadi nõue. See ei tähenda, et arve peab liikuma läbi PEPPOL võrgustiku, nn ligipääsupunktide (Access Point) kaudu. Noteikumid nr. 749 loetlevad otsesõnu, milliseid edastuskanaleid Läti ettevõtted võivad kasutada: ametlik e-adress ehk Läti riigi ametlik elektrooniline postkast (kui ettevõttel on aktiveeritud e-adressi konto), teenusepakkuja ehk operaatori kanal, või muu elektrooniline kanal, näiteks süsteemide vaheline integratsioon, e-post või mõni teine elektrooniline edastusviis.

Pooled lepivad kanali osas omavahel kokku. Kui kasutad ametlikku e-adressi, saadab selle infosüsteem e-arve teate ja andmed VID-le automaatselt edasi. Kui kasutad operaatorit või muud kanalit, tuleb XML-fail VID-le esitada eraldi, kas EDS ehk elektroonilise deklareerimise süsteemi kaudu, mis VID kinnitusel võtab vastu vaid XML-vormingus faile, või raamatupidamistarkvara rakendusliidese (API) kaudu, mida VID nimetab E-Invoice API V2-ks, kui selline liides on olemas.

Läti tähtajad: mis on juba kohustuslik 2026. aastal ja mis algab 2028. aastal?

Ajakava on kolmeastmeline ja iga aste puudutab erinevat osapoolt.

Alates 1. jaanuarist 2025 on e-arve kohustuslik G2G, B2G ja G2B segmendis, ehk riigiasutuste vaheliste arvete ning ettevõtete ja riigiasutuste vaheliste arvete puhul, kinnitab VID. Eelarveasutustele suunatud arved, mille lepingud sõlmiti enne 31. detsembrit 2024, said seaduse järgi üleminekuaega kuni 1. jaanuarini 2026.

Alates 1. jaanuarist 2026 on e-arve andmete esitamine VID-le kohustuslik samadele G2G, B2G ja G2B segmentidele. Samast tähtpäevast, 1. jaanuarist 2026 kuni 31. detsembrini 2027, võivad B2B ettevõtted andmeid VID-le esitada vabatahtlikult, kohustust veel ei ole, kuid võimalus juba on (noteikumid nr. 749).

Alates 1. jaanuarist 2028 muutub kohustuslikuks ka B2B: VID kinnitab, et Läti registreeritud ettevõtted peavad maksmiseks väljastatavad arved koostama e-arvetena ning need samal ajal VID-le esitama. Sellest reeglist on Grāmatvedības likus järgi välja jäetud mõned erandid, näiteks kassaaparaadiga toetatud tehingud, teatud riiklike tervishoiu- või tööhõiveametite süsteemides genereeritud dokumendid ning julgeoleku- ja õiguskaitseasutuste sisedokumendid.

Praktiline kontroll-loend arveldusprogrammile

Enne 2028. aasta tähtaega on mõistlik oma tarkvara üle vaadata juba täna, mitte tähtaja lähenedes.

  • UBL 2.1 eksport: kontrolli, kas Sinu raamatupidamis- või müügitarkvara oskab koostada arveid UBL 2.1 XML-vormingus, mitte ainult PDF-arveid.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 valideerimine: küsi tarnijalt, kas väljastatud XML-fail läbib PEPPOL BIS Billing 3.0 äri- ja valideerimisreeglid, mitte ainult üldist UBL skeemi.
  • Saaja identifikaatorid: vaata, et süsteem suudaks salvestada ja kasutada kliendi e-adressi või muid PEPPOL-i identifikaatoreid, mitte ainult nime ja aadressi.
  • Edastuskanal: otsusta, milline noteikumides nr. 749 loetletud kanalitest Sulle sobib, e-adress, operaator või otseintegratsioon, ja lepi see kliendiga kokku.
  • VID esitamine: kontrolli, kas kanal edastab andmed VID-le automaatselt (nagu e-adress) või tuleb see eraldi teha EDS-i või API kaudu.
  • Tähtajad: pea meeles, et e-arve tuleb VID-le esitada üks kord, hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast selle saatmist. Süsteemirikke korral on aega kolm tööpäeva pärast rikke kõrvaldamist; muul põhjusel hilinemisel tuleb VID-i EDS-is sellest teada anda ja arved esitada 30 kalendripäeva jooksul põhjuse avastamisest (noteikumid nr. 749).

Kui Sinu ettevõttel on täna, 2026. aasta suvel, juba B2G-arveid või vabatahtlik VID-esitus töös, on 2028. aasta üleminek pigem seadistuse kinnitamine kui uus projekt. Kui aga siiani on kõik arved PDF-vormingus ja käsitsi saadetud, tasub tarkvara valikuga alustada juba praegu, mitte jaanuaris 2028.

FAQ

Kas on Läti e-arve kohustuslik formaat 2026. aastal?

Läti Maksuamet (VID) nõuab, et e-arve XML oleks kirjutatud UBL 2.1 sünataksis ja vastaks PEPPOL BIS Billing 3.0 reeglitele. See ei ole eraldi riiklik formaat, vaid PEPPOL-i standardi ülevõtmine.

Mis vahe on EN 16931, UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0 vahel?

EN 16931 on semantiline andmemudel, mis määrab, milliseid andmevälju arvel peab olema. UBL 2.1 on XML-failivorming, kuhu need andmed kirja pannakse. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisab kitsendused ja valideerimisreeglid, tagades, et arve vastab täpselt nõuetele.

Millal muutub B2B e-arve Lätis kohustuslikuks?

B2B e-arve kohustus jõustub 1. jaanuaril 2028. Alates 1. jaanuarist 2026 kuni 31. detsembrini 2027 saavad ettevõtted andmeid VID-le esitada vabatahtlikult.

Kas PEPPOL BIS Billing 3.0 tähendab, et arve peab liikuma PEPPOL võrgustiku kaudu?

Ei. PEPPOL BIS Billing 3.0 on dokumendi formaadi nõue, mitte edastuskanal. Arve võib edastada e-adressi, operaatori või otseintegratsiooni kaudu, kuid XML-fail peab vastama PEPPOL-i valideerimisreeglitele.