Ne, Latvijoje nėra atskiro privalomo elektroninės sąskaitos faktūros formato, kuris PEPPOL BIS Billing 3.0 pakeistų. 2025 m. gruodžio 9 d. Ministrų kabineto nuostatai Nr. 749 numatyti, kad VID (Latvijos mokesčių valdybai) pateikiamos elektroninės sąskaitos faktūros XML struktūra turi atitikti du reikalavimus vienu metu: ji turi būti parašyta UBL 2.1 sintaksės (Universal Business Language, t. y. specifinio XML failo formato) formatu ir atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikacijos taisykles. Latvijos mokesčių valdyba patvirtina jūsų el. sąskaitos faktūros puslapyje, kad nėra planų plėsti šio formato. Kiekviena įmonė turi pritaikyti savo sistemą prie PEPPOL BIS Billing 3.0 taisyklių, o ne atvirkščiai. B2G, arba verslo ir valdžios sektoriaus, elektroninės sąskaitos faktūros ir jų duomenų teikimas VID jau yra privalomos, o B2B, arba verslo ir verslo, sąskaitų faktūrų prievolė įsigalios tik 2028 m. sausio 1 d.

Trumpas atsakymas: ar Latvijoje yra elektroninių sąskaitų faktūrų formatas, kuris pakeistų PEPPOL?

Dažnas klaidingas įsitikinimas yra tas, kad Latvija turi savo “nacionalinį” elektroninių sąskaitų faktūrų formatą, kuris skiriasi nuo PEPPOL standarto. Iš tikrųjų yra priešingai. 749 reglamentas nurodyti, kad VID sprendime gaunamos e. sąskaitos XML formatas turi būti parašytas UBL 2.1 sintakse ir atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 verslo ir patvirtinimo taisykles. Kitaip tariant, Latvija nesukūrė konkuruojančio formato, o priėmė PEPPOL BIS Billing 3.0 kaip savo oficialų profilį. Jei jūsų apskaitos programinė įranga jau gali kurti PEPPOL reikalavimus atitinkančias e. sąskaitas faktūras, techninis pagrindas Latvijos reikalavimams įvykdyti jau yra sukurtas. Trūksta tik tinkamo duomenų perdavimo kanalo į VID, kuris bus aptartas toliau.

Trys dažnai painiojami sluoksniai: EN 16931, UBL ir PEPPOL

Painiava kyla todėl, kad šie trys terminai apibūdina tris skirtingus elektroninių sąskaitų faktūrų lygmenis, o ne tris konkuruojančius dalykus.

  • EN 16931 yra semantinis duomenų modelis, t. y. aprašymas, kurie duomenų laukai turi būti sąskaitoje faktūroje: pardavėjo ir pirkėjo informacija, PVM, mokėjimo terminas, sumos. Apskaitos teisė Šis standartas apibrėžia struktūrizuotas elektronines sąskaitas faktūras: sąskaita faktūra turi atitikti LVS EN 16931-1:2017 standartą.
  • UBL 2.1 yra XML sintaksė – specifinis failo formatas ir žymėjimo kalba, kuria rašomi EN 16931 duomenų laukai. Pats UBL kol kas nieko nesako apie tai, ar sąskaita faktūra atitinka Latvijos reikalavimus; tai tiesiog “kalba”, kuria parašyta sąskaita faktūra.
  • PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų tvarkymas 3.0 yra vadinamasis CIUS arba „Core Invoice Usage Specification“ – siauras vartotojo vadovas, kuriame nurodoma, kaip tiksliai naudoti EN 16931 duomenų modelį UBL 2.1 sintaksėje, ir pateikiamos patvirtinimo taisyklės. PEPPOL BIS Billing 3.0 dokumentacija patvirtina, kad visi dokumentai pagal šią specifikaciją automatiškai atitinka ir Europos standartą EN 16931.

Įsivaizduokite 1500 eurų sąskaitą faktūrą. EN 16931 nurodo, kurie duomenų laukai turi būti šioje sąskaitoje faktūroje, pvz., sumos ir sąskaitos faktūros šalys. UBL 2.1 nurodo, kuriame XML elemente yra ši suma. PEPPOL BIS Billing 3.0 prideda taisyklę, kad ši suma turi sutapti su sąskaitos faktūros eilutėmis ir PVM suma. Priešingu atveju sąskaitos faktūros patvirtinimas nepavyks.

Kurie formatai teoriškai atitinka ES standartą ir ką iš tikrųjų priima Latvijos VID?

ES lygmeniu tiek UBL 2.1, tiek UN/CEFACT CII D16B yra tinkamos kaip EN 16931 sintaksė. Europos Komisijos apžvalga iškviečia abi atitinkamas sintakses. Todėl teoriškai Europoje yra daugiau nei vienas leistinas kelias.

Tačiau Latvijoje šis pasirinkimas jau padarytas už jus. 749 reglamentas konkrečiai paminėkite UBL 2.1 ir PEPPOL BIS Billing 3.0 derinį kaip VID sprendimo formatą. VID patvirtina jūsų el. sąskaitos faktūros puslapyje, kad Latvijos nacionalinis standartas turi atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikaciją ir agentūra neplanuoja plėsti šio formato.

Tai tiesiogiai atsako į klausimą, ar įprastas UBL 2.1 XML failas atitinka Latvijos reikalavimus: neatitinka. UBL 2.1 sintaksė yra taisyklinga, tačiau be PEPPOL BIS Billing 3.0 verslo ir patvirtinimo taisyklių tai yra pusė darbo, kaip sakinys, kuris atitinka rašybos taisykles, bet trūksta gramatikos. Jūsų programinė įranga turi sugebėti sukurti failą, kuris atitiktų ir UBL 2.1 schemos patikrinimą, ir PEPPOL BIS Billing 3.0 patvirtinimo taisykles.

Ar PEPPOL specifikacija ir PEPPOL tinklas yra vienas ir tas pats?

Štai čia vėl dauguma žmonių pasimeta. PEPPOL BIS Billing 3.0 yra dokumentas. formatas reikalavimas. Tai nereiškia, kad sąskaita faktūra turi keliauti per PEPPOL tinklą, per vadinamuosius prieigos taškus. 749 reglamentas aiškiai išvardyti, kuriuos perdavimo kanalus gali naudoti Latvijos įmonės: oficialų Latvijos valstybės el. pašto adresą arba oficialią elektroninę pašto dėžutę (jei įmonė turi aktyvuotą el. pašto paskyrą), paslaugų teikėjo ar operatoriaus kanalą arba kitą elektroninį kanalą, pvz., sistemų integraciją, el. paštą ar kitą elektroninį perdavimo būdą.

Šalys susitaria dėl kanalo. Jei naudojate oficialų el. pašto adresą, jo informacinė sistema automatiškai persiųs e. sąskaitos faktūros pranešimą ir duomenis VID. Jei naudojate operatorių ar kitą kanalą, XML failas turi būti pateiktas VID atskirai – per EDS arba elektroninę deklaravimo sistemą, kuri... Pasak VID. priima failus tik XML formatu arba per apskaitos programinės įrangos taikomųjų programų programavimo sąsają (API), kurią VID vadina E-Invoice API V2, jei tokia sąsaja egzistuoja.

Latvijos terminai: kas jau privaloma 2026 m., o kas prasidės 2028 m.?

Tvarkaraštis yra suskirstytas į tris etapus, ir kiekvienas etapas susijęs su skirtinga šalimi.

Nuo 2025 m. sausio 1 d. elektroninės sąskaitos faktūros bus privalomos G2G, B2G ir G2B segmentuose, t. y. sąskaitoms faktūroms tarp valstybės institucijų ir sąskaitoms tarp įmonių ir valstybės institucijų, patvirtina. VID. Biudžetinėms įstaigoms, kurių sutartys buvo sudarytos iki 2024 m. gruodžio 31 d., adresuotos sąskaitos faktūros, gautos įstatymas laikytis pereinamojo laikotarpio iki 2026 m. sausio 1 d.

Nuo 2026 m. sausio 1 d. e. sąskaitų faktūrų duomenų teikimas VID bus privalomas tiems patiems G2G, B2G ir G2B segmentams. Nuo to paties termino, nuo 2026 m. sausio 1 d. iki 2027 m. gruodžio 31 d., B2B įmonės gali savanoriškai teikti duomenis VID, kol kas prievolės nėra, tačiau galimybė jau yra (749 reglamentas).

Nuo 2028 m. sausio 1 d. B2B taip pat taps privalomas: VID patvirtina, kad Latvijoje registruotos įmonės privalo parengti sąskaitas faktūras apmokėjimui kaip elektronines sąskaitas faktūras ir tuo pačiu metu pateikti jas VID. Ši taisyklė yra Apskaita Buvo padarytos tam tikros išimtys, pavyzdžiui, operacijos, atliekamos kasos aparatu, dokumentai, sugeneruoti tam tikrose visuomenės sveikatos ar įdarbinimo agentūrų sistemose, ir saugumo bei teisėsaugos institucijų vidaus dokumentai.

Praktinis sąskaitų faktūrų programinės įrangos kontrolinis sąrašas

Prieš 2028 m. terminą, prasminga peržiūrėti savo programinę įrangą šiandien, o ne artėjant terminui.

  • UBL 2.1 eksportas: Patikrinkite, ar jūsų apskaitos arba pardavimo programinė įranga gali kurti sąskaitas faktūras UBL 2.1 XML formatu, o ne tik PDF formatu.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 patvirtinimas: paklauskite tiekėjo, ar išduotas XML failas tinkamas PEPPOL BIS sąskaitų faktūrų išrašymo 3.0 verslo ir patvirtinimo taisyklės, ne tik bendroji UBL schema.
  • Gavėjo identifikatoriai: Įsitikinkite, kad sistema gali saugoti ir naudoti kliento el. pašto adresą ar kitus PEPPOL identifikatorius, o ne tik vardą, pavardę ir adresą.
  • Perdavimo kanalas: nuspręsk, kuris iš kanalų, išvardytų reglamente Nr. 749 Pasirinkite jums tinkamiausią variantą – el. pašto adresą, operatorių ar tiesioginę integraciją – ir susitarkite dėl to su klientu.
  • VID pateikimas: Patikrinkite, ar kanalas automatiškai perduoda duomenis į VID (pvz., el. pašto adresą), ar tai reikia daryti atskirai per EDS arba API.
  • Terminai: Atminkite, kad e. sąskaitą faktūrą VID reikia pateikti vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jos išsiuntimo. Sistemos gedimo atveju, po gedimo pašalinimo yra trijų darbo dienų laikotarpis; jei vėluojama dėl kitos priežasties, apie tai VID turi būti informuotas EDS sistemoje, o sąskaitos faktūros turi būti pateiktos per 30 kalendorinių dienų nuo priežasties sužinojimo (749 reglamentas).

Jei jūsų įmonė jau šiandien, 2026 m. vasarą, naudoja B2G sąskaitas faktūras arba savanorišką VID teikimą, perėjimas 2028 m. labiau bus sąrankos patvirtinimas nei naujas projektas. Tačiau jei visos sąskaitos faktūros vis dar yra PDF formatu ir siunčiamos rankiniu būdu, verta pradėti programinės įrangos pasirinkimą dabar, o ne 2028 m. sausį.

DUK

Ar Latvijos e. sąskaitos faktūros formatas bus privalomas 2026 m.?

Latvijos mokesčių valdyba (VID) reikalauja, kad elektroninių sąskaitų faktūrų XML formatas būtų parašytas naudojant UBL 2.1 sintaksę ir atitiktų PEPPOL BIS Billing 3.0 taisykles. Tai nėra atskiras nacionalinis formatas, o PEPPOL standarto įgyvendinimas.

Kuo skiriasi EN 16931, UBL 2.1 ir PEPPOL BIS Billing 3.0?

EN 16931 yra semantinis duomenų modelis, nurodantis, kurie duomenų laukai turi būti sąskaitoje faktūroje. UBL 2.1 yra XML failo formatas, kuriuo šie duomenys įrašomi. PEPPOL BIS Billing 3.0 prideda apribojimus ir patvirtinimo taisykles, užtikrindamas, kad sąskaita faktūra tiksliai atitiktų reikalavimus.

Kada Latvijoje B2B elektroninės sąskaitos faktūros taps privalomos?

Įpareigojimas B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo įsigalios 2028 m. sausio 1 d. Nuo 2026 m. sausio 1 d. iki 2027 m. gruodžio 31 d. įmonės gali savanoriškai teikti duomenis VID.

Ar PEPPOL BIS Billing 3.0 reiškia, kad sąskaita faktūra turi keliauti per PEPPOL tinklą?

Ne. „PEPPOL BIS Billing 3.0“ yra dokumento formato reikalavimas, o ne pristatymo kanalas. Sąskaita faktūra gali būti pristatyta el. paštu, per vežėją arba tiesiogiai integruojant, tačiau XML failas turi atitikti PEPPOL patvirtinimo taisykles.