Latvija dar neįpareigojo visų įmonių tarpusavio (B2B) sąskaitų konvertuoti į struktūrizuotas elektronines sąskaitas faktūras 2026 m. Šis įpareigojimas įsigalios pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo pereinamąsias nuostatas tik 2028 m. sausio 1 d. Tuo pačiu metu Latvijos nacionalinis elektroninis adresas (oficialā elektroniskā adrese, oficialus elektroninis adresas) tapo praktišku ir nemokamu kanalu, per kurį galima siųsti elektronines sąskaitas faktūras ir per kurį sąskaitų faktūrų duomenys automatiškai pasiekia Latvijos mokesčių ir muitų valdybą (VID). Ši dalis Taisyklės galioja nuo 2026 m. sausio 1 d.. Jei jūsų įmonė išrašo sąskaitas Latvijos vyriausybinėms agentūroms, struktūrizuota elektroninė sąskaita jau yra privaloma. Jei jūsų klientas yra įprasta Latvijos įmonė, elektroninis adresas šiuo metu yra leidžiama parinktis, bet dar nėra teisinis reikalavimas.
Kas bus taikoma B2B elektroninėms sąskaitoms faktūroms Latvijoje 2026 m.?
Painiava daugiausia kyla dėl to, kad Latvijoje vienu metu galioja trys skirtingi terminai. Latvijos mokesčių ir muitinės valdybos (VID) e. sąskaitų faktūrų puslapis Pagal įstatymą, struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros tapo privalomos sandoriuose tarp valstybės ir įmonių jau nuo 2025 m. sausio 1 d. Tai susiję su situacija, kai Latvijos įmonė pateikia sąskaitą faktūrą biudžeto valdymo institucijai (B2G). 2026 m. sausio 1 d. buvo pridėta prievolė, kad tų pačių B2G, G2B ir G2G sandorių (tarp valstijų) sąskaitų faktūrų duomenys turi būti automatiškai perduodami VID. Tačiau įprasta vienos Latvijos įmonės kitai išsiųsta B2B sąskaita faktūra išliks iki Savanoriauti iki 2027 m. pabaigos. B2B prievolė atsiras tik 2028 m. sausio 1 d. Tai reiškia, kad 2026 m. jau galėsite siųsti elektronines sąskaitas faktūras ir VID duomenis, tačiau kol kas niekas negali jūsų priversti to daryti, jei jūsų klientas yra privati įmonė.
Kokio tipo sąskaita faktūra tai iš tikrųjų?
Prieš pasirinkdami kanalą, paklauskite savęs, kam bus išrašyta sąskaita. Sąskaitų išrašymas vyriausybinei agentūrai (B2G) ir vyriausybinės agentūros (G2B) pagal kitokį grafiką nei sąskaitų išrašymas tarp dviejų privačių įmonių. VID paaiškina, kad valstybės įstaigos apibrėžimas apima biudžetines įstaigas, išvestinius viešosios teisės subjektus, iš dalies finansuojamus iš valstybės biudžeto, ir įstaigas, nefinansuojamas iš biudžeto. Tai galima patikrinti pagal įstaigos registracijos numerį Latvijos statistikos registre. Jei jūsų klientas lieka šiame sąraše, struktūrizuota e. sąskaita faktūra jau yra privaloma. Jei klientai taip pat turi sutartis su biudžetinėmis įstaigomis, sudarytas iki 2024 m. gruodžio 31 d., pereinamasis terminas ne vėliau kaip 2026 m. sausio 1 d.. Senos sutarties egzistavimas neatleidžia jūsų nuo elektroninių sąskaitų faktūrų prievolės neribotą laiką. Visa kita tarp dviejų privačių įmonių yra standartinė B2B ir jai taikomas 2028 m. terminas.
Ką gali ir ko negali el. pašto adresas?
El. pašto adresas yra oficiali Latvijos valstybės valdoma pašto dėžutė, kurios paskirtis yra pagal įstatymą yra užtikrinti saugų elektroninį bendravimą tarp valstybės institucijų ir privačių asmenų. Jį naudoti privaloma registre registruotoms įmonėms, tačiau pačiame įstatyme aiškiai nurodyta, kad jis nereglamentuoja bendravimo tarp dviejų privačių asmenų, t. y. elektroninė sąskaita faktūra tarp dviejų įmonių automatiškai nepatenka į bendrą šio įstatymo taikymo sritį. Todėl buvo išleistas atskiras reglamentas: 2025 m. gruodžio 9 d. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749, kuris leidžia šalims susitarti dėl e. sąskaitos faktūros perdavimo kanalo. Tai gali būti e. adresas, tačiau tai taip pat gali būti operatoriaus kanalas arba kitas sutartas sprendimas, pavyzdžiui, tiesioginė integracija iš apskaitos programinės įrangos. Jūs ir jūsų klientas kartu nusprendžiate, kuris kanalas yra tinkamas; e. adresas nėra vienintelis galimas būdas pagal įstatymą, o vienas iš trijų leidžiamų variantų.
Kaip parengti taisyklingos struktūros elektroninę sąskaitą faktūrą?
Būtent čia dauguma verslininkų ir daro klaidą. PDF formato sąskaita faktūra, kad ir kokia graži ji atrodytų, nėra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra. VID apibrėžia struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros failo formatas yra XML (išplečiamoji žymėjimo kalba), kurios struktūra turi atitikti Latvijos nacionalinį standartą ir PEPPOL į BIS Billing 3.0 specifikaciją. „PEPPOL BIS Billing 3.0“ yra techninis Europos standarto EN 16931 (pagrindinės sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacijos, CIUS) įgyvendinimas. Paprastai tariant: tai vienodas šablonas, kaip sąskaitų faktūrų duomenis įdėti į XML failą, kad kiekvieno gavėjo sistema galėtų juos automatiškai nuskaityti. Apskaitos įstatymas struktūrizuotos elektroninės sąskaitos apibrėžime tiesiogiai minimas tas pats standartas EN 16931-1:2017. Prieš siunčiant XML failą verta jį patikrinti. VID reiškia Europos Komisijos elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo įrankį, kuris randa klaidas privalomuose laukuose ir skaičiavimuose prieš klientui ar VID jas atmetant.
Kaip išsiųsti elektroninę sąskaitą faktūrą per Latvija.gov.lv el. pašto adresą?
Jei nuspręsite naudoti el. adresą, praktinis darbo eiga atrodo taip:
- Paskyros aktyvinimas: Jei jūsų įmonė yra įregistruota Latvijos registre, jau turite el. adreso paskyrą arba jums jos reikės. portale latvija.gov.lv aktyvuoti.
- Norėdami sukurti arba įkelti XML failą: naudoti apskaitos programinę įrangą, kuri gali generuoti XML PEPPOL BIS Billing 3.0 formatu, arba sukurti sąskaitą faktūrą tiesiogiai portalo formoje.
- Norėdami pasirinkti vieną gavėją: Remiantis portalo dokumentacija, viename pranešime esantis el. sąskaitos faktūros priedas yra skirtas vienam konkrečiam gavėjui. Tai nėra masinio siuntimo keliems klientams vienu metu įrankis.
- Siuntimo ir VID kopijos patikrinimas: jei siunčiate per el. adresą, Oficiali elektroninių adresų informacinė sistema automatiškai persiunčia pranešimą ir jo duomenis VID.. Jums nereikia to daryti atskirai, jei integracija yra atnaujinta.
- Pristatymo patvirtinimo sekimas: Portale patikrinkite, ar klientas atidarė pranešimą, nes el. adreso pranešimo perskaitymas laikomas oficialiu gavimu.
Nemokamas el. pašto adresas, operatorius ar EDS/API: kuris kanalas jums tinkamiausias?
Reglamente Nr. 749 išvardyti trys leidžiami perdavimo kanalaieAddress – operatoriaus kanalas, integruotas su VID sistemos taikomųjų programų programavimo sąsaja (API), arba VID elektroninio deklaravimo sistemos (EDS) API arba failų įkėlimo funkcija. Mažai įmonei, kuri per mėnesį siunčia porą dešimčių sąskaitų faktūrų, eAddress rankinė forma yra pagrįstas pasirinkimas. Ji yra nemokama, o kiekviena žinutė automatiškai pasiekia VID. Jei sąskaitų faktūrų skaičius padidėja arba jums reikia siųsti sąskaitas faktūras klientams, registruotiems už Latvijos ribų, verta apsvarstyti operatorių, kuris jau yra susietas su VID API. Apskaitos įstatymas nedraudžia struktūrizuotos e. sąskaitos faktūros rengti ir už Latvijos ribų registruotai įmonei, jei šalys dėl to susitaria. Rankinis EDS įkėlimas labiau tinka retiems individualiems atvejams, nes EDS priima tik paruoštus XML failus, o ne PDF ar „Excel“ lentelė. Tiesioginė integracija iš apskaitos programinės įrangos patogiausia didesniu mastu, tačiau tam reikia, kad programinės įrangos kūrėjas būtų sąsajos su VID el. sąskaitų faktūrų API V2.
Kaip pasiruošti 2028 m. įsipareigojimams?
Nepriklausomai nuo kanalo, visiems galioja viena taisyklė: el. sąskaita faktūra turi būti Pateikti VID vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas po jo išsiuntimo datos. Jei naudojate e. adresą ir integracija yra atnaujinta, tai įvyks automatiškai. Jei naudojate operatorių arba EDS, jūs arba jūsų operatorius esate atsakingi už termino laikymąsi. Sistemos gedimo atveju apie gedimą reikia pranešti EDS ne vėliau kaip kitą darbo dieną, o sąskaita faktūra turi būti pateikta per tris darbo dienas nuo gedimo pašalinimo. Iki 2028 m. verta patikrinti keturis dalykus: ar jūsų apskaitos programinė įranga gali generuoti su PEPPOL BIS Billing 3.0 suderinamą XML, ar su kiekvienu nuolatiniu klientu susitarėte, kokį kanalą naudojate, ar jūsų procesas neleidžia pateikti tos pačios sąskaitos faktūros du kartus VID ir ar archyvuojate struktūrizuotus XML failus, o ne tik jų PDF vaizdą. Įmonės, kurios savanoriškai pradės praktikuoti šiuos įpročius 2026 ir 2027 m., 2028 m. sausio 1 d. nieko neturės keisti per naktį. Iki to laiko sistema jau bus paleista ir veiks.
DUK
Ar 2026 m. Latvijos B2B elektronines sąskaitas faktūras bus privaloma teikti kaip struktūrizuotas elektronines sąskaitas faktūras?
Standartinė B2B sąskaita faktūra tarp dviejų privačių įmonių išliks neprivaloma iki 2027 m. pabaigos. Įpareigojimas B2B įsigalios tik 2028 m. sausio 1 d.
Kada 2026 m. Latvijos įmonėms bus privalomos struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros?
Jei sąskaita faktūra susijusi su vyriausybine įstaiga (B2G) arba sąskaita faktūra gauta iš vyriausybinės įstaigos (G2B/G2G), reikalavimas taikomas pagal ankstesnius terminus. Be to, nuo 2026 m. sausio 1 d. šioms operacijoms reikalingas automatinis duomenų perdavimas į VID.
Ar e. adresas yra vienintelis leidžiamas kanalas siųsti elektronines sąskaitas faktūras Latvijoje?
Nr. 2025 m. gruodžio 9 d. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749 leidžia šalims susitarti dėl elektroninių sąskaitų perdavimo kanalo. Leidžiama naudoti elektroninį adresą, operatoriaus kanalą ir API arba failų įkėlimą per VID EDS.
Kokio formato failą turi pateikti e. sąskaita faktūra, kad ją būtų galima siųsti į VID?
Struktūrizuota el. sąskaita faktūra turi būti XML formatu ir atitikti PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) specifikaciją. PDF sąskaitos faktūros formatas neatitinka struktūrizuotos el. sąskaitos faktūros reikalavimų.