Latvia ei ole vielä määrännyt pakolliseksi kaikkien yritysten välisten (B2B) laskujen muuntamista strukturoiduiksi sähköisiksi laskuiksi vuonna 2026. Tämä velvoite tulee voimaan kirjanpitolain siirtymäsäännösten mukaisesti vasta 1. tammikuuta 2028. Samaan aikaan Latvian kansallisesta sähköisestä osoitteesta (oficiālā elektroniskā adrese, virallinen sähköinen osoite) on tullut käytännöllinen ja ilmainen kanava, jonka kautta sähköisiä laskuja voidaan lähettää ja jonka kautta laskutiedot päätyvät automaattisesti Latvian vero- ja tullihallitukselle (VID). Tämä osa Säännöt ovat voimassa 1. tammikuuta 2026 alkaen.. Jos yrityksesi laskuttaa Latvian valtion virastoja, strukturoitu sähköinen lasku on jo pakollinen. Jos asiakkaasi on tavallinen latvialainen yritys, sähköinen laskutusosoite on tällä hetkellä sallittu vaihtoehto, mutta ei vielä lakisääteinen vaatimus.

Mitä sovelletaan yritysten välisiin sähköisiin laskuihin Latviassa vuonna 2026?

Sekaannus johtuu enimmäkseen siitä, että Latviassa on voimassa samanaikaisesti kolme eri määräaikaa. Latvian vero- ja tullihallituksen (VID) verkkolaskusivu Lain mukaan strukturoidut sähköiset laskut tulivat pakollisiksi valtion ja yritysten välisissä liiketoimissa jo 1. tammikuuta 2025 alkaen. Tämä koskee tilannetta, jossa latvialainen yritys toimittaa laskun budjettiviranomaiselle (B2G). 1. tammikuuta 2026 lisättiin velvoite, että samojen B2G-, G2B- ja G2G-tapahtumien (osavaltioiden välinen) laskutiedot on toimitettava automaattisesti VID:lle. Tavallinen latvialaisen yrityksen toiselle lähettämä B2B-lasku pysyy kuitenkin voimassa, kunnes Vapaaehtoistyötä vuoden 2027 loppuun asti. Velvollisuus yritysten välillä tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028. Tämä tarkoittaa, että voit lähettää verkkolaskuja ja VID-tietoja jo vuonna 2026, mutta kukaan ei voi vielä pakottaa sinua tekemään niin, jos asiakkaasi on yksityinen yritys.

Minkä tyyppinen lasku oikein on?

Ennen kanavan valitsemista kysy itseltäsi, kenelle lasku menee. Valtion virastolle (B2G) ja valtion virastolta (G2B) tapahtuva laskutus noudattavat eri aikataulua kuin kahden yksityisen yrityksen välinen laskutus. VID selittää, että valtion laitoksen määritelmään kuuluvat budjettilaitokset, osittain valtion budjetista rahoitetut johdetut julkisoikeudelliset yksiköt ja budjetista rahoittamattomat laitokset. Tämä voidaan tarkistaa laitoksen rekisteröintinumerolla Latvian tilastokeskuksen rekisterissä. Jos asiakkaasi on edelleen tällä listalla, vaaditaan jo strukturoitu sähköinen lasku. Jos asiakkailla on myös ennen 31. joulukuuta 2024 tehtyjä sopimuksia budjettilaitosten kanssa, siirtymäaika viimeistään 1. tammikuuta 2026. Vanhan sopimuksen olemassaolo ei vapauta sinua verkkolaskuvelvollisuudesta toistaiseksi. Kaikki muu kahden yksityisen yrityksen välillä on normaalia yritysten välistä kauppaa ja siihen sovelletaan vuoden 2028 määräaikaa.

Mitä sähköpostiosoite voi tehdä ja mitä se ei voi tehdä?

Sähköpostiosoite on Latvian valtion hallinnoima virallinen postilaatikko, jonka tarkoitus on lain mukaan on varmistaa turvallinen sähköinen viestintä viranomaisten ja yksityishenkilöiden välillä. Sen käyttö on pakollista rekisteriin rekisteröidyille yrityksille, mutta laki itsessään toteaa selvästi, ettei se sääntele kahden yksityishenkilön välistä viestintää eli kahden yrityksen välinen sähköinen lasku ei automaattisesti kuulu tämän lain yleiseen soveltamisalaan. Siksi on annettu erillinen asetus: Valtioneuvoston asetus nro 749, annettu 9. joulukuuta 2025, jonka avulla osapuolet voivat sopia e-laskun lähetyskanavasta. Tämä voi olla eOsoite, mutta se voi olla myös operaattorin kanava tai muu sovittu ratkaisu, esimerkiksi suora integrointi kirjanpito-ohjelmistosta. Sinä ja asiakkaasi päätätte yhdessä, mikä kanava on sopiva; eOsoite ei ole lain mukaan ainoa mahdollinen tapa, vaan yksi sallituista vaihtoehdoista kolmesta.

Miten laaditaan oikein jäsennelty verkkolasku?

Tässä kohtaa useimmat yrittäjät tekevät virheen. PDF-lasku, olipa se kuinka kauniilta tahansa, ei ole strukturoitu verkkolasku. VID määrittelee Rakenteinen verkkolaskutiedostomuoto on XML (Extensible Markup Language), jonka rakenteen on oltava Latvian kansallisen standardin mukainen ja PEPPOL to BIS Billing 3.0 -spesifikaatio. PEPPOL BIS Billing 3.0 on eurooppalaisen standardin EN 16931 (Core Invoice Usage Specification, CIUS) tekninen toteutus. Yksinkertaisesti sanottuna: yhtenäinen malli laskutietojen sijoittamiseen XML-tiedostoon, jotta jokaisen vastaanottajan järjestelmä voi lukea sen automaattisesti. Kirjanpitolaki mainitsee saman standardin EN 16931-1:2017 suoraan strukturoidun verkkolaskun määritelmässä. XML-tiedosto kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä. VID viittaa Euroopan komission verkkolaskujen validointityökaluun, joka löytää virheet pakollisissa kentissä ja laskelmissa ennen kuin asiakas tai VID hylkää ne.

Miten lähetän sähköisen laskun Latvija.gov.lv-sähköpostiosoitteen kautta?

Jos päätät käyttää eAddressia, käytännön työnkulku näyttää tältä:

  • Tilin aktivointi: Jos yrityksesi on rekisteröity Latvian rekisteriin, sinulla on jo eAddress-tili tai tarvitset sellaisen. portaalissa latvija.gov.lv aktivoida.
  • XML-tiedoston luominen tai lataaminen: käytä kirjanpito-ohjelmistoa, joka pystyy luomaan XML-tiedoston PEPPOL BIS Billing 3.0 -muodossa, tai luo lasku suoraan portaalilomakkeella.
  • Yhden vastaanottajan valitseminen: Portaalin dokumentaation mukaan yhden viestin verkkolaskun liite on tarkoitettu yhdelle tietylle vastaanottajalle. Tämä ei ole massapostitustyökalu useille asiakkaille samanaikaisesti.
  • Lähetys- ja videokopioiden tarkistus: jos lähetät eAddressin kautta, Virallinen sähköinen osoitetietojärjestelmä välittää viestin ja sen tiedot automaattisesti VID:lle.. Sinun ei tarvitse tehdä tätä erikseen, jos integraatio on ajan tasalla.
  • Toimitusvahvistuksen seuranta: Tarkista portaalista, onko asiakas avannut viestin, sillä eOsoite-viestin lukemista pidetään virallisena vastaanottona.

Ilmainen sähköpostiosoite, operaattori vai EDS/API: kumpi kanava sopii sinulle?

Asetuksessa nro 749 luetellaan kolme sallittua lähetyskanavaaeAddress, VID-järjestelmän sovellusohjelmointirajapintaan (API) integroitu operaattorikanava, tai VID:n sähköisen ilmoitusjärjestelmän (EDS) API tai tiedostojen lataustoiminto. Pienelle yritykselle, joka lähettää parikymmentä laskua kuukaudessa, eAddress-manuaalinen lomake on järkevä valinta. Se on ilmainen ja jokainen viesti saapuu automaattisesti VIDille. Jos laskujen määrä kasvaa tai sinun on lähetettävä laskuja Latvian ulkopuolelle rekisteröidyille asiakkaille, kannattaa harkita operaattoria, joka on jo liitetty VID-APIin. Kirjanpitolaki ei kiellä strukturoidun e-laskun laatimista myös Latvian ulkopuolella rekisteröidylle yritykselle, jos osapuolet siitä sopivat. EDS:n manuaalinen lataus soveltuu paremmin harvinaisiin yksittäistapauksiin, koska EDS hyväksyy vain valmiin XML-tiedoston, ei PDF- tai Excel-taulukkoa. Suora integrointi kirjanpito-ohjelmistosta on kätevintä suuremmassa mittakaavassa, mutta se edellyttää, että ohjelmistokehittäjä on liittynyt VID e-invoice API V2:een.

Miten valmistautua vuoden 2028 sitoumukseen?

Kanavasta riippumatta yksi sääntö koskee kaikkia: verkkolaskun on oltava Toimita VIDille kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähetyspäivämäärän jälkeen. Jos käytät eAddressia ja integraatio on ajan tasalla, tämä tapahtuu automaattisesti. Jos käytät operaattoria tai EDS:ää, sinä tai operaattorisi olette vastuussa määräajan noudattamisesta. Järjestelmävian sattuessa häiriöstä on ilmoitettava EDS:lle viimeistään seuraavana arkipäivänä ja lasku on lähetettävä kolmen arkipäivän kuluessa vian korjaamisesta. Ennen vuotta 2028 kannattaa tarkistaa neljä asiaa: pystyykö kirjanpito-ohjelmistosi luomaan PEPPOL BIS Billing 3.0 -yhteensopivaa XML:ää, onko sinulla sopimus jokaisen kanta-asiakkaan kanssa käyttämästäsi kanavasta, estääkö prosessisi saman laskun lähettämisen kahdesti VIDiin ja arkistoitko strukturoituja XML-tiedostoja, etkä vain niiden PDF-kuvaa. Yritysten, jotka alkavat harjoittaa näitä tapoja vapaaehtoisesti vuosina 2026 ja 2027, ei tarvitse muuttaa mitään yhdessä yössä 1. tammikuuta 2028. Järjestelmä on jo silloin toiminnassa.

Usein kysytyt kysymykset

Tuleeko Latvian yritysten välisten verkkolaskujen lähettäminen strukturoituina verkkolaskuina pakolliseksi vuonna 2026?

Kahden yksityisen yrityksen välinen vakiomuotoinen B2B-lasku on valinnainen vuoden 2027 loppuun asti. Yritysten välistä laskutusta koskeva velvoite tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028.

Milloin latvialaiset yritykset tarvitsevat strukturoituja sähköisiä laskuja vuonna 2026?

Jos lasku liittyy valtion virastoon (B2G) tai valtion virastolta vastaanotettuun laskuun (G2B/G2G), vaatimusta sovelletaan aikaisempien määräaikojen mukaisesti. Lisäksi 1. tammikuuta 2026 alkaen näiden tapahtumien osalta vaaditaan tietojen automaattinen siirto VID:lle.

Onko eOsoite ainoa sallittu kanava verkkolaskujen lähettämiseen Latviassa?

Ei. Ministeriön 9. joulukuuta 2025 antama asetus nro 749 sallii osapuolten sopia sähköisten laskujen lähetyskanavasta. Sallittuja ovat sähköinen osoite, operaattorikanava ja API tai tiedostojen lataus VID EDS:n kautta.

Missä tiedostomuodossa verkkolaskun tulee olla, jotta sen voi lähettää VIDille?

Rakenteisen verkkolaskun on oltava XML-muodossa ja sen on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) -spesifikaation mukainen. PDF-lasku ei ole muoto, joka täytä strukturoidulle verkkolaskulle asetettuja vaatimuksia.