Latvija vēl nav noteikusi obligātu visu uzņēmumu savstarpējo (B2B) rēķinu konvertēšanu strukturētos e-rēķinos 2026. gadā. Šis pienākums stāsies spēkā saskaņā ar Grāmatvedības likuma pārejas noteikumiem tikai 2028. gada 1. janvārī. Vienlaikus Latvijas nacionālā e-adrese (oficiālā elektroniskā adrese) ir kļuvusi par praktisku un bezmaksas kanālu, caur kuru var nosūtīt e-rēķinus un caur kuru rēķinu dati automātiski nonāk Latvijas Nodokļu un muitas pārvaldē (VID). Šī daļa Noteikumi ir spēkā no 2026. gada 1. janvāra.. Ja jūsu uzņēmums izraksta rēķinus Latvijas valsts iestādēm, strukturēts e-rēķins jau ir obligāts. Ja jūsu klients ir parasts Latvijas uzņēmums, e-adrese pašlaik ir atļauta opcija, bet vēl nav juridiski obligāta.

Kas attieksies uz B2B e-rēķiniem Latvijā 2026. gadā?

Neskaidrības galvenokārt rodas tāpēc, ka Latvijā vienlaikus ir spēkā trīs dažādi termiņi. Nodokļu un muitas pārvaldes (VID) e-rēķinu lapa Saskaņā ar likumu strukturēti e-rēķini kļuva obligāti darījumos starp valsti un uzņēmumiem jau no 2025. gada 1. janvāra. Tas attiecas uz situāciju, kad Latvijas uzņēmums iesniedz rēķinu budžeta iestādei (B2G). 2026. gada 1. janvārī tika pievienots pienākums, ka rēķinu dati par vieniem un tiem pašiem B2G, G2B un G2G darījumiem (starpvalstu) ir automātiski jānosūta VID. Tomēr parasts B2B rēķins, ko viens Latvijas uzņēmums nosūta otram, paliks spēkā līdz Brīvprātīgais darbs līdz 2027. gada beigām. Pienākums B2B uzņēmumiem radīsies tikai 2028. gada 1. janvārī. Tas nozīmē, ka e-rēķinus un VID datus varēsiet sūtīt jau 2026. gadā, taču neviens jūs vēl nevar piespiest to darīt, ja jūsu klients ir privāts uzņēmums.

Kāda veida rēķins tas īsti ir?

Pirms kanāla izvēles pajautājiet sev, kam tiks izrakstīts rēķins. Rēķinu sagatavošana valdības iestādei (B2G) un valdības iestādes (G2B) starpā notiek saskaņā ar atšķirīgu grafiku nekā rēķinu sagatavošana starp diviem privātiem uzņēmumiem. VID skaidro, ka valsts iestādes definīcija ietver budžeta iestādes, atvasinātas publisko tiesību subjektus, kas daļēji finansēti no valsts budžeta, un iestādes, kas netiek finansētas no budžeta. To var pārbaudīt pēc iestādes reģistrācijas numura Statistikas pārvaldes reģistrā. Ja jūsu klients joprojām ir šajā sarakstā, strukturēts e-rēķins jau ir nepieciešams. Ja klientiem ir arī līgumi ar budžeta iestādēm, kas noslēgti pirms 2024. gada 31. decembra, pārejas termiņš ne vēlāk kā 2026. gada 1. janvāris. Veca līguma esamība neatbrīvo jūs no e-rēķina pienākuma uz nenoteiktu laiku. Viss pārējais starp diviem privātiem uzņēmumiem ir standarta B2B un uz to attiecas 2028. gada termiņš.

Ko var darīt e-pasta adrese un ko nevar?

E-pasta adrese ir oficiāla, Latvijas valsts pārvaldīta pastkastīte, kuras mērķis ir saskaņā ar likumu ir nodrošināt drošu elektronisko saziņu starp valsts iestādēm un privātpersonām. Tā lietošana ir obligāta reģistrā reģistrētiem uzņēmumiem, taču pats likums skaidri norāda, ka tas neregulē saziņu starp divām privātpersonām, t. i., e-rēķins starp diviem uzņēmumiem automātiski neietilpst šī likuma vispārējā darbības jomā. Tāpēc tika izdoti atsevišķi noteikumi: Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749, kas ļauj pusēm vienoties par e-rēķina pārraides kanālu. Tā var būt eAdrese, bet tā var būt arī operatora kanāls vai cits saskaņots risinājums, piemēram, tieša integrācija no grāmatvedības programmatūras. Jūs un jūsu klients kopīgi izlemjat, kurš kanāls ir piemērots; eAdrese nav vienīgais iespējamais veids saskaņā ar likumu, bet gan viena no trim atļautajām iespējām.

Kā sagatavot pareizi strukturētu e-rēķinu?

Šeit lielākā daļa uzņēmēju pieļauj kļūdu. PDF rēķins, lai cik skaisti tas izskatītos, nav strukturēts e-rēķins. VID definē strukturētais e-rēķina faila formāts ir XML (Extensible Markup Language), kura struktūrai jāatbilst Latvijas nacionālajam standartam un PEPPOL uz BIS Billing 3.0 specifikāciju. PEPPOL BIS Billing 3.0 ir Eiropas standarta EN 16931 (Core Invoice Usage Specification, CIUS) tehniska ieviešana. Vienkārši sakot: vienota veidne rēķinu datu ievietošanai XML failā, lai katra saņēmēja sistēma to varētu automātiski nolasīt. Grāmatvedības likums strukturēta e-rēķina definīcijā tieši piemin to pašu standartu EN 16931-1:2017. Pirms nosūtīšanas ir vērts pārbaudīt XML failu. VID attiecas uz Eiropas Komisijas e-rēķinu validācijas rīku, kas atrod kļūdas obligātajos laukos un aprēķinos, pirms klients vai VID tos noraida.

Kā nosūtīt e-rēķinu, izmantojot Latvija.gov.lv e-pasta adresi?

Ja izlemjat izmantot e-adresi, praktiskā darbplūsma izskatās šādi:

  • Konta aktivizēšana: Ja jūsu uzņēmums ir reģistrēts Latvijas reģistrā, jums jau ir e-adreses konts vai arī tāds būs nepieciešams. portālā latvija.gov.lv aktivizēt.
  • Lai izveidotu vai augšupielādētu XML failu: izmantojiet grāmatvedības programmatūru, kas var ģenerēt XML PEPPOL BIS Billing 3.0 formātā, vai izveidojiet rēķinu tieši portāla veidlapā.
  • Lai atlasītu vienu saņēmēju: Saskaņā ar portāla dokumentāciju, e-rēķina pielikums vienā ziņojumā ir paredzēts vienam konkrētam saņēmējam. Šis nav masveida pasta sūtījumu rīks vairākiem klientiem vienlaikus.
  • Piegādes un VID kopiju pārbaude: ja sūtāt, izmantojot e-adresi, Oficiālā elektronisko adrešu informācijas sistēma automātiski pārsūta ziņojumu un tā datus VID.. Tas nav jādara atsevišķi, ja integrācija ir atjaunināta.
  • Saņemšanas izsekošanas apstiprinājums: Pārbaudiet portālā, vai klients ir atvēris ziņojumu, jo eAdrešu ziņojuma izlasīšana tiek uzskatīta par oficiālu saņemšanu.

Bezmaksas e-pasta adrese, operators vai EDS/API: kurš kanāls jums ir piemērots?

Noteikumos Nr. 749 ir uzskaitīti trīs atļautie pārraides kanālieAdrese — operatora kanāls, kas integrēts ar VID sistēmas lietojumprogrammu saskarni (API), vai VID elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) API vai failu augšupielādes funkcija. Mazam uzņēmumam, kas mēnesī nosūta pāris desmitus rēķinu, eAdreses manuālā veidlapa ir saprātīga izvēle. Tā ir bez maksas, un katrs ziņojums automātiski nonāk VID. Ja rēķinu skaits palielinās vai jums ir jānosūta rēķini klientiem, kas reģistrēti ārpus Latvijas, ir vērts apsvērt operatoru, kas jau ir savienots ar VID API. Grāmatvedības likums neaizliedz strukturēta e-rēķina sagatavošanu arī uzņēmumam, kas reģistrēts ārpus Latvijas, ja puses par to vienojas. EDS manuāla augšupielāde ir piemērotāka retiem atsevišķiem gadījumiem, jo EDS pieņem tikai gatavu XML failu, nevis PDF vai Excel tabula. Tieša integrācija no grāmatvedības programmatūras ir ērtākā lielākā mērogā, taču tai nepieciešams, lai programmatūras izstrādātājs būtu izveidojis saskarni ar VID e-rēķinu API V2.

Kā sagatavoties 2028. gada saistībām?

Neatkarīgi no kanāla, viens noteikums attiecas uz visiem: e-rēķinam ir jābūt Iesniegt VID vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas datuma. Ja izmantojat e-adresi un integrācija ir atjaunināta, tas notiks automātiski. Ja izmantojat operatoru vai EDS, jūs vai jūsu operators esat atbildīgs par termiņa ievērošanu. Sistēmas kļūmes gadījumā par kļūmi jāziņo EDS ne vēlāk kā nākamajā darba dienā, un rēķins jāiesniedz trīs darba dienu laikā pēc kļūmes novēršanas. Līdz 2028. gadam ir vērts pārbaudīt četras lietas: vai jūsu grāmatvedības programmatūra var ģenerēt PEPPOL BIS Billing 3.0 atbilstošu XML, vai jums ir vienošanās ar katru pastāvīgo klientu par to, kuru kanālu izmantojat, vai jūsu process neļauj vienam un tam pašam rēķinam tikt iesniegtam divreiz VID un vai jūs arhivējat strukturētus XML failus, ne tikai to PDF attēlu. Uzņēmumiem, kas brīvprātīgi sāks praktizēt šos ieradumus 2026. un 2027. gadā, 2028. gada 1. janvārī nekas nebūs jāmaina vienas nakts laikā. Sistēma līdz tam laikam jau būs gatava darbam.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai 2026. gadā Latvijas B2B e-rēķini būs obligāti jāiesniedz kā strukturēti e-rēķini?

Standarta B2B rēķins starp diviem privātiem uzņēmumiem paliks neobligāts līdz 2027. gada beigām. Pienākums attiecībā uz B2B stāsies spēkā tikai 2028. gada 1. janvārī.

Kad 2026. gadā Latvijas uzņēmumiem būs nepieciešami strukturēti e-rēķini?

Ja rēķins ir saistīts ar valsts iestādi (B2G) vai rēķins, kas saņemts no valsts iestādes (G2B/G2G), prasība ir piemērojama saskaņā ar agrākajiem termiņiem. Turklāt no 2026. gada 1. janvāra šiem darījumiem ir nepieciešama automātiska datu pārraide uz VID.

Vai eAdrese ir vienīgais atļautais e-rēķinu sūtīšanas kanāls Latvijā?

Nē. Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 ļauj pusēm vienoties par e-rēķinu nosūtīšanas kanālu. Ir atļauta e-adrese, operatora kanāls un API vai failu augšupielāde, izmantojot VID EDS.

Kādā faila formātā jābūt e-rēķinam, lai to varētu nosūtīt uz VID?

Strukturētam e-rēķinam ir jābūt XML formātā un jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931) specifikācijai. PDF rēķins nav formāts, kas atbilst strukturēta e-rēķina prasībām.