Łotwa nie wprowadziła jeszcze obowiązku konwersji wszystkich faktur typu business-to-business (B2B) na ustrukturyzowane faktury elektroniczne w 2026 r. Obowiązek ten wejdzie w życie zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy o rachunkowości Dopiero od 1 stycznia 2028 r. Jednocześnie łotewski krajowy adres e-mail (oficiālā elektroniskā adres, oficjalny adres elektroniczny) stał się praktycznym i bezpłatnym kanałem, za pośrednictwem którego można wysyłać faktury elektroniczne i za pośrednictwem którego dane z faktur automatycznie trafiają do Łotewskiej Izby Podatkowej i Celnej (VID). Ta część Zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r.. Jeśli Twoja firma wystawia faktury łotewskim agencjom rządowym, faktura elektroniczna w formie ustrukturyzowanej jest już obowiązkowa. Jeśli Twoim klientem jest zwykła firma łotewska, e-adres jest obecnie dozwoloną opcją, a nie wymogiem prawnym.

Jakie przepisy będą obowiązywać w przypadku faktur elektronicznych B2B na Łotwie w 2026 roku?

Zamieszanie wynika głównie z faktu, że na Łotwie obowiązują jednocześnie trzy różne terminy. Strona faktury elektronicznej Łotewskiego Urzędu Podatkowego i Celnego (VID) Zgodnie z prawem, ustrukturyzowane e-faktury stały się obowiązkowe w transakcjach między państwem a przedsiębiorstwami już 1 stycznia 2025 r. Dotyczy to sytuacji, gdy łotewska firma wystawia fakturę do organu budżetowego (B2G). Od 1 stycznia 2026 r. wprowadzono obowiązek automatycznego przesyłania danych fakturowych dla tych samych transakcji B2G, G2B i G2G (międzypaństwowych) do VID. Jednak standardowa faktura B2B wysłana przez jedną łotewską firmę do drugiej pozostanie ważna do momentu… Zostań wolontariuszem do końca 2027 roku. Obowiązek dla B2B pojawi się dopiero 1 stycznia 2028 r. Oznacza to, że już w 2026 r. będziesz mógł wysyłać faktury elektroniczne i dane VID, ale nikt nie może Cię do tego zmusić, jeśli Twoim klientem jest firma prywatna.

Jaki to właściwie rodzaj faktury?

Przed wyborem kanału, zastanów się, do kogo trafi rachunek. Rozliczenia między agencją rządową (B2G) i między agencją rządową (G2B) przebiegają według innego harmonogramu niż rozliczenia między dwiema firmami prywatnymi. VID wyjaśnia, że definicja instytucji państwowej obejmuje instytucje budżetowe, podmioty prawa publicznego częściowo finansowane z budżetu państwa oraz instytucje niefinansowane z budżetu. Można to sprawdzić po numerze rejestracyjnym instytucji w rejestrze Łotewskiego Urzędu Statystycznego. Jeśli Twój klient pozostaje na tej liście, wymagana jest już ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Jeśli klienci mają również umowy z instytucjami budżetowymi zawarte przed 31 grudnia 2024 r., termin przejściowy nie później niż 1 stycznia 2026 r.. Istnienie starej umowy nie zwalnia Cię z obowiązku wystawiania faktur elektronicznych na czas nieokreślony. Wszystkie pozostałe transakcje między dwiema firmami prywatnymi są standardowe w modelu B2B i podlegają terminowi 2028 roku.

Co potrafi adres e-mail, a czego nie?

Adres e-mail jest oficjalną skrzynką pocztową zarządzaną przez państwo łotewskie, której celem jest zgodnie z prawem Celem ustawy jest zapewnienie bezpiecznej komunikacji elektronicznej między organami państwowymi a osobami prywatnymi. Jej stosowanie jest obowiązkowe dla firm wpisanych do rejestru, ale sama ustawa wyraźnie stanowi, że nie reguluje ona komunikacji między dwiema osobami prywatnymi, tj. e-faktura między dwiema firmami nie podlega automatycznie ogólnemu zakresowi stosowania tej ustawy. Dlatego wydano osobne rozporządzenie: Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r., który pozwala stronom uzgodnić kanał transmisji e-faktury. Może to być eAdres, ale może to być również kanał operatora lub inne uzgodnione rozwiązanie, na przykład bezpośrednia integracja z oprogramowaniem księgowym. Ty i Twój klient wspólnie decydujecie, który kanał jest dla Was odpowiedni; eAdres nie jest jedyną dopuszczalną prawnie opcją, ale jedną z trzech dozwolonych.

Jak przygotować poprawnie skonstruowaną e-fakturę?

To właśnie tutaj popełnia błąd większość przedsiębiorców. Faktura w formacie PDF, niezależnie od tego, jak ładnie wygląda, nie jest ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. VID definiuje ustrukturyzowanym formatem pliku faktury elektronicznej jest XML (Extensible Markup Language), którego struktura musi być zgodna z łotewską normą krajową i Specyfikacja PEPPOL do BIS Billing 3.0. PEPPOL BIS Billing 3.0 to techniczna implementacja europejskiej normy EN 16931 (Core Invoice Usage Specification, CIUS). Mówiąc prościej: ujednolicony szablon umieszczania danych faktur w pliku XML, aby system każdego odbiorcy mógł je automatycznie odczytać. Ustawa o rachunkowości W definicji ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wymieniono tę samą normę EN 16931-1:2017. Warto sprawdzić plik XML przed wysłaniem. VID odnosi się do narzędzia Komisji Europejskiej do walidacji faktur elektronicznych, które wykrywa błędy w polach obowiązkowych i obliczeniach, zanim klient lub VID je odrzucą.

Jak wysłać fakturę elektroniczną na adres e-mail Latvija.gov.lv?

Jeżeli zdecydujesz się na korzystanie z eAddress, praktyczny obieg pracy wygląda następująco:

  • Aktywacja konta: Jeżeli Twoja firma jest zarejestrowana w rejestrze łotewskim, posiadasz już konto eAddress lub będziesz go potrzebować. na portalu latvija.gov.lv aktywować.
  • Aby utworzyć lub przesłać plik XML: skorzystaj z oprogramowania księgowego, które może generować pliki XML w formacie PEPPOL BIS Billing 3.0 lub utwórz fakturę bezpośrednio w formularzu portalu.
  • Aby wybrać jednego odbiorcę: Zgodnie z dokumentacją portalu, celem jest dołączenie faktury elektronicznej do jednej wiadomości do jednego konkretnego odbiorcy. Nie jest to narzędzie do masowej wysyłki maili do wielu klientów jednocześnie.
  • Sprawdzenie wysyłki i kopii VID: jeśli wysyłasz przez eAddress, Oficjalny System Informacji o Adresach Elektronicznych automatycznie przekazuje wiadomość i jej dane do VID. Nie musisz tego robić osobno, jeśli integracja jest aktualna.
  • Śledzenie potwierdzenia dostawy: Sprawdź na portalu, czy klient otworzył wiadomość, gdyż odczytanie wiadomości eAddress jest uznawane za oficjalne potwierdzenie odbioru.

Bezpłatny adres e-mail, operator czy EDS/API: który kanał jest dla Ciebie odpowiedni?

Rozporządzenie nr 749 wymienia trzy dozwolone kanały transmisyjne: eAddress, kanał operatora zintegrowany z interfejsem API systemu VID lub API systemu deklaracji elektronicznych VID (EDS) lub funkcją przesyłania plików. Dla małej firmy wysyłającej kilkadziesiąt faktur miesięcznie, ręczny formularz eAddress jest rozsądnym wyborem. Jest bezpłatny, a każda wiadomość automatycznie dociera do VID. Jeśli liczba faktur wzrośnie lub będziesz musiał wysyłać faktury do klientów zarejestrowanych poza Łotwą, warto rozważyć operatora, który jest już zintegrowany z API VID. Ustawa o rachunkowości nie zabrania sporządzania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej również dla firmy zarejestrowanej poza Łotwą, jeśli strony wyrażą na to zgodę. Ręczne przesyłanie danych EDS jest bardziej odpowiednie w rzadkich, indywidualnych przypadkach, ponieważ EDS akceptuje wyłącznie gotowe pliki XML, a nie w formacie PDF ani tabeli Excel. Bezpośrednia integracja z oprogramowaniem księgowym jest najwygodniejsza na większą skalę, ale wymaga od twórcy oprogramowania interfejsu API e-faktury VID w wersji 2.

Jak przygotować się do zobowiązania na rok 2028?

Niezależnie od kanału obowiązuje jedna zasada: faktura elektroniczna musi być Złożyć w VID jednorazowo, nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych po dacie jej wysłania. Jeśli używasz eAddress i integracja jest aktualna, stanie się to automatycznie. Jeśli używasz operatora lub EDS, Ty lub Twój operator jesteście odpowiedzialni za dotrzymanie terminu. W przypadku awarii systemu, awaria musi zostać zgłoszona do EDS najpóźniej następnego dnia roboczego, a faktura musi zostać wysłana w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia awarii. Przed 2028 rokiem warto sprawdzić cztery rzeczy: czy Twoje oprogramowanie księgowe może generować XML zgodny z PEPPOL BIS Billing 3.0, czy masz umowę z każdym stałym klientem dotyczącą używanego kanału, czy Twój proces zapobiega dwukrotnemu przesłaniu tej samej faktury do VID oraz czy archiwizujesz ustrukturyzowane pliki XML, a nie tylko ich obrazy PDF. Firmy, które zaczną dobrowolnie praktykować te nawyki w 2026 i 2027 roku, nie będą musiały niczego zmieniać z dnia na dzień 1 stycznia 2028 roku. System będzie już wtedy uruchomiony.

Często zadawane pytania

Czy w 2026 roku obowiązkowe będzie przesyłanie łotewskich e-faktur B2B w formie ustrukturyzowanych e-faktur?

Standardowa faktura B2B między dwiema firmami prywatnymi pozostanie opcjonalna do końca 2027 roku. Obowiązek ten w przypadku B2B wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 roku.

Kiedy w 2026 roku łotewskie firmy będą musiały otrzymywać ustrukturyzowane e-faktury?

Jeśli faktura dotyczy agencji rządowej (B2G) lub została otrzymana od agencji rządowej (G2B/G2G), wymóg ten obowiązuje zgodnie z wcześniejszymi terminami. Ponadto od 1 stycznia 2026 r. wymagane jest automatyczne przesyłanie danych do VID w przypadku tych transakcji.

Czy eAddress jest jedynym dozwolonym kanałem przesyłania faktur elektronicznych na Łotwie?

Nie. Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r. pozwala stronom na ustalenie kanału transmisji faktur elektronicznych. Dozwolone są: eAdres, kanał operatora oraz API lub przesyłanie plików za pośrednictwem VID EDS.

W jakim formacie pliku musi być faktura elektroniczna, aby można ją było wysłać do VID?

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna musi być w formacie XML i zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0 (EN 16931). Faktura w formacie PDF nie spełnia wymagań ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.