Ei, Latviassa ei ole erillistä pakollista sähköisen laskun muotoa, joka PEPPOL BIS Billing 3.0 korvaisi tämän. Valtioneuvoston asetus nro 749, annettu 9. joulukuuta 2025 määrätä, että VID:lle (Latvian verohallitus) toimitettavan sähköisen laskun XML-rakenteen on täytettävä kaksi vaatimusta kerralla: sen on oltava kirjoitettu UBL 2.1 -syntaksilla (Universal Business Language eli tietty XML-tiedostomuoto) ja sen on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation sääntöjen mukainen. Latvian verohallitus vahvistaa verkkolaskusivullasi, että tätä muotoa ei ole tarkoitus laajentaa. Jokaisen yrityksen on mukautettava järjestelmänsä PEPPOL BIS Billing 3.0 -sääntöihin, ei päinvastoin. B2G- eli yritysten ja julkishallinnon väliset sähköiset laskut ja niiden tietojen toimittaminen VID:lle ovat jo pakollisia, kun taas B2B- eli yritysten välisten laskujen velvoite tulee voimaan vasta 1. tammikuuta 2028.

Lyhyt vastaus: onko Latviassa sähköinen laskuformaatti, joka korvaa PEPPOLin?

Yleinen harhaluulo on, että Latvialla on oma "kansallinen" sähköisen laskun formaatti, joka eroaa PEPPOL-standardista. Todellisuudessa asia on päinvastoin. Määräys nro 749 määritä, että VID-ratkaisuun vastaanotetun verkkolaskun XML-tiedoston on oltava UBL 2.1 -syntaksilla ja sen on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0:n liiketoiminta- ja validointisääntöjen mukainen. Toisin sanoen Latvia ei luonut kilpailevaa formaattia, vaan otti PEPPOL BIS Billing 3.0:n käyttöön virallisena profiilinaan. Jos kirjanpito-ohjelmistosi pystyy jo luomaan PEPPOL-yhteensopivia verkkolaskuja, tekninen perusta Latvian vaatimusten täyttämiseksi on jo olemassa. Puuttuu vain oikea tiedonsiirtokanava VID:lle, jota käsitellään jäljempänä.

Kolme usein sekoitettua kerrosta: EN 16931, UBL ja PEPPOL

Sekaannus syntyy, koska kolme termiä kuvaavat sähköisen laskutuksen kolmea eri tasoa, eivät kolmea kilpailevaa asiaa.

  • EN 16931 on semanttinen datamalli eli kuvaus siitä, mitkä tietokentät laskulla on oltava: myyjän ja ostajan tiedot, ALV, maksuehto, summat. Kirjanpitolaki Tämä standardi määrittelee strukturoidut sähköiset laskut: laskun on oltava LVS EN 16931-1:2017 -standardin mukainen.
  • UBL 2.1 on XML-syntaksi, tietty tiedostomuoto ja merkintäkieli, jolla EN 16931 -standardin tietokentät kirjoitetaan. UBL itsessään ei vielä sano mitään siitä, täyttääkö lasku Latvian vaatimukset; se on yksinkertaisesti "kieli", jolla lasku on kirjoitettu.
  • PEPPOL BIS Laskutus 3.0 on niin kutsuttu CIUS eli Core Invoice Usage Specification, rajattu käyttöopas, joka kertoo tarkasti, miten EN 16931 -tietomallia käytetään UBL 2.1 -syntaksissa, ja lisää validointisäännöt. PEPPOL BIS Billing 3.0 -dokumentaatio vahvistaa, että kaikki tämän eritelmän mukaiset asiakirjat ovat automaattisesti myös eurooppalaisen standardin EN 16931 mukaisia.

Kuvittele 1500 euron lasku. EN 16931 määrittää, mitkä tietokentät on oltava laskulla, kuten summat ja laskun osapuolet. UBL 2.1 määrittää, missä XML-elementissä tämä summa on. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisää säännön, jonka mukaan summan on vastattava laskurivejä ja ALV-summaa. Muuten laskun validointi epäonnistuu.

Mitkä formaatit teoriassa ovat EU-standardin mukaisia ja mitä Latvian VID todellisuudessa hyväksyy?

EU-tasolla sekä UBL 2.1 että UN/CEFACT CII D16B soveltuvat EN 16931 -standardin syntaksiksi. Euroopan komission yleiskatsaus kutsuu molempia vastaavaa syntaksia. Teoriassa Euroopassa on siis useampi kuin yksi sallittu polku.

Latviassa tämä valinta on kuitenkin jo tehty puolestasi. Määräys nro 749 mainitse erityisesti UBL 2.1:n ja PEPPOL BIS Billing 3.0:n yhdistelmä VID-ratkaisuformaattina. VID vahvistaa e-laskusivullasi, että Latvian kansallisen standardin on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukainen, eikä virastolla ole suunnitelmia laajentaa tätä formaattia.

Tämä antaa suoran vastauksen kysymykseen siitä, täyttääkö tavallinen UBL 2.1 XML -tiedosto latvian vaatimukset: se ei täytä. UBL 2.1 on syntaksiltaan oikea, mutta ilman PEPPOL BIS Billing 3.0:n liiketoiminta- ja validointisääntöjä se on puolet työstä, kuin lause, joka noudattaa oikeinkirjoitussääntöjä, mutta josta puuttuu kielioppia. Ohjelmistosi on kyettävä tuottamaan tiedosto, joka läpäisee sekä UBL 2.1 -skeematarkistuksen että PEPPOL BIS Billing 3.0:n validointisäännöt.

Ovatko PEPPOL-spesifikaatio ja PEPPOL-verkko yksi ja sama asia?

Tässä kohtaa useimmat ihmiset hämmentyvät jälleen. PEPPOL BIS Billing 3.0 on dokumentti muoto vaatimus. Tämä ei tarkoita, että laskun on kuljettava PEPPOL-verkon kautta niin sanottujen yhteyspisteiden kautta. Määräys nro 749 luettele nimenomaisesti, mitä tiedonsiirtokanavia latvialaiset yritykset voivat käyttää: Latvian valtion virallinen sähköpostiosoite tai virallinen sähköinen postilaatikko (jos yrityksellä on aktivoitu sähköpostitili), palveluntarjoajan tai operaattorin kanava tai muu sähköinen kanava, kuten järjestelmien välinen integraatio, sähköposti tai jokin muu sähköinen tiedonsiirtomenetelmä.

Osapuolet sopivat kanavasta. Jos käytät virallista sähköpostiosoitetta, sen tietojärjestelmä välittää verkkolaskuviestin ja -tiedot automaattisesti VID:lle. Jos käytät operaattoria tai muuta kanavaa, XML-tiedosto on toimitettava VID:lle erikseen joko EDS:n tai sähköisen ilmoitusjärjestelmän kautta, joka VIDin mukaan hyväksyy tiedostoja vain XML-muodossa tai kirjanpito-ohjelmiston sovellusohjelmointirajapinnan (API) kautta, jota VID kutsuu nimellä E-Invoice API V2, jos tällainen rajapinta on olemassa.

Latvian määräajat: mikä on jo pakollista vuonna 2026 ja mikä alkaa vuonna 2028?

Aikataulu on kolmivaiheinen, ja jokainen vaihe koskee eri osapuolta.

Sähköinen laskutus on pakollista G2G-, B2G- ja G2B-segmenteissä eli valtion laitosten välisissä laskuissa sekä yritysten ja valtion laitosten välisissä laskuissa 1. tammikuuta 2025 alkaen, vahvistaa VIDEO. Budjettilaitoksille osoitetut laskut, joiden sopimukset on tehty ennen 31. joulukuuta 2024, vastaanotettu laki noudata siirtymäaikaa 1. tammikuuta 2026 asti.

1. tammikuuta 2026 alkaen verkkolaskutietojen toimittaminen VIDille on pakollista samoille G2G-, B2G- ja G2B-segmenteille. Samasta määräajasta alkaen, 1. tammikuuta 2026 – 31. joulukuuta 2027, B2B-yritykset voivat toimittaa tietoja VIDille vapaaehtoisesti, eikä velvoitetta ole vielä, mutta vaihtoehto on jo olemassa (Määräys nro 749).

1. tammikuuta 2028 alkaen myös B2B-sopimuksista tulee pakollisia: VID vahvistaa, että Latviassa rekisteröityjen yritysten on laadittava maksuun tarkoitetut laskut sähköisinä laskuina ja toimitettava ne samanaikaisesti VID:lle. Tämä sääntö on Kirjanpito Joitakin poikkeuksia on tehty, kuten kassakoneen avulla tehdyt tapahtumat, tietyissä kansanterveys- tai työvoimavirastojen järjestelmissä luodut asiakirjat sekä turvallisuus- ja lainvalvontaviranomaisten sisäiset asiakirjat.

Käytännön tarkistuslista laskutusohjelmistoa varten

Ennen vuoden 2028 määräaikaa on järkevää tarkistaa ohjelmistosi tänään, ei määräajan lähestyessä.

  • UBL 2.1 -vienti: Tarkista, voiko kirjanpito- tai myyntiohjelmistosi luoda laskuja UBL 2.1 XML -muodossa, ei pelkästään PDF-laskuja.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 -validointi: kysy toimittajalta, hyväksytäänkö toimitettu XML-tiedosto PEPPOL BIS Billing 3.0 -liiketoiminta- ja validointisäännöt, ei vain yleistä UBL-järjestelmää.
  • Vastaanottajan tunnisteet: Varmista, että järjestelmä voi tallentaa ja käyttää asiakkaan sähköpostiosoitetta tai muita PEPPOL-tunnisteita, ei pelkästään nimeä ja osoitetta.
  • Lähetyskanava: päätä kumpi määräyksessä nro 749 luetelluista kanavista Mikä tahansa sinulle sopii, sähköpostiosoite, operaattori tai suora integraatio, ja sovi siitä asiakkaan kanssa.
  • VID-tiedoston lähettäminen: Tarkista, lähettääkö kanava automaattisesti tietoja VID:lle (kuten sähköpostiosoitteen) vai onko se tehtävä erikseen EDS:n tai API:n kautta.
  • Määräajat: Muista, että verkkolasku on lähetettävä VID:lle kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähettämisestä. Järjestelmävian sattuessa on kolme arkipäivää vian korjaamisen jälkeen; muusta syystä johtuvasta viivästyksestä on ilmoitettava VID:lle EDS:ssä ja laskut on lähetettävä 30 kalenteripäivän kuluessa syyn havaitsemisesta (Määräys nro 749).

Jos yritykselläsi on jo käytössä B2G-laskut tai vapaaehtoinen VID-lähetys kesällä 2026, siirtyminen vuonna 2028 on enemmänkin asetusten validointi kuin uusi projekti. Jos kaikki laskut ovat kuitenkin edelleen PDF-muodossa ja lähetetään manuaalisesti, ohjelmiston valinta kannattaa aloittaa nyt, ei tammikuussa 2028.

Usein kysytyt kysymykset

Tuleeko Latvian e-laskumuoto pakolliseksi vuonna 2026?

Latvian verohallitus (VID) vaatii, että verkkolaskujen XML-tiedostot kirjoitetaan UBL 2.1 -syntaksilla ja että niiden on oltava PEPPOL BIS Billing 3.0 -sääntöjen mukaisia. Tämä ei ole erillinen kansallinen formaatti, vaan PEPPOL-standardin toteutus.

Mitä eroa on standardilla EN 16931, UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0?

EN 16931 on semanttinen datamalli, joka määrittää, mitkä tietokentät laskulla on oltava. UBL 2.1 on XML-tiedostomuoto, jossa nämä tiedot tallennetaan. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisää rajoituksia ja validointisääntöjä varmistaakseen, että lasku täyttää täsmälleen vaatimukset.

Milloin yritysten välinen sähköinen laskutus tulee pakolliseksi Latviassa?

Yritysten välinen verkkolaskutusvelvoite tulee voimaan 1. tammikuuta 2028. Yritykset voivat toimittaa tietoja VID:lle vapaaehtoisesti 1. tammikuuta 2026 ja 31. joulukuuta 2027 välisenä aikana.

Tarkoittaako PEPPOL BIS Billing 3.0, että laskun on kuljettava PEPPOL-verkon kautta?

Ei. PEPPOL BIS Billing 3.0 on asiakirjan muotovaatimus, ei toimituskanava. Lasku voidaan toimittaa sähköpostitse, operaattorin kautta tai suoran integraation kautta, mutta XML-tiedoston on oltava PEPPOL-validointisääntöjen mukainen.