Latvijos B2B sąskaitos faktūros: PDF 2027, struktūrizuota e. sąskaita faktūra 2028

Taip, vis dar galite tai padaryti. Jei jūsų Latvijos įmonė išrašo sąskaitą faktūrą kitai Latvijoje registruotai įmonei, 2026 ir 2027 metais vis tiek galite siųsti paprastą PDF failą. Pareiga išrašyti apmokėjimo sąskaitą faktūrą kaip struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą lieka galioti. pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo pereinamąsias nuostatas tik nuo 2028 m. sausio 1 d. – ir nuo tos pačios datos sąskaitų faktūrų duomenys taip pat turi būti teikiami mokesčių administratoriui VID. Pradinis terminas buvo 2026 m. sausio 1 d., tačiau Saeima 2025 m. birželio 5 d. Įstatymo pakeitimas atidėjo dvejiems metams; pakeitimas įsigaliojo 2025 m. birželio 12 d. Taigi nuo 2026 m. rugsėjo mėn. vietiniai B2B mokėjimai Latvijoje vis dar bus reglamentuojami PDF formatu, bet tik dvejus metus.

Laiko juosta, kuri išsklaido painiavą

Senesniuose paaiškinimuose ir net kai kuriuose programinės įrangos tiekėjų pristatymuose vis dar rodoma data – 2026 m. sausio 1 d. Šis skaičius iš tiesų buvo įstatyme, kol nebuvo pakeistas. Latvija pereina prie elektroninių sąskaitų faktūrų etapais ir VID el. sąskaitos faktūros puslapis apibūdina juos taip:

Iš	Kas keičiasi	Kas susirūpinęs?
01.01.2025	Sąskaitos faktūros biudžetinėms įstaigoms turi būti išrašomos kaip elektroninės sąskaitos faktūros.	B2G, G2G, G2B
01.01.2026	Šių e. sąskaitų duomenys turi būti pateikti VID.	viešojo administravimo ir Latvijoje registruotų įmonių
01.01.2026–31.12.2027	B2B e. sąskaitų faktūrų duomenų teikimas VID yra savanoriškas	įmonės viena su kita
01.01.2028	B2B sąskaita faktūra turi būti išrašyta kaip elektroninė sąskaita faktūra, o duomenys turi būti pateikti VID.	Latvijoje registruotos įmonės tarpusavyje

Savanoriškas laikotarpis nėra tuščias pažadas. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749, kuris įsigalios 2025 m. gruodžio 13 d., leidžia įmonėms, keičiančioms elektronines sąskaitas faktūras, jas VID pateikti jau nuo 2026 m. sausio 1 d. Tame pačiame reglamente nurodoma, kad el. paštu siunčiamų sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas VID taip pat prasidės nuo 2026 m. sausio 1 d.

Kodėl PDF sąskaita faktūra nėra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra?

Įstatyme „elektroninė sąskaita faktūra“ nėra vartojama ta prasme, kad tai „elektroniniu būdu perduodama sąskaita faktūra“. Struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra pagal įstatymo apibrėžimų sąrašą sąskaita faktūra, kuri yra parengta, išsiųsta ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu ją apdoroti automatiškai ir elektroniniu būdu, ir kuri atitinka Europos standartą LVS EN 16931-1:2017 bei techninę specifikaciją LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Pavyzdžiui, paimkime 1200 eurų sąskaitą faktūrą klientui Rygoje. PDF formatu tai yra popieriaus vaizdas: žmogus jį nuskaito ekrane, rankiniu būdu įveda sumą, registracijos numerį ir mokėjimo terminą į apskaitą arba įkelia per OCR. Naudojant struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą, ta pati sąskaita faktūra atkeliauja kaip kompiuterio skaitomas XML failas, kuriame kiekvienas rekvizitas – pardavėjo registracijos kodas, sąskaitos faktūros numeris, eilutės sumos, PVM, mokėjimo terminas – yra atskirame lauke. Tas pats turinys, bet kompiuteriui nereikia jo spėti. Štai kodėl PDF negali pakeisti privalomo failo po 2028 m. sausio 1 d., net jei jį išsiųsite tinkamu el. laišku.

Kam taikoma prievolė, o kam ne?

Įpareigojimas nustatytas dėl sąskaitų faktūrų tarp Latvijoje registruotų įmonių. VID nurodo, kad elektroninių sąskaitų faktūrų platinimas susijęs su valstybės administracija ir Latvijoje registruotomis įmonėmis, įskaitant fizinius asmenis, vykdančius ekonominę veiklą, kitus Apskaitos įstatymo subjektus ir Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo subjektus.

Kai kurios išvados, tiesiogiai išplaukiančios iš to:

• Apyvartai ar sąskaitų faktūrų skaičiui nėra nustatytos ribos. Nei įstatymas, nei Reglamentas Nr. 749 nesieja prievolės su apyvarta, sąskaitų faktūrų skaičiumi ar PVM mokėtojo statusu. Ratą lemia subjekto tipas, o ne jo dydis.
• Sąskaita faktūra, išrašyta privačiam asmeniui, neįtraukiama. Įsipareigojimas suformuluotas sąskaitoje faktūroje, kurią įmonė pateikia. kitai Latvijoje registruotai bendrovei, kuri nėra biudžetinė įstaiga. Privatus asmuo, nevykdantis ekonominės veiklos, neįtraukiamas.
• Užsienio partneris neprivalo, bet gali sutikti. Jei jūsų Estijos ar Lietuvos įmonė išrašo sąskaitą faktūrą Latvijos klientui, Latvijos įstatymai jums nenustato tokios prievolės. Savo ruožtu VID pažymi, kad reikalavimai nedraudžia Latvijoje registruotai įmonei rengti struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros įmonei, kuri nėra registruota Latvijoje – šalys dėl to susitaria tarpusavyje. Kaip tiksliai galiausiai bus organizuojamas tarpvalstybinis elektroninių sąskaitų faktūrų platinimas, šiose taisyklėse nenustatyta.

Įstatyme taip pat numatytos atskiros prievolės išimtys. Iki 2028 m. verta vieną kartą peržiūrėti savo dokumentų tipus ir patikrinti paties įstatymo formuluotę, o ne iš kitų girdėtas santraukas.

Kodėl sąskaita klientui ir duomenys VID yra du skirtingi judėjimai?

Čia ir kyla daugiausia painiavos. Yra du skirtingi procesai: e. sąskaitos faktūros pristatymas klientui ir e. sąskaitos faktūros duomenų pateikimas mokesčių administratoriui.

Peppol nėra vienintelis leidžiamas maršrutas. Reglamentas Nr. 749 išvardijami trys kanalai: oficialus el. pašto adresas (el. pašto adresas), jei paskyra aktyvuota; paslaugų teikėjo arba operatoriaus kanalas; arba kitas kanalas – tarpsisteminė sąsaja, el. pašto adresas arba kitas elektroninis kanalas. Šalys susitaria dėl naudojamo kanalo. Todėl XML failas iš principo gali būti siunčiamas ir kaip el. laiško priedas.

Tačiau formatas yra nurodytas. VID teikiamos e. sąskaitos XML struktūra turi atitikti UBL 2.1 ir Peppol BIS Billing 3.0 specifikacijas arba vadinamąjį CIUS. Peppol BIS Billing 3.0 yra pagal jūsų dokumentus Pagrindinė sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacija pagal Europos standartą EN 16931 – susiaurintas naudojimo taisyklių rinkinys, pagal kurį parengta sąskaita faktūra taip pat atitinka Europos standartą. Trumpai tariant: tinklą pasirenkate patys, tačiau failo turinys ir struktūra atitinka „Peppol“ taisykles.

Duomenims pasiekti VID yra įvairių būdų. Naudojant el. pašto adresą, el. pašto adreso informacinė sistema automatiškai pateikia sąskaitą faktūrą VID – tam tiek įmonė, tiek operatorius turi naudoti naujausią integracijos versiją. Operatoriaus kanalas turi būti susietas su VID sistemos API. Jei pasirinksite „kitą kanalą“, pvz., el. paštą arba tiesioginę sąsają su klientu, sąskaitą faktūrą VID turite pateikti patys – arba elektroninė deklaravimo sistema (EDS) Per API arba įkeliant failą. EDS galima įkelti tik kaip XML formato failą; sąskaitą faktūrą iš apskaitos programos galima siųsti naudojant API, jei programa turi sąsają su VID el. sąskaitos API.

Penkios darbo dienos, patvirtinimas ir B planas

Terminas trumpas ir konkretus: e. sąskaita faktūra VID pateikiama vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jos išsiuntimo dienos. Reglamente taip pat aprašoma, kas nutinka, jei sugenda technologija.

• Jūsų sistema arba operatoriaus sistema neveikia: pranešti VID EDS sistemoje ne vėliau kaip kitą darbo dieną po penkių dienų termino, nurodant priežastį, ir pateikti sąskaitą faktūrą per tris darbo dienas nuo gedimo pašalinimo.
• VID paties sprendimas neveikia: Pateikite sąskaitą ne vėliau kaip kitą darbo dieną po gedimo pašalinimo. VID praneš apie abu gedimus ir jų pašalinimą.
• Sąskaita nebuvo pateikta dėl kitos priežasties: pranešti EDS sistemoje, nurodant priežastį ir laikotarpį, ir pateikti sąskaitas faktūras ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo priežasties nustatymo dienos.

Reglamentas Nr. 749 nenustato baudų dydžių. Bendrosios administracinės atsakomybės taisyklės yra... Administracinės atsakomybės įstatyme, o konkrečių pažeidimų ir nuobaudų aprašymą palieka srities įstatymams.

Prieš siunčiant, verta patikrinti XML. VID rekomenduoja naudoti Europos Komisijos elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo įrankį, kad būtų užtikrintas duomenų struktūros, privalomų laukų ir skaičiavimų sutapimas, ir šiuo tikslu paskelbė atskiras instrukcijas.

Ką veikti 2026 ir 2027 metais?

Dveji metai atrodo ilgas laikas iki 2027 m. gruodžio mėn., kai bus rengiamas programos atnaujinimas.

• Sąskaitų faktūrų srautų žemėlapis: Kiek pardavimo sąskaitų faktūrų atitenka Latvijos įmonėms, kiek – biudžetinėms įstaigoms, kiek – privatiems asmenims ir kiek – užsienyje. Įsipareigojimas taikomas tik daliai jų.
• Užduokite programinės įrangos tiekėjui vieną konkretų klausimą: Ar programa generuoja UBL 2.1 XML, kuris atitinka „Peppol BIS Billing 3.0“ reikalavimus, ir ar ji turi sąsają su VID e. sąskaitų API? Taip arba ne – kito atsakymo nėra.
• Pasirinkite kanalą ir susitarkite su klientu: el. pašto adresas, operatorius arba tiesioginė sąsaja. Pats reglamentas reikalauja susitarimo, todėl šis pokalbis vis tiek turi būti vykdytas.
• Naudokite pasirenkamą testavimo laikotarpį: Nuo 2026 m. sausio 1 d. galite teikti sąskaitas faktūras VID be jokių įsipareigojimų. Kelios tikros sąskaitos faktūros grandinėje tiksliai žinosite, kur jūsų procesas nutrūksta.
• Peržiūrėkite dokumentų platinimo tvarką: kokiais formatais saugomos sąskaitos faktūros, kas atsakingas už penkių darbo dienų termino laikymosi stebėseną ir kas nutinka gedimo atveju. Šią procedūrą dabar lengviau užrašyti nei 2028 m. sausio mėn.

Dar vienas dalykas, kurį reikia žinoti: VID savo elektroninių sąskaitų faktūrų puslapyje tvarko atnaujintą paslaugų teikėjų ir rekomendacijų sąrašą, įskaitant EDS pateikimo gaires ir XML patvirtinimo gaires. Jei jūsų dabartinę programą reikia pakeisti arba įdiegti tarpinę programinę įrangą, šis sąrašas yra tinkamas pirmas žingsnis.

Taip pat skaitykite: Anglų · Latvių

Paskutinį kartą patikrinta: 2026 m. rugsėjo 16 d.

DUK

Kada PDF sąskaita faktūra vis dar galioja Latvijos B2B sąskaitoms faktūroms?

PDF formato sąskaita faktūra gali būti pagrindinis dokumentas iki 2027 m. gruodžio 31 d. Nuo 2028 m. sausio 1 d. struktūrizuotos XML formato elektroninės sąskaitos faktūros ir duomenų perdavimas į VID yra privalomi.

Kuo skiriasi PDF formato sąskaita faktūra ir struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra?

PDF yra sąskaitos faktūros vaizdas, kurį gali perskaityti žmogus. Struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra kompiuterio skaitomas XML failas, atitinkantis Europos standartą EN 16931 ir leidžiantis automatiškai apdoroti.

Kam 2028 m. bus taikoma Latvijos B2B elektroninių sąskaitų faktūrų prievolė?

Ši prievolė taikoma visoms Latvijoje registruotoms įmonėms, įskaitant individualius verslininkus ir mažąsias įmones. Yra ribotų išimčių, pavyzdžiui, kasos aparato dokumentai arba B2C sąskaitos faktūros.

Koks yra e. sąskaitų faktūrų duomenų pateikimo VID terminas?

Duomenys turi būti perduoti ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo sąskaitos išsiuntimo. Jei įvyksta techninė klaida, apie ją reikia pranešti kitą darbo dieną.