Latvialaiset B2B-laskut: PDF 2027, strukturoitu e-lasku 2028

Kyllä, voit edelleen tehdä niin. Jos latvialainen yrityksesi lähettää laskun toiselle Latviassa rekisteröidylle yritykselle, voit edelleen lähettää yksinkertaisen PDF-tiedoston vuosina 2026 ja 2027. Velvollisuus lähettää lasku maksettavaksi strukturoituna sähköisenä laskuna on edelleen voimassa. kirjanpitolain siirtymäsäännösten mukaisesti vasta 1. tammikuuta 2028 alkaen – ja samasta päivästä lähtien laskutiedot on toimitettava myös veroviranomaiselle VID. Alkuperäinen määräaika oli 1. tammikuuta 2026, mutta Saeima 5. kesäkuuta 2025 Lainmuutos lykkäsi sitä kahdella vuodella; muutos tuli voimaan 12. kesäkuuta 2025. Joten syyskuusta 2026 alkaen Latvian kotimaisia yritysten välisiä maksuja säännellään edelleen PDF:n avulla – mutta vain kahden vuoden ajan.

Aikajana, joka selventää hämmennystä

Vanhemmissa selityksissä ja jopa joissakin ohjelmistotoimittajien esityksissä päivämääränä näkyy edelleen 1. tammikuuta 2026. Tämä luku oli todellakin laissa, kunnes se korvattiin. Latvia siirtyy sähköiseen laskutukseen vaiheittain ja VID-verkkolaskusivu kuvailee niitä seuraavasti:

Alkaen	Mitä muutoksia	Ketä huolestuttaa?
01.01.2025	Budjettilaitoksille lähetettävät laskut on lähetettävä sähköisinä laskuina.	Yritysten välinen, yritysten välinen, yritysten välinen ja yritysten välinen
01.01.2026	Näiden verkkolaskujen tiedot on toimitettava VID:lle.	Latviassa rekisteröidyt julkishallinnot ja yritykset
01.01.2026–31.12.2027	Yritysten välisen verkkolaskun tietojen toimittaminen VIDille on vapaaehtoista	yritykset keskenään
01.01.2028	Yrityslasku on laadittava verkkolaskuna ja tiedot on toimitettava VID:lle.	Latviassa rekisteröidyt yritykset keskenään

Vapaaehtoinen jakso ei ole tyhjä lupaus. Ministeriön asetus nro 749, joka tulee voimaan 13. joulukuuta 2025, sallii verkkolaskuja vaihtavien yritysten lähettää ne VID:lle jo 1. tammikuuta 2026 alkaen. Samassa asetuksessa todetaan, että sähköpostitse lähetettyjen laskujen tiedonsiirto VID:lle alkaa myös 1. tammikuuta 2026.

Miksi PDF-lasku ei ole strukturoitu verkkolasku?

Laissa ei sanota „sähköistä laskua“ siinä merkityksessä, että se olisi „sähköisesti lähetetty lasku“. Rakenteinen sähköinen lasku on lain määritelmien luettelon mukaan lasku, joka on laadittu, lähetetty ja vastaanotettu jäsennellyssä sähköisessä muodossa, joka mahdollistaa sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn ja joka on eurooppalaisen standardin LVS EN 16931-1:2017 ja teknisen eritelmän LVS CEN/TS 16931-2:2017 mukainen.

Otetaan esimerkiksi 1200 euron lasku asiakkaalle Riiassa. PDF-tiedostona se on paperikuva: henkilö lukee sen näytöltä, kirjoittaa summan, viitenumeron ja eräpäivän manuaalisesti kirjanpitoon tai syöttää sen OCR:n läpi. Rakenteisessa e-laskussa sama lasku saapuu koneellisesti luettavana XML-tiedostona, jossa jokainen vaatimus – myyjän rekisterinumero, laskun numero, rivisummat, ALV, eräpäivä – on omassa kentässä. Sama sisältö, mutta koneen ei tarvitse arvata sitä. Siksi PDF ei voi korvata pakollista tiedostoa 1. tammikuuta 2028 jälkeen, ei edes silloin, kun lähetät sen oikeassa sähköpostissa.

Keitä velvollisuus koskee ja keitä ei?

Velvoite koskee Latviassa rekisteröityjen yritysten välisiä laskuja. VID:ssä täsmennetään, että sähköisten laskujen siirto koskee valtionhallintoa ja Latviassa rekisteröityjä yrityksiä, mukaan lukien taloudellista toimintaa harjoittavat luonnolliset henkilöt, muut kirjanpitolain subjektit ja arvonlisäverolain subjektit.

Joitakin tästä suoraan johdettavia johtopäätöksiä:

• Liikevaihdolle tai laskujen lukumäärälle ei ole kynnysarvoa. Laki tai asetus nro 749 eivät kumpikaan sido velvollisuutta liikevaihtoon, laskujen määrään tai arvonlisäverovelvollisen asemaan. Ympyrä määräytyy yhteisön tyypin, ei sen koon, mukaan.
• Yksityishenkilölle osoitettu lasku ei kuulu tähän. Velvollisuus muotoillaan yrityksen toimittamalla laskulla. toiselle Latviassa rekisteröidylle yritykselle, joka ei ole budjettilaitos. Yksityishenkilöä, jolla ei ole taloudellista toimintaa, ei lueta mukaan.
• Ulkomainen kumppani ei ole velvollinen, mutta voi olla samaa mieltä. Jos virolainen tai liettualainen yrityksesi lähettää laskun latvialaiselle asiakkaalle, Latvian laki ei aseta sinulle tätä velvoitetta. VID puolestaan huomauttaa, että vaatimukset eivät kiellä Latviassa rekisteröityä yritystä laatimasta strukturoitua sähköistä laskua yritykselle, joka ei ole rekisteröity Latviassa – osapuolet sopivat tästä keskenään. Näissä säännöissä ei ole määritelty, miten sähköisten laskujen rajat ylittävä liikkuvuus lopulta tarkalleen ottaen järjestetään.

Laki sisältää myös yksittäisiä poikkeuksia velvoitteeseen. Ennen vuotta 2028 kannattaa tarkistaa asiakirjatyypit kerran ja tarkistaa itse lain sanamuoto, ei muilta kuultuja tiivistelmiä.

Miksi asiakkaalle lähetettävä lasku ja videotallennuslaitteeseen lähetettävä data ovat kaksi eri tapahtumaa?

Tässä kohtaa suurin osa hämmennyksestä syntyy. Kyseessä on kaksi eri prosessia: verkkolaskun toimittaminen asiakkaalle ja verkkolaskutietojen lähettäminen veroviranomaisille.

Peppol ei ole ainoa sallittu reitti. Asetus nro 749 listaa kolme kanavaa: virallinen sähköpostiosoite (sähköpostiosoite), jos tili on aktivoitu; palveluntarjoajan tai operaattorin kanava; tai muu kanava – järjestelmien välinen rajapinta, sähköpostiosoite tai jokin muu sähköinen kanava. Osapuolet sopivat käytettävästä kanavasta. XML-tiedosto voidaan siis periaatteessa lähettää myös sähköpostin liitteenä.

Muoto on kuitenkin määritelty. VIDille lähetettävän verkkolaskun XML-rakenteen on oltava UBL 2.1- ja Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaatioiden eli ns. CIUS-standardin mukainen. Peppol BIS Billing 3.0 on dokumenttisi mukaan Eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen ydinlaskun käyttöspesifikaatio – rajattu joukko käyttösääntöjä, joiden mukaan myös laadittu lasku on eurooppalaisen standardin mukainen. Lyhyesti sanottuna: valitset verkon itse, mutta tiedoston sisältö ja rakenne ovat Peppolin sääntöjen mukaisia.

Data voi päästä VIDiin eri tavoilla. Sähköpostiosoitetta käytettäessä sähköpostiosoitetietojärjestelmä lähettää laskun automaattisesti VIDille – tätä varten sekä yrityksen että operaattorin on käytettävä ajantasaista integraatioversiota. Operaattorin kanavan on oltava liitettynä VID-järjestelmän API:in. Jos valitset "muun kanavan", kuten sähköpostin tai suoran rajapinnan asiakkaaseen, sinun on lähetettävä lasku VIDille itse – joko sähköinen ilmoitusjärjestelmä (EDS) API:n kautta tai lataamalla tiedosto. EDS voidaan ladata vain XML-muodossa olevana tiedostona; lasku voidaan lähettää kirjanpito-ohjelmasta API:n kautta, jos ohjelmalla on rajapinta VID e-invoice API:in.

Viisi arkipäivää, validointi ja varasuunnitelma

Määräaika on lyhyt ja täsmällinen: verkkolasku lähetetään VID:lle kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähettämisestä. Asetuksessa kuvataan myös, mitä tapahtuu, jos teknologia pettää.

• Järjestelmäsi tai operaattorin järjestelmä ei toimi: ilmoittaa VID:lle EDS:ssä viimeistään seuraavana arkipäivänä viiden päivän määräajan umpeutumisen jälkeen ja mainita syy sekä lähettää lasku kolmen arkipäivän kuluessa vian korjaamisesta.
• VID:n oma ratkaisu ei toimi: Lähetä lasku viimeistään seuraavana arkipäivänä vian korjaamisen jälkeen. VID raportoi sekä viat että niiden korjauksen.
• Laskua ei lähetetty jostain muusta syystä: ilmoittaa EDS:ään mainiten syyn ja ajanjakson ja lähettää laskut viimeistään 30 kalenteripäivän kuluessa syyn havaitsemisesta.

Asetuksessa nro 749 ei määrätä sakkojen määristä. Hallinnollisen vastuun yleiset säännöt ovat hallintovastuulain, mikä jättää tiettyjen rikkomusten ja rangaistusten kuvailun alan lakien varaan.

XML kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä. VID suosittelee Euroopan komission sähköisen laskun validointityökalun käyttöä sen varmistamiseksi, että tietorakenne, pakolliset kentät ja laskelmat vastaavat toisiaan, ja on julkaissut tätä varten erilliset ohjeet.

Mitä tehdä vuosina 2026 ja 2027?

Kaksi vuotta tuntuu pitkältä ajalta, ennen kuin joulukuu 2027 koittaa ja ohjelmapäivitys on tekeillä.

• Laskutusprosessien kartoittaminen: Kuinka monta myyntilaskua menee latvialaisille yrityksille, kuinka monta budjettilaitoksille, kuinka monta yksityishenkilöille ja kuinka monta ulkomaille? Velvollisuus koskee vain osaa niistä.
• Kysy ohjelmistotoimittajalta yksi erityinen kysymys: Tuottaako ohjelma Peppol BIS Billing 3.0:n vaatimukset täyttävän UBL 2.1 XML -tiedoston ja onko sillä rajapinta VID e-invoice API:in? Kyllä vai ei – tähän ei ole muuta vastausta.
• Päätä kanava ja sovi siitä asiakkaan kanssa: sähköpostiosoite, operaattori tai suora rajapinta. Sääntely itsessään edellyttää sopimusta, joten tämä keskustelu on joka tapauksessa käytävä.
• Käytä testaukseen valinnaista jaksoa: 1. tammikuuta 2026 alkaen voit lähettää laskuja VID:lle ilman sitoumuksia. Muutaman oikean laskun jälkeen tiedät tarkalleen, missä prosessisi epäonnistuu.
• Tarkista asiakirjojen kierrätysmenettely: missä muodossa laskut säilytetään, kuka on vastuussa viiden arkipäivän määräajan valvonnasta ja mitä tapahtuu vikatilanteessa. Tämä menettely on helpompi kirjoittaa muistiin nyt kuin tammikuussa 2028.

Vielä yksi asia, joka kannattaa tietää: VID ylläpitää ajantasaista luetteloa palveluntarjoajista ja ohjemateriaaleista verkkolaskutussivullaan, mukaan lukien EDS-lähetysohjeet ja XML-validointiohjeet. Jos nykyinen ohjelmasi tarvitsee korvaavan ohjelman tai väliohjelmiston, tämä lista on järkevä ensimmäinen pysähdyspaikka.

Lue myös: englanti · Latvia

Viimeksi tarkistettu: 16. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Milloin PDF-lasku on edelleen voimassa latvialaisille B2B-laskuille?

PDF-lasku voi olla pääasiallinen dokumentti 31.12.2027 asti. 1.1.2028 alkaen strukturoidut XML-muotoiset verkkolaskut ja tiedonsiirto VIDiin ovat pakollisia.

Mitä eroa on PDF-laskulla ja strukturoidulla e-laskulla?

PDF on laskun kuva, jonka ihminen voi lukea. Rakenteinen sähköinen lasku on koneellisesti luettava XML-tiedosto, joka on eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen ja mahdollistaa automaattisen käsittelyn.

Keitä koskee Latvian yritysten välinen verkkolaskuvelvoite vuonna 2028?

Velvoite koskee kaikkia Latviassa rekisteröityjä yrityksiä, mukaan lukien yksityisyrittäjät ja pienyritykset. Rajoitettuja poikkeuksia on, kuten kassakoneasiakirjat tai B2C-laskut.

Mikä on määräaika verkkolaskujen lähettämiselle VID:lle?

Tiedot on toimitettava viimeistään viiden arkipäivän kuluessa laskun lähettämisestä. Jos ilmenee tekninen virhe, siitä on ilmoitettava seuraavana arkipäivänä.