Latvijas B2B rēķini: PDF 2027, strukturēts e-rēķins 2028

Jā, jūs joprojām varat to darīt. Ja jūsu Latvijas uzņēmums izraksta rēķinu citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, jūs joprojām varat nosūtīt vienkāršu PDF failu 2026. un 2027. gadā. Pienākums izrakstīt rēķinu apmaksai kā strukturētu e-rēķinu joprojām paliek spēkā. saskaņā ar Grāmatvedības likuma pārejas noteikumiem tikai no 2028. gada 1. janvāra – un no tā paša datuma rēķinu dati ir jāsniedz arī nodokļu iestādei VID. Sākotnējais termiņš bija 2026. gada 1. janvāris, bet Saeima 2025. gada 5. jūnija likuma grozījumi atlika to uz diviem gadiem; izmaiņas stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā. Tātad, sākot ar 2026. gada septembri, iekšzemes B2B maksājumiem Latvijā joprojām tiks piemērots PDF formāts, bet tikai divus gadus.

Laika grafiks, kas kliedē neskaidrības

Vecākos skaidrojumos un pat dažās programmatūras pārdevēju prezentācijās joprojām ir norādīts datums — 2026. gada 1. janvāris. Šis skaitlis patiešām bija likumā, līdz tas tika aizstāts. Latvija uz e-rēķiniem pāriet pakāpeniski un VID e-rēķina lapa apraksta tos šādi:

No	Kas mainās	Kurš tas ir noraizējies?
01.01.2025	Rēķini budžeta iestādēm jāizraksta kā e-rēķini.	Uzņēmumi no valsts uzņēmējdarbībai, uzņēmumi no valsts uzņēmējdarbībai, uzņēmumi no valsts uzņēmējdarbībai
01.01.2026	Šo e-rēķinu dati ir jāiesniedz VID.	valsts pārvalde un Latvijā reģistrēti uzņēmumi
01.01.2026–31.12.2027	B2B e-rēķinu datu iesniegšana VID ir brīvprātīga.	uzņēmumi savā starpā
01.01.2028	B2B rēķins ir jāizraksta kā e-rēķins, un dati ir jāsniedz VID.	Latvijā reģistrēti uzņēmumi savā starpā

Brīvprātīgais periods nav tukšs solījums. Ministru kabineta noteikumi Nr. 749, kas stāsies spēkā 2025. gada 13. decembrī, ļauj uzņēmumiem, kas apmainās ar e-rēķiniem, iesniegt tos VID jau no 2026. gada 1. janvāra. Tajā pašā regulā ir noteikts, ka rēķiniem, kas nosūtīti pa e-pastu, datu pārraide VID arī sāksies no 2026. gada 1. janvāra.

Kāpēc PDF rēķins nav strukturēts e-rēķins?

Likumā nav teikts, ka „elektroniskais rēķins“ ir „elektroniski nosūtīts rēķins“. Strukturēts elektroniskais rēķins ir saskaņā ar likumā sniegto definīciju sarakstu rēķins, kas ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to apstrādāt automātiski un elektroniski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017 un tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Piemēram, ņemiet vērā 1200 eiro rēķinu klientam Rīgā. Kā PDF fails tas ir papīra attēls: persona to nolasa no ekrāna, manuāli ieraksta summu, atsauces numuru un maksājuma termiņu grāmatvedībā vai iespiež to OCR. Ar strukturētu e-rēķinu tas pats rēķins tiek piegādāts kā mašīnlasāms XML fails, kur katrs rekvizīts – pārdevēja reģistrācijas kods, rēķina numurs, rindu summas, PVN, maksājuma termiņš – ir atsevišķā laukā. Tas pats saturs, bet mašīnai tas nav jāuzmin. Tāpēc PDF nevar aizstāt obligāto failu pēc 2028. gada 1. janvāra, pat ja to nosūtāt pareizā e-pastā.

Uz ko attiecas saistības un uz ko tās neattiecas?

Pienākums ir noteikts attiecībā uz rēķiniem starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. VID nosaka, ka e-rēķinu aprite attiecas uz valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, tostarp fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību, citiem Grāmatvedības likuma subjektiem un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem.

Daži secinājumi, kas tieši izriet no tā:

• Nav apgrozījuma vai rēķinu skaita sliekšņa. Ne likums, ne Regula Nr. 749 nesaista pienākumu ar apgrozījumu, rēķinu skaitu vai PVN maksātāja statusu. Loku nosaka subjekta veids, nevis tā lielums.
• Rēķins, kas izrakstīts privātpersonai, netiek iekļauts. Saistības ir formulētas rēķinā, ko uzņēmums iesniedz. citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kas nav budžeta iestāde. Privātpersona bez saimnieciskās darbības nav iekļauta.
• Ārvalstu partnerim nav pienākumu, bet tas var būt saskaņots. Ja jūsu Igaunijas vai Lietuvas uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas klientam, Latvijas likumdošana jums šo pienākumu neuzliek. VID savukārt norāda, ka prasības neaizliedz Latvijā reģistrētam uzņēmumam sagatavot strukturētu e-rēķinu uzņēmumam, kas nav reģistrēts Latvijā – par to puses vienojas savā starpā. Kā tieši galu galā tiks organizēta e-rēķinu pārrobežu aprite, šajos noteikumos nav noteikts.

Likumā ir ietverti arī atsevišķi pienākuma izņēmumi. Pirms 2028. gada ir vērts vienreiz pārskatīt savu dokumentu veidus un pārbaudīt paša likuma formulējumu, nevis no citiem dzirdētus kopsavilkumus.

Kāpēc rēķins klientam un dati VID ir divas dažādas kustības?

Šeit rodas lielākā daļa neskaidrību. Ir iesaistīti divi dažādi procesi: e-rēķina piegāde klientam un e-rēķina datu iesniegšana nodokļu iestādēm.

Peppol nav vienīgais atļautais maršruts. Noteikumi Nr. 749 uzskaitīti trīs kanāli: oficiālā e-pasta adrese (e-pasta adrese), ja konts ir aktivizēts; pakalpojumu sniedzēja vai operatora kanāls; vai cits kanāls – starpsistēmu saskarne, e-pasta adrese vai kāds cits elektronisks kanāls. Puses vienojas par izmantojamo kanālu. Tāpēc XML failu principā var nosūtīt arī kā e-pasta pielikumu.

Tomēr formāts ir norādīts. VID iesniegtā e-rēķina XML struktūrai ir jāatbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijām jeb tā sauktajam CIUS. Peppol BIS Billing 3.0 ir saskaņā ar jūsu dokumentāciju Eiropas standarta EN 16931 pamata rēķinu lietošanas specifikācija – sašaurināts lietošanas noteikumu kopums, saskaņā ar kuru sagatavotais rēķins atbilst arī Eiropas standartam. Īsāk sakot: tīklu izvēlaties pats, bet faila saturs un struktūra atbilst Peppol noteikumiem.

Dati var sasniegt VID dažādos veidos. Izmantojot e-pasta adresi, e-pasta adreses informācijas sistēma automātiski iesniedz rēķinu VID – šim nolūkam gan uzņēmumam, gan operatoram ir jāizmanto atjaunināta integrācijas versija. Operatora kanālam jābūt savienotam ar VID sistēmas API. Ja izvēlaties "citu kanālu", piemēram, e-pastu vai tiešu saskarni ar klientu, rēķins VID ir jāiesniedz pašam – vai nu elektroniskā deklarēšanas sistēma (EDS) Izmantojot API vai augšupielādējot failu. EDS var augšupielādēt tikai kā failu XML formātā; rēķinu no grāmatvedības programmas var nosūtīt, izmantojot API, ja programmai ir saskarne ar VID e-rēķinu API.

Piecas darba dienas, validācija un B plāns

Termiņš ir īss un konkrēts: e-rēķins tiek iesniegts VID vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Regulā ir arī aprakstīts, kas notiek, ja tehnoloģija neizdodas.

• Jūsu sistēma vai operatora sistēma nedarbojas: ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc piecu dienu termiņa beigām paziņot VID EDS sistēmā, norādot iemeslu, un iesniegt rēķinu trīs darba dienu laikā pēc bojājuma novēršanas.
• VID paša risinājums nedarbojas: Iesniedziet rēķinu ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc bojājuma novēršanas. VID pats ziņos par abiem bojājumiem un to novēršanu.
• Rēķins netika iesniegts cita iemesla dēļ: paziņot EDS, norādot iemeslu un periodu, un iesniegt rēķinus ne vēlāk kā 30 kalendāro dienu laikā no iemesla identificēšanas dienas.

Noteikumi Nr. 749 nenosaka naudas sodu likmes. Administratīvās atbildības vispārīgie noteikumi ir šādi. Administratīvās atbildības likumā, kas atstāj konkrētu pārkāpumu un sodu aprakstu attiecīgās jomas likumu ziņā.

Pirms nosūtīšanas ir vērts pārbaudīt XML. VID iesaka izmantot Eiropas Komisijas e-rēķinu validācijas rīku, lai pārliecinātos par datu struktūras, obligāti aizpildāmo lauku un aprēķinu atbilstību, un šim nolūkam ir publicējis atsevišķas instrukcijas.

Ko darīt 2026. un 2027. gadā?

Divi gadi šķiet ilgs laiks līdz 2027. gada decembrim, kad tiks izstrādāts programmas atjauninājums.

• Rēķinu plūsmu kartēšana: Cik pārdošanas rēķinu nonāk pie Latvijas uzņēmumiem, cik pie budžeta iestādēm, cik pie privātpersonām un cik pie ārvalstīm. Saistības attiecas tikai uz daļu no tiem.
• Uzdodiet programmatūras nodrošinātājam vienu konkrētu jautājumu: Vai programma ģenerē UBL 2.1 XML, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 prasībām, un vai tai ir saskarne ar VID e-rēķinu API? Jā vai nē – citas atbildes nav.
• Izvēlieties kanālu un vienojieties ar klientu: e-pasta adrese, operators vai tieša saskarne. Paši noteikumi paredz vienošanos, tāpēc šī saruna ir jāveic jebkurā gadījumā.
• Izmantojiet testēšanai papildu periodu: Sākot ar 2026. gada 1. janvāri, jūs varat iesniegt rēķinus VID bez jebkādām saistībām. Daži reāli rēķini visā ķēdē, un jūs precīzi zināsiet, kur jūsu process apstājas.
• Apsveriet dokumentu aprites procedūru: kādā formātā tiek glabāti rēķini, kas ir atbildīgs par piecu darba dienu termiņa ievērošanas uzraudzību un kas notiek bojājuma gadījumā. Šo procedūru tagad ir vieglāk pierakstīt nekā 2028. gada janvārī.

Vēl viena lieta, kas jāzina: VID savā e-rēķinu lapā uztur atjauninātu pakalpojumu sniedzēju sarakstu un vadlīnijas, tostarp EDS iesniegšanas vadlīnijas un XML validācijas vadlīnijas. Ja jūsu pašreizējai programmai ir nepieciešama aizstāšana vai starpprogrammatūra, šis saraksts ir labs pirmais solis.

Lasiet arī: Angļu · Latviešu

Pēdējoreiz pārbaudīts: 2026. gada 16. septembrī

Bieži uzdotie jautājumi

Kad PDF rēķins joprojām ir derīgs Latvijas B2B rēķiniem?

PDF rēķins var būt galvenais dokuments līdz 2027. gada 31. decembrim. No 2028. gada 1. janvāra strukturēti XML e-rēķini un datu pārsūtīšana uz VID ir obligāta.

Kāda ir atšķirība starp PDF rēķinu un strukturētu e-rēķinu?

PDF ir rēķina attēls, ko cilvēks var nolasīt. Strukturēts e-rēķins ir mašīnlasāms XML fails, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931 un ļauj to automatizēti apstrādāt.

Kam 2028. gadā būs jāievēro Latvijas B2B e-rēķinu pienākums?

Šis pienākums attiecas uz visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, tostarp individuālajiem komersantiem un mazajiem uzņēmumiem. Pastāv ierobežoti izņēmumi, piemēram, kases aparāta dokumenti vai B2C rēķini.

Kāds ir e-rēķinu datu iesniegšanas termiņš VID?

Dati jānosūta ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas. Ja rodas tehniska kļūme, par to jāziņo nākamajā darba dienā.