Mis on e-arved? Kes e-arveid kasutavad?
Mäletad veel faksimasinat või ümbrikuga saadetud paberarveid? Tänaseks on need mälestused ajalugu. Peagi liigub samasse kategooriasse ka PDF-arve. Kuigi PDF on digitaalne, on see sisuliselt vaid paberarve pilt ekraanil – keegi peab selle ikkagi käsitsi süsteemi sisestama.
Juba üle kümne aasta on meil laual (ekraanidel) midagi palju targemat. E-arve on täiesti digitaalne ja masintöödeldav andmevoog, mis liigub sekunditega otse müüja tarkvarast ostja süsteemi. Ei mingeid e-maile, manuseid ega käsitsi sissetoksimist. Ja Bilnexis on see täiesti tasuta.
E-arve struktureeritud andmefail (XML-formaadis), mis on koostatud vastavalt ühtsele Euroopa standardile. Kui PDF on pilt, mida loeb inimene, siis e-arve on kood, mida loevad arvutid ja raamatupidamisüsteemid.
Miks e-arveid kasutatakse?
- Raha laekub kiiremini
E-arve ei jää kunagi kellegi e-maili postkasti marineeruma või puhkusel oleva kontaktisiku arvutisse kinni. Kuna arve liigub otse ostja raamatupidamissüsteemi, algab selle tasumiseelne menetlus koheselt. Enam ei ole vabandust, et “raamatupidaja pole jõudnud veel PDF-i süsteemi sisestada” – e-arve on seal juba olemas. - Null eksimust
Inimlikud vead ja käsitsi sisestus on minevik. E-arvega ei teki olukorda, kus keegi märgib kogemata vale viitenumbri või trükib summa komakoha valesti. Andmed liiguvad müüja süsteemist ostja tarkvarasse autentsel ja muutmatul kujul. - Turvalisus
PDF-arve saatmine e-mailiga on täna küberpetturite lemmiksihtmärk. On tavaline, et meilivahetusse sekkutakse ja Sinu PDF-il vahetatakse pangakonto number petturi oma vastu. E-arve liigub aga üle krüpteeritud operaatorvõrgustiku, kus andmete manipuleerimine on võimatu. See on kõige turvalisem viis arvete liigutamiseks. - Seaduses on nii kirjas
Eestis ja ka Euroopas laiemalt on e-arvete kasutamine muutumas standardiks. Kui Sinu klient on avaliku sektori asutus või eraettevõte, kes on avaldanud soovi e-arveid vastu võtta, on Sul kohustus talle e-arve esitada.
| Omadus | E-arve (XML) | PDF-arve (E-mail) |
| Formaat | Masinloetav andmefail | Digitaalne pilt arvest |
| Andmete sisestamine | Automaatne – tarkvarast tarkvarasse | Käsitöö – keegi peab andmed sisse trükkima või kopeerima |
| Saatmisviis | Turvaline operaatorvõrgustik | Tavaline e-post (ebaturvaline) |
| Vigade tekkimine | Välistatud – andmed on esialgsel kujul | Tavaline – näpuvead sisestamisel |
| Raha laekumine | Kiirem – arve menetlus algab kohe | Aeglasem – arve menetlus sõltub käsitööst |
| Turvalisus | Kõrge (krüpteeritud) | Madal (manipuleeritav) |
| Kulu | Saatmine ja saamine Bilnexis tasuta | Arvetega tegelemisele kuluv aeg kandub üle rahalisse kulusse |
Murrame müüdid! Mis tekitab küsimusi e-arvete puhul?
Paljud ettevõtjad eelistavad harjumuspärast PDF-i, sest e-arve tundub tehniliselt keeruline ja kallis. Tegelikult ei vasta see aga tõele.
Müüt: E-arvete saatmine ja vastuvõtmine on liiga keeruline ja nõuab raamatupidamise või IT-teadmisi.
Tegelikkus: Bilnexis on e-arve koostamine täpselt sama lihtne kui tavalise arve genereerimine. Kogu tehniline pool, alates XML-faili genereerimisest kuni operaatorvõrkude vahelise saatmiseni, toimub taustal. Sama kehtib vastuvõtmise kohta – ava e-arvete kanal, anna partnerile oma soovist teada ja e-arved hakkavad saabuma Sinu Bilnex kontole.
Müüt: E-arved lähevad kaduma. Meili teel on kindlam.
Tegelikkus: E-mail võib jääda kinni spämmifiltrisse või prügikasti. E-arve liigub otse kliendi raamatupidamistarkvarasse, kus see on kohe nähtav ja edasiseks töötluseks valmis.
Müüt: E-arved on kallid, eriti väikeste ettevõtete jaoks
Tegelikkus: Bilnex on loodud mikro- ja väikeettevõtjale. Meie keskkonnas on e-arvete saatmine ja vastuvõtmine tasuta. Sa säästad aega (ja raamatupidaja töötunde) ilma sentigi maksmata.
E-arve seadus Eestis: Mis 2025. aastal muutus?
Eestis on e-arvete teema reguleeritud raamatupidamisseadusega. Oluline meelespea:
- Avalik sektor: Riigiasutustele on e-arve esitamine kohustuslik juba aastaid.
- Erasektor: Alates 2025. aasta suvest on igal e-arve vastuvõtjaks märgitud ettevõttel õigus nõuda e-arvet ka teistelt eraettevõtetelt. Bilnexi arve koostamise tarkvara kontrollib Sinu kliendi e-arve valmidust automaatselt.
KKK: Mis on e-arve praktikas
Mis on e-arve?
E-arve ei ole PDF-fail ja seda ei saa saata e-mailiga. See on masinloetav XML-formaadis andmefail, mis on koostatud vastavalt ühtsele standardile. Kui PDF-arve andmed peab raamatupidaja käsitsi süsteemi sisestama, siis e-arve andmed jõuavad raamatupidamisüsteemi automaatselt ja vigadeta. See on kõige kaasaegsem, turvalisem ja kiirem viis arveldamiseks.
Kuidas e-arveid saata?
E-arve saatmiseks on vaja luua konto arvelduskeskkonnas nagu Bilnex, sest seda meiliteel saata ei saa. Protsess on lihtne: loo konto, koosta keskkonnas arve ja vajuta nuppu “Saada e-arve”. Tarkvara genereerib automaatselt õiges formaadis faili ja edastab selle läbi turvalise operaatorvõrgustiku otse Sinu kliendi raamatupidamistarkvarasse.
Kuidas ma tean, kellele e-arvet saata?
Sa ei pea oma kliente ükshaaval läbi helistama ega e-kirju saatma, et uurida nende e-arvete valmidust. Bilnexi arve koostamise tarkvara on liidestatud Äriregistriga ja kontrollib Sinu kliendi staatust automaatselt. Kui sisestad arvele kliendi nime või registrikoodi, näeb süsteem kohe, kas see ettevõte on registreeritud e-arvete vastuvõtjaks. Kui vastuvõtuvõimekus on olemas, pakub Bilnex Sulle automaatselt võimalust saata e-arve; kui mitte, saad saata tavalise PDF-arve.
Millal on PDF-arve saatmine endiselt õige valik?
Kuigi e-arve on tulevik, ei pea Sa muretsema, kui Sinu klient ei ole veel selleks valmis. Bilnex on loodud nii, et Sa saaksid arveldada kõigiga.
PDF-arve saatmine on endiselt asjakohane teatud juhtudel.
- Välisriigi kliendid: Rahvusvahelised e-arvete standardid (nagu Peppol) on olemas, kuid paljud väikesed välisettevõtted eelistavad ikkagi klassikalist PDF-i.
- Klient ei ole e-arve vastuvõtja: Kui Äriregister ütleb, et ettevõttel puudub e-arvete kanal, on PDF parim ja kiireim viis info edastamiseks.
Bilnex süsteem kontrollib kliendi valmidust ja pakub Sulle alati parimat varianti. Kui e-arve pole võimalik, saadetakse Sinu koostatud korrektne PDF-arve automaatselt kliendi e-mailile. Nii oled Sa alati professionaalne, sõltumata sellest, millist tehnoloogiat Sinu partner eelistab.
Kuidas e-arveid vastu võtta?
E-arvete vastuvõtmiseks peab ettevõte olema registreeritud e-arvete vastuvõtjaks. Bilnexis saad selle aktiveerida vaid mõne klikiga. Kui vastuvõtt on aktiveeritud, ei pea Sa enam tarnijate arveid e-mailidest taga otsima – need jõuavad automaatselt Sinu Bilnexi kontole. Sealt saad arved ühe klikiga üle vaadata ja raamatupidamistarkvarasse saata, säästes nii enda kui ka oma raamatupidaja väärtuslikku aega.