Arve rekvisiidid ja nõuded – juhend arve koostamiseks

Arve koostamine on see osa tööpäevast, mille taga seisab teenitud raha laekumine kontole. See tundub lihtne, kuni klient teatab, et raamatupidaja ei saa dokumenti vastu võtta, sest puudub kohustuslik arve rekvisiit.

Kindlad andmeväljad on paika pandud selleks, et väljastatud müügiarve oleks juriidiliselt korrektne algdokument ja maksed laekuksid tõrgeteta. Bilnexi kontrollib kohustuslike andmete olemasolu juba automaatselt sinu eest, aga siin on kiire ülevaade olulisematest nõuetest, et saaksid kindel olla.

Ostja ja müüja andmed: Kes kellele arve esitab

Esimene reegel on selgus: arvel peab olema kirjas, kes teenust pakkus ja kes selle eest maksab. Vastavalt Raamatupidamise seadusele peavad dokumendil olema osapoolte nimed ja aadressid.

• Müüja: Sinu ettevõtte nimi, registrikood ja aadress.
• Ostja (ettevõte): Kui klient on juriidiline isik, märgi tema nimi, registrikood ja aadress. Kui Sinu klient on käibemaksukohustuslane, peab arvel olema ka tema maksukohustuslasena registreerimise number.
• Ostja (eraisik): Bilnex keskkonnast saad ka PDF müügiarve eraisikule saata. Selleks sisesta ostja nimi, isikukood, aadress ja kontakt e-mail, kuhu arvet saata soovid.

Bilnexi nipp: Sisesta Bilnexis vaid ettvõtte nimi või registrikood ja ametlikud rekvisiidid Äriregistrist kuvatakse arvel automaatselt. Sa ei pea ise aadressi trükkima ja andmed on alati õiged. Kui ettevõte on end registreerinud e-arve vastuvõtjaks, saad Bilnex keskkonnas automaatselt valida, kas esitad talle e-arve või PDFi.

Arve number ja kuupäevad: Kuidas dokumenti identifitseerida?

Iga arve peab olema unikaalne ja ajas jälgitav.

• Dokumendi nimetus ja number: Arvel peab olema kirjas, et tegu on arvega, ja sellel peab olema arvenumber.
• Kuupäevad: Märgi arve esitamise kuupäev. Arvele võib lisada ka majandustehingu toimumisaja, kui see erineb teenuse osutamise või kauba müümise ajast.
• Väljastamise tähtaeg: Käibemaksukohustuslasena pead väljastama arve 7 kalendripäeva jooksul alates kauba lähetamisest või teenuse osutamisest. Teatud juhtudel võib müügiarve esitada järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks. 

Tehingu sisu, arvnäitajad, ühikud ja allahindlus

Arve peab võimalikult täpselt ja konkreetselt väljendama, mille eest raha liigub.

• Sisu kirjeldus: Kirjelda toodet või teenust konkreetselt.
• Arvnäitajad: Märgi kauba kogus või teenuse maht, ühiku hind ja summa.
• Soodustused: Kui rakendad allahindlust, peab see olema arvel eraldi välja toodud.

Kui müüjana oled käibemaksukohustuslane, siis käibemaksuseaduse alusel tuleks lisada arvele veel:

1. summa ilma käibemaksuta ehk maksustatav summa;
2. käibemaks;
3. tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Bilnexi nipp: Unusta kalkulaator ja ümardamisvead. Sisesta vaid kogus ja ühiku hind (ning vajadusel allahindlus protsentides või eurodes) ja Bilnex arvutab ise sekundi murdosa jooksul välja rea lõppsumma, käibemaksu ja kogu arve tasumisele kuuluva summa. Nii on Sinu arve matemaatiliselt alati korrektne.

Käibemaks ja summad 2026. aasta seisuga

Lisaks Raamatupidamise seadusele reguleerib arvete esitamist Käibemaksuseadus. Alates 01.07.2025 on Eestis käibemaksu standardmäär 24%. Lisaks muutusid 2025. aasta alguses majutusteenuse (nüüd 13%) ja ajakirjanduse (nüüd 9%) määrad.

Makseinfo, tähtaeg ja viitenumber

Et raha jõuaks kiirelt Sinu kontole, lisa arvele selged juhised tasumiseks.

• Maksetähtaeg: Eestis märgitakse see tavaliselt kuupäevana (üldlevinud vahemik on 7–21 päeva).
• Makseinfo: Lisa pangakonto number (IBAN) ja soovitavalt ka kontaktandmed (e-post, telefon), et küsimuste korral saaks kliendi raamatupidaja Sinuga ühendust võtta.
• Viitenumber: Aitab laekumisi automaatselt tuvastada.
• Viivis: Kui soovid hilinenud maksete eest viivist küsida, on hea, kui see määr on arvel varem kajastatud.

Esita arveid Bilnexist!

Arve koostamine ei pea olema keeruline või juriidiliselt koormav. Iga minut, mis kulub andmete kontrollimisele, on tegelikult aeg, mille võiksid pühendada oma põhitööle.

Bilnex ongi loodud selleks, et sa ei peaks muretsema – süsteem paigutab andmed ise õigetesse lahtritesse ja teeb arvutused sinu eest ära. Nii on arved korrektsed, raamatupidaja rahul ja teenitud raha jõuab kiiremini kontole! Loe lähemalt, miks eelistada Bilnex arve generaatorit ja lõpetada ebamugavate arveblankettide kasutus >>