Mitä ovat verkkolaskut? Kuka käyttää verkkolaskuja?
Muistatko vielä faksin tai kirjekuoressa lähetetyt paperilaskut? Nykyään ne muistot ovat historiaa. Pian myös PDF-lasku siirtyy samaan kategoriaan. Vaikka PDF on digitaalinen, se on pohjimmiltaan vain kuva paperilaskusta näytöllä – jonkun on edelleen syötettävä se manuaalisesti järjestelmään.
Yli vuosikymmenen ajan työpöydillämme (näytöillä) on ollut jotain paljon älykkäämpää. Verkkolasku on täysin digitaalinen ja koneellisesti käsiteltävä tietovirta, joka siirtyy suoraan myyjän ohjelmistosta ostajan järjestelmään sekunneissa. Ei sähköposteja, liitteitä tai manuaalista syöttöä. Ja se on täysin ilmainen Bilnexissä.
Verkkolasku strukturoitu datatiedosto (XML-muodossa), joka on laadittu yhteisen eurooppalaisen standardin mukaisesti. PDF on kuva, jonka ihminen lukee, kun taas verkkolasku on koodi, jonka tietokoneet ja kirjanpitojärjestelmät lukevat.
Miksi sähköisiä laskuja käytetään?
- Rahat saapuvat nopeammin
Verkkolasku ei koskaan jää jumiin kenenkään sähköpostilaatikkoon tai lomalla olevan kontaktin tietokoneelle. Koska lasku menee suoraan ostajan kirjanpitojärjestelmään, sen ennakkomaksuprosessi alkaa välittömästi. Ei ole enää tekosyitä... “kirjanpitäjällä ei ole vielä ollut aikaa syöttää PDF-tiedostoa järjestelmään” – sähköinen lasku on jo olemassa. - Nolla virhettä
Inhimilliset virheet ja manuaalinen syöttö ovat menneisyyttä. Verkkolaskujen avulla ei ole mahdollista, että joku vahingossa syöttää väärän viitenumeron tai tulostaa summan desimaalipilkun väärin. Tiedot siirtyvät myyjän järjestelmästä ostajan ohjelmistoon aidossa ja muuttamattomassa muodossa. - Turvallisuus
PDF-laskun lähettäminen sähköpostitse on nykyään kyberrikollisten suosikkikohde. On yleistä, että sähköpostikeskustelut siepataan ja PDF-tiedostossa oleva pankkitilinumero korvataan huijarin tilinumerolla. Sähköinen lasku kuitenkin kulkee salatun operaattoriverkon kautta, jossa tietojen manipulointi on mahdotonta. Tämä on turvallisin tapa siirtää laskuja. - Laki sanoo niin.
Virossa ja laajemmin Euroopassa verkkolaskujen käyttö on yleistymässä. Jos asiakkaasi on julkisen sektorin laitos tai yksityinen yritys, joka on ilmaissut halunsa vastaanottaa verkkolaskuja, olet velvollinen toimittamaan heille verkkolaskun.
| Kiinteistö | Verkkolasku (XML) | PDF-lasku (sähköposti) |
| Muoto | Koneluettava tiedosto | Laskun digitaalinen kuva |
| Tietojen syöttö | Automaattinen – ohjelmistosta ohjelmistoon | Käsityö – jonkun on kirjoitettava tai kopioitava tiedot |
| Toimitustapa | Suojattu operaattoriverkko | Tavallinen sähköposti (suojaamaton) |
| Virheiden syntyminen | Poissuljettu – tiedot ovat alkuperäisessä muodossaan | Normaali – kirjoitusvirheet |
| Rahan vastaanottaminen | Nopeampi – laskutusprosessi alkaa välittömästi | Hitaampi – laskujen käsittely riippuu ammattitaidosta |
| Turvallisuus | Korkea (salattu) | Matala (manipuloitu) |
| Maksaa | Lähettäminen ja vastaanottaminen Bilnexissä on ilmaista | Laskujen käsittelyyn käytetty aika muuttuu taloudellisiksi kustannuksiksi |
Murretaanpa myytit! Mikä herättää kysymyksiä sähköisissä laskuissa?
Monet yrittäjät suosivat perinteistä PDF-muotoa, koska sähköiset laskut vaikuttavat teknisesti monimutkaisilta ja kalliilta. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa.
Myytti: Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on liian monimutkaista ja vaatii kirjanpito- tai IT-osaamista.
Todellisuus: Bilnexissä verkkolaskun luominen on yhtä helppoa kuin tavallisen laskun luominen. Koko tekninen puoli XML-tiedoston luomisesta sen lähettämiseen operaattoriverkkojen välillä tapahtuu taustalla. Sama pätee sen vastaanottamiseen – avaa verkkolaskukanava, ilmoita pyynnöstäsi kumppanillesi, ja verkkolaskut alkavat saapua Bilnex-tilillesi.
Myytti: Sähköposti on turvallisempi.
Todellisuus: Sähköposti voi juuttua roskapostisuodattimeen tai roskakoriin. Verkkolasku menee suoraan asiakkaan kirjanpito-ohjelmaan, jossa se on heti näkyvissä ja valmis jatkokäsittelyyn.
Myytti: Verkkolaskut ovat kalliita, etenkin pienille yrityksille
Todellisuus: Bilnex on suunniteltu mikro- ja pienyrityksille. Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on ilmaista ympäristössämme. Säästät aikaa (ja kirjanpitäjän työaikaa) maksamatta senttiäkään.
Viron verkkolaskulaki: Mikä muuttui vuonna 2025?
Virossa sähköisten laskujen liikkeeseenlaskua säännellään kirjanpitolaissa. Tärkeä huomautus:
- Julkinen sektori: Sähköinen laskutus on ollut pakollista valtion virastoille jo vuosia.
- Yksityinen sektori: Kesästä 2025 alkaen jokaisella verkkolaskujen vastaanottajaksi listatulla yrityksellä on oikeus pyytää verkkolaskuja muilta yksityisiltä yrityksiltä. Bilnexi laskutusohjelmisto tarkistaa automaattisesti asiakkaasi verkkolaskun valmiuden.
Usein kysytyt kysymykset: Mitä sähköinen lasku käytännössä on?
Mikä on sähköinen lasku?
Verkkolasku ei ole PDF-tiedosto, eikä sitä voi lähettää sähköpostitse. Se on koneellisesti luettava. XML-muodossa yhteisen standardin mukaisesti koottu tiedosto. PDF-laskun tiedot kirjanpitäjän on syötettävä järjestelmään manuaalisesti, kun taas verkkolaskun tiedot päätyvät kirjanpitojärjestelmään automaattisesti ja virheettömästi. Tämä on nykyaikaisin, turvallisin ja nopein tapa laskuttaa.
Miten lähettää sähköisiä laskuja?
Lähettääksesi verkkolaskun sinun on luotava tili laskutusympäristössä, kuten Bilnexissä, koska sitä ei voi lähettää sähköpostitse. Prosessi on yksinkertainen: luo tili, luo lasku ympäristössä ja napsauta painiketta. “"Lähetä sähköinen lasku"”. Ohjelmisto luo automaattisesti tiedoston oikeassa muodossa ja lähettää sen suoraan asiakkaasi kirjanpito-ohjelmistoon suojatun operaattoriverkon kautta.
Mistä tiedän kenelle lähetän sähköisen laskun?
Sinun ei tarvitse soittaa asiakkaillesi yksi kerrallaan tai lähettää sähköposteja tarkistaaksesi, ovatko heidän verkkolaskunsa valmiita. Bilnexin laskutusohjelmisto on liitetty kaupparekisteriin ja tarkistaa automaattisesti asiakkuutesi tilan. Kun syötät asiakkaan nimen tai rekisterinumeron laskuun, järjestelmä näkee heti, onko tämä yritys rekisteröity verkkolaskujen vastaanottajaksi. Jos vastaanottokapasiteettia on käytettävissä, Bilnex tarjoaa sinulle automaattisesti mahdollisuuden lähettää verkkolaskun; jos ei, voit lähettää tavallisen PDF-laskun.
Milloin PDF-laskun lähettäminen on edelleen oikea vaihtoehto?
Vaikka sähköinen laskutus on tulevaisuutta, sinun ei tarvitse huolehtia, jos asiakkaasi ei ole vielä valmis siihen. Bilnex on suunniteltu siten, että voit laskuttaa kaikkia.
PDF-laskun lähettäminen on edelleen mahdollista tietyissä tapauksissa.
- Ulkomaiset asiakkaat: Kansainvälisiä verkkolaskustandardeja (kuten Peppol) on olemassa, mutta monet pienet ulkomaiset yritykset suosivat edelleen klassista PDF-muotoa.
- Asiakas ei ole e-laskun vastaanottaja: Jos kaupparekisteri ilmoittaa, ettei yrityksellä ole verkkolaskukanavaa, PDF on paras ja nopein tapa välittää tiedot.
Bilnex-järjestelmä tarkistaa asiakkaan valmiuden ja tarjoaa aina parhaan vaihtoehdon. Jos verkkolasku ei ole mahdollinen, valmistelemasi oikea PDF-lasku lähetetään automaattisesti asiakkaan sähköpostiin. Näin toimit aina ammattimaisesti riippumatta siitä, mitä teknologiaa kumppanisi käyttää.
Miten vastaanotan sähköisiä laskuja?
Vastaanottaaksesi verkkolaskuja yrityksen on oltava rekisteröitynyt verkkolaskujen vastaanottajaksi. Voit aktivoida sen Bilnexissä muutamalla napsautuksella. Kun vastaanotto on aktivoitu, sinun ei enää tarvitse etsiä toimittajalaskuja sähköposteistasi – ne saapuvat automaattisesti Bilnex-tilillesi. Sieltä voit tarkastella laskuja yhdellä napsautuksella ja lähettää ne kirjanpito-ohjelmistoosi, mikä säästää sekä omaa että kirjanpitäjäsi arvokasta aikaa.