Latvialaiset B2B-laskut: PDF-muodossa vuoteen 2027 asti, verkkolasku 2028

Kyllä, voit edelleen. Jos latvialainen yrityksesi laskuttaa toista Latviassa rekisteröityä yritystä, pelkkä PDF-tiedosto on täysin laillinen vuosina 2026 ja 2027. Velvollisuus lähettää lasku maksettavaksi strukturoituna sähköisenä laskuna alkaa, kirjanpitolain siirtymäsäännösten nojalla, vasta 1. tammikuuta 2028. Samasta päivästä lähtien laskutietojen on oltava myös VID:n eli Latvian valtion veroviranomaisen saatavilla. Alkuperäinen määräaika oli 1. tammikuuta 2026, mutta Saeimasin 5. kesäkuuta 2025 tehty tarkistus siirsi sitä kahdella vuodella eteenpäin; muutos tuli voimaan 12. kesäkuuta 2025. Joten syyskuusta 2026 lähtien Latvian kotimainen B2B-laskutus on edelleen PDF-muotoista, ja aikaa on jäljellä kaksi vuotta.

Miltä aikajana nyt oikeasti näyttää?

Vanhemmissa selitysmateriaaleissa ja muutamien ohjelmistotoimittajien diaesityksissä näkyy edelleen 1. tammikuuta 2026. Tuo päivämäärä oli todellakin laissa, aina siihen asti, kunnes se korvattiin. Latvia siirtyy sähköiseen laskutukseen vaiheittain, ja VIDin verkkolaskutussivu asetetaan ne näin:

Alkaen	Mitä muutoksia?	Ketä se vaikuttaa
01.01.2025	Budjettilaitokselle lähetettävä lasku on lähetettävä verkkolaskuna.	Yritysten välinen, yritysten välinen, yritysten välinen ja yritysten välinen
01.01.2026	Näiden verkkolaskujen tiedot on toimitettava VID:lle.	julkishallinto ja Latviassa rekisteröidyt yritykset
01.01.2026–31.12.2027	Yritysten välisen verkkolaskutuksen tietojen toimittaminen VIDille on vapaaehtoista	yritykset laskuttavat toisiaan
01.01.2028	Yrityslasku on lähetettävä verkkolaskuna ja tiedot on toimitettava VID:lle	Latviassa rekisteröidyt yritykset laskuttavat toisiaan

Vapaaehtoinen ikkuna ei ole vain ystävällinen ele. Hallituksen asetus nro 749, jota sovelletaan 13. joulukuuta 2025 alkaen, antaa yrityksille, jotka jo vaihtavat sähköisiä laskuja keskenään, mahdollisuuden lähettää ne VIDille 1. tammikuuta 2026 alkaen. Samassa asetuksessa sanotaan, että virallisen sähköpostiosoitteen kautta liikkuvien laskujen tiedonsiirto VIDille alkaa myös 1. tammikuuta 2026.

Miksi PDF-tiedosto ei ole strukturoitu sähköinen lasku?

Laissa ei käytetä "sähköistä laskua" tarkoittamaan "sähköisesti lähetettävää laskua". kirjanpitolain määritelmät, strukturoitu sähköinen lasku on lasku, joka on laadittu, lähetetty ja vastaanotettu strukturoidussa sähköisessä muodossa, joka mahdollistaa sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn ja joka on eurooppalaisen standardin LVS EN 16931-1:2017 ja teknisen eritelmän LVS CEN/TS 16931-2:2017 mukainen.

Vie 1 200 euron lasku asiakkaalle Riiaan. PDF-tiedostona se on kuva paperiarkista: henkilö lukee sen näytöltä ja kirjoittaa summan, viitenumeron ja eräpäivän uudelleen kirjanpito-ohjelmaan tai ajaa sen OCR:n (optinen tekstintunnistus, joka arvaa kuvan tekstin) läpi. Rakenteisena verkkolaskuna sama dokumentti saapuu koneellisesti luettavana XML-tiedostona, jossa jokainen tieto on omassa kentässään: myyjän rekisteröintinumero, laskun numero, rivien loppusummat, ALV, eräpäivä. Identtinen sisältö, paitsi että mitään ei tarvitse arvata. Juuri siksi PDF-tiedosto ei voi korvata pakollista tiedostoa 1. tammikuuta 2028 jälkeen, ei edes siisti PDF-tiedosto kohteliaaseen sähköpostiin liitettynä.

Ketkä kuuluvat soveltamisalaan ja ketkä eivät?

Velvoite koskee Latviassa rekisteröityjen yritysten välisiä laskuja. VID toteaa, että sähköisen laskutuksen piiriin kuuluvat julkishallinto ja Latviassa rekisteröidyt yritykset, mukaan lukien taloudellista toimintaa harjoittavat luonnolliset henkilöt, muut kirjanpitolain subjektit ja arvonlisäverolain subjektit.

Siitä seuraa suoraan muutama johtopäätös:

• Liikevaihto- tai laskumäärärajaa ei ole. Laki tai asetus nro 749 eivät sido velvollisuutta liikevaihtoon, laskutusmääriin tai arvonlisäverovelvollisuusasemaan. Soveltamisala määräytyy kohteen tyypin, ei koon, mukaan.
• Yksityishenkilöille osoitetut laskut pysyvät poissa. Velvollisuus kirjoitetaan yrityksen lähettämälle laskulle toinen Latviassa rekisteröity yritys joka ei ole budjettilaitos. Yksityishenkilö, jolla ei ole taloudellista toimintaa, ei kuulu sen piiriin.
• Ulkomaista kumppania ei koske velvoite, mutta sopimus voi koskea häntä. Jos virolainen tai liettualainen yrityksesi laskuttaa latvialaista asiakasta, Latvian laki ei velvoita sinua tähän. VID puolestaan huomauttaa, että säännöt eivät kiellä Latviassa rekisteröityä yritystä tuottamasta strukturoitua sähköistä laskua yritykselle, joka ei ole rekisteröity Latviaan; osapuolet yksinkertaisesti sopivat siitä keskenään. Näissä säännöissä ei ole määrätty, miten rajat ylittävä sähköisten laskujen kierto lopulta yksityiskohtaisesti järjestetään.

Laki sisältää myös kourallisen poikkeuksia velvoitteesta. Käy jonkin aikaa ennen vuotta 2028 läpi omat asiakirjatyyppisi kerran ja tarkista itse lain sanamuoto sen sijaan, että lukisit jonkun toisen laatiman tiivistelmän.

Kaksi erillistä siirtoa: lasku asiakkaallesi, tiedot VIDille

Tästä suurin osa hämmennyksestä alkaa. On olemassa kaksi erillistä prosessia: verkkolaskun toimittaminen asiakkaalle ja verkkolaskutietojen lähettäminen veroviranomaiselle.

Mitä kanavia sinulla on lupa käyttää?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online, EU:n laajuinen verkosto sähköisten laskujen vaihtoon) ei ole ainoa sallittu reitti. Asetus nro 749 listaa kolme kanavaa: virallisen sähköpostiosoitteen (e-adrese), jos tili on aktivoitu; palveluntarjoajan kanavan eli verkkolaskuoperaattorin; tai jonkin muun kanavan, kuten järjestelmä-järjestelmä-rajapinnan, sähköpostiosoitteen tai muun sähköisen kanavan. Osapuolet sopivat keskenään, kumpaa he käyttävät. Periaatteessa XML-tiedosto voi siis kulkea myös sähköpostin liitteenä.

Muoto on kuitenkin kiinteä. VIDille lähetettävän verkkolaskun XML-rakenteen on oltava UBL 2.1:n ja Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaation, ns. CIUS:n, mukainen. Peppol BIS Billing 3.0 on, omien dokumenttiensa mukaan, eurooppalaisen standardin EN 16931 ydinlaskun käyttöspesifikaatio – kapeampi sääntökirja, joten myös sen mukaisesti rakennettu lasku on eurooppalaisen standardin mukainen. Lyhyt versio: valitset verkon, mutta tiedoston sisällön ja rakenteen asettavat Peppolin säännöt.

Miten tiedot päätyvät VIDiin?

Tietojen toimittamisella VIDiin on omat polkunsa. Jos käytät sähköpostiosoitetta, sähköpostiosoitetietojärjestelmä raportoi laskun VIDille automaattisesti. Tätä varten sekä yrityksen että operaattorin on käytettävä ajantasaista integraatioversiota. Operaattorin kanavan on oltava yhteydessä VIDin järjestelmän API:in. Jos valitset "toisen kanavan", esimerkiksi sähköpostin tai suoran rajapinnan asiakkaaseesi, sinun on lähetettävä lasku VIDille itse: joko VIDin API:n kautta Sähköinen ilmoitusjärjestelmä (EDS), VID:n verkkolomakkeen kautta tai lataamalla tiedoston. EDS hyväksyy lataukset vain XML-muodossa; kirjanpito-ohjelmistosi voi lähettää laskun API:n kautta, jos sillä on integrointi VID:n verkkolaskutus-API:in.

Kuinka kauan sinulla on aikaa toimittaa tiedot?

Määräaika on lyhyt ja täsmällinen: verkkolasku lähetetään VID:lle kerran, viimeistään viiden arkipäivän kuluessa sen lähettämisestä. Asetus kattaa myös sen, mitä tapahtuu, kun teknologia pettää.

Mitä jos järjestelmät ovat alhaalla?

• Järjestelmäsi tai operaattorisi järjestelmä on alhaalla: ilmoittaa VID:lle EDS:ään viimeistään viiden päivän määräajan eräpäivää seuraavana arkipäivänä ja mainita syy sekä toimittaa lasku kolmen arkipäivän kuluessa vian korjaamisesta.
• VIDin oma ratkaisu on alhaalla: Lähetä lasku viimeistään vian korjausta seuraavana arkipäivänä. VID ilmoittaa sekä vioista että niiden korjauksesta.
• Lasku jäi lähettämättä jostain muusta syystä: ilmoittaa VID:lle EDS:ään ja mainita syy sekä ajanjakso sekä toimittaa laskut 30 kalenteripäivän kuluessa syyn havaitsemisesta.

Asetuksessa nro 749 ei vahvisteta seuraamusten määriä. Hallinnollista vastuuta koskevat yleiset säännöt ovat Hallinnollisen vastuun laki, joka jättää tietyt rikkomukset ja seuraamukset alakohtaisten lakien varaan.

Miten tarkistat XML:n ennen lähettämistä?

Tarkista XML ennen lähettämistä. VID suosittelee Euroopan komission sähköisen laskun validointityökalun käyttöä sen varmistamiseksi, että tietorakenne, pakolliset kentät ja laskelmat ovat oikein, ja on julkaissut siitä erillisen oppaan.

Mitä sinun pitäisi tehdä vuosina 2026 ja 2027?

Kaksi vuotta tuntuu avokätiseltä ajalta aina joulukuuhun 2027 asti, jolloin ohjelmistopäivityksesi on jonossa kaikkien muiden takana.

• Kartoita laskutusprosessisi: kuinka monta myyntilaskua menee latvialaisille yrityksille, kuinka monta budjettilaitoksille, kuinka monta yksityishenkilöille ja kuinka monta ulkomaille. Velvollisuus koskee vain yhtä näistä kategorioista.
• Kysy ohjelmistotoimittajaltasi yksi konkreettinen kysymys: Tuottaako ohjelma UBL 2.1 XML -tiedostoa, joka täyttää Peppol BIS Billing 3.0 -vaatimukset, ja onko sillä integraatio VID:n verkkolaskutusrajapintaan? Kyllä vai ei – tähän ei ole kolmatta vastausta.
• Valitse kanavasi ja sovi se asiakkaan kanssa: Sähköpostiosoite, operaattori tai suora rajapinta. Sääntely itsessään edellyttää sopimusta, joten keskustelu kulkee kummankin puolen kautta.
• Käytä vapaaehtoisjaksoa koeajona: 1. tammikuuta 2026 alkaen voit lähettää laskuja VID:lle ilman sitoumuksia. Vie muutama oikea lasku läpi koko ketjun, niin tiedät tarkalleen, missä prosessisi katkeaa.
• Tarkista asiakirjojen käsittelysäännöt: missä muodossa laskut tallennetaan, kuka valvoo viiden arkipäivän määräaikaa ja mitä tapahtuu sähkökatkon aikana. Se on helpompi kirjoittaa muistiin nyt kuin tammikuussa 2028.

Vielä yksi käytännön yksityiskohta: VID ylläpitää ajantasaista luetteloa palveluntarjoajista ja ohjemateriaaleista verkkolaskutussivullaan, mukaan lukien ohjeet EDS:n kautta lähettämiseen ja XML:n validointiin. Jos nykyinen ohjelmasi on vaihdettava tai tarvitset jotain sen ja VIDin väliltä, tämä lista on järkevä ensimmäinen pysähdyspaikka.

Saatavilla myös: viroksi · Latvia

Viimeksi arvosteltu: 16. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Milloin PDF-lasku on edelleen voimassa latvialaisille B2B-laskuille?

PDF-lasku voi olla pääasiallinen dokumentti 31.12.2027 asti. 1.1.2028 alkaen strukturoidut XML-muotoiset verkkolaskut ja tiedonsiirto VIDiin ovat pakollisia.

Mitä eroa on PDF-laskulla ja strukturoidulla e-laskulla?

PDF on laskun kuva, jonka ihminen voi lukea. Rakenteinen sähköinen lasku on koneellisesti luettava XML-tiedosto, joka on eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen ja mahdollistaa automaattisen käsittelyn.

Keitä koskee Latvian yritysten välinen verkkolaskuvelvoite vuonna 2028?

Velvoite koskee kaikkia Latviassa rekisteröityjä yrityksiä, mukaan lukien yksityisyrittäjät ja pienyritykset. Rajoitettuja poikkeuksia on, kuten kassakoneasiakirjat tai B2C-laskut.

Mikä on määräaika verkkolaskujen lähettämiselle VID:lle?

Tiedot on toimitettava viimeistään viiden arkipäivän kuluessa laskun lähettämisestä. Jos ilmenee tekninen virhe, siitä on ilmoitettava seuraavana arkipäivänä.