Latvijas B2B rēķini: PDF līdz 2027. gadam, e-rēķins no 2028. gada

Jā, jūs joprojām varat. Ja jūsu Latvijas uzņēmums izraksta rēķinu citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, vienkāršs PDF fails ir pilnīgi likumīgs līdz 2026. un 2027. gadam. Pienākums izrakstīt rēķinu apmaksai kā strukturētu e-rēķinu stājas spēkā, saskaņā ar Grāmatvedības likuma pārejas noteikumiem, tikai 2028. gada 1. janvārī. No tā paša datuma rēķinu datiem jānonāk arī VID, Valsts ieņēmumu dienestā (Latvijas nodokļu iestādē). Sākotnējais termiņš bija 2026. gada 1. janvāris, bet Saeimas 2025. gada 5. jūnija grozījums atlika to divus gadus atpakaļ; izmaiņas stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā. Tātad, sākot ar 2026. gada septembri, Latvijas iekšzemes B2B rēķinu izrakstīšana joprojām ir PDF formātā, un līdz termiņa beigām ir atlikuši divi gadi.

Kā laika skala patiesībā izskatās tagad?

Vecākos skaidrojumos un dažu programmatūras pārdevēju slaidrādes joprojām rāda 2026. gada 1. janvāri. Šis datums patiešām bija iekļauts likumā līdz pat tā aizstāšanai. Latvija uz e-rēķiniem pāriet pakāpeniski, un VID e-rēķinu lapa tos izklāsta šādi:

No	Kādas izmaiņas?	Kuru tas ietekmē
01.01.2025	Rēķins budžeta iestādei ir jāizraksta kā e-rēķins	Uzņēmumi no valsts uzņēmējdarbībai, uzņēmumi no valsts uzņēmējdarbībai, uzņēmumi no valsts uzņēmējdarbībai
01.01.2026	Dati no šiem e-rēķiniem jāiesniedz VID.	valsts pārvalde un Latvijā reģistrēti uzņēmumi
01.01.2026–31.12.2027	B2B e-rēķinu datu iesniegšana VID ir brīvprātīga.	uzņēmumi izraksta rēķinus viens otram
01.01.2028	B2B rēķins ir jāizraksta kā e-rēķins, un dati jāiesniedz VID.	Latvijā reģistrēti uzņēmumi izraksta rēķinus viens otram

Brīvprātīgais logs nav tikai draudzīgs žests. Ministru kabineta noteikumi Nr. 749, kas stājas spēkā 2025. gada 13. decembra, ļauj uzņēmumiem, kas jau apmainās ar e-rēķiniem savā starpā, sākt tos iesniegt VID no 2026. gada 1. janvāra. Tajā pašā regulā ir noteikts, ka rēķiniem, kas pārvietojas caur oficiālo e-adresi, datu pārraide VID arī sāksies 2026. gada 1. janvārī.

Kāpēc PDF fails nav strukturēts e-rēķins?

Likumā termins "elektroniskais rēķins" netiek lietots, lai apzīmētu "rēķinu, kas tiek nosūtīts elektroniski". Grāmatvedības likuma definīcijas, strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to apstrādāt automātiski un elektroniski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017 un tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Nogādājiet klientam Rīgā 1200 eiro rēķinu. PDF formātā tas ir papīra lapas attēls: persona to nolasa no ekrāna un atkārtoti ieraksta summu, atsauces numuru un maksājuma datumu grāmatvedības programmatūrā vai arī palaiž to caur OCR (optisko rakstzīmju atpazīšanu, kas uzmin tekstu attēlā). Kā strukturēts e-rēķins tas pats dokuments tiek piegādāts kā mašīnlasāms XML fails, kurā katra detaļa atrodas savā laukā: pārdevēja reģistrācijas numurs, rēķina numurs, rindu kopsummas, PVN, maksājuma datums. Identisks saturs, izņemot to, ka nekas nav jāuzmin. Tieši tāpēc PDF fails nevar aizstāt obligāto failu pēc 2028. gada 1. janvāra, pat ne kārtīgs, piekļauts pieklājīgam e-pastam.

Kas ir iekļauts darbības jomā, un kas nav?

Šī saistība ir noteikta attiecībā uz rēķiniem starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. VID norāda, ka e-rēķinu aprite aptver valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētus uzņēmumus, tostarp fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, citus Grāmatvedības likuma subjektus un PVN likuma subjektus.

No tā tieši izriet daži secinājumi:

• Nav apgrozījuma vai rēķinu skaita sliekšņa. Ne likums, ne Regula Nr. 749 nesaista pienākumu ar apgrozījumu, rēķinu apjomu vai PVN reģistrācijas statusu. Darbības joma ir noteikta pēc subjekta veida, nevis pēc lieluma.
• Rēķini privātpersonām netiek iekļauti. Nodoklis tiek izrakstīts par rēķinu, ko uzņēmums izsniedz cits uzņēmums, kas reģistrēts Latvijā tā nav budžeta iestāde. Privātpersona, kas neveic saimniecisko darbību, tajā neietilpst.
• Ārvalstu partneris nav saistīts ar saistībām, bet var būt saistīts ar vienošanos. Ja jūsu Igaunijas vai Lietuvas uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas klientam, Latvijas likums jums to neuzliek. VID savukārt norāda, ka noteikumi neaizliedz Latvijā reģistrētam uzņēmumam sagatavot strukturētu e-rēķinu uzņēmumam, kas nav reģistrēts Latvijā; puses vienkārši par to vienojas savā starpā. Šajos noteikumos nav noteikts, kā galu galā tiks detalizēti organizēta pārrobežu e-rēķinu aprite.

Likumā ir ietverti arī vairāki atbrīvojumi no pienākuma. Kādu laiku pirms 2028. gada pārskatiet savus dokumentu veidus un pārbaudiet paša likuma formulējumu, nevis kāda cita kopsavilkumu.

Divas atsevišķas darbības: rēķins klientam, dati VID

Šeit sākas lielākā daļa neskaidrību. Pastāv divi atšķirīgi procesi: e-rēķina piegāde klientam un e-rēķina datu iesniegšana nodokļu iestādei.

Kurus kanālus jums ir atļauts izmantot?

Peppol (Viseiropas publisko iepirkumu tiešsaistes platforma, ES mēroga tīkls e-rēķinu apmaiņai) nav vienīgais atļautais maršruts. Noteikumi Nr. 749 uzskaitīti trīs kanāli: oficiālā e-adrese (e-adrese), ja konts ir aktivizēts; pakalpojumu sniedzēja kanāls, proti, e-rēķinu operators; vai cits kanāls, piemēram, sistēmu savstarpējā saskarne, e-pasta adrese vai kāds cits elektronisks kanāls. Puses savā starpā vienojas, kuru no tiem izmantot. Principā XML fails var tikt nosūtīts arī kā e-pasta pielikums.

Tomēr formāts ir fiksēts. VID iesniegtā e-rēķina XML struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai jeb tā sauktajai CIUS. Peppol BIS Billing 3.0 ir, saskaņā ar savu dokumentāciju, Eiropas standarta EN 16931 pamata rēķinu lietošanas specifikācija — sašaurināta noteikumu grāmata, lai atbilstoši tai izveidots rēķins atbilstu arī Eiropas standartam. Īsā versija: jūs izvēlaties tīklu, bet faila saturu un struktūru nosaka Peppol noteikumi.

Kā dati nonāk VID?

Datu nogādāšanai VID ir savi ceļi. Ja izmantojat e-adresi, e-adreses informācijas sistēma automātiski nosūta rēķinu VID. Šim nolūkam gan uzņēmumam, gan operatoram ir jāpalaiž aktuāla integrācijas versija. Operatora kanālam jābūt savienotam ar VID sistēmas API. Ja izvēlaties "citu kanālu", piemēram, e-pastu vai tiešu saskarni ar klientu, rēķins VID ir jāiesniedz pašam: vai nu izmantojot e-adreses informācijas sistēmas API, Elektroniskā deklarēšanas sistēma (EDS), VID tiešsaistes iesniegšanas portālā vai augšupielādējot failu. EDS pieņem augšupielādes tikai XML formātā; jūsu grāmatvedības programmatūra var nosūtīt rēķinu, izmantojot API, ja tai ir integrācija ar VID e-rēķinu API.

Cik ilgā laikā jums ir jāiesniedz dati?

Termiņš ir īss un konkrēts: e-rēķins tiek iesniegts VID vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Regula aptver arī to, kas notiek, ja tehnoloģijas pieviļ.

Ko darīt, ja sistēmas nedarbojas?

• Jūsu sistēma vai jūsu operatora sistēma nedarbojas: ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc piecu dienu termiņa iestāšanās paziņot VID EDS sistēmā, norādot iemeslu, un iesniegt rēķinu trīs darba dienu laikā pēc bojājuma novēršanas.
• VID paša risinājums nedarbojas: iesniedziet rēķinu ne vēlāk kā darba dienā pēc bojājuma novēršanas. VID paziņo gan par bojājumiem, gan par to novēršanu.
• Rēķins netika iesniegts cita iemesla dēļ: paziņot VID EDS sistēmā, norādot iemeslu un periodu, un iesniegt rēķinus 30 kalendāro dienu laikā pēc iemesla noteikšanas.

Noteikumi Nr. 749 nenosaka soda apmērus. Vispārīgie noteikumi par administratīvo atbildību ir ietverti Administratīvās atbildības likums, kas konkrētus pārkāpumus un sankcijas atstāj nozaru likumu ziņā.

Kā pārbaudīt XML pirms nosūtīšanas?

Pirms nosūtīšanas pārbaudiet XML. VID iesaka izmantot Eiropas Komisijas e-rēķinu validācijas rīku, lai pārliecinātos, ka datu struktūra, obligātie lauki un aprēķini ir pareizi, un ir publicējis atsevišķu rokasgrāmatu.

Kas jums būtu jāpaveic 2026. un 2027. gadā?

Divi gadi šķiet dāsni līdz pat 2027. gada decembrim, kad jūsu programmatūras atjauninājums stāv rindā aiz visiem pārējiem.

• Kartējiet rēķinu plūsmas: cik pārdošanas rēķinu nonāk Latvijas uzņēmumu rīcībā, cik budžeta iestāžu rīcībā, cik privātpersonu rīcībā un cik ārvalstīs. Saistības skar tikai vienu no šiem spaiņiem.
• Uzdodiet savam programmatūras nodrošinātājam vienu konkrētu jautājumu: Vai programma ģenerē UBL 2.1 XML, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 prasībām, un vai tai ir integrācija ar VID e-rēķinu API? Jā vai nē — trešās atbildes šeit nav.
• Izvēlieties kanālu un saskaņojiet to ar klientu: e-adrese, operators vai tieša saskarne. Pati regula paredz vienošanos, tāpēc saruna notiek jebkurā virzienā.
• Izmantojiet brīvprātīgo periodu kā izmēģinājuma periodu: No 2026. gada 1. janvāra jūs varat iesniegt rēķinus VID bez jebkādām saistībām. Izvirziet pāris reālus rēķinus visā ķēdē, un jūs precīzi zināsiet, kur jūsu process tiek pārtraukts.
• Pārskatiet savus dokumentu apstrādes noteikumus: kādā formātā tiek glabāti rēķini, kas uzrauga piecu darba dienu termiņu un kas notiek elektroenerģijas padeves pārtraukuma laikā. To tagad ir vieglāk pierakstīt nekā 2028. gada janvārī.

Vēl viena praktiska detaļa: VID savā e-rēķinu lapā uztur aktuālu pakalpojumu sniedzēju sarakstu un vadlīnijas, tostarp instrukcijas iesniegšanai, izmantojot EDS, un XML validācijai. Ja jūsu pašreizējā programma ir jāaizstāj vai ir nepieciešams kaut kas pa vidu starp VID un to, šis saraksts ir saprātīga pirmā pietura.

Pieejams arī: igauņu valodā · Latviešu

Pēdējoreiz pārskatīts: 2026. gada 16. septembrī

Bieži uzdotie jautājumi

Kad PDF rēķins joprojām ir derīgs Latvijas B2B rēķiniem?

PDF rēķins var būt galvenais dokuments līdz 2027. gada 31. decembrim. No 2028. gada 1. janvāra strukturēti XML e-rēķini un datu pārsūtīšana uz VID ir obligāta.

Kāda ir atšķirība starp PDF rēķinu un strukturētu e-rēķinu?

PDF ir rēķina attēls, ko cilvēks var nolasīt. Strukturēts e-rēķins ir mašīnlasāms XML fails, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931 un ļauj to automatizēti apstrādāt.

Kam 2028. gadā būs jāievēro Latvijas B2B e-rēķinu pienākums?

Šis pienākums attiecas uz visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, tostarp individuālajiem komersantiem un mazajiem uzņēmumiem. Pastāv ierobežoti izņēmumi, piemēram, kases aparāta dokumenti vai B2C rēķini.

Kāds ir e-rēķinu datu iesniegšanas termiņš VID?

Dati jānosūta ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas. Ja rodas tehniska kļūme, par to jāziņo nākamajā darba dienā.