Latvijos B2B sąskaitos faktūros: PDF iki 2027 m., e. sąskaitos faktūros nuo 2028 m.

Taip, vis dar galite. Jei jūsų Latvijos įmonė išrašo sąskaitą faktūrą kitai Latvijoje registruotai įmonei, paprastas PDF dokumentas yra visiškai teisėtas iki 2026 ir 2027 m. Pareiga išrašyti sąskaitą faktūrą apmokėjimui kaip struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą prasideda, pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo pereinamąsias nuostatas, tik 2028 m. sausio 1 d. Nuo tos pačios datos sąskaitų faktūrų duomenys taip pat turi pasiekti VID, Valstybinę pajamų tarnybą (Latvijos mokesčių administratorių). Pradinis terminas buvo 2026 m. sausio 1 d., tačiau Saeimos 2025 m. birželio 5 d. pakeitimas atidėjo dvejus metus; pakeitimas įsigaliojo 2025 m. birželio 12 d. Taigi, nuo 2026 m. rugsėjo mėn. Latvijos vidaus B2B sąskaitų faktūrų išrašymas vis dar yra PDF formatu, likus dvejiems metams.

Kaip dabar iš tikrųjų atrodo laiko juosta?

Senesniuose aiškinamuosiuose dokumentuose ir kai kurių programinės įrangos tiekėjų skaidrių demonstracijose vis dar rodoma 2026 m. sausio 1 d. Ši data iš tiesų buvo numatyta įstatyme iki pat jo pakeitimo. Latvija prie elektroninių sąskaitų faktūrų pereina etapais ir... VID elektroninių sąskaitų faktūrų puslapis išdėsto juos taip:

Iš	Kokie pokyčiai?	Kam tai daro įtaką
01.01.2025	Sąskaita faktūra biudžetinei įstaigai turi būti išrašyta kaip elektroninė sąskaita faktūra	B2G, G2G, G2B
01.01.2026	Duomenys iš tų elektroninių sąskaitų turi būti pateikti VID.	viešojo administravimo ir Latvijoje registruotų įmonių
01.01.2026–31.12.2027	B2B e. sąskaitų faktūrų duomenų teikimas VID yra savanoriškas	įmonės, išrašančios viena kitai sąskaitas faktūras
01.01.2028	B2B sąskaita faktūra turi būti išrašyta kaip elektroninė sąskaita faktūra, o duomenys pateikti VID.	Latvijoje registruotos įmonės viena kitai išrašo sąskaitas faktūras

Savanoriškas langas yra ne tik draugiškas gestas. Ministrų kabineto reglamentas Nr. 749, kuris taikomas nuo 2025 m. gruodžio 13 d., leidžia įmonėms, kurios jau keičiasi elektroninėmis sąskaitomis faktūromis tarpusavyje, pradėti jas teikti VID nuo 2026 m. sausio 1 d. Tame pačiame reglamente teigiama, kad sąskaitų faktūrų, siunčiamų per oficialų el. pašto adresą, duomenų perdavimas VID taip pat pradedamas naudoti nuo 2026 m. sausio 1 d.

Kodėl PDF formatu negalima laikyti struktūrizuota elektronine sąskaita faktūra?

Įstatyme “elektroninė sąskaita faktūra” nereiškia “elektroniniu būdu siunčiamos sąskaitos faktūros”. Apskaitos įstatymo apibrėžimai, struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra sąskaita faktūra, parengta, išsiųsta ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, kuris leidžia ją apdoroti automatiškai ir elektroniniu būdu, ir kuri atitinka Europos standartą LVS EN 16931-1:2017 bei techninę specifikaciją LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Nuneškite 1 200 eurų sąskaitą faktūrą klientui Rygoje. PDF formatu tai yra popieriaus lapo paveikslėlis: žmogus jį nuskaito ekrane ir dar kartą įveda sumą, registracijos numerį ir mokėjimo datą į apskaitos programinę įrangą arba paleidžia per OCR (optinį simbolių atpažinimą, kuris atspėja paveikslėlyje esantį tekstą). Struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra pateikiama kaip kompiuterio skaitomas XML failas, kuriame kiekviena detalė yra atskirame lauke: pardavėjo registracijos numeris, sąskaitos faktūros numeris, eilučių sumos, PVM, mokėjimo data. Identiškas turinys, tik nieko nereikia spėlioti. Būtent todėl PDF failas negali pakeisti privalomo failo po 2028 m. sausio 1 d., net tvarkingas, pridėtas prie mandagaus el. laiško.

Kas patenka į taikymo sritį, o kas ne?

Ši prievolė nustatyta sąskaitoms faktūroms tarp Latvijoje registruotų įmonių. VID nurodo, kad elektroninių sąskaitų faktūrų apyvarta apima viešojo administravimo įstaigas ir Latvijoje registruotas įmones, įskaitant fizinius asmenis, vykdančius ekonominę veiklą, kitus Buhalterinės apskaitos įstatymo subjektus ir PVM įstatymo subjektus.

Iš to tiesiogiai išplaukia kelios išvados:

• Nėra apyvartos ar sąskaitų faktūrų skaičiaus ribos. Nei įstatymas, nei Reglamentas Nr. 749 nesieja prievolės su apyvarta, sąskaitų faktūrų kiekiu ar PVM mokėtojo statusu. Taikymo sritis nustatoma pagal subjekto tipą, o ne pagal dydį.
• Sąskaitos faktūros privatiems asmenims lieka neįtrauktos. Pareiga išrašoma už sąskaitą faktūrą, kurią įmonė išrašo kita Latvijoje registruota įmonė tai nėra biudžetinė įstaiga. Privatus asmuo, nevykdantis jokios ekonominės veiklos, į ją nepatenka.
• Užsienio partneriui prievolė netaikoma, tačiau gali būti taikoma sutartis. Jei jūsų Estijos ar Lietuvos įmonė išrašo sąskaitą Latvijos klientui, Latvijos įstatymai jums to nenumato. VID savo ruožtu pažymi, kad taisyklės nedraudžia Latvijoje registruotai įmonei rengti struktūrizuotos elektroninės sąskaitos įmonei, kuri nėra registruota Latvijoje; šalys tiesiog dėl to susitaria tarpusavyje. Šiose taisyklėse nėra nustatyta, kaip galiausiai bus išsamiai organizuojamas tarpvalstybinis elektroninių sąskaitų apyvarta.

Įstatyme taip pat numatyta keletas išimčių nuo šio įpareigojimo. Likus kuriam laikui iki 2028 m., peržiūrėkite savo dokumentų tipus ir patikrinkite paties įstatymo formuluotę, o ne kažkieno kito parengtą jo santrauką.

Du atskiri veiksmai: sąskaita faktūra klientui, duomenys VID

Čia ir prasideda didžiausia painiava. Yra du skirtingi procesai: e. sąskaitos faktūros pristatymas klientui ir e. sąskaitos faktūros duomenų pateikimas mokesčių administratoriui.

Kuriais kanalais jums leidžiama naudotis?

„Peppol“ (visos Europos viešųjų pirkimų sistema internete – ES masto elektroninių sąskaitų faktūrų mainų tinklas) nėra vienintelis leidžiamas būdas. Reglamentas Nr. 749 išvardijami trys kanalai: oficialus el. adresas (e-adrese), jei paskyra aktyvuota; paslaugų teikėjo kanalas, t. y. el. sąskaitų operatorius; arba kitas kanalas, pvz., sistemų tarpusavio sąsaja, el. pašto adresas ar kitas elektroninis kanalas. Šalys tarpusavyje susitaria, kurį kanalą naudoti. Taigi iš principo XML failas taip pat gali būti siunčiamas kaip el. laiško priedas.

Tačiau formatas yra fiksuotas. VID pateikiamos e. sąskaitos faktūros XML struktūra turi atitikti UBL 2.1 ir „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikaciją, vadinamąją CIUS. „Peppol BIS Billing 3.0“ yra, pagal savo paties dokumentus, Europos standarto EN 16931 pagrindinė sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacija – susiaurinta taisyklių knyga, todėl pagal ją sukurta sąskaita faktūra taip pat atitinka Europos standartą. Trumpa versija: jūs pasirenkate tinklą, tačiau failo turinį ir struktūrą nustato „Peppol“ taisyklės.

Kaip duomenys pasiekia VID?

Duomenų gavimas į VID turi savo kelius. Jei naudojate el. adresą, el. adreso informacinė sistema automatiškai pateikia sąskaitą faktūrą VID. Tam tiek įmonė, tiek operatorius turi paleisti naujausią integracijos versiją. Operatoriaus kanalas turi būti prijungtas prie VID sistemos API. Jei pasirinksite “kitą kanalą”, pvz., el. paštą arba tiesioginę sąsają su klientu, sąskaitą faktūrą VID turite pateikti patys: per API Elektroninė deklaravimo sistema (EDS), VID internetiniame dokumentų pateikimo portale arba įkeliant failą. EDS priima įkėlimus tik XML formatu; jūsų apskaitos programinė įranga gali siųsti sąskaitą faktūrą per API, jei ji integruota su VID el. sąskaitų faktūrų API.

Per kiek laiko turite pateikti duomenis?

Terminas trumpas ir konkretus: e. sąskaita faktūra VID pateikiama vieną kartą, ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo jos išsiuntimo dienos. Reglamente taip pat numatyta, kas nutinka, kai technologijos jus nuvilia.

O kas, jei sistemos neveikia?

• Jūsų sistema arba jūsų operatoriaus sistema neveikia: pranešti VID EDS sistemoje ne vėliau kaip kitą darbo dieną po penkių dienų termino pabaigos, nurodant priežastį, ir pateikti sąskaitą faktūrą per tris darbo dienas nuo gedimo pašalinimo.
• VID paties sprendimas neveikia: pateikti sąskaitą ne vėliau kaip darbo dieną po gedimo pašalinimo. VID paskelbia tiek apie gedimus, tiek apie jų pašalinimą.
• Sąskaita faktūra nebuvo pateikta dėl kitos priežasties: pranešti VID EDS sistemoje, nurodant priežastį ir laikotarpį, ir pateikti sąskaitas faktūras per 30 kalendorinių dienų nuo priežasties nustatymo.

Reglamentas Nr. 749 nenustato jokių baudų dydžių. Bendrosios administracinės atsakomybės taisyklės yra išdėstytos Administracinės atsakomybės įstatymas, kuriame konkretūs nusikaltimai ir sankcijos paliekami konkretiems sektoriams skirtų įstatymų žinioms.

Kaip patikrinti XML prieš siunčiant?

Prieš siųsdami patikrinkite XML. VID rekomenduoja naudoti Europos Komisijos elektroninių sąskaitų faktūrų patvirtinimo įrankį, kad patvirtintumėte duomenų struktūros, privalomų laukų ir skaičiavimų teisingumą, ir paskelbė atskirą vadovą.

Ką reikėtų nuveikti 2026 ir 2027 metais?

Dveji metai atrodo dosniai iki pat 2027 m. gruodžio mėn., kai jūsų programinės įrangos atnaujinimas laukia eilėje po visų kitų.

• Susiekite savo sąskaitų faktūrų srautus: kiek pardavimo sąskaitų faktūrų atitenka Latvijos įmonėms, kiek – biudžetinėms įstaigoms, kiek – privatiems asmenims ir kiek – užsienyje. Įsipareigojimas liečia tik vieną iš tų kibirų.
• Užduokite savo programinės įrangos tiekėjui vieną konkretų klausimą: Ar programa sukuria UBL 2.1 XML, kuris atitinka „Peppol BIS Billing 3.0“ reikalavimus, ir ar ji integruota su VID el. sąskaitų faktūrų API? Taip arba ne – trečio atsakymo nėra.
• Pasirinkite kanalą ir suderinkite jį su klientu: El. pašto adresas, operatorius arba tiesioginė sąsaja. Pats reglamentas reikalauja susitarimo, todėl pokalbis vyksta bet kuriuo atveju.
• Savanorišką laikotarpį naudokite kaip bandomąjį laikotarpį: Nuo 2026 m. sausio 1 d. galite teikti sąskaitas faktūras VID be jokių įsipareigojimų. Pateikite kelias tikras sąskaitas faktūras per visą grandinę ir tiksliai žinosite, kur nutrūksta jūsų procesas.
• Peržiūrėkite savo dokumentų tvarkymo taisykles: kokiu formatu saugomos sąskaitos faktūros, kas stebi penkių darbo dienų terminą ir kas vyksta sutrikimo metu. Dabar tai lengviau užsirašyti nei 2028 m. sausį.

Dar viena praktinė detalė: VID savo elektroninių sąskaitų faktūrų puslapyje skelbia naujausią paslaugų teikėjų ir rekomendacijų sąrašą, įskaitant instrukcijas, kaip pateikti sąskaitas faktūras per EDS ir kaip patvirtinti XML. Jei jūsų dabartinę programą reikia pakeisti arba reikia kažko tarpinės programos ir VID, šis sąrašas yra protingas pirmas žingsnis.

Taip pat galima įsigyti šiomis kalbomis: estų kalba · Latvių

Paskutinį kartą peržiūrėta: 2026 m. rugsėjo 16 d.

DUK

Kada PDF sąskaita faktūra vis dar galioja Latvijos B2B sąskaitoms faktūroms?

PDF formato sąskaita faktūra gali būti pagrindinis dokumentas iki 2027 m. gruodžio 31 d. Nuo 2028 m. sausio 1 d. struktūrizuotos XML formato elektroninės sąskaitos faktūros ir duomenų perdavimas į VID yra privalomi.

Kuo skiriasi PDF formato sąskaita faktūra ir struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra?

PDF yra sąskaitos faktūros vaizdas, kurį gali perskaityti žmogus. Struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra kompiuterio skaitomas XML failas, atitinkantis Europos standartą EN 16931 ir leidžiantis automatiškai apdoroti.

Kam 2028 m. bus taikoma Latvijos B2B elektroninių sąskaitų faktūrų prievolė?

Ši prievolė taikoma visoms Latvijoje registruotoms įmonėms, įskaitant individualius verslininkus ir mažąsias įmones. Yra ribotų išimčių, pavyzdžiui, kasos aparato dokumentai arba B2C sąskaitos faktūros.

Koks yra e. sąskaitų faktūrų duomenų pateikimo VID terminas?

Duomenys turi būti perduoti ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo sąskaitos išsiuntimo. Jei įvyksta techninė klaida, apie ją reikia pranešti kitą darbo dieną.