Łotewskie faktury B2B: PDF do 2027 r., e-faktura 2028 r.

Tak, nadal możesz. Jeśli Twoja łotewska firma wystawia fakturę innej firmie zarejestrowanej na Łotwie, zwykły plik PDF jest całkowicie legalny do 2026 i 2027 roku. Obowiązek wystawienia faktury do zapłaty w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej zaczyna obowiązywać., zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy o rachunkowości, dopiero 1 stycznia 2028 r. Od tego samego dnia dane z faktury muszą również trafić do VID, Państwowej Służby Podatkowej (łotewskiego urzędu skarbowego). Pierwotny termin wynosił 1 stycznia 2026 r., ale Sejm nowelizacja z dnia 5 czerwca 2025 r. przesunięto o dwa lata; zmiana weszła w życie 12 czerwca 2025 r. Zatem we wrześniu 2026 r. na Łotwie fakturowanie krajowe B2B nadal odbywało się w formacie PDF, a do końca okresu pozostały dwa lata.

Jak teraz wygląda oś czasu?

Starsze objaśnienia i slajdy kilku dostawców oprogramowania nadal wskazują na 1 stycznia 2026 r. Ta data rzeczywiście obowiązywała w prawie, aż do momentu jego zastąpienia. Łotwa przechodzi na fakturowanie elektroniczne etapami i Strona fakturowania elektronicznego VID przedstawia je w następujący sposób:

Z	Jakie zmiany?	Kogo to dotyczy
01.01.2025	Faktura dla instytucji budżetowej musi zostać wystawiona w formie e-faktury	B2G, G2G, G2B
01.01.2026	Dane z tych e-faktur muszą zostać przekazane do VID	administracja publiczna i spółki zarejestrowane na Łotwie
01.01.2026–31.12.2027	Przekazanie danych z faktury elektronicznej B2B do VID jest dobrowolne	firmy wystawiające sobie nawzajem faktury
01.01.2028	Faktura B2B musi zostać wystawiona w formie e-faktury i dane muszą zostać przesłane do VID	Firmy zarejestrowane na Łotwie wystawiające sobie nawzajem faktury

Dobrowolne otwarcie okna nie jest tylko gestem przyjaźni. Rozporządzenie Gabinetowe nr 749, Rozporządzenie, które wchodzi w życie 13 grudnia 2025 r., umożliwia firmom, które już wymieniają między sobą faktury elektroniczne, przesyłanie ich do VID od 1 stycznia 2026 r. To samo rozporządzenie stanowi, że w przypadku faktur przesyłanych za pośrednictwem oficjalnego adresu e-mail, przesyłanie danych do VID również rozpocznie się 1 stycznia 2026 r.

Dlaczego plik PDF nie jest ustrukturyzowaną e-fakturą?

W ustawie nie używa się pojęcia “faktura elektroniczna” w znaczeniu “faktury przesyłanej drogą elektroniczną”. Zgodnie z definicje w ustawie o rachunkowości, ustrukturyzowana faktura elektroniczna to faktura sporządzona, wysłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który pozwala na jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie oraz która jest zgodna z normą europejską LVS EN 16931-1:2017 i specyfikacją techniczną LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Zanieś fakturę na 1200 euro klientowi w Rydze. W formacie PDF jest to zdjęcie kartki papieru: osoba odczytuje ją z ekranu i przepisuje kwotę, numer referencyjny i termin płatności do programu księgowego lub przepuszcza przez OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, które zgaduje tekst na obrazku). Jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna, ten sam dokument dociera jako plik XML nadający się do odczytu maszynowego, gdzie każdy szczegół znajduje się w osobnym polu: numer rejestracyjny sprzedawcy, numer faktury, sumy pozycji, VAT, termin płatności. Identyczna treść, z tą różnicą, że niczego nie trzeba zgadywać. Właśnie dlatego plik PDF nie może zastąpić pliku obowiązkowego po 1 stycznia 2028 r., nawet jeśli jest dołączony do grzecznego e-maila.

Kto jest objęty badaniem, a kto nie?

Obowiązek ten dotyczy faktur wystawianych między firmami zarejestrowanymi na Łotwie. VID stanowi, że obieg faktur elektronicznych obejmuje administrację publiczną i firmy zarejestrowane na Łotwie, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, inne podmioty podlegające ustawie o rachunkowości oraz podmioty podlegające ustawie o podatku VAT.

Z tego wynika kilka wniosków:

• Nie ma progu obrotów ani liczby faktur. Ani ustawa, ani Rozporządzenie nr 749 nie wiążą obowiązku z obrotem, wolumenem faktur ani statusem VAT. Zakres jest ustalany na podstawie rodzaju podmiotu, a nie jego wielkości.
• Faktury wystawione na osoby prywatne nie będą uwzględniane. Obowiązek ten jest naliczany na fakturę wystawianą przez firmę kolejna firma zarejestrowana na Łotwie To nie jest instytucja budżetowa. Osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej nie podlega jej przepisom.
• Partner zagraniczny nie jest objęty obowiązkiem, ale może zostać objęty umową. Jeśli Twoja estońska lub litewska firma wystawia fakturę klientowi z Łotwy, prawo łotewskie nie nakłada na Ciebie takiego obowiązku. VID zaznacza z kolei, że przepisy nie zabraniają firmie zarejestrowanej na Łotwie wystawiania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej dla firmy, która nie jest zarejestrowana na Łotwie; strony po prostu uzgadniają to między sobą. W tych przepisach nie określono szczegółowo, jak ostatecznie będzie zorganizowany transgraniczny obieg faktur elektronicznych.

Ustawa zawiera również kilka wyjątków od tego obowiązku. Przed rokiem 2028 przejrzyj raz własne typy dokumentów i sprawdź brzmienie samej ustawy, a nie czyjeś streszczenie.

Dwa oddzielne ruchy: faktura dla klienta, dane do VID

Tu właśnie zaczyna się większość zamieszania. Istnieją dwa odrębne procesy: dostarczenie e-faktury klientowi i przesłanie danych z e-faktury do urzędu skarbowego.

Z jakich kanałów możesz korzystać?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online, ogólnoeuropejska sieć wymiany faktur elektronicznych) nie jest jedyną dozwoloną drogą. Rozporządzenie nr 749 wymienia trzy kanały: oficjalny adres e-mail (e-adrese), jeśli konto jest aktywowane; kanał dostawcy usług, czyli operatora e-faktur; lub inny kanał, taki jak interfejs system-system, adres e-mail lub inny kanał elektroniczny. Strony uzgadniają między sobą, z którego kanału skorzystają. Zasadniczo plik XML może być również przesłany jako załącznik do wiadomości e-mail.

Format jest jednak stały. Struktura XML faktury elektronicznej przesłanej do VID musi być zgodna ze specyfikacją UBL 2.1 i specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0, tzw. CIUS. Peppol BIS Billing 3.0 to:, zgodnie z własną dokumentacją, Specyfikacja Podstawowego Użytkowania Faktur europejskiej normy EN 16931 — zawężony zbiór przepisów, dzięki czemu faktura sporządzona na jego podstawie jest również zgodna z normą europejską. W skrócie: wybierasz sieć, ale zawartość i struktura pliku są określone przez zasady Peppol.

W jaki sposób dane docierają do VID?

Pobieranie danych do VID odbywa się różnymi ścieżkami. Jeśli używasz adresu e-mail, system informacji o adresach e-mail automatycznie raportuje fakturę do VID. W tym celu zarówno firma, jak i operator muszą posiadać aktualną wersję integracji. Kanał operatora musi być połączony z API systemu VID. Jeśli wybierzesz “inny kanał”, np. e-mail lub bezpośredni interfejs z klientem, musisz samodzielnie przesłać fakturę do VID: albo poprzez API… System Deklaracji Elektronicznych (EDS), Portal VID do składania dokumentów online lub poprzez przesłanie pliku. EDS akceptuje przesyłanie plików wyłącznie w formacie XML; oprogramowanie księgowe może przesłać fakturę przez API, jeśli jest zintegrowane z API fakturowania elektronicznego VID.

Ile masz czasu na przesłanie danych?

Termin jest krótki i konkretny: e-faktura jest przesyłana do VID jednorazowo, nie później niż pięć dni roboczych od dnia jej wysłania. Rozporządzenie reguluje również sytuację, gdy zawodzi technologia.

A co jeśli systemy przestaną działać?

• Twój system lub system Twojego operatora nie działa: powiadomić VID w EDS najpóźniej w dniu roboczym po upływie pięciodniowego terminu, podając przyczynę, i przesłać fakturę w ciągu trzech dni roboczych od usunięcia usterki.
• Własne rozwiązanie VID nie działa: fakturę należy przesłać najpóźniej w dniu roboczym po usunięciu usterki. VID sam informuje o usterkach i ich usunięciu.
• Faktura nie została wysłana z jakiegoś innego powodu: powiadomić VID w systemie EDS, podając przyczynę i okres, a faktury przesłać w ciągu 30 dni kalendarzowych od ustalenia przyczyny.

Rozporządzenie nr 749 nie określa wysokości kar. Ogólne zasady odpowiedzialności administracyjnej znajdują się w Prawo o odpowiedzialności administracyjnej, która pozostawia konkretne przestępstwa i sankcje przepisom sektorowym.

Jak sprawdzić plik XML przed wysłaniem?

Przed wysłaniem sprawdź kod XML. VID zaleca skorzystanie z narzędzia Komisji Europejskiej do weryfikacji e-faktur, aby upewnić się, że struktura danych, pola obowiązkowe i obliczenia są poprawne. W tym celu opublikowano osobny przewodnik.

Co powinieneś zrobić w latach 2026 i 2027?

Dwa lata wydają się hojną dawką, aż do grudnia 2027 r., gdy Twoja aktualizacja oprogramowania czeka w kolejce za aktualizacjami wszystkich innych.

• Zmapuj przepływy faktur: Ile faktur sprzedaży trafia do firm łotewskich, ile do instytucji budżetowych, ile do osób prywatnych, a ile za granicę? Obowiązek dotyczy tylko jednej z tych kategorii.
• Zadaj swojemu dostawcy oprogramowania jedno konkretne pytanie: Czy program generuje dane UBL 2.1 XML, które spełniają wymagania Peppol BIS Billing 3.0, i czy jest zintegrowany z API e-fakturowania VID? Tak lub nie — nie ma tu trzeciej odpowiedzi.
• Wybierz kanał i uzgodnij go z klientem: Adres e-mail, operator lub bezpośredni interfejs. Samo rozporządzenie wymaga zgody, więc rozmowa w obie strony jest możliwa.
• Wykorzystaj okres dobrowolny jako próbę: Od 1 stycznia 2026 roku możesz przesyłać faktury do VID bez żadnych zobowiązań. Wystarczy, że prześlesz kilka prawdziwych faktur przez cały proces, a będziesz dokładnie wiedzieć, gdzie proces się zacina.
• Przejrzyj zasady postępowania z dokumentami: W jakim formacie przechowywane są faktury, kto dotrzymuje pięciodniowego terminu i co się dzieje podczas awarii. Łatwiej to teraz zapisać niż w styczniu 2028 roku.

Jeszcze jeden praktyczny szczegół: VID na swojej stronie e-fakturowania przechowuje aktualną listę dostawców usług i materiały pomocnicze, w tym instrukcje dotyczące przesyłania danych przez EDS i walidacji XML. Jeśli Twój obecny program wymaga wymiany lub potrzebujesz czegoś pomiędzy nim a VID, ta lista to rozsądny punkt wyjścia.

Dostępne również w: po estońsku · łotewski

Ostatnio sprawdzono: 16 września 2026 r.

Często zadawane pytania

Kiedy faktura PDF będzie nadal ważna dla łotewskich faktur B2B?

Faktura w formacie PDF może być dokumentem głównym do 31 grudnia 2027 r. Od 1 stycznia 2028 r. obowiązkowe będą ustrukturyzowane e-faktury w formacie XML oraz przesyłanie danych do VID.

Jaka jest różnica między fakturą PDF a ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną?

Plik PDF to obraz faktury, który może odczytać człowiek. Ustrukturyzowana e-faktura to plik XML nadający się do odczytu maszynowego, zgodny z europejską normą EN 16931 i umożliwiający automatyczne przetwarzanie.

Kogo będzie dotyczył obowiązek wystawiania faktur elektronicznych B2B na Łotwie w 2028 roku?

Obowiązek ten dotyczy wszystkich firm zarejestrowanych na Łotwie, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm. Istnieją nieliczne wyjątki, takie jak dokumenty kasowe lub faktury B2C.

Jaki jest termin przekazania danych dotyczących faktury elektronicznej do VID?

Dane muszą zostać przesłane nie później niż pięć dni roboczych od wysłania faktury. W przypadku wystąpienia błędu technicznego należy o tym poinformować w następnym dniu roboczym.