Tarvitsetko Peppolin laskuttaaksesi Viron valtion laitosta?

No. Peppol ei ole Virossa lakisääteinen vaatimus. Vaatimus on koneellisesti luettava sähköinen lasku. 1. heinäkuuta 2025 alkaen, Kirjanpitolain 7¹ §:n 7 momentti antaa minkä tahansa kirjanpitoyksikön, joka on rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin, vaatia sähköisiä laskuja; eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi EN 16931-1 mukainen lasku katsotaan vaatimustenmukaiseksi, ja osapuolet voivat sopia myös muusta sopivasta standardista. Valtiovarainministeriön mukaan, kaikki julkisen sektorin yksiköt on jo rekisteröity verkkolaskujen vastaanottajiksi, joten valtion virastolle, kunnalle tai julkisoikeudelliselle yhteisölle on oletusarvoisesti lähetettävä koneluettava sähköinen lasku. Peppol on yksi verkosto, jonka kautta tiedostot voivat liikkua, ei ainoa eikä pakollinen. Sinun ei tarvitse liittyä OpenPeppoliin. Ja E-arveldajassa yritykset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat lähettää sähköisiä laskuja julkisen sektorin toimijoille ilmaiseksi.

Mitä Peppol oikeastaan on: formaatti, verkosto, portaali vai operaattori?

Sekavuus alkaa sanasta itsestään, koska arkipuheessa "Peppol" tarkoittaa ainakin kolmea eri asiaa.

Verkosto, ei portaali

OpenPeppol sanoo asian suoraan: Peppol ei ole portaali eikä vaihtopalveluntarjoaja. Se on verkosto, joukko asiakirjamäärityksiä ja hallintomalli. Jokainen organisaatio käyttää sitä itse valitsemansa akkreditoidun palveluntarjoajan, niin sanotun Peppol-akkreditoidun palveluntarjoajan, kautta.

Näin nelikulmainen malli toimii

Itse verkko toimii neljän kulman mallilla. Vanhempi kolmen kulman malli oletti, että sekä lähettäjä että vastaanottaja toimivat saman palveluntarjoajan palveluksessa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että suurin asiakkaasi päättää, kenen kautta lähetät laskut. Peppolissa ostaja tarvitsee yhden palveluntarjoajan ja myyjä yhden palveluntarjoajan, ja nämä kaksi kommunikoivat keskenään myös rajojen yli.

Yksi asia on sinulle tärkeä: laki vaatii tiettyä muotoa ja koneellista luettavuutta, ei tiettyä verkkoa. Viron laissa ei missään sanota "lähetä se Peppolin kautta". Peppol on tekninen reitti, ja ohjelmistosi tai palveluntarjoajasi valitsee sen.

Lasketaanko sähköpostin liitteenä oleva PDF-tiedosto verkkolaskuksi?

No. Valtiovarainministeriön määritelmän mukaan verkkolasku on alusta alkaen digitaalisesti, koneellisesti luettavana tiedostona yhden standardin mukaisesti luotu lasku, jolloin tiedot siirtyvät myyjän ohjelmistosta ostajan ohjelmistoon ilman, että kukaan kirjoittaa niitä uudelleen. Verkkolasku ei ole kuva laskusta. PDF-lasku on kuva.

Käytännössä PDF-tiedosto kulkee usein sähköisen laskun mukana, koska myös lähdeasiakirjan on oltava ihmisen luettavissa. Liitännäistiedosto ei korvaa strukturoitua tiedostoa. Jos lähetät julkisen sektorin ostajalle vain PDF-tiedoston, et ole täyttänyt vaatimusta. Olet toivonut ostajan tekevän poikkeuksen.

Mikä muuttui 1. heinäkuuta 2025 ja miksi sillä ei ole juurikaan merkitystä julkiselle sektorille

Viron yleinen sähköisen laskutuksen velvoite julkisen sektorin ostajille otettiin käyttöön vuonna 2019. Vuonna 2025 tämä velvoite korvattiin ostajan oikeudella valita muoto, jossa se haluaa vastaanottaa laskuja, ja sama "ostaja päättää" -periaate laajennettiin koskemaan myös yksityistä sektoria: kuka tahansa, joka on julkisesti rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin, voi vaatia sähköisiä laskuja. Valtiovarainministeriön laskelmien mukaan, noin 18 000 yritystä Virossa on rekisteröitynyt verkkolaskujen vastaanottajiksi, ja luku jatkaa kasvuaan.

Lain toisestakin osasta kannattaa tietää. Kirjanpitolain § 7¹(3) antaa kirjanpitovelvolliselle mahdollisuuden ilmoittaa kaupparekisteriin, että se haluaa vastaanottaa vain koneellisesti käsiteltäväksi kelpaavia laskuja. Sen sopimuslaskujen käsittelijä voi tehdä kyseisen ilmoituksen sen puolesta. Ei ole kynnysarvoa: ei euromääräistä ylärajaa, ei liikevaihtorajaa, ei vaatimusta olla arvonlisäverovelvollinen. Ostajan rekisteröityminen on ainoa asia, joka ratkaisee.

Julkisella sektorilla vanha käytäntö on pohjimmiltaan voimassa, koska jokainen yksikkö rekisteröidään. Yksi ero on kuitenkin todellinen. Toisin kuin ennen, julkisen sektorin elintä ei enää estetä tekemästä poikkeusta ja hyväksymästä laskua toisessa muodossa. Lue tuo tarkasti. Ostajan oikeus on myöntää poikkeus, ei sinun oikeutesi lähettää PDF-tiedosto sähköpostitse ja todeta asian olevan ohi.

Kumpi formaatti valita: Viron standardi, EN 16931 vai Peppol BIS Billing?

Virossa käytetään pääasiassa kahta verkkolaskutiedostomuotoa: Viron verkkolaskustandardia ja eurooppalaista verkkolaskustandardia, jota täällä kutsutaan myös Peppol-laskuksi. Viron standardi on vanhempi ja sitä käytetään laajemmin paikallisilla markkinoilla. Eurooppalainen standardi tuli myöhemmin, mutta se leviää jatkuvasti Euroopan unionissa, ja valtiovarainministeriö suosittelee juuri sitä. Muotovapaus pätee: molemmat ovat sallittuja.

Juridisesti turvallisin valinta on eurooppalainen standardi, koska § 7¹(7):n mukaan standardin EN 16931-1 mukainen lasku katsotaan vaatimustenmukaiseksi ilman erillistä todistetta. Peppol BIS Billing on kyseisen standardin mukainen profiili, jota käytetään Peppol-verkossa, ja se sisältää saman sisällön sovittujen sääntöjen mukaisesti.

Sama logiikka pätee EU-tasolla. Direktiivin 2014/55/EU 7 artikla velvoittaa jäsenvaltiot varmistamaan, että julkisen sektorin hankintaviranomaiset voivat vastaanottaa ja käsitellä laskuja, jotka ovat eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin mukaisia. Direktiivissä ei mainita pakollista verkostoa. Peppolia ei mainita lainkaan kyseisessä tekstissä.

Kuinka lähettää julkiselle sektorille vaatimustenmukainen sähköinen lasku ostamatta Peppol-käyttöoikeutta

Vaiheet, järjestyksessä

• Tarkista ostajan tila: Tarkista sähköisestä kaupparekisteristä, onko ostaja rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottajaksi. Julkisen sektorin osalta vastaus on kyllä valtiovarainministeriön mukaan, mutta yksityisen sektorin asiakkaan kohdalla asia kannattaa tarkistaa.
• Kysy ostajalta kanava ja muoto: Ei ole vahvistettua lähdettä, joka väittäisi, että jokaisella Viron julkisen sektorin yksiköllä olisi Peppol-päätepiste. Joten älä oleta kanavaa, kysy. Yksi sähköposti heidän kirjanpito-osastolleen säästää kahden viikon maksuviiveeltä.
• Valitse lähetysreitti: Verkkolaskuttaja on sähköisen kaupparekisteriportaalin sisällä oleva verkkopohjainen kirjanpito-ohjelmisto. Sen avulla kaikki yritykset ja voittoa tavoittelemattomat yhdistykset voivat lähettää verkkolaskuja julkishallinnon organisaatioille maksutta, rajoittamattomassa määrin ja ilman määräaikaa. Pienillä laskumäärillä se on halvin vaihtoehto, koska erillistä operaattorisopimusta ei tarvita. Vaihtoehtoja ovat omaan yritysohjelmistoosi sisäänrakennettu verkkolaskukanava tai jokin valtiovarainministeriön listaamista verkkolaskuoperaattoreista (E-arveldaja, Telema, Billberry, Unifiedpost, Finbite).
• Liitä PDF-tiedosto henkilölle: Rakenteinen tiedosto on koneelle, PDF sen hyväksyjälle. Molempien lähettäminen on normaalia.

Jos olet ulkomainen toimittaja

E-laskusopimus voidaan allekirjoittaa julkisen osakeyhtiön, yksityisen osakeyhtiön, kaupallisen yhdistyksen, kommandiittiyhtiön, avoimen yhtiön, voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen, säätiön tai eurooppayhtiön hallituksen jäsenet sekä itsenäiset ammatinharjoittajat. Jos yritysmuotoasi ei ole listalla, lasku kulkee oman palveluntarjoajasi kautta. Tässä tapauksessa Peppolista tulee luonnollinen valinta, koska yksi akkreditoitu palveluntarjoaja riittää myös rajojen yli.

Laki ei vaadi Peppol-jäsenyyttä, tukiasemaa tai kallista operaattorisopimusta. Jos joku kertoo sinulle, että valtiolle laskuttaminen tarkoittaa "Peppol-yhteyden" ostamista, kysy, mihin säännökseen hän vetoaa.

Tekevätkö vuosien 2027 ja 2030 muutokset Peppolista pakollisen?

No, nämä ovat erillisiä aiheita, jotka usein sekoittuvat toisiinsa.

Dataan perustuvat arvonlisäveroilmoitukset vuodesta 2027 alkaen

Vero- ja tullihallitus selittää, että ALV-ilmoituksen jättäminen muuttuu datapohjaiseksi vuonna 2027Yritys ei enää lähetä raporttia, vaan tapahtumatietoja, tiedostomuodosta tulee XBRL GL -pohjainen XML, eikä nykyinen XML ole enää voimassa. Verohallinnon koulutusympäristön testaus avautuu yritysohjelmistojen tarjoajille 1.1.2027, ja tiedoston lataamista käyttöliittymän kautta voi testata maaliskuusta 2027 alkaen. Tämä koskee veroraportointia, ei laskun lähetyskanavaa.

EU:n arvonlisävero muuttuu 1. heinäkuuta 2030 alkaen

Verohallitus lisää, että siirtyminen datapohjaiseen raportointiin auttaa valmistautumaan 1. heinäkuuta 2030 voimaan tulevaan Euroopan unionin arvonlisäverojärjestelmän muutokseen, joka tuo mukanaan pakolliset sähköiset laskut ja lähes reaaliaikaisen tiedonsiirron. Eikä tuossakaan sanamuodossa sanota “Peppol”. Siinä puhutaan koneellisesti luettavasta sähköisestä laskusta ja nopeammasta tiedonvaihdosta.

Käytännössä koko asia tiivistyy yhteen kysymykseen: saapuuko laskusi ostajan järjestelmään koneellisesti luettavassa muodossa ja ostajan hyväksymässä muodossa? Jos vastaus on kyllä, sillä ei ole merkitystä, onko tiedosto kulkenut Peppol-verkon, operaattorin vai E-arveldajan kautta. Jos vastaus on ei, edes kallein pääsy ei tallenna sitä.

Saatavilla myös: viroksi

Viimeksi arvosteltu: 21. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Onko Peppolilla pakollista lähettää lasku Viron valtion virastolle?

Ei, Peppol ei ole lain mukaan pakollinen Virossa. Kirjanpitolaki edellyttää koneellisesti luettavaa sähköistä laskua, joka on Viron standardin tai eurooppalaisen standardin EN 16931-1 mukainen. Peppol on vain siirtoverkko, ei ainoa tai pakollinen kanava.

Täyttääkö sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto verkkolaskun vaatimukset?

Ei, tavallinen PDF-lasku ei ole lain tarkoittama verkkolasku, vaan digitaalinen kuva. Verkkolaskun on aluksi oltava rakenteinen koneellisesti käsiteltävä tiedosto, jonka tiedot siirretään suoraan ostajan liiketoimintaohjelmistoon. PDF-tiedosto voidaan siirtää vain visuaalisena lisänä rakenteiseen tiedostoon.

Miten voin lähettää sähköisen laskun julkiselle sektorille ilmaiseksi?

Virolaiset yritykset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat lähettää verkkolaskuja valtion laitoksille maksutta kansallisen verkkolaskuympäristön kautta. Tämän ratkaisun käyttämiseksi ei tarvitse allekirjoittaa sopimusta maksullisen verkkolaskuoperaattorin kanssa tai ostaa erillistä Peppol-käyttöoikeutta.