Pitääkö Peppolin lähettää lasku valtion virastolle?

Ei. Peppol ei ole Virossa lakisääteinen vaatimus. Vaatimus on koneellisesti luettava sähköinen lasku. Se on voimassa 1. heinäkuuta 2025 alkaen. Kirjanpitolaki § 7¹ momentti 7, jonka mukaan mikä tahansa kirjanpitovelvollinen, joka on rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen yritysrekisteriin, voi pyytää verkkolaskua; standardin EN 16931-1 mukainen lasku katsotaan vaatimustenmukaiseksi ja osapuolet voivat sopia myös muusta sopivasta standardista. Valtiovarainministeriön selityksen mukaan kaikki julkisen sektorin yksiköt, jotka ovat jo rekisteröityneet sähköisen laskun vastaanottajiksi, joten koneluettava sähköinen lasku on oletusarvoisesti lähetettävä valtion virastolle, kunnalle tai julkiselle yksikölle. Peppol on yksi verkosto, jonka kautta tämä tiedosto voidaan siirtää – ei ainoa tai pakollinen. OpenPeppolin jäseneksi liittyminen ei ole välttämätöntä. Sähköisessä laskutuksessa kaupalliset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat lähettää sähköisiä laskuja julkisen sektorin virastoille maksutta.

Mitä Peppol oikeastaan on: formaatti, verkosto, portaali vai operaattori?

Sekavuus alkaa siitä, että sana „Peppol“ tarkoittaa puhekielessä ainakin kolmea asiaa. OpenPeppol itse ilmaisee asian varsin suoraan: Peppol ei ole portaali- tai vaihtopalveluntarjoaja.. Se on verkosto, joukko asiakirjamäärityksiä ja hallintamalli, jota kukin organisaatio käyttää valitsemansa akkreditoidun palveluntarjoajan (Peppol-akkreditoitu palveluntarjoaja) kautta.

Itse verkko toimii nelikulmaisella mallilla. Vanhemmassa kolmikulmaisessa mallissa oletettiin, että lähettäjä ja vastaanottaja käyttivät samaa palveluntarjoajaa. Tämä tarkoitti, että suurempi asiakas saneli, kenen kautta lähetit laskusi. Peppoliksen avulla sekä ostaja että myyjä tarvitsevat vain yhden palveluntarjoajan, jopa rajojen yli.

Yksi asia on sinulle tässä tärkeä: laki vaatii muotoa ja koneellista luettavuutta, ei tiettyä verkkoa. Viron laissa ei missään sanota "lähetä Peppolin kautta". Peppol on tekninen polku, jonka ohjelmisto- tai palveluntarjoajasi valitsee.

Lasketaanko sähköpostiin liitetty PDF-tiedosto verkkolaskuksi?

Ei. Valtiovarainministeriön määritelmän mukaan verkkolasku on alun perin digitaalisesti, yhteisen standardin mukaisesti koneellisesti luettavana tiedostona laadittu lasku, jonka tiedot siirtyvät myyjän ohjelmistosta ostajan ohjelmistoon, jotta ostajan ei enää tarvitse syöttää niitä manuaalisesti. Verkkolasku ei ole vain kuva laskusta. PDF-lasku on kuva.

Käytännössä PDF-tiedosto liitetään usein verkkolaskuun, koska alkuperäisen dokumentin on oltava myös ihmisen ymmärrettävissä. Tämä liitetiedosto ei korvaa strukturoitua tiedostoa. Jos lähetät julkiselle sektorille ostajalle vain PDF-tiedoston, et ole täyttänyt vaatimusta. Olet toivonut ostajan tekevän poikkeuksen.

Mikä muuttui 1. heinäkuuta 2025, ja miksi sillä ei ole juurikaan merkitystä julkisella sektorilla?

Viron yleinen sähköisen laskun velvoite julkisen sektorin ostajille otettiin käyttöön vuonna 2019. Vuonna 2025 tämä velvoite korvattiin ostajan oikeudella valita, missä muodossa hän haluaa vastaanottaa laskun, ja sama "ostaja valitsee" -periaate laajennettiin koskemaan myös yksityistä sektoria: kuka tahansa, joka on julkisesti rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin, voi pyytää verkkolaskua. Valtiovarainministeriön mukaan Noin 18 000 yritystä Virossa on rekisteröitynyt verkkolaskujen vastaanottajiksi ja niiden määrä on kasvussa.

Laissa on myös toinen puoli, joka on syytä tietää. Kirjanpitolain 7¹ §:n 3 momentti sallii kirjanpitovelvollisen ilmoittaa kaupparekisteriin, että se haluaa vastaanottaa vain koneellisesti käsiteltäväksi kelpaavia laskuja. Myös sen sopimuksellinen verkkolaskujen käsittelijä voi tehdä saman sen puolesta. Ei ole ylärajaa: ei euromääräistä kynnystä, ei liikevaihtorajaa, ei arvonlisäverovelvollisuusvaatimusta. Vain ostajan rekisteröinti on ratkaiseva.

Julkisen sektorin osalta aiempi järjestelmä jatkui olennaisesti, koska kaikki toimijat rekisteröidään. Yksi todellinen ero on kuitenkin se, että toisin kuin ennen, julkisen sektorin laitosta ei enää kielletä tekemästä poikkeusta sääntöön ja hyväksymästä laskuja muissa muodoissa. Lue tämä huolellisesti. Tämä on ostajan oikeus tehdä poikkeus, ei sinun oikeutesi lähettää PDF-tiedosto sähköpostitse.

Kumpi muoto valita: Viron standardi, EN 16931 vai Peppol BIS Billing?

Virossa on käytössä pääasiassa kaksi verkkolaskujen tiedostomuotoa: Viron verkkolaskustandardi ja eurooppalainen verkkolaskustandardi, jota täällä kutsutaan myös Peppol-laskuksi. Viron standardi on aikaisempi ja laajemmin käytetty paikallisilla markkinoilla; eurooppalainen standardi on myöhäisempi, mutta sitä käytetään yhä laajemmin Euroopan unionissa, ja valtiovarainministeriö suosittelee sitä. Muodon vapauden periaate on voimassa: molempien käyttö on sallittua.

Lain kannalta turvallisin valinta on eurooppalainen standardi, koska standardin EN 16931-1 mukainen lasku katsotaan täyttävän § 7¹ momentin 7 vaatimukset ilman erillistä tarkistusta. Peppol BIS Billing on Peppol-verkossa käytettävä tämän standardin profiili eli sama sisältö muotoiltuna sovittujen sääntöjen mukaisesti.

Sama logiikka pätee myös Euroopan tasolla. Direktiivin 2014/55/EU 7 artikla velvoittaa jäsenvaltiot varmistamaan, että julkiset hankintaviranomaiset pystyvät hyväksymään ja käsittelemään laskuja, jotka ovat eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin mukaisia. Direktiivissä ei mainita pakollista verkostoa. Peppolia ei mainita tässä tekstissä.

Miten lähettää asianmukainen verkkolasku julkiselle sektorille ostamatta Peppoli-käyttöoikeutta?

• Tarkista ostajan tila: Tarkista sähköisestä kaupparekisteristä, onko ostaja rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottajaksi. Valtiovarainministeriön mukaan vastaus on kyllä julkisella sektorilla, mutta yksityisen sektorin asiakkaiden kohdalla asia kannattaa tarkistaa.
• Kysy ostajalta kanavasta ja muodosta: Ei ole vahvistettua lähdettä siitä, että jokaisella Viron julkisella sektorilla olisi Peppol-päätepiste. Joten älä oleta kanavaa, vaan kysy. Yksi sähköposti kirjanpidolle säästää kahden viikon laskutusviiveeltä.
• Valitse toimitustapa: Verkkolaskuttaja on verkkopohjainen kirjanpito-ohjelmisto, joka sijaitsee sähköisen kaupparekisterin portaalissa. Sen avulla kaikki kaupalliset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat lähettää verkkolaskuja julkishallinnon laitoksille maksutta, rajoittamattomissa määrin ja ilman määräaikaa. Pienille laskuvolyymeille tämä on halvin ratkaisu, koska erillistä operaattorisopimusta ei tarvita. Vaihtoehtoisesti voit käyttää yrityksesi ohjelmiston omaa verkkolaskukanavaa tai jotakin valtiovarainministeriön listaamista verkkolaskuoperaattoreista (E-arveldaja, Telema, Billberry, Unifiedpost, Finbite).
• Liitä PDF-tiedosto luettavaksi: Rakenteinen tiedosto on koneelle, PDF prosessorille. Molemmat yhdessä ovat yleinen käytäntö.
• Ulkomainen toimittaja: He voivat tehdä verkkolaskusopimuksen julkisen osakeyhtiön, yksityisen osakeyhtiön, kaupallisen yhdistyksen, kommandiittiyhtiön, avoimen yhtiön, voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen, säätiön ja eurooppayhtiön hallituksen jäsenet sekä yksityiset elinkeinonharjoittajat. Jos yritysmuotosi ei sovi tähän luetteloon, lasku lähetetään oman palveluntarjoajasi kautta. Tässä Peppol on luonnollinen valinta, koska yksi akkreditoitu palveluntarjoaja riittää myös rajojen yli.

Laki ei vaadi erillistä Peppoli-jäsenyyttä, tukiasemaa tai kallista operaattorisopimusta. Jos joku sanoo, että sinun on ostettava "Peppoli-yhteys" lähettääksesi laskun valtiolle, kysy, mihin säännökseen hän vetoaa.

Tekevätkö vuoden 2027 ja 2030 lakimuutokset Peppolista pakollisen?

Ei, nämä ovat eri aiheita, jotka usein sekoitetaan. Vero- ja tullihallituksen mukaan ALV-ilmoituksen toimittaminen datapohjaiseksi vuonna 2027Yrittäjä ei enää lähetä raporttia, vaan tapahtumatietoja, tiedostomuoto on XBRL GL -pohjainen XML, eikä aiempi XML ole enää voimassa. Testaus MTA-koulutusympäristössä avataan liiketoimintaohjelmistojen tarjoajille 01.01.2027, tiedostojen latausta käyttöliittymässä voi testata maaliskuusta 2027 alkaen. Tämä koskee veroraportointia, ei laskujen lähetyskanavaa.

MTA lisää, että datalähtöisen raportoinnin käyttöönotto auttaa valmistautumaan 1. heinäkuuta 2030 voimaan tulevaan Euroopan unionin arvonlisäverojärjestelmän muutokseen, joka tuo mukanaan pakolliset sähköiset laskut ja lähes reaaliaikaisen tiedonsiirron. Tässäkään ei lue "Peppol", vaan "koneellisesti luettavat sähköiset laskut ja nopeampi tiedonvaihto".

Käytännössä kaikki tiivistyy yhteen kysymykseen: päätyykö laskusi ostajan järjestelmään koneellisesti luettavassa muodossa ja heidän hyväksymässään muodossa. Jos vastaus on kyllä, sillä ei ole väliä, siirrettiinkö tiedosto Peppoli-verkon, operaattorin vai verkkolaskuttajalta. Jos vastaus on ei, edes kallein pääsy ei auta.

Lue myös: englanti

Viimeksi tarkistettu: 21. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Onko Peppolilla pakollista lähettää lasku Viron valtion virastolle?

Ei, Peppol ei ole lain mukaan pakollinen Virossa. Kirjanpitolaki edellyttää koneellisesti luettavaa sähköistä laskua, joka on Viron standardin tai eurooppalaisen standardin EN 16931-1 mukainen. Peppol on vain siirtoverkko, ei ainoa tai pakollinen kanava.

Täyttääkö sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto verkkolaskun vaatimukset?

Ei, tavallinen PDF-lasku ei ole lain tarkoittama verkkolasku, vaan digitaalinen kuva. Verkkolaskun on aluksi oltava rakenteinen koneellisesti käsiteltävä tiedosto, jonka tiedot siirretään suoraan ostajan liiketoimintaohjelmistoon. PDF-tiedosto voidaan siirtää vain visuaalisena lisänä rakenteiseen tiedostoon.

Miten voin lähettää sähköisen laskun julkiselle sektorille ilmaiseksi?

Virolaiset yritykset ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat lähettää verkkolaskuja valtion laitoksille maksutta kansallisen verkkolaskuympäristön kautta. Tämän ratkaisun käyttämiseksi ei tarvitse allekirjoittaa sopimusta maksullisen verkkolaskuoperaattorin kanssa tai ostaa erillistä Peppol-käyttöoikeutta.