Vai PDF rēķinus Latvijā drīkst sūtīt līdz 2028. gadam?

Jā, vēl drīkst. Ja jūsu Latvijā reģistrētais uzņēmums izraksta rēķinu citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, 2026. un 2027. gadā to joprojām var nosūtīt kā parastu PDF. Pienākums apmaksai izrakstītu rēķinu sagatavot kā strukturētu e-rēķinu Grāmatvedības likuma pārejas noteikumos ir noteikts tikai no 01.01.2028 – un no tā paša datuma rēķina dati jāiesniedz arī Valsts ieņēmumu dienestam. Sākotnējais termiņš bija 01.01.2026, taču Saeimas 2025. gada 5. jūnija grozījumi Grāmatvedības likumā to pārcēla par diviem gadiem; grozījumi stājās spēkā 12.06.2025. Tātad 2026. gada septembrī Latvijas iekšzemes B2B rēķinos PDF vēl ir likumīgs – bet tikai divus gadus.

Termiņi, ko visbiežāk sajauc

Kāpēc 01.01.2026 joprojām parādās skaidrojumos

Vecākos skaidrojumos un pat dažu programmatūras pārdevēju prezentācijās joprojām parādās datums 01.01.2026. Šis skaitlis tiešām bija likumā, līdz to nomainīja. Latvija uz e-rēķiniem pāriet pakāpeniski, un VID e-rēķinu sadaļa posmus apraksta šādi:

No kāda datuma	Kas mainās	Kam tas attiecas
01.01.2025	Rēķins budžeta iestādei jāsagatavo kā e-rēķins	B2G, G2G, G2B
01.01.2026	Šo e-rēķinu dati jāiesniedz VID	valsts pārvalde un Latvijā reģistrēti uzņēmumi
01.01.2026–31.12.2027	B2B e-rēķinu datu iesniegšana VID ir brīvprātīga	uzņēmumi savstarpēji
01.01.2028	B2B rēķins jāsagatavo kā e-rēķins un dati jāiesniedz VID	Latvijā reģistrēti uzņēmumi savstarpēji

Ko praksē dod brīvprātīgais periods

Brīvprātīgais periods nav tikai skaists solījums. Ministru kabineta noteikumi Nr. 749, kas ir spēkā no 13.12.2025, ļauj uzņēmumiem, kuri savstarpēji jau apmainās ar e-rēķiniem, tos VID iesniegt jau no 01.01.2026. Tie paši noteikumi paredz, ka rēķiniem, kas ceļo pa oficiālo elektronisko adresi, datu nodošana VID sāk darboties arī no 01.01.2026.

Kāpēc PDF rēķins nav strukturēts e-rēķins?

Ko likums saprot ar vārdu „strukturēts”

Likums ar vārdiem „elektronisks rēķins” nedomā „rēķins, kas pārvietojas elektroniski”. Strukturēts elektroniskais rēķins likuma terminu skaidrojumā ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kurš ļauj to apstrādāt automātiski un elektroniski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017 un tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017.

Rēķins par 1200 eiro: divi varianti

Iedomājieties rēķinu par 1200 eiro Rīgas klientam. PDF formātā tas ir papīra attēls: cilvēks to nolasa no ekrāna un summu, atsauces numuru un apmaksas termiņu ievada grāmatvedībā ar roku vai izlaiž caur OCR jeb attēla teksta atpazīšanu. Strukturēta e-rēķina gadījumā tas pats rēķins pienāk kā mašīnlasāms XML fails, kurā katrs rekvizīts – pārdevēja reģistrācijas kods, rēķina numurs, rindu summas, PVN, apmaksas termiņš – atrodas atsevišķā laukā. Saturs tas pats, tikai programmai nekas nav jāmin. Tieši tāpēc pēc 01.01.2028 PDF obligāto failu neaizstās, arī tad, ja nosūtīsiet to ar pieklājīgu e-pasta vēstuli.

Kam pienākums attiecas un kam ne?

Pienākums ir uzrakstīts par Latvijā reģistrētu uzņēmumu savstarpējiem rēķiniem. VID precizē, ka e-rēķinu aprite attiecas uz valsts pārvaldi un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, tostarp fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību, citiem Grāmatvedības likuma subjektiem un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem.

Sliekšņa nav – loks noteikts pēc subjekta veida

• Apgrozījuma vai rēķinu skaita sliekšņa nav. Ne likums, ne noteikumi Nr. 749 pienākumu nesasaista ar apgrozījumu, rēķinu daudzumu vai PVN maksātāja statusu. Loks ir noteikts pēc subjekta veida, nevis pēc izmēra.
• Rēķins privātpersonai paliek ārpusē. Pienākums ir formulēts par rēķinu, ko uzņēmums izraksta citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kas nav budžeta iestāde. Privātpersona bez saimnieciskās darbības tur neiekļaujas.

Ārvalstu partneris un vienošanās iespēja

Ja jūsu Igaunijas vai Lietuvas uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas klientam, Latvijas likums šo pienākumu jums neuzliek. VID savukārt norāda, ka prasības neliedz Latvijā reģistrētam uzņēmumam sagatavot strukturētu e-rēķinu uzņēmumam, kas Latvijā nav reģistrēts – puses to savā starpā vienkārši saskaņo. Tas, kā tiks organizēta pārrobežu e-rēķinu aprite, šajos noteikumos nav noregulēts.

Likumā ir arī atsevišķi izņēmumi no pienākuma. Līdz 2028. gadam ir vērts vienu reizi pārskatīt savus dokumentu veidus un pārbaudīt paša likuma formulējumu, nevis no citiem dzirdētus kopsavilkumus.

Kāpēc rēķins klientam un dati VID ir divas dažādas darbības?

Šeit sākas lielākā daļa neskaidrību. Runa ir par diviem atsevišķiem procesiem: e-rēķina nogādāšanu klientam un e-rēķina datu iesniegšanu nodokļu administrācijai.

Trīs atļautie kanāli

Peppol nav vienīgais atļautais ceļš. Noteikumi Nr. 749 uzskaita trīs kanālus: oficiālo elektronisko adresi (e-adresi), ja konts ir aktivizēts; pakalpojumu sniedzēja jeb e-rēķinu operatora kanālu; vai citu kanālu – sistēmu savstarpēju saskarni, e-pasta adresi vai citu elektronisku risinājumu. Izmantojamo kanālu puses vienojas savā starpā. XML fails tātad principā var ceļot arī e-pasta pielikumā.

Formāts: UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0

Formāts gan ir noteikts iepriekš. VID iesniedzamā e-rēķina XML struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai jeb tā sauktajam CIUS. Peppol BIS Billing 3.0 pēc savas dokumentācijas ir Eiropas standarta EN 16931 pamatrēķina lietošanas specifikācija (Core Invoice Usage Specification) – sašaurināts noteikumu kopums, pēc kura sagatavots rēķins vienlaikus atbilst arī Eiropas standartam. Īsi: tīklu izvēlaties pats, bet faila saturs un struktūra ir nostiprināta ar Peppol noteikumiem.

Kā dati nonāk līdz VID

Datu ceļš līdz VID ir atkarīgs no kanāla. Izmantojot e-adresi, e-adrešu informācijas sistēma paziņojumu par rēķinu VID iesniedz automātiski – tam gan uzņēmumam, gan operatoram jālieto aktuālā integrācijas versija. Operatora kanālam jābūt savienotam ar VID sistēmas API, tas ir, saskarni, pa kuru programmas datus apmaina automātiski. Ja izvēlaties „citu kanālu”, piemēram, e-pastu vai tiešu saskarni ar klientu, rēķins VID jāiesniedz pašam – vai nu caur Elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) API, vai augšupielādējot failu. EDS var augšupielādēt tikai XML formāta failu; no grāmatvedības programmas rēķinu var nosūtīt ar API, ja programmai savienojums ar VID e-rēķinu API jau ir.

Piecas darba dienas, pārbaude un plāns B

Termiņš ir īss un konkrēts: e-rēķins VID iesniedzams vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas. Noteikumi apraksta arī to, kas notiek, ja tehnika pieviļ.

Ko darīt, ja sistēma nedarbojas

• Nedarbojas jūsu vai operatora sistēma: paziņojiet VID EDS ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc piecu dienu termiņa beigām, norādot iemeslu, un iesniedziet rēķinu trīs darba dienu laikā pēc darbības traucējuma novēršanas.
• Nedarbojas paša VID risinājums: iesniedziet rēķinu ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc tam, kad traucējums ir novērsts. Par traucējumiem un to novēršanu VID paziņo pats.
• Rēķins palika neiesniegts cita iemesla dēļ: paziņojiet EDS, norādot iemeslu un periodu, un iesniedziet rēķinus ne vēlāk kā 30 kalendāra dienu laikā no iemesla konstatēšanas.

Sodu apmērus noteikumi Nr. 749 nenosaka. Administratīvās atbildības vispārīgie principi ir Administratīvās atbildības likumā, kas konkrētu pārkāpumu un sodu aprakstīšanu atstāj nozaru likumiem.

XML pārbaude pirms nosūtīšanas

Pirms nosūtīšanas XML ir vērts pārbaudīt. VID iesaka izmantot Eiropas Komisijas e-rēķinu pārbaudes rīku, lai datu struktūra, obligātie lauki un aprēķini tiešām sakrīt, un šim nolūkam ir publicējis atsevišķu instrukciju.

Ko izdarīt 2026. un 2027. gadā?

Divi gadi izskatās kā ilgs laiks – līdz pienāk 2027. gada decembris un programmas atjauninājums stāv rindā.

Pieci soļi, ko izdarīt bez steigas

• Sakārtojiet rēķinu plūsmas: cik pārdošanas rēķinu aiziet Latvijas uzņēmumiem, cik budžeta iestādēm, cik privātpersonām un cik uz ārvalstīm. Pienākums attiecas tikai uz vienu daļu.
• Uzdodiet programmatūras piegādātājam vienu konkrētu jautājumu: vai programma sagatavo UBL 2.1 XML, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 prasībām, un vai tai ir savienojums ar VID e-rēķinu API. Jā vai nē – citas atbildes šeit nav.
• Izlemiet kanālu un vienojieties ar klientu: e-adrese, operators vai tieša saskarne. Vienošanos prasa paši noteikumi, tāpēc šī saruna tik un tā būs jāizrunā.
• Izmantojiet brīvprātīgo periodu testēšanai: no 01.01.2026 rēķinus VID varat iesniegt bez pienākuma. Pāris īstu rēķinu caur visu ķēdi, un jūs precīzi zināt, kurā vietā process pārtrūkst.
• Pārskatiet dokumentu aprites kārtību: kādā formātā rēķinus glabā, kas atbild par piecu darba dienu termiņa uzraudzību un ko dara traucējuma gadījumā. Šo kārtību ir vienkāršāk uzrakstīt tagad, nevis 2028. gada janvārī.

Kur meklēt aktuālos materiālus

VID savā e-rēķinu sadaļā uztur aktuālu pakalpojumu sniedzēju sarakstu un metodiskos materiālus, tostarp instrukciju par iesniegšanu EDS un XML pārbaudes instrukciju. Ja jūsu pašreizējai programmai vajadzēs nomaiņu vai starpposmu, šis saraksts ir saprātīga pirmā pietura.

Pieejams arī: eesti keeles · English

Pēdējo reizi pārbaudīts: 2026. gada 16. septembris

FAQ

Millal kehtib PDF-arve veel Läti B2B arvete puhul?

PDF-arve võib olla peadokumendiks kuni 31. detsembrini 2027. Alates 1. jaanuarist 2028 on kohustuslik struktureeritud XML e-arve ja andmete edastamine VID-ile.

Mis vahe on PDF-arvel ja struktureeritud e-arvel?

PDF on pilt arvest, mida inimene loeb. Struktureeritud e-arve on masinloetav XML-fail, mis vastab Euroopa standardile EN 16931 ning võimaldab automatiseeritud töötlust.

Kellele kehtib Läti B2B e-arve kohustus 2028. aastal?

Kohustus kehtib kõigile Lätis registreeritud ettevõtetele, sealhulgas FIE-dele ja väikeettevõtetele. Erandid on piiratud, nt kassaaparaadi dokumendid või B2C arved.

Kui suur on tähtaeg e-arve andmete edastamiseks VID-ile?

Andmed tuleb edastada hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast arve saatmist. Kui tekib tehniline tõrge, tuleb sellest teatada järgmisel tööpäeval.