Nē, Latvijā nav atsevišķa obligāta e-rēķina formāta, kas aizstātu PEPPOL BIS Billing 3.0. Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 nosaka, ka VID (Valsts ieņēmumu dienests) iesniedzamā e-rēķina XML struktūrai jāatbilst diviem nosacījumiem vienlaikus: tā jābūt rakstīta UBL 2.1 sintaksē (Universal Business Language, jeb konkrēts XML faila formāts) un jāievēro PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijas noteikumi. VID savā e-rēķinu lapā apstiprina, ka šo formātu plāno paplašināt nevis aizstāt. Katram uzņēmumam sava sistēma jāpielāgo PEPPOL BIS Billing 3.0 noteikumiem, nevis pretēji. B2G, jeb uzņēmums–valstij virzīti e-rēķini, un to datu iesniegšana VID jau ir obligāta, bet B2B, uzņēmums–uzņēmumam, pienākums stājas spēkā tikai no 2028. gada 1. janvāra.

Īsā atbilde: vai Latvijai ir savs e-rēķina formāts, kas aizstāj PEPPOL?

Daudziem uzņēmējiem šķiet, ka Latvijai ir savs, “nacionāls” e-rēķina formāts, kas atšķiras no PEPPOL standarta. Patiesībā ir tieši pretēji. Noteikumi Nr. 749 paredz, ka VID risinājumā iesūtītajam e-rēķina XML jābūt rakstītam UBL 2.1 sintaksē un jāievēro PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumi. Citiem vārdiem, Latvija nav radījusi konkurējošu formātu – tā ir pārņēmusi PEPPOL BIS Billing 3.0 kā savu oficiālo profilu. Ja Jūsu grāmatvedības programmatūra jau prot sagatavot PEPPOL prasībām atbilstošus e-rēķinus, tehniskais pamats Latvijas prasību izpildei Jums jau ir. Trūkst vien pareizā datu nodošanas kanāla uz VID, par ko sīkāk zemāk.

Trīs slāņi, kas bieži tiek sajaukti: EN 16931, UBL un PEPPOL

Apjukums rodas tāpēc, ka šie trīs termini apraksta e-rēķina trīs dažādus slāņus, nevis trīs konkurējošas alternatīvas.

  • EN 16931 ir semantiskais datu modelis, jeb aprakts, kādiem datu laukiem rēķinā jābūt: pārdevēja un pircēja dati, PVN, maksājuma termiņš, summas. Grāmatvedības likums strukturēto e-rēķinu definē tieši ar šo standartu – rēķinam jāatbilst standartam LVS EN 16931-1:2017.
  • UBL 2.1 ir XML sintakse, konkrēts faila formāts un iezīmēšanas valoda, kurā šie EN 16931 datu lauki tiek ierakstīti. UBL pati par sevi neko nepasaka par to, vai rēķins atbilst Latvijas prasībām – tā ir vienkārši “valoda”, kurā rēķins ir sarakstīts.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 ir tā sauktais CIUS, jeb Core Invoice Usage Specification – sašaurināta lietošanas specifikācija, kas nosaka, kā precīzi izmantot EN 16931 datu modeli UBL 2.1 sintaksē, un pievieno validācijas noteikumus. PEPPOL BIS Billing 3.0 dokumentācija apstiprina, ka visi šai specifikācijai atbilstošie dokumenti automātiski atbilst arī Eiropas standartam EN 16931.

Paskatieties uz rēķinu par 1500 eiro. EN 16931 nosaka, kādiem datu laukiem šajā rēķinā vispār jābūt, piemēram, summām un rēķina pusēm. UBL 2.1 nosaka, kurā konkrētā XML elementā šī summa tiek ierakstīta. PEPPOL BIS Billing 3.0 pievieno noteikumu, ka šai summai jāsakrīt ar rēķina rindu un PVN summu kopā. Pretējā gadījumā rēķina validācija neizdosies.

Kuri formāti teorētiski atbilst ES standartam un ko VID faktiski pieņem?

ES līmenī EN 16931 standartam kā sintakse derē gan UBL 2.1, gan UN/CEFACT CII D16B. Eiropas Komisijas apkopojums nosauc abas par atbilstošām sintaksēm. Teorētiski Eiropā tātad ir vairāk nekā viens atļautais ceļš.

Latvijā šī izvēle jau ir izdarīta Jūsu vietā. Noteikumi Nr. 749 konkrēti nosauc UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 kombināciju par VID risinājuma formātu. VID savā e-rēķinu lapā apstiprina, ka Latvijas nacionālajam standartam jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai un dienestam nav plānu šo formātu paplašināt.

Tas sniedz tiešu atbildi uz jautājumu, vai vienkāršs UBL 2.1 XML fails izpilda Latvijas prasības: nē, neizpilda. UBL 2.1 ir korekta sintakse, bet bez PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumiem tas ir tikai puse no darba – kā gramatiski pareizi vārdi teikumā, kam trūkst pašas gramatikas. Jūsu programmatūrai jāspēj sagatavot failu, kas iztur gan UBL 2.1 shēmas pārbaudi, gan PEPPOL BIS Billing 3.0 validācijas noteikumus.

Vai PEPPOL specifikācija un PEPPOL tīkls ir viens un tas pats?

Tieši šeit lielākajai daļai rodas otrs apjukuma vilnis. PEPPOL BIS Billing 3.0 ir dokumenta formāta prasība. Tas nenozīmē, ka rēķinam jāceļo tieši caur PEPPOL tīklu, izmantojot tā sauktos piekļuves punktus (Access Point). Noteikumi Nr. 749 tieši uzskaita, kādus nodošanas kanālus Latvijas uzņēmumi var izmantot: oficiālā e-adrese, jeb Latvijas valsts oficiālā elektroniskā pastkastīte (ja uzņēmumam ir aktivizēts e-adreses konts), operatora, jeb pakalpojuma sniedzēja kanāls, vai citi elektroniskie kanāli, piemēram, tieša sistēmu integrācija, e-pasts vai kāds citš elektronisks nodošanas veids.

Kanālu izvēlas puses savā starpā. Ja izmantojat oficiālo e-adresi, tās informācijas sistēma e-rēķina paziņojumu un datus VID nodod automātiski. Ja izmantojat operatoru vai citu kanālu, XML fails VID jāiesniedz papildus – vai nu ar EDS (Elektroniskās deklarēšanas sistēmas) starpniecību, kas pēc VID apstiprinājuma pieņem vienīgi XML formāta failus, vai izmantojot grāmatvedības programmatūras lietojumprogrammas interfeisu (API), ko VID sauc par E-Invoice API V2, ja tāda saskarne uzņēmumam ir pieejama.

Latvijas termiņi: kas jau obligāts 2026. gadā un kas sākas 2028. gadā?

Grafiks ir trīspakāpju, un katra pakāpe skar citu uzņēmumu grupu.

Sākot ar 2025. gada 1. janvāri, e-rēķins ir obligāts G2G, B2G un G2B segmentā, jeb valsts iestāžu savstarpējos rēķinos un rēķinos starp uzņēmumiem un valsts iestādēm – to apstiprina VID. Budžeta iestādēm izrakstītiem rēķiniem, par kuriem līgumi noslēgti pirms 2024. gada 31. decembra, likums piešķīris pārejas periodu līdz 2026. gada 1. janvārim.

Sākot ar 2026. gada 1. janvāri, e-rēķina datu iesniegšana VID kļūst obligāta tiem pašiem G2G, B2G un G2B segmentiem. No šī pašā datuma, 2026. gada 1. janvāra, līdz 2027. gada 31. decembrim, B2B uzņēmumi datus VID var iesniegt brīvprātīgi – pienākuma vēl nav, bet iespēja jau ir (Noteikumi Nr. 749).

Sākot ar 2028. gada 1. janvāri, obligāts kļūst arī B2B: VID apstiprina, ka Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem apmaksai izrakstāmie rēķini būs sagatavojami kā e-rēķini un tie vienlaikus jāiesniedz VID. No šī noteikuma pēc Grāmatvedības likuma ir izņemti daži izņēmumi, piemēram, ar kases aparātu apkalpotas darbības, noteiktos valsts veselības vai nodarbinātības iestāžu sistēmās veidoti dokumenti, kā arī drošības un tiesībsargājošo iestāžu iekšējie dokumenti.

Praktisks kontrolsaraksts rēķinu programmatūrai

Pirms 2028. gada termiņa savu programmatūru vērts pārbaudīt jau šodien, nevis termiņa priekšvakarā.

  • UBL 2.1 eksports: pārbaudiet, vai Jūsu grāmatvedības vai pārdošanas programmatūra māk sagatavot rēķinus UBL 2.1 XML formātā, nevis vienīgi PDF rēķinus.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 validācija: pajautājiet piegādātājam, vai izsniegtais XML fails iztur PEPPOL BIS Billing 3.0 biznesa un validācijas noteikumus, nevis tikai vispārīgu UBL shēmu.
  • Saņēmēja identifikatori: pārliecinieties, ka sistēma spēj glabāt un lietot klienta e-adresi vai citus PEPPOL identifikatorus, nevis tikai nosaukumu un adresi.
  • Nodošanas kanāls: izlemiet, kurš no Noteikumos Nr. 749 uzskaitītajiem kanāliem Jums der – e-adrese, operators vai tieša integrācija – un vienojieties par to ar klientu.
  • Iesniegšana VID: pārbaudiet, vai izvēlētais kanāls datus VID nodod automātiski (kā e-adrese), vai to nāksies izdarīt papildus ar EDS vai API starpniecību.
  • Termiņi: paturiet prātā, ka e-rēķins VID jāiesniedz vienreiz, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc tā nosūtīšanas. Sistēmas kļūmes gadījumā ir trīs darba dienas pēc kļūmes novēršanas; ja kavējums radies cita iemesla dēļ, par to jāpaziņo VID EDS sistēmā un rēķini jāiesniedz 30 kalendāra dienu laikā no iemesla konstatēšanas (Noteikumi Nr. 749).

Ja Jūsu uzņēmumam šobrīd, 2026. gada vasarā, jau ir B2G rēķini vai notiek brīvprātīga datu iesniegšana VID, 2028. gada pāreja būs drīzāk esošā iestatījuma apstiprinājums, nevis jauns projekts. Bet ja līdz šim visi rēķini bijuši PDF formātā un sūtīti manuāli, ar programmatūras izvēli vērts sākt jau tagad, nevis 2028. gada janvārī.

FAQ

Kas on Läti e-arve kohustuslik formaat 2026. aastal?

Läti Maksuamet (VID) nõuab, et e-arve XML oleks kirjutatud UBL 2.1 sünataksis ja vastaks PEPPOL BIS Billing 3.0 reeglitele. See ei ole eraldi riiklik formaat, vaid PEPPOL-i standardi ülevõtmine.

Mis vahe on EN 16931, UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0 vahel?

EN 16931 on semantiline andmemudel, mis määrab, milliseid andmevälju arvel peab olema. UBL 2.1 on XML-failivorming, kuhu need andmed kirja pannakse. PEPPOL BIS Billing 3.0 lisab kitsendused ja valideerimisreeglid, tagades, et arve vastab täpselt nõuetele.

Millal muutub B2B e-arve Lätis kohustuslikuks?

B2B e-arve kohustus jõustub 1. jaanuaril 2028. Alates 1. jaanuarist 2026 kuni 31. detsembrini 2027 saavad ettevõtted andmeid VID-le esitada vabatahtlikult.

Kas PEPPOL BIS Billing 3.0 tähendab, et arve peab liikuma PEPPOL võrgustiku kaudu?

Ei. PEPPOL BIS Billing 3.0 on dokumendi formaadi nõue, mitte edastuskanal. Arve võib edastada e-adressi, operaatori või otseintegratsiooni kaudu, kuid XML-fail peab vastama PEPPOL-i valideerimisreeglitele.