Lyhyesti sanottuna (TL;DR)

Jos yrityksesi lähettää vain muutaman laskun kuukaudessa Latvian valtion tai paikallishallinnon virastolle, järkevin vaihtoehto on käyttää ilmaista vaihtoehtoa. Latvian valtion portaalin latvija.gov.lv sähköpostiosoitelomake luotu verkkolasku. Strukturoitujen verkkolaskujen velvoite B2G-segmentissä (yritysten ja julkisten palvelujen kauppa) on jo voimassa 1. tammikuuta 2025 alkaen ja Datan lähettäminen VID:lle tuli pakolliseksi yrityksille 1. tammikuuta 2026 alkaen.. Yritysten välinen B2B-sitoumus hylätty. 5. kesäkuuta 2025 tehdyn lainmuutoksen myötä 1. tammikuuta 2028. VID EDS XML -lataus ja maksulliset operaattorit ovat ensisijaisesti kanavia ja lisävaihtoehtoja, eivät itsenäisiä ilmaisia ratkaisuja. Sähköposti on edelleen selvästi helpoin tapa yksittäisille laskuille.

Mitä Latvia tarkoittaa sähköisellä laskulla?

Latvian kirjanpitolaki määrittelee sähköisen laskun käsitteen tarkasti: strukturoitu sähköinen lasku on lasku, joka laaditaan, lähetetään ja vastaanotetaan jäsennellyssä sähköisessä muodossa, joka mahdollistaa sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn. Tämä ei ole subjektiivinen arvio, vaan laista johtuva tekninen vaatimus.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskun on oltava koneellisesti luettava XML-tiedosto (Extensible Markup Language, ohjelmiston itsensä lukema strukturoitu merkintäkieli), joka täyttää standardit Eurooppalaisen standardin EN 16931 ja Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukaisesti. PDF-lasku, olipa se kuinka oikealta tahansa, ei täytä tätä vaatimusta, koska se on ihmisen luettavassa muodossa oleva asiakirja, ei koneille tarkoitettu strukturoitu datatiedosto. Sähköpostitse lähetetty PDF-lasku voi silti sopia latvialaiselle asiakkaalle vain, jos asiakas ei kuulu ryhmään, jolle strukturoitu sähköinen lasku on pakollinen.

Mitä määräaikoja sovelletaan vuonna 2026?

Tässä kohtaa syntyy eniten hämmennystä, joten kannattaa pitää nämä kolme määräaikaa selvästi erillään.

B2G-segmentti (yritysten ja julkisten viranomaisten välinen) on pakollinen 1. tammikuuta 2025 alkaen.. Jos asiakkaasi on budjetti- tai paikallishallinnon virasto, sinun on jo lähetettävä strukturoitu verkkolasku, ei PDF-tiedostoa. Ennen vuoden 2025 loppua tehtyjen sopimusten osalta laki sallii siirtymän lykkäämisen, mutta viimeistään 1. tammikuuta 2026 Sinun on myös vaihdettava sähköiseen laskutukseen näiden laskujen osalta.

1. tammikuuta 2026 alkaen myös verkkolaskutietojen toimittaminen VID:lle (Valsts ieņēmumu dienests, Latvian verohallitus) tulee pakolliseksi B2G-laskujen osalta.. Tämä on laskun lähettämisestä erillinen velvoite, koska lasku on saattanut lähettää oikein, mutta tietojen on silti oltava veroviranomaisilla.

Alun perin vuodelle 2026 suunniteltu sisäinen B2B (yritysten välinen) -sitoumus, lykätty 1. tammikuuta 2028 5. kesäkuuta 2025 tehdyllä lainmuutoksella. Vuosina 2026–2027 yritysten välisten laskujen tietojen toimittaminen VIDille on vapaaehtoista, ja siitä tulee pakollista. 1. tammikuuta 2028 alkaen. Joten jos asiakkaasi ovat yksityisiä yrityksiä, et ole vielä kiireessä, mutta siihen kannattaa tottua jo nyt.

Mitä ilmaisia vaihtoehtoja on olemassa?

Valinta Kenelle se sopii? Mitä se tekee? Mitä kannattaa tarkkailla
latvija.gov.lv-sähköpostiosoitelomake Yksittäiset laskut, yksinkertainen myyntilaskun rakenne Luo, tallentaa ja lähettää verkkolaskuja Peppol BIS Billing 3.0 -muodossa, siirtää tiedot automaattisesti VIDiin Edellyttää aktiivista sähköpostiosoitetta, manuaalisen syötön jokaiselle laskulle
VID EDS XML -lataus Yritykset, joiden kirjanpito-ohjelmisto pystyy viemään XML-muotoon Hyväksyy vain XML-muodossa olevat verkkolaskutiedostot, ei itse luo laskuja Sopii tiedonsiirtoon, ei laskutukseen
VID API -ohjelmiston kautta Yritykset, joiden kirjanpito-ohjelmistolla on käyttöliittymä VID ja verkkolaskujen API V2 Automaattinen tiedonvaihto kirjanpito-ohjelmiston ja VID:n välillä Oletetaan, että ohjelmistotoimittaja on jo tehnyt integroinnin
Ilmaisia paketteja yksityisille yrityksille Yritykset, jotka ovat vahvistaneet Latvian XML- ja VID-tuen tietylle työkalulle Vaihtelee valmistajasta toiseen Ennen käyttöä tarkista, tukeeko työkalu latvialaista rakennetta ja VID-kanavia – sitä ei pidä olettaa oletuksena.

Sähköpostiosoite on ainoa vaihtoehto, joka on täysin ilmainen ratkaisu alusta loppuun. Muut ovat pääasiassa siirtokanavia tai vaativat olemassa olevan ohjelmiston.

Miten lähetän 1200 euron laskun kunnalle?

Oletetaan, että yrityksesi tarjoaa konsultointipalveluita ja laskuttaa paikallishallinnolta 1 200 euroa.

Koko prosessi on ilmainen ja täyttää strukturoidun laskutuksen ja VID-lähetyksen vaatimukset, kun se lähetetään sähköpostikanavan kautta. Yrityksesi omat kirjanpito- ja säilytysvelvoitteet (arkistointi, tilintarkastukset, raportointi) ovat kuitenkin edelleen sinun vastuullasi riippumatta siitä, mitä lähetyskanavaa käytät.

Milloin ilmainen tie loppuu?

Sähköpostiosoite on hyvä, kunhan lähetät yksittäisiä laskuja ja niillä on yksinkertainen rakenne. Huolenaiheita ovat laskujen määrä ja toistuvuus.

Harkitse vaihtamista kirjanpito-ohjelmiston käyttöliittymään tai maksulliseen operaattoriin, jos:

  • lähetät kymmeniä tai satoja laskuja kuukaudessa ja manuaalinen syöttäminen vie aikaa;
  • laskuissa on paljon rivejä tai tarvitset toistuvia malliasetuksia;
  • laskuja laatii useita henkilöitä ja sinun on hallittava käyttäjäoikeuksia ja hyväksyntäketjuja;
  • sinun on myös vastaanotettava laskuja Peppol-kanavan kautta, ei vain lähetettävä niitä;
  • haluat verkkolaskujen menevän suoraan varasto- tai kirjanpitotietokantaan ilman manuaalista siirtoa;
  • Tarvitset selkeän lokitiedoston ja automaattisen arkistoinnin, joita erillinen lomake ei tarjoa.

Myös Latvija.gov.lv:llä on omat ohjeistuksensa. sanoo samaa asiaa: portaali sopii organisaatioille, joilla on yksinkertaisia tarpeita, kun taas suurempien organisaatioiden, jotka tarvitsevat täysin automatisoitua käsittelyä, tulisi tarkastella API-ratkaisut tai maksullisten verkkolaskujen palveluntarjoajat.

Mitkä ovat yleisimmät virheet?

Yleisin virhe on uskomus, että B2B-velvoite tuli voimaan vuonna 2026, mutta todellisuudessa se siirretty 1. tammikuuta 2028 ja vuosina 2026–2027 B2B-tietojen toimittaminen VIDille on vapaaehtoista.

Toinen virhe: PDF-laskua pidetään verkkolaskuna, koska se näyttää oikealta. Lain mukaan vain jäsennelty, koneellisesti luettava XML-muoto. .PDF ei ole koskaan ollut tällainen, suunnittelusta riippumatta.

Kolmas virhe: Oletetaan, että mikä tahansa ilmainen internetistä ladattava laskugeneraattori täyttää automaattisesti Latvian vaatimukset. Ennen käyttöä tarkista erityisesti, tukeeko työkalu Latvian XML-rakennetta ja pystyykö se siirtämään tietoja VID:iin. Näin ei oletusarvoisesti oletuksena ole.

Neljäs virhe: Uskotaan, että ilmainen työkalu ratkaisee kaikki velvoitteet itsessään. Sähköpostitse lähettäminen välittää tiedot automaattisesti VID:lle, mutta se ei korvaa yrityksen omia kirjanpito-, tallennus- ja valvontavelvoitteita. Nämä ovat edelleen yrittäjän vastuulla valitusta kanavasta riippumatta.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin ilmainen sähköpostiosoite riittää sähköisen laskun lähettämiseen Latviassa?

Jos lähetät vain muutaman laskun kuukaudessa Latvian valtion tai paikallishallinnon virastolle ja laskun rakenne on yksinkertainen, täysin ilmainen sähköpostiosoite latvija.gov.lv:n kautta riittää. Se luo, tallentaa ja lähettää sähköisiä laskuja Peppol BIS Billing 3.0 -muodossa ja siirtää tiedot automaattisesti VID:iin.

Milloin yritysten välinen sähköinen laskutus tulee pakolliseksi Latviassa vuonna 2026?

Yritysasiakkaiden (B2G) segmentissä strukturoidut verkkolaskut ovat pakollisia 1. tammikuuta 2025 alkaen. Myös yritysasiakkaiden verkkolaskutietojen toimittaminen VIDille tulee pakolliseksi 1. tammikuuta 2026 alkaen. Ennen vuoden 2025 loppua tehtyjen sopimusten osalta laki sallii siirtymän lykkäämisen, mutta myös nämä laskut on muunnettava verkkolaskuiksi viimeistään 1. tammikuuta 2026 mennessä.

Pidetäänkö PDF-laskua verkkolaskuna Latviassa?

Ei. Latvian kirjanpitolain mukaan sähköisen laskun on oltava strukturoitu koneellisesti luettava XML-tiedosto, joka on eurooppalaisen standardin EN 16931 ja Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukainen. PDF-lasku, olipa se kuinka oikealta tahansa, ei täytä tätä vaatimusta.

Milloin yritysten välisen sähköisen laskutuksen velvoite lykättiin Latviassa?

Alun perin vuodelle 2026 suunniteltu yritysten välinen verkkolaskuvelvoite siirrettiin 5. kesäkuuta 2025 tehdyllä lakimuutoksella 1. tammikuuta 2028. Vuosina 2026–2027 yritysten välisten laskujen tietojen toimittaminen VID:lle on vapaaehtoista.