Īsāk sakot: izvēlieties darbplūsmu, nevis rīku
Lielākajai daļai mazo uzņēmumu Latvijā un Igaunijā bankas pieslēgums, t. i., nepārtrauktas konta informācijas automātiska pārsūtīšana uz grāmatvedības programmu, ir piemērots ikdienas grāmatvedības veikšanai, jo tas uztur konta atlikumu un darījumus aktuālus bez manuāla darba. CSV imports, vienreizējs konta izraksta fails, ko manuāli augšupielādējat programmā, joprojām ir pilnīgi saprātīga izvēle, ja ir maz darījumu, ir tikai viena vai divas bankas un vēlaties saglabāt kontroli minimālu. Bankas pieslēgums nodrošina PSD2 direktīvu. Saskaņā ar 67. pantu uz tikai lasāmu kontu. Tas neaizstāj rēķinu, čeku vai bankas izrakstu kā darījuma apliecinājumu. Latvija Grāmatvedības tiesības ļauj sertificētu bankas izrakstu uzskatīt par pamatojošu dokumentu tikai tad, ja to ir apstiprinājusi atbildīgā persona saskaņā ar uzņēmuma noteikto procedūru. Pareizā izvēle 2026. gada augustā nav "automātiska vai manuāla". Tā ir darbplūsma, kas nodrošina skaidru naudas plūsmu, saglabā pierādījumus un nodrošina jūsu kontroli piekļuvei konta informācijai.
Atšķirība starp abām pieejām nav tikai ērtības ziņā. Tā ir saistīta arī ar atbildību: kas, cik ilgi un uz kāda pamata var redzēt jūsu konta informāciju. Uz šo jautājumu ir jāatbild, pirms noklikšķināt uz bankas savienojuma apstiprinājuma pogas.
Ko īsti dara bankas pieslēgums un ko dara CSV imports?
Bankas pieslēgums un konta informācijas pakalpojums (AIS)
Bankas pieslēgums parasti nozīmē konta informācijas pakalpojumu (KIS). Tas ir trešās puses tiesības nolasīt jūsu konta darījumus un atlikumu tieši no bankas saskaņā ar PSD2 direktīvu. Saskaņā ar 67. pantu. Šīs ir lasīšanas tiesības, nevis rīcības tiesības: pakalpojumu sniedzējs var redzēt, kas ir iemaksāts kontā un kas no tā ir izņemts, bet nevar patstāvīgi pārvietot naudu. Maksājumu uzsākšanu regulē atsevišķs pants direktīvā par Maksājumu uzsākšanas pakalpojumu (MIS). Tās ir divas dažādas atļaujas un divi dažādi pakalpojumi, pat ja abi tiek saukti par „bankas savienojumu“. Ja jūsu grāmatvedības programmatūra tikai nolasa un saskaņo darījumus, tā ir KIS; ja tā arī uzsāk maksājumus, tas ir pakalpojums ar atsevišķu atļauju.
CSV importēšana kā pašreizējā stāvokļa kopija
CSV failam (ar komatiem atdalītas vērtības, teksta formāta tabula, ko banka ģenerē no konta izraksta) ir pavisam cita loģika. Tas ir pašreizējā stāvokļa kopija. Jūs lejupielādējat viena perioda darījumus, importējat tos programmā, un fails vairs netiek atjaunināts pats par sevi. Ja rīt pienāk jauns maksājuma uzdevums, jums tas ir jālejupielādē vēlreiz. Savukārt savienojums nepārtraukti ievāc datus, bieži vien katru dienu vai vairākas reizes dienā.
Kādi ir pieci lēmumu kritēriji mazajam uzņēmumam?
Lēmums ir atkarīgs no pieciem jautājumiem, nevis viena.
- Cik daudz svaiga līdzsvara jums ir nepieciešams? Ja jūsu klienti maksā avansā un jums ir nepieciešams redzēt čeku tajā pašā dienā, bankas savienojums ir piemērots. Ja pārbaudīsiet savu naudu reizi nedēļā, importējot CSV failu, jūs neko nezaudēsiet.
- Cik darījumu mēnesī? Jūs varat importēt 15 darījumus mēnesī no CSV faila piecu minūšu laikā. 250 darījumi mēnesī nozīmē pastāvīgu kļūdu risku un zaudētas stundas laika, veicot manuālu importēšanu. Šeit rodas jēga šai saiknei.
- Cik banku un valūtu? Viena Latvijas banka vienā valūtā ir vienkārša CSV. Trīs bankas trīs valstīs dažādās valūtās padara manuālu importēšanu darbietilpīgu un palielina dublēšanās risku.
- Cik liels ir kļūdas risks? Manuāla importēšana rada risku augšupielādēt vienu un to pašu failu divas reizes vai izlaist punktu. Savienojums samazina šo risku, bet palielina atbilstības noteikuma kļūdas risku, kas ir aprakstīts tālāk.
- Kāds ir dublēšanas process? Pat ja izmantojat savienojumu, CSV importam ir jābūt pieejamam kā rezerves iespējai, ja banka pārtrauc pakalpojuma sniegšanu vai maina API.
| Kritērijs | Bankas pieslēgums | CSV imports |
|---|---|---|
| Datu aktualitāte | Gandrīz reāllaikā, atjauninājumi automātiski | Pašreizējā statusa fails, atjaunināt manuāli |
| Piemērots darījumu apjoms | Ir vērts apsvērt, ja ir daudz darījumu un tie nepārtraukti ienāk. | Piemērots, ja darījumi ir reti un reti. |
| Vairāku banku/valūtu atbalsts | Ir labi, ja saskarne atbalsta visus kontus. | Darbojas, bet katra banka ir atsevišķs fails |
| Rokdarbi | Minimāli, nepieciešama atbilstības noteikumu uzturēšana | Regulāra lejupielāde un augšupielāde |
| Atkarība no trešās puses | Atkarīgs no pakalpojumu sniedzēja līguma un atļaujas | Atkarīgs tikai no bankas, nevis no starpnieka |
| Rezerves risinājums kļūmes gadījumā | Nepieciešams CSV kabatā | Tas pats par sevi jau ir rezerves risinājums |
Vai bankas ieraksts ir tas pats, kas izdevumu dokuments?
Šeit gan asociācija, gan CSV rada vislielāko apjukumu. Bankas darījums parāda, ka nauda ir pārvietota. Tajā nav norādīts, kādam nolūkam, ar kādu PVN likmi vai saskaņā ar kādu līgumu.
Latvijas prasības attiecībā uz apliecinošajiem dokumentiem
Latvija Grāmatvedības tiesības Saskaņā ar likumu ārējam dokumentam, rēķinam, čekam vai līgumam, kā attaisnojošam dokumentam ir jādod priekšroka salīdzinājumā ar iekšējo dokumentu, un dokumentam jāspēj pamatot darījuma ekonomisko saturu; bankas maksājuma rinda parasti to nevar izdarīt viena pati. Neapstiprināts konta izraksts izņēmuma kārtā var tikt uzskatīts par attaisnojošu dokumentu, bet tikai tad, ja atbildīgā persona ir atsevišķi apstiprinājusi darījumu un datu pareizību saskaņā ar uzņēmuma vadītāja noteikto kārtību.
Igaunijas prasības attiecībā uz apliecinošiem dokumentiem
Igaunijas puse ir vēl skaidrāka: Igaunijas Grāmatvedības likums Saskaņā ar likumu katram grāmatvedības ierakstam jābūt balstītam uz darījumu apliecinošu attaisnojuma dokumentu vai konsolidētu dokumentu, kas sagatavots, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem. Bankas izraksts nav attaisnojuma dokuments, rēķins vai čeks ir. Sākot ar 2025. gada 1. jūliju, attaisnojuma dokumentam jābūt būt parasti mašīnlasāmam, citi pastāvīgi pavairojami dokumenti rakstiskā formā ir atļauti tikai izņēmuma gadījumos, kas īpaši noteikti likumā. Gan Latvijas, gan Igaunijas likumi saglabā uzņēmuma vadītāja atbildību pat tad, ja grāmatvedību viņa vietā veic grāmatvedis, uzskaites speciālists vai programma. Latvijas likums saka to tieši.
Praksē tas nozīmē vienu noteikumu: katram čekam un maksājumam jābūt saistītam ar savu rēķinu, čeku vai līgumu, numurs pēc numura, summa pēc summas, neatkarīgi no tā, vai bankas līnija nonāca grāmatvedības sistēmā, izmantojot savienojumu vai CSV failu. Saglabāšanas periodi dažādās valstīs atšķiras: Latvijā grāmatvedības uzskaites un administratīvie dokumenti ir nepieciešami saglabāt 10 gadus, citus apliecinošus dokumentus vismaz piecus gadus; Igaunijā jābūt oriģināldokumentiem, reģistriem, dienasgrāmatām un līgumiem glabāt septiņus gadus pēc attiecīgā finanšu gada beigām.
Kā apvienot banku, nezaudējot kontroli?
Pirms piešķirat trešajai pusei piekļuvi savam kontam, izskatiet kontrolsarakstu, kas piešķir jums lēmumu pieņemšanas tiesības.
- Ierobežot piekrišanas darbības jomu. Maksājumu pakalpojumu direktīva (PD2) 67. pants uzliek pakalpojumu sniedzējam pienākumu lūgt nepārprotamu piekrišanu un attiecas tikai uz norādītajiem kontiem un saistītajiem darījumiem. Piešķiriet piekļuvi tikai tiem kontiem, kas jums patiešām nepieciešami grāmatvedībai, nevis visiem uzņēmuma bankas produktiem.
- Pārbaudiet pakalpojumu sniedzēja statusu. Pirms pakalpojuma izmantošanas pārbaudiet, vai pakalpojumu sniedzējs ir iekļauts sarakstā. EBI reģistrs. Tas tiek atjaunināts vismaz reizi dienā, pamatojoties uz dalībvalstu datiem, taču iekļaušana reģistrā pati par sevi nepiešķir likumīgas tiesības vai galīgi neapstiprina statusu; paralēli pārbaudiet savas valsts uzraudzības iestādes reģistru.
- Starp banku un pakalpojumu sniedzēju nav nepieciešams līgums. PSD2 neparedz, ka bankai, kas apkalpo jūsu kontu, un konta informācijas pakalpojumu sniedzējam ir jābūt ir noslēguši vienošanos savā starpā. Atļauja nāk no jūsu piekrišanas, nevis no banku vienošanās.
- Atšķirt lietotāju tiesības. Piešķiriet grāmatvedim tiesības pārskatīt un saskaņot darījumus, nevis apstiprināt maksājumus. Abām dažādajām lomām programmā jāpaliek atdalītām.
- Turiet CSV eksporta failu pa rokai. Pat ar nepārtrauktu savienojumu jūs joprojām varat manuāli lejupielādēt konta izrakstu kā CSV failu. Šis ir jūsu rezerves risinājums, ja saskarnes darbība tiek pārtraukta.
- Regulāri pārbaudiet aktivitāšu žurnālu. Pārbaudiet, kas un kad ir piekļuvis jūsu konta informācijai, un nekavējoties atsauciet piekļuvi, ja vairs neizmantojat pakalpojumu sniedzēju.
Eiropas Komisija saskaņā ar maksājumu direktīvu pārskatu Visas regulas mērķis ir izveidot drošu un vienotu maksājumu tirgu, kurā patērētājs un uzņēmējs, nevis starpnieks, lemj, kam tiek izpausti viņu dati.
Kā ieviest hibrīda modeli bez ierakstu dublikātiem?
Praksē lielākajai daļai mazo uzņēmumu vislabāk darbojas hibrīda modelis: bankas pieslēgums ikdienas uzraudzībai, CSV fails dublēšanai un kontrolei. Lūk, kā to izveidot četros soļos.
- Pielāgojiet sākuma atlikumu. Pirms savienojuma izveides salīdziniet grāmatvedības atlikumu ar faktisko bankas konta atlikumu precīzā datumā. Visas turpmākās atšķirības būs uzreiz redzamas.
- Izveidojiet automātiskās saskaņošanas noteikumus. Iestatiet noteikumus, kas automātiski saskaņo atkārtotus maksājumus (īre, līzings, rēķini no viena un tā paša klienta) ar atbilstošo rēķinu, bet atstājiet noteikumu iestatītu tā, lai tas atbilstu summai un atsauces numuram, nevis tikai summai.
- Katru nedēļu pārskatiet nesaskaņotus darījumus. Katru nedēļu pārskatiet darījumus, kuriem noteikums neizdevās automātiski saskaņot. Šīs ir vietas, kur neatbilstības rodas visbiežāk.
- Salīdziniet ar bankas izrakstu mēneša beigās. Mēneša beigās lejupielādējiet CSV formātā glabātu konta izrakstu un salīdziniet to ar savu grāmatvedības atlikumu. Tas pamanīs visas iespējamās savienojuma nepilnības, kuras pati automatizācija nepamanīs.
Šī secība ir svarīga: ja sākat ar automātiskiem noteikumiem pirms sākuma atlikuma saskaņošanas, katrā turpmākajā darījumā būs vecā kļūda.
Kāpēc Latvijas termiņi pareizas saskaņošanas nodrošināšanai kļūst arvien steidzamāki?
Latvijas grāmatvedības noteikumi virzās uz strukturētu e-rēķinu izmantošanu, un tas ietekmēs to, cik ātri ir jāsaskaņo bankas rindkopa un rēķins. No 2025. gada 1. janvāra Rēķiniem, ko Latvijas uzņēmums izraksta valsts vai pašvaldības iestādei (G2G, B2G, G2B darījumi), jābūt sagatavotiem kā strukturētam e-rēķinam, formātā, kas atbilst LVS EN 16931-1:2017 standartam un ir mašīnlasāms bez manuālas atkārtotas apstrādes. No 2026. gada 1. janvāra papildu pienākums nosūtīt šos e-rēķinus Latvijas Nodokļu administrācijai, Valsts ieņēmumu dienestam vai VID. No plkst. No 2028. gada 1. janvāra Pienākums iesniegt e-rēķinus un VID Igaunijas Nodokļu un muitas pārvaldei attiecas arī uz uzņēmumu savstarpējiem (B2B) darījumiem. Termiņš, kas sākotnēji bija noteikts 2026. gada sākumā, tika atlikts ar vēlāku likuma grozījumu.
Tas nenozīmē, ka bankas pieslēgums kļūs obligāts. Regulējums attiecas uz rēķina formātu un tā nosūtīšanu nodokļu iestādei, nevis uz grāmatveža darbplūsmu ar konta datiem. Taču, ja rēķini pārvietojas strukturētā veidā un automātiski nonāk VID, ir vērts ievērot tādu pašu kārtības līmeni bankas datu plūsmā: jo precīzāk rēķins un bankas maksājums ir saistīti šodien, jo mazāk darba būs nepieciešams 2028. gadā, kad B2B rēķinu kontrole kļūs intensīvāka.
Bieži uzdotie jautājumi
Ko īsti dara bankas pieslēgums un ko dara CSV imports?
Bankas savienojums ir konta informācijas pakalpojums (AIS), kas nolasa konta darījumus un atlikumus tieši no bankas, pamatojoties uz PSD2 direktīvu. CSV imports ir momentuzņēmums, kurā jūs lejupielādējat darījumus no viena perioda un importējat tos manuāli. Bankas savienojums nepārtraukti atjaunina datus, CSV importam katru reizi ir nepieciešams jauns fails.
Vai bankas ieraksts ir tas pats, kas izdevumu dokuments?
Nē, bankas darījums parāda tikai naudas kustību, nevis tās ekonomisko saturu. Latvijas un Igaunijas likumi pieprasa rēķinu, čeku vai līgumu kā pamatojošu dokumentu. Bankas izraksts nav attaisnojuma dokuments, bet to var izmantot izņēmuma gadījumos tikai ar vadītāja apstiprinājumu.
Kā apvienot banku, nezaudējot kontroli?
Ierobežojiet piekrišanas apjomu tikai līdz nepieciešamajiem kontiem, pārbaudiet pakalpojumu sniedzēja statusu EBA reģistrā, diferencējiet lietotāju tiesības un saglabājiet CSV eksportu kā rezerves risinājumu. Regulāri pārbaudiet darbību žurnālu un nekavējoties atsauciet piekļuvi, kad vairs neizmantojat pakalpojumu.