Īsāk sakot (TL;DR)

Ja jūsu uzņēmums nosūta tikai dažus rēķinus mēnesī kādai Latvijas valsts vai pašvaldības iestādei, visizdevīgākais variants ir izmantot bezmaksas iespēju. Latvijas valdības portāla latvija.gov.lv e-pasta adreses veidlapa e-rēķins, kas izveidots, izmantojot. Strukturētā e-rēķina pienākums B2G segmentā (uzņēmumi valdībai) jau ir spēkā no 2025. gada 1. janvāra un Datu nosūtīšana VID kļuva obligāta B2G uzņēmumiem no 2026. gada 1. janvāra.. Uzņēmumu savstarpējās B2B saistības noraidītas. Ar 2025. gada 5. jūnija likuma grozījumu 2028. gada 1. janvāris. VID EDS XML augšupielāde un maksas operatori galvenokārt ir kanāli un papildu iespējas, nevis neatkarīgs bezmaksas risinājums. E-pasts joprojām nepārprotami ir vienkāršākais veids atsevišķiem rēķiniem.

Ko Latvija domā ar e-rēķinu?

Latvijas Grāmatvedības likums precīzi definē e-rēķina jēdzienu: strukturēts elektronisks rēķins ir rēķins, kas tiek sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to apstrādāt automātiski un elektroniski. Tas nav subjektīvs vērtējums, bet gan no likuma izrietoša tehniska prasība.

Praksē tas nozīmē, ka rēķinam ir jābūt mašīnlasāmam XML failam (paplašināmā iezīmēšanas valoda — strukturēta iezīmēšanas valoda, ko programmatūra var nolasīt pati), kas atbilst Atbilstoši Eiropas standartam EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai. PDF rēķins, lai cik korekts tas izskatītos, neatbilst šai prasībai, jo tas ir cilvēkam lasāms dokuments, nevis strukturēts datu fails, kas paredzēts iekārtām. Pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins joprojām var būt piemērots Latvijas klientam tikai tad, ja klients nepieder pie grupas, kurai strukturēts e-rēķins ir obligāts.

Kādi termiņi ir spēkā 2026. gadā?

Šeit rodas vislielākais apjukums, tāpēc ir vērts šos trīs termiņus skaidri atdalīt.

B2G segments (uzņēmumu un valdības sadarbība) ir obligāts no 2025. gada 1. janvāra.. Ja jūsu klients ir budžeta vai pašvaldības iestāde, jums jau tagad ir jānosūta strukturēts e-rēķins, nevis PDF fails. Līgumiem, kas noslēgti pirms 2025. gada beigām, likums ļauj atlikt pāreju, bet ne vēlāk kā 2026. gada 1. janvārī Arī šiem rēķiniem ir jāpārslēdzas uz e-rēķinu izmantošanu.

No 2026. gada 1. janvāra būs obligāti jānosūta arī e-rēķinu dati VID (Valsts ieņēmumu dienestam) B2G rēķinu gadījumā.. Šis ir atsevišķs pienākums no rēķina nosūtīšanas, jo rēķins, iespējams, ir nosūtīts pareizi, taču datiem joprojām ir jānonāk nodokļu iestādēs.

Domēna iekšējās B2B (uzņēmumu savstarpējās) saistības, kas sākotnēji bija plānotas 2026. gadā, ar 2025. gada 5. jūnija likuma grozījumu pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri. Laikposmā no 2026. līdz 2027. gadam B2B rēķinu datu nosūtīšana VID būs brīvprātīga, tā kļūs obligāta. No 2028. gada 1. janvāra. Tātad, ja jūsu klienti ir privāti uzņēmumi, jūs vēl nesteidzaties, taču ir vērts pie tā pierast jau tagad.

Kādas ir bezmaksas iespējas?

Izlase Kam tas ir piemērots? Ko tas dara? Kam pievērst uzmanību
latvija.gov.lv e-pasta adreses veidlapa Atsevišķi rēķini, vienkārša pārdošanas rēķinu struktūra Izveido, saglabā un nosūta e-rēķinus Peppol BIS Billing 3.0 formātā, automātiski pārsūta datus uz VID Nepieciešama aktīva e-pasta adreses konta informācija, manuāla ievadīšana katram rēķinam
VID EDS XML augšupielāde Uzņēmumi, kuru grāmatvedības programmatūra var eksportēt uz XML Pieņem tikai e-rēķinu failus XML formātā, pats neveido rēķinus Piemērots datu pārsūtīšanai, nevis rēķinu izrakstīšanai
Izmantojot VID API programmatūru Uzņēmumi, kuru grāmatvedības programmatūrai ir saskarne VID ar e-rēķinu API V2 Automātiska datu apmaiņa starp grāmatvedības programmatūru un VID Pieņem, ka programmatūras pārdevējs jau ir veicis integrāciju
Bezmaksas paketes privātiem uzņēmumiem Uzņēmumi, kas ir pārbaudījuši Latvijas XML un VID atbalstu konkrētam rīkam Atšķiras atkarībā no ražotāja Pirms lietošanas pārbaudiet, vai rīks atbalsta latviešu struktūru un VID kanālus – tas nav jāpieņem pēc noklusējuma.

E-adrese ir vienīgā iespēja, kas ir pilnīgi bezmaksas risinājums no sākuma līdz beigām. Pārējie galvenokārt ir pārraides kanāli vai tiem ir nepieciešama esoša programmatūra.

Kā nosūtīt pašvaldībai 1200 eiro rēķinu?

Pieņemsim, ka jūsu uzņēmums sniedz konsultāciju pakalpojumus un izraksta pašvaldībai rēķinu 1200 eiro apmērā.

Viss process ir bez maksas un atbilst strukturētu rēķinu izrakstīšanas un VID iesniegšanas prasībām, ja tie tiek nosūtīti, izmantojot e-pasta kanālu. Tomēr jūsu uzņēmuma grāmatvedības un saglabāšanas saistības (arhivēšana, auditi, pārskatu sniegšana) paliek jūsu atbildībā neatkarīgi no tā, kuru nosūtīšanas kanālu izmantojat.

Kad beidzas brīvais ceļš?

E-pasta adrese ir piemērota, ja vien jūs sūtāt atsevišķus rēķinus un tiem ir vienkārša struktūra. Bažas rada apjoms un atkārtošanās.

Apsveriet iespēju pāriet uz grāmatvedības programmatūras saskarni vai maksas operatoru, ja:

  • jūs nosūtāt desmitiem vai simtiem rēķinu mēnesī, un manuāla ievadīšana kļūst laikietilpīga;
  • rēķinos ir daudz rindu vai arī jums ir nepieciešami atkārtoti veidnes iestatījumi;
  • rēķinus sagatavo vairākas personas, un jums ir jāpārvalda lietotāju tiesības un apstiprināšanas ķēdes;
  • jums arī jāsaņem rēķini, izmantojot Peppol kanālu, nevis tikai jānosūta;
  • vēlaties, lai e-rēķini nonāktu tieši inventāra vai grāmatvedības datubāzē, bez manuālas pārsūtīšanas;
  • Jums ir nepieciešama skaidra audita taka un automātiska arhivēšana, ko atsevišķa veidlapa nenodrošina.

Arī Latvija.gov.lv ir savs vadlīniju materiāls. saka to pašu: portāls ir piemērots organizācijām ar vienkāršām vajadzībām, savukārt lielākām organizācijām, kurām nepieciešama pilnībā automatizēta apstrāde, vajadzētu apsvērt API risinājumi vai maksas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēji.

Kādas ir visbiežāk pieļautās kļūdas?

Visizplatītākā kļūda ir uzskats, ka B2B saistības stājās spēkā 2026. gadā, bet patiesībā tas tā ir. pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri un 2026.–2027. gadā B2B datu iesniegšana VID būs brīvprātīga.

Otra kļūda: PDF rēķins tiek uzskatīts par e-rēķinu, jo tas izskatās pareizi. Saskaņā ar likumu tikai strukturēts, mašīnlasāms XML formāts. .PDF nekad nav bijis šāds, neatkarīgi no dizaina.

Trešā kļūda: Tiek pieņemts, ka jebkurš bezmaksas rēķinu ģenerators no interneta automātiski atbildīs Latvijas prasībām. Pirms tā lietošanas īpaši pārbaudiet, vai rīks atbalsta Latvijas XML struktūru un var pārsūtīt datus uz VID. Pēc noklusējuma tas tā nav.

Ceturtā kļūda: Pastāv uzskats, ka bezmaksas rīks pats atrisina visas saistības. Nosūtot pa e-pastu, dati automātiski tiek pārsūtīti uz VID, taču tas neaizstāj uzņēmuma paša grāmatvedības, glabāšanas un kontroles pienākumus. Tie joprojām ir uzņēmēja atbildībā neatkarīgi no izvēlētā kanāla.

Bieži uzdotie jautājumi

Kad bezmaksas e-pasta adrese ir pietiekama, lai nosūtītu e-rēķinu Latvijā?

Ja mēnesī nosūtāt tikai dažus rēķinus kādai Latvijas valsts vai pašvaldības iestādei un rēķinu struktūra ir vienkārša, pietiek ar pilnīgi bezmaksas e-pasta adresi, izmantojot vietni latvija.gov.lv. Tā izveido, uzglabā un nosūta e-rēķinus Peppol BIS Billing 3.0 formātā un automātiski pārsūta datus uz VID.

Kad 2026. gadā B2G e-rēķins kļūs obligāts Latvijā?

B2G segmentā strukturēti e-rēķini ir obligāti no 2025. gada 1. janvāra. No 2026. gada 1. janvāra obligāta kļūs arī e-rēķinu datu nosūtīšana VID par B2G rēķiniem. Līgumiem, kas noslēgti pirms 2025. gada beigām, likums ļauj atlikt pāreju, taču arī šie rēķini ir jāpārveido uz e-rēķiniem ne vēlāk kā līdz 2026. gada 1. janvārim.

Vai PDF rēķins Latvijā tiek uzskatīts par e-rēķinu?

Nē. Saskaņā ar Latvijas Grāmatvedības likumu e-rēķinam ir jābūt strukturētam mašīnlasāmam XML failam, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai. PDF rēķins, lai cik korekts tas izskatītos, neatbilst šai prasībai.

Kad B2B e-rēķinu pienākums tika atlikts Latvijā?

Sākotnēji 2026. gadā plānotais B2B e-rēķinu pienākums ar 2025. gada 5. jūnija likumdošanas grozījumu tika atlikts uz 2028. gada 1. janvāri. Laikposmā no 2026. līdz 2027. gadam B2B rēķinu datu nosūtīšana VID ir brīvprātīga.