Derīgs PDF nenozīmē derīgu Peppol e-rēķinu

Peppol (Eiropas mēroga e-rēķinu apmaiņas tīkls) validē strukturētus rēķina datus, ne to, kā rēķins izskatās PDF failā. Pirms sūtīšanas jāpārbauda trīs atsevišķi slāņi: XML faila struktūra, satura atbilstība standartam EN 16931 (Eiropas e-rēķina satura standarts, kas nosaka, kādiem datiem rēķinā ir jābūt), un Peppol pašas biznesa noteikumi, kas apkopoti BIS Billing 3.0 specifikācijā. Saskaņā ar openPeppol dokumentāciju, ziņojums tiek uzskatīts par atbilstošu, ja pēc pašlaik spēkā esošajiem noteikumiem tajā netiek atrasta neviena fatāla kļūda. Brīdinājumi atbilstību neietekmē. Tikpat svarīgi apzināties, ka validācijas rīki pārbauda tikai pašu rēķina ziņojumu, nevis to, vai pircēja sistēma to vispār akceptēs vai apmaksās. Starp zaļo signālu validācijā un „rēķins ir apmaksāts” ir vēl vairāki soļi.

Kā izskatās piecu soļu pārbaude pirms pogas „Sūtīt” nospiešanas?

Process, kas darbojas neatkarīgi no tā, vai lietojat ERP sistēmu, grāmatvedības programmatūru vai operatora portālu:

  • Eksportējiet XML: izveidojiet no rēķina failu UBL vai CII formātā. Bez tā validācija vispār nav iespējama.
  • Palaidiet shēmas un biznesa noteikumu pārbaudi: vispirms struktūras kontrole, tad Schematron noteikumi (valoda, kas pārbauda XML iekšējās sasaistes), kas pārbauda summas, kodus un lauku savstarpējo atbilstību.
  • Atrisiniet fatālās kļūdas: saskaņā ar openPeppol noteikumu sūtītājs nedrīkst nosūtīt ziņojumu, kas neatbilst BIS. Tas ir stingrs noteikums, nevis ieteikums.
  • Pārbaudiet saņēmēja Peppol gatavību: pārliecinieties, ka pircējs ir reģistrēts tīklā un spēj pieņemt tieši to dokumenta veidu, ko sūtāt.
  • Saglabājiet validācijas rezultātu: paturiet atskaiti un piegādes apstiprinājumu. Tas ir pirmais, ko jums prasīs, ja rēķins „pazūd”.

Kurš validators ir piemērots kuram darbam?

XSD, jeb XML shēma, pārbauda, vai fails vispār ir korekts XML. Stūra iekavas ir pareizajā vietā, obligātie elementi ir klāt. Schematron pārbauda citu lietu: biznesa noteikumus un elementu savstarpējās sasaistes, piemēram, vai rindu summa sakrīt ar rēķina kopsummu. Saskaņā ar Eiropas Komisijas skaidrojumu, Schematron pats par sevi XML struktūru nepārbauda, tāpēc to lietojiet kopā ar atbilstošu shēmu vai rīku, kas dara abas darbības reizē. Šim nolūkam Komisija piedāvā bezmaksas validācijas pakalpojumu, kuram nav nepieciešama reģistrācija un kuru Latvijas VID tieši iesaka izmantot pirms XML rēķina iesniegšanas VID sistēmā. Ja rēķinus sūtāt caur operatoru vai grāmatvedības programmatūru, kas validāciju veic iekšēji, katru rēķinu manuāli rīkā pārbaudīt nav nepieciešams. Tas ir pieņemami ikdienas situācijā, taču, testējot jaunu XML ģenerēšanas loģiku, ir vērts izmantot atsevišķu, no ierastā risinājuma neatkarīgu rīku.

Lasiet atskaiti: fatāla kļūda pirms, brīdinājums pēc

Fatāla kļūda nozīmē, ka rēķins neatbilst BIS un to nedrīkst sūtīt. Brīdinājums nozīmē, ka rēķins tehniski ir pieņemams, taču pelnījis uzmanību. Praktiski visbiežāk problēmas rodas piecās vietās: pārdevēja un pircēja identifikatoros (nepareiza shēma vai kļūdains reģistrācijas kods), PVN kategorijā un likmē, rindu un kopsummas vērtībās (noapaļošanas kļūdas viegli izklīst), maksājamajā summā kopā ar valūtas kodu, un maksājuma atsaucē kopā ar termiņu. Ja rēķina rindā norādīti 100 eiro plus 22% PVN, bet kopsummas lauk ir cits skaitlis, validators uzrādīs fatālu kļūdu, un pamatoti, jo tieši šī summa nonāk pircēja grāmatvedībā.

Kā pārbaudīt piegādi atsevišķi no derīguma?

Satura ziņā korekts rēķins nenozīmē, ka tas arī sasniedz galamērķi. Peppol satura un biznesa noteikumu pārbaude ir viena lieta, maršrutēšana pa Peppol tīklu ir cita. Pirms sūtīšanas ir vērts pārbaudīt, vai pircēja galapunkts (endpoint) atbalsta tieši to dokumenta veidu, kuru sūtāt. Peppol Directory ir publiski meklējams reģistrēto saņēmēju sarakts, taču tā aizpildīšana ir pakalpojumu sniedzēju atbildība, nevis pienākums. Tāpēc pilnīgi korekts saņēmējs tur var vienkārši nebūt atrodams. Ja šaubāties, jautājiet pircējam tieši viņa Peppol identifikatoru, nevis paļaujieties uz to, ka Directory parādīs visu.

Kas mainās 2026. gada augustā?

BIS Billing 3.0 versija 3.0.20 (kopā ar hotfix labojumu) ir bijusi obligāta sākot ar 23.02.2026, bet jaunā versija 3.0.21 kļūst obligāta 17.08.2026. Izmaiņas labo elektroniskās adreses shēmas (EAS – kods, kas norāda, kurā sistēmā ir reģistrēts uzņēmuma identifikators) kodu saraksta kļūdu un izņem 14 nedarbojošos kodus, tāpēc pārbaude ar veco validatoru var uzrādīt nepareizu rezultātu. Šī pati versija pievieno izvēles profilu, kas ļauj saņemt formālu apstiprinājumu par rēķinu (invoice response), taču tam nepieciešama atsevišķa SMP reģistrācija, un tas netiek automātiski pievienots katram rēķinam. Ja lietojat gatavu risinājumu, jautājiet savam operatoram rakstiski, kad tas artefaktus pārcels uz jauno versiju; ja XML veidojat pats, atjauniniet validācijas noteikumus pirms 17.08.2026, citādi jūsu pašu programmatūra sāks apstiprināt rēķinus pēc noteikumiem, kurus Peppol vairs nepieņem.

Igaunija un Latvija: vietējās pārbaudes

Igaunijā uzņēmums, kas komercreģistrā ir iekļauts kā e-rēķinu saņēmējs, sākot ar 01.07.2025 var pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu standartā EN 16931-1. Rēķins, kas atbilst šim standartam, tiek uzskatīts par pareizi sagatavotu, taču puses var vienoties arī par citu piemērotu standartu. Tas nenozīmē, ka Peppol Igaunijā ir obligāts katram B2B rēķinam. Tas nozīmē vien to, ka reģistrētais saņēmējs var pieprasīt šo formātu.

Latvijā laika grafiks ir sarežģītāks. VID (Valsts ieņēmumu dienests) skaidro, ka e-rēķini B2G, G2B un G2G transakcijās ir obligāti no 01.01.2025, un e-rēķina datu iesniegšana VID kļuva obligāta no 01.01.2026, dati jāiesniedz ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas. B2B segmentā datu iesniegšana ir brīvprātīga līdz 2027. gada beigām, taču VID iesaka pirms XML faila iesniegšanas to pārbaudīt tajā pašā Eiropas Komisijas bezmaksas validācijas pakalpojumā, kuru izmantojat arī Peppol rēķina gadījumā. Šie divi atsevišķie pienākumi, satura atbilstība un savlaicīga iesniegšana VID, ir vērts pārbaudīt atsevišķos sarakstos, nevis vienā reizē paļauties, ka operators visu sedz automātiski.

FAQ

Kas kehtiv PDF tähendab, et Peppol e-arve on valideeritud ja sobib saatmiseks?

Ei. Peppol valideerib struktureeritud e-arve sõnumi andmed (XML), mitte PDF-i välimust. Enne saatmist tuleb eraldi kontrollida XML-i struktuuri, EN 16931 sisu ning Peppol/BIS Billing 3.0 äritreegleid.

Millised on 5 sammu enne Peppol e-arve saatmist?

Esiteks ekspordi arve XML (UBL või CII). Seejärel käivita skeemi ja äritreeglite kontroll. Paranda fataalsed vead BIS-iga kooskõlasoleku järgi, kontrolli saaja Peppol-võimekust ning säilita valideerimise raport ja kinnitus.

Mis vahe on skeemi (XSD) ja äritreigli (Schematron) kontrollil?

XSD kontrollib, kas fail on korrektne XML: kohustuslikud elemendid ja struktuur. Schematron kontrollib äritreegleid ja elementidevahelisi seoseid, näiteks kas rea- ja kogusummad klapivad.

Mis muutub BIS Billing 3.0 uue versiooniga alates 17. augustist 2026?

Uus BIS Billing 3.0 versioon 3.0.21 muutub kohustuslikuks 17.08.2026. Muudatus parandab elektroonilise aadressiskeemi (EAS) koodinimekirja vea ja eemaldab 14 mittetöötavat koodi, mis võib vana valideerimise loogikaga anda vale tulemuse.