Īsā atbilde: izmantojiet formu, nevis XML redaktoru

Nē, mazam uzņēmumam nav nepieciešams rakstīt XML kodu, lai nosūtītu Peppol rēķinu. Peppol rēķins ir strukturēts datu fails, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai – tas nozīmē rēķinu, kura lauki ir mašīnlasāmi (dators tos saprot automātiski, cilvēkam nav jāpārceļ dati ar roku). Jūs aizpildāt parastu rēķina formu savā e-rēķinu vai grāmatvedības programmatūrā: klienta nosaukums, summas, PVN, apmaksas termiņš. Programmatūra pati no šiem datiem sagatavo XML failu un nosūta to Peppol tīklā. 17.08.2026. par obligātu kļuva jaunā BIS Billing 3.0 versija, tāpēc ir vērts pārbaudīt, vai jūsu operators izmanto jaunāko validācijas noteikumu kopumu.

Jūsu darbs aprobežojas ar parastu rēķina datu ievadīšanu. Ja klients vai operators paziņo, ka rēķins „neizturēja validāciju”, tas nenozīmē, ka jums pašiem būtu jālabo XML kods. Tas nozīmē, ka kāds lauks programmatūrā ir neaizpildīts vai nepareizs, un jums to jāpārbauda formā.

Kas ir Peppol un kas tas nav?

Peppol ir drošs datu apmaiņas tīkls, pa kuru strukturēti rēķini pārvietojas no vienas sistēmas uz otru. Peppol pats nav programmatūra vai forma, ko jūs aizpildāt – tas ir kā pasta pakalpojums rēķiniem. Saturam, kas pārvietojas šajā tīklā, jāatbilst Peppol BIS Billing 3.0 noteikumiem, kuri nosaka, kādus datu laukus rēķinam jāsatur un kādā struktūrā. Šo struktūru sauc UBL (Universal Business Language), un tā ir viens no visbiežāk lietotajiem XML formātiem rēķiniem. XML (Extensible Markup Language) ir vienkārši mašīnlasāms failu formāts, kuru datori izmanto datu apmaiņai – cilvēks to parasti vispār neredz.

Peppol rēķins nav tas pats, kas pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins, un nav tas pats, kas PVN deklarācijas iesniegšana nodokļu administrācijai. Tie ir trīs atšķirīgi pienākumi: rēķina nosūtīšana klientam, datu mašīnlasāmība un nodokļu atskaite valstij. Tie bieži darbojas kopā, bet tas nav obligāti.

Ko pārbaudīt pirms rēķina izveides?

Pirms atverat rēķina formu, pārbaudiet šos punktus:

  • Klienta gatavība Peppol tīklam: vai pircējs vispār spēj saņemt Peppol rēķinus un kāds ir viņa precīzais Peppol ID, tas ir, adrese, uz kuru rēķins jāsūta.
  • Pircēja atsauce vai pasūtījuma numurs: saskaņā ar spēkā esošajiem Peppol noteikumiem, rēķinā jābūt vai nu pircēja atsaucei, vai pasūtījuma numuram. Bez tā rēķina validācija neizdosies.
  • Klientam specifiskas instrukcijas: daži lielāki klienti vai valsts iestādes vēlas tieši savu iekšējo kodu, nevis jūsu izdomātu atsauci. Šo numuru jautājiet klientam tieši, nevis izdomājiet pats.

Izveidojiet un nosūtiet Peppol rēķinu piecos soļos

  1. Izvēlieties klientu un nosūtīšanas veidu: norādiet programmatūrā, ka rēķins tiks nosūtīts pa Peppol kanālu, nevis pa e-pastu.
  2. Pievienojiet pārdevēja un pircēja identifikatorus: jūsu un klienta Peppol ID parasti aizpildās automātiski no klienta kartes.
  3. Ievadiet rēķina rindas, PVN un apmaksas nosacījumus: preces vai pakalpojumus, cenas, PVN likmi un apmaksas termiņu.
  4. Pievienojiet pircēja atsauci vai pasūtījuma numuru: šis lauks nav izvēles.
  5. Palaidiet validāciju un nosūtiet: programmatūra automātiski pārbauda rēķinu pirms nosūtīšanas un paziņo, ja kaut kas trūkst.

Kuri lauki ir svarīgāki, nekā šķiet no pirmā acu uzmetiena?

Iedomājieties 1200 eiro rēķinu Latvijas klientam. Summa un PVN ir pareizi, tomēr rēķins tik un tā var tikt atgriezts, ja:

  • rēķina numurs nav unikāls un atkārto iepriekšēju rēķinu;
  • valūtas kods ir nepareizs vai trūkst;
  • PVN kategorija un likme nesakrīt (piemēram, 0% PVN bez pamatojuma);
  • pārdevēja vai pircēja identifikators ir kļūdaini ierakstīts;
  • maksājuma dati, piemēram, IBAN vai maksājuma atsauce, trūkst vai ir kļūdaini;
  • pircēja atsauce vai pasūtījuma numurs ir tukšs.

Tieši pēdējais punkts ir visbiežākā kļūda. Saskaņā ar Peppol noteikumiem šis lauks ir obligāts, un tā trūkums ir fatāla validācijas kļūda, ne ieteikums, ko var ignorēt.

PDF, pielikumi un noraidīti rēķini

PDF rēķins ir lasāms cilvēkam, bet tas nav Peppol rēķins. Saskaņā ar Igaunijas Finanšu ministrijas skaidrojumu, e-rēķins ir mašīnlasāms fails, kura pamatā saņēmējam nav jāievada dati ar roku. Attēls vai PDF šai prasībai neatbilst. Daudzas programmatūras pievieno strukturētam rēķinam PDF kopiju, lai cilvēks varētu ātri pārskatīt rēķina saturu, bet tā ir papildu iespēja, nevis aizstājējs.

Ja rēķins nesasniedz klientu, tā ir piegādes kļūme – parasti nepareizs Peppol ID vai savienojuma problēma. Ja rēķins sasniedz klientu, bet viņa sistēma to noraida, tā ir biznesa kļūme, visbiežāk pircēja atsauces trūkuma vai nepareizu rekvizītu dēļ. Pārbaudiet vispirms tieši šos divus punktus, pirms apšaubāt programmatūras darbību.

Kas ir spēkā Igaunijā un Latvijā tagad un kas gaidāms?

Igaunijā grāmatvedības subjekts, kas ir reģistrējies e-uzņēmumu reģistrā kā e-rēķinu saņēmējs, no 2025. gada var pieprasīt pārdevējam e-rēķinu, ja puses nav vienojušās citādi. Igaunija atļauj lietot gan vietējo, gan Eiropas, tas ir, Peppol, standartu, un ministrija uzņēmumiem iesaka tieši pēdējo, jo tas ir plašāk izplatīts visā Eiropas Savienībā.

Latvijā prasības ir stingrākas un termiņi skaidrāki. No 01.01.2025. strukturēts e-rēķins ir obligāts G2G, B2G un G2B darījumos, un no 01.01.2026. šo pašu jomu rēķinu dati jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam (VID). B2B darījumos datu iesniegšana VID ir brīvprātīga līdz 31.12.2027., bet no 01.01.2028. strukturēta e-rēķina izmantošana un tā datu iesniegšana VID kļūst obligāta arī Latvijas uzņēmumu savstarpējos darījumos.

Eiropas Savienības līmenī nākamais svarīgais termiņš ir 01.07.2030., kad ViDA reformas ietvaros e-rēķins pārrobežu B2B darījumos kļūst par noklusēto norēķinu veidu. Ja jūs jau šodien sūtāt Peppol rēķinus, jūs šim termiņam būsiet gatavi gadiem pirms tas kļūst par problēmu kādam citam.

FAQ

Kas väikeettevõtja peab Peppol-arve saatmiseks XML-i kirjutama?

Ei, väikeettevõtja ei pea XML-i kirjutama. Täidad tavalise arve vormi oma tarkvaras ja tarkvara koostab XML-faili ise ning saadab selle Peppol-võrgu kaudu.

Mis on Peppol?

Peppol on turvaline andmevahetusvõrk arvete jaoks. See ei ole tarkvara, vaid nagu postiteenus, mis edastab struktureeritud arveid.

Millised on kõige levinumad vead Peppol-arve saatmisel?

Kõige levinum viga on ostja viite või tellimuse numbri puudumine. See on kohustuslik väli ja selle puudumine põhjustab valideerimisvea.

Mis vahe on Peppol-arvel ja PDF-arvel?

PDF-arve on inimesele loetav, kuid ei ole masinloetav. Peppol-arve on struktureeritud XML-fail, mida arvutid saavad automaatselt töödelda.