“Zgodność z Peppol” kryje w sobie trzy różne rzeczy, a dostawcy oprogramowania często łączą je w jedną linię sprzedaży, mimo że są to odrębne kwestie. Pierwszą z nich jest zgodność treści z europejską normą EN 16931, czyli wspólnym modelem danych, który określa, jakie pola musi zawierać faktura. Drugą jest zgodność z Zasady Peppol BIS Billing 3.0 (Specyfikacje Interoperacyjności Biznesowej), bardziej rygorystyczny zbiór zasad, który sprawdza obowiązkowe identyfikatory i sprawdza, czy sumy faktycznie się zgadzają. Trzecim, najczęściej pomijanym przez dostawców, jest rzeczywista dostawa sieciowa: czy oprogramowanie posiada punkt dostępu, przez który plik XML, czyli maszynowo czytelna, ustrukturyzowana faktura, faktycznie dociera do kupującego, i czy kupujący jest zarejestrowany w sieci Peppol, aby ją otrzymywać? Faktura w formacie PDF wysłana e-mailem do klienta nie dowodzi żadnego z tych trzech, ponieważ jest zwykłym plikiem, a nie fakturą Peppol.

Z 17 sierpnia 2026 r., Wersja 3.0.21 usługi Peppol BIS Billing staje się obowiązkowa, dlatego skontaktuj się bezpośrednio ze swoim dostawcą, aby dowiedzieć się, kiedy i w jaki sposób aktualizacja pojawi się na Twoim koncie.

Co należy sprawdzić przed zaufaniem dostawcy?

Zanim zaakceptujesz fakt, że Twoje oprogramowanie “realizuje Peppol”, zapoznaj się z poniższymi pięcioma punktami:

  • Wersja rozliczeniowa BIS. Poproś o dokładną liczbę, a nie “wspieramy Peppol”. Wersja 3.0.20 jest aktualna, ale od 17 sierpnia 2026 r. wersja 3.0.21 staje się obowiązkowa.
  • Eksportowalny, ustrukturyzowany XML. Oprogramowanie musi być w stanie pokazać rzeczywisty plik XML, a nie tylko plik PDF.
  • Obowiązkowe identyfikatory i odniesienia. Na fakturze należy podać adres elektroniczny zarówno kupującego, jak i sprzedającego; pominięcie któregokolwiek z nich jest błędem krytycznym. Potrzebne są również dane referencyjne kupującego lub numer zamówienia zakupu — nazwa firmy, numer VAT i kwota całkowita same w sobie nie wystarczą.
  • Walidacja bez błędów krytycznych. Poproś o raport potwierdzający, a nie o obietnicę.
  • Udokumentowana ścieżka wysyłania i odbierania. Kim jest operator, przez który punkt dostępu faktura faktycznie przechodzi i w jaki sposób nabywca ją otrzymuje.

O jakie dowody powinieneś poprosić sprzedawcę?

Wyślij dostawcy bezpośrednią listę kontrolną i zobowiąż go do jej przestrzegania:

  • Przykładowa faktura sporządzona w oparciu o rzeczywiste dane klienta (lub dane z konta testowego), dostarczona w postaci pliku XML.
  • Raport walidacyjny pokazujący, że PEPPOL-EN16931-R010 i R020 (adres elektroniczny kupującego i sprzedającego) i R003 (numer referencyjny kupującego lub numer zamówienia zakupu) przeszedł pomyślnie bez błędu krytycznego.
  • Nazwa punktu dostępu, który faktycznie przesyła fakturę do sieci.
  • Jakie typy dokumentów obsługuje oprogramowanie (faktura, nota kredytowa) i czy odpowiadają one profilowi 01 (standardowa faktura handlowa).
  • Pisemne potwierdzenie kiedy Aktualizacja 3.0.21 zostanie uruchomione. Musi zostać wdrożone przed 17 sierpnia 2026 r.

Jeśli w odpowiedzi pojawi się informacja “posiadamy certyfikat Peppol” bez żadnego z tych pięciu elementów, to jest to reklama, a nie dowód. Certyfikat potwierdza ogólną funkcjonalność oprogramowania. Nie potwierdza jednak, że Twoje konto jest skonfigurowane, zarejestrowane i faktycznie umożliwia wymianę faktur z kupującym.

Jak wystawić prawdziwą fakturę testową?

Najpewniejszym sposobem, aby się o tym przekonać, jest wysłanie jednej autentycznej faktury o niskim ryzyku, powiedzmy na kwotę 1200 euro, do kupującego, o którym wiesz, że jest już aktywny w serwisie Peppol. Zacznij od ustalenia identyfikatora tego kupującego w serwisie Peppol, czyli jego adresu elektronicznego lub zatwierdzonego kanału odbioru. Wyślij plik XML za pomocą własnego oprogramowania i zapisz status dostawy: dostarczona, zaakceptowana lub odesłana. Następnie poproś kupującego o potwierdzenie, że faktura trafiła do jego systemu jako czytelny dokument, a nie tylko, że “coś przyszło”. To tylko potwierdza, że faktura faktycznie przesyłana jest przez sieć, a nie tylko eksportowana jako plik po Twojej stronie.

Co jest innego w Estonii, na Łotwie i Litwie?

Przepisy obowiązują we wszystkich trzech krajach, a Peppol nie jest nigdzie jedynym dostępnym kanałem.

W Estonii kupujący zarejestrowany jako podmiot księgowy może żądać od sprzedawców wysyłania faktury elektronicznej 1 lipca 2025 r. dalej. O ile strony nie uzgodnią inaczej, faktura musi spełniać Norma EN 16931-1. To standard treści, a nie nakaz kierowania faktury przez sieć Peppol. Zgodność XML nie oznacza automatycznie, że Twoje oprogramowanie może również wysyłać tę samą fakturę przez sieć Peppol.

Na Łotwie od 1 stycznia 2025 r., Firma zarejestrowana na Łotwie musi wystawiać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną za wszystkie faktury wystawiane organowi rządowemu. 1 stycznia 2026 r., Dane z e-faktur dla transakcji G2G, B2G i G2B muszą być również przesyłane do Urzędu Skarbowego (SRS). Plik musi być w formacie XML, spełnia zarówno łotewski standard krajowy, jak i Peppol BIS Billing 3.0, Jednak samo posiadanie operatora Peppol nie spełnia obowiązku raportowania w ramach SRS, jeśli operator ten nie dysponuje interfejsem umożliwiającym przesyłanie danych do SRS.

Na Litwie Zasady SABIS od 4 lutego 2025 r. wymagają, aby faktura dostawcy wystawiana dla instytucji zamawiającej była zgodna z formatem normy EN 16931-1:2017. Faktura może zostać przesłana przez sieć Peppol, przez uniwersalny interfejs danych SABIS lub wprowadzona ręcznie. Peppol to tylko jedna z wielu możliwości, ale nie jedyna.

Jak zachować zgodność z przepisami po uruchomieniu?

Listy kodów i zasady walidacji zmieniają się według własnego harmonogramu. Wersja 3.0.21 Wprowadza nowe schematy adresów elektronicznych i zaostrza identyfikator specyfikacji, który teraz musi brzmieć dokładnie `urn:cen.eu:en16931:2017#compatible#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0`. Jeśli Twoje oprogramowanie planuje dodać nowy, opcjonalny profil 02, w którym faktura jest odczytywana za pomocą oddzielnego dokumentu odpowiedzi, wymaga to osobnej rejestracji. Standardowa rejestracja profilu 01 nie obejmuje tego automatycznie.

Miej pod ręką następujące dokumenty, aby móc udowodnić zgodność, gdy zostaniesz o to poproszony: raporty z walidacji po każdej aktualizacji wersji, pisemne potwierdzenie od dostawcy o dacie faktycznego wdrożenia wersji 3.0.21, przykładowy plik XML połączony z rzeczywistym dziennikiem dostaw oraz korespondencję od kupującego potwierdzającą odbiór. W ten sposób 17 sierpnia 2026 r. nie będziesz mieć nadziei, że dostawca wprowadził aktualizację na czas. Będziesz miał papierowy dowód, że to zrobił.

Często zadawane pytania

Jakie trzy rzeczy oznacza termin „zgodny z Peppol”?

Pierwszym z nich jest zgodność treści faktury z europejską normą EN 16931. Drugim – zgodność z zasadami Peppol BIS Billing 3.0. Trzecim – faktyczna transmisja sieciowa: czy oprogramowanie posiada punkt dostępowy, przez który plik XML trafia do nabywcy.

O co muszę zapytać dostawcę oprogramowania przed 17 sierpnia 2026 r.?

Poproś o konkretną wersję BIS Billing (obecnie 3.0.20, obowiązkowa 3.0.21 od 17.08.2026), plik XML do wyeksportowania, raport z weryfikacji obowiązkowych identyfikatorów, nazwę punktu dostępu i pisemne potwierdzenie wdrożenia aktualizacji 3.0.21.

Jak mogę wystawić prawdziwą fakturę testową w celu weryfikacji dostawy Peppol?

Wyślij fakturę o niskim ryzyku (np. 1200 EUR) do znanego Ci kupującego, który już korzysta z Peppol. Znajdź identyfikator kupującego w Peppol, prześlij plik XML za pośrednictwem swojego oprogramowania, zapisz status wysyłki i poproś kupującego o potwierdzenie, że faktura dotarła czytelnie do jego systemu.

Czym różnią się wymagania firmy Peppol w Estonii, na Łotwie i Litwie?

W Estonii odbiorca e-faktury może zażądać e-faktury zgodnej z normą EN 16931-1 od 1 lipca 2025 r., ale Peppol nie jest do tego zobowiązany. Na Łotwie ustrukturyzowana e-faktura jest obowiązkowa dla faktur wysyłanych do organów państwowych od 1 stycznia 2025 r., a dane muszą być również przesyłane do SRS od 1 stycznia 2026 r. Na Litwie przepisy SABIS wymagają formatu EN 16931-1 od 4 lutego 2025 r., ale Peppol jest jedną z opcji, a nie jedyną.