Tworzenie faktury w programie Excel: dlaczego jest stratą czasu?

Krótko mówiąc: Dlaczego warto wybrać specjalistyczne oprogramowanie zamiast Excela?

• Przydatność do celu: Excel to arkusz kalkulacyjny, Bilnex to oprogramowanie do tworzenia faktur sprzedaży. Jeden jest uniwersalny, drugi zaś został zaprojektowany specjalnie do fakturowania.
• Dziedziczenie danych: Bilnex uzupełnia dane klienta na podstawie samego Rejestru Handlowego, w programie Excel odbywa się to całkowicie ręcznie.
• Bezpieczeństwo i kontrola: System sprawdza kwoty i pola obowiązkowe, eliminując błędy ludzkie.
• Wysyłanie faktury elektronicznej: Tylko specjalne środowisko może wysyłać e-faktury w formacie odczytywalnym maszynowo. Niezależnie od tego, że e-faktury są w formacie XML, do ich wysłania wymagana jest sieć operatora.

---

Microsoft Excel Excel to niewątpliwie jedno z najpotężniejszych narzędzi w świecie liczb, ale tworzenie faktur w Excelu wciąż przypomina przycinanie żywopłotu scyzorykiem. Jest wielofunkcyjny i zawsze pod ręką, ale efekt końcowy jest nieefektywny. Chociaż specjalne nożyczki i piły są pomocne przy przycinaniu żywopłotów, najlepszym narzędziem do tworzenia faktur jest Bilnex.

Jeśli nie chcesz już mieć do czynienia z arkuszami kalkulacyjnymi, wypróbuj Bilnex darmowy generator faktur.

Dlaczego warto korzystać z Bilnex zamiast tworzyć faktury w programie Excel?

Największą zaletą Excela jest jego nieograniczona elastyczność. To jednak również jego największa słabość, jeśli chodzi o faktury. Wystarczy jedno złe kliknięcie lub dodatkowa przestrzeń, a Twoja profesjonalna faktura może zamienić się w zagadkową łamigłówkę, w której wszystkie liczby nagle zamienią się w daty.

Kto z nas nie widział tych błędów w programie Excel:

• #DIV/0! – Próbujesz niechcący podzielić przez nieistniejącą wartość i Excel stwierdza, że na dziś koniec obliczeń.
• #VALUE! – Przypadkowo wpisałeś tekst do komórki liczbowej (np. wartość i jednostkę w tym samym polu) i formuła się zawiesza.
• #REF! – Przypadkowo usunąłeś komórkę, na której opierała się inna formuła i teraz podstawa całej Twojej faktury jest “zepsuta”.

Jeden prosty błąd oznacza, że musisz zostać detektywem zamiast po prostu wysłać rachunek.

Bilnex został stworzony z myślą o zasadach księgowości. Oznacza to, że obliczenia są zawsze poprawne, a wprowadzanie informacji do faktury jest intuicyjne. Twoje krytyczne dane są chronione przed przypadkowym nadpisaniem i nie musisz się martwić, że klient otrzyma fakturę z komunikatem o błędzie zamiast z kwotą. Zawsze będziesz mieć wsparcie. Środowisko i zespół obsługi klienta Bilnex.

Automatyczna prędkość kontra ręczne tworzenie faktur

Jeśli tworzysz faktury w programie Excel, musisz za każdym razem ręcznie wyszukiwać i wprowadzać imię i nazwisko klienta, kod rejestracyjny, adres itp. To czysta praca ręczna, z dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędu. Środowisko rozliczeniowe Bilnex jest połączone z Rejestrem Handlowym – wystarczy wpisać nazwę firmy, a system w kilka sekund uzupełni wszystkie dane. To oszczędza czas i gwarantuje, że dane na fakturze spełniają wymagania i są poprawne.

Wysyłanie faktury elektronicznej w Excelu jest niemożliwe

Statyczny plik Excela może wygenerować jedynie fakturę PDF, która jest w zasadzie obrazem faktury. Jednak wielu partnerów wymaga dziś e-faktur w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. W Estonii e-faktura musi zostać dostarczona, jeśli klient (instytucja państwowa lub firma prywatna) zarejestrował się jako odbiorca e-faktury w Rejestrze Handlowym i zażąda jej od Ciebie.

Czym jest e-faktura i dlaczego program Excel ma z nią problemy?

E-faktura nie jest plikiem PDF. To zbiór danych w określonym formacie XML, który nie jest wysyłany zwykłą wiadomością e-mail. E-faktura jest bezpiecznie przesyłana przez sieć operatora bezpośrednio ze środowiska jednej firmy do oprogramowania księgowego innej firmy. Dzięki oprogramowaniu do fakturowania Bilnex, e-faktura jest automatycznie wysyłana w odpowiednim formacie i właściwymi kanałami. Dla Ciebie to tylko kliknięcie przycisku, ale dla klienta oznacza to, że dane docierają bez błędów, a faktura jest opłacona szybciej.

Często zadawane pytania dotyczące programu Excel i fakturowania

Czy mogę wysłać fakturę utworzoną w programie Excel jako fakturę elektroniczną?

Nie można wysłać e-faktury bezpośrednio z programu Excel. Excel może utworzyć plik PDF, który jest w zasadzie obrazem faktury. Prawna e-faktura to specjalny plik XML, który przesyłany jest przez sieć operatora bezpośrednio do systemu księgowego innej firmy. Aby to zrobić, należy skorzystać ze środowiska fakturowania, takiego jak Bilnex, które generuje odpowiedni plik i automatycznie przesyła go przez bezpieczną sieć operatora.

Jak naprawić błąd programu Excel #VALUE! lub #REF! na fakturze sprzedaży?

Te błędy występują zazwyczaj, gdy formuła odwołuje się do pustej komórki lub próbuje połączyć tekst z liczbami (np. zamiast “10 szt.” powinno być po prostu “10” i jednostka w osobnej komórce). Aby uniknąć tych błędów, warto skorzystać ze specjalnego oprogramowania do fakturowania, w którym formuły są zablokowane, a obliczenia działają automatycznie, bez ryzyka przypadkowego pomylenia.

Czy szablon faktury Excel spełnia wymagania Ustawy o rachunkowości?

Szablon w Excelu jest legalny tylko wtedy, gdy ręcznie dodano wszystkie wymagane dane (numer faktury, datę, strony, kwoty, termin płatności itp.). W Excelu bardzo łatwo jest przypadkowo pozostawić puste pole lub popełnić drobne błędy. Bilnexi nie zezwala na wystawienie faktury, dopóki wszystkie wymagane prawem pola nie zostaną poprawnie wypełnione.

Dlaczego oprogramowanie do fakturowania jest bezpieczniejsze niż Excel?

W przeciwieństwie do pliku Excela, który znajduje się na dysku twardym komputera i może zostać utracony lub zainfekowany wirusem, Bilnex dba o bezpieczeństwo Twoich danych. Spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa i gwarantuje, że… Twoja historia rozliczeń jest zawsze dostępna przez wymagane prawnie 7 lat. Wysyłanie zaszyfrowanych faktur elektronicznych jest również znacznie bezpieczniejsze niż wysyłanie plików PDF pocztą elektroniczną, w przypadku którego oszuści mogą przejąć kontrolę nad rozmową w dogodnym momencie i np. zmienić numer konta.