Laskun luominen Excelissä: miksi se on ajanhukkaa?

Lyhyesti: Miksi valita erikoisohjelmisto Excelin sijaan?

• Soveltuvuus tarkoitukseen: Excel on taulukkolaskentaohjelma, Bilnex on myyntilaskujen luomiseen tarkoitettu ohjelmisto. Toinen on yleiskäyttöinen, toinen on suunniteltu erityisesti laskutusta varten.
• Tiedon periytyminen: Bilnex täyttää asiakkaan tiedot kaupparekisterin tietojen perusteella, Excelissä se on täysin manuaalista.
• Turvallisuus ja hallinta: Järjestelmä tarkistaa summat ja pakolliset kentät, mikä eliminoi inhimilliset virheet.
• Verkkolaskun lähettäminen: Koneluettavia verkkolaskuja voi lähettää vain erityinen ympäristö. Vaikka verkkolaskut ovat XML-muodossa, niiden lähettämiseen tarvitaan operaattoriverkko.

---

Microsoft Excel on epäilemättä yksi tehokkaimmista työkaluista numeroiden maailmassa, mutta laskun luominen Excelissä on silti kuin pensasaidan leikkaamista linkkuveitsellä. Se on monitoiminen ja aina käden ulottuvilla, mutta lopulta tulos on tehoton. Vaikka erikoissakset ja -sahat ovat hyödyllisiä pensasaitojen leikkaamiseen, paras työkalu laskujen luomiseen on Bilnex.

Jos et halua enää käsitellä laskentataulukoita, kokeile Bilnexiä ilmainen laskugeneraattori.

Miksi käyttää Bilnexiä laskujen luomisen sijaan Excelissä?

Excelin suurin vahvuus on sen loputon joustavuus. Se on myös sen suurin heikkous laskujen kanssa. Yksikin väärä klikkaus tai ylimääräinen tila riittää, ja ammattimainen laskusi voi muuttua kryptiseksi palapeliksi, jossa kaikki numerot ovat yhtäkkiä päivämääriä.

Kukapa meistä ei olisi nähnyt näitä Excel-virheitä:

• #DIV/0! – Yrität vahingossa jakaa olemattomalla määrällä ja Excel päättää, että laskutoimitukset ovat tältä päivältä ohi.
• #ARVO! – Kirjoitit vahingossa tekstiä lukusoluun (esim. arvo ja yksikkö samassa kentässä) ja kaava kaatuu.
• #REF! – Poistit vahingossa solun, johon toinen kaava perustui, ja nyt koko laskusi perusta on "rikki".

Yksi yksinkertainen virhe tarkoittaa, että sinun on ryhdyttävä etsiväksi sen sijaan, että vain lähetät laskun.

Bilnex on rakennettu kirjanpitosäännöt mielessä pitäen. Tämä tarkoittaa, että laskelmat ovat aina oikein ja tietojen syöttäminen laskuun on intuitiivista. Tärkeät tietosi on suojattu vahingossa tapahtuvalta päällekirjoitukselta, eikä sinun tarvitse koskaan huolehtia siitä, että asiakkaasi saa laskun, jossa on virheilmoitus summan sijaan. Ja sinulla on aina tuki käytettävissäsi. Bilnexin asiakastukiympäristö ja -tiimi.

Automaattinen nopeus vs. manuaalinen laskun luonti

Jos luot laskuja Excelissä, sinun on joka kerta haettava ja syötettävä manuaalisesti asiakkaan nimi, rekisterinumero, osoite jne. Tämä on puhdasta manuaalista työtä, jossa on paljon virhemahdollisuuksia. Bilnexin selvitysympäristö on liitetty kaupparekisteriin – syötä vain yrityksen nimi, niin järjestelmä täyttää kaikki tiedot puolestasi muutamassa sekunnissa. Tämä säästää aikaa ja varmistaa, että laskun tiedot täyttävät vaatimukset ja ovat oikein.

Verkkolaskun lähettäminen Excelissä ei ole mahdollista

Staattinen Excel-tiedosto voi luoda vain PDF-laskun, joka on pohjimmiltaan kuva laskustasi. Monet yhteistyökumppanit vaativat kuitenkin nykyään koneellisesti luettavia verkkolaskuja. Virossa verkkolasku on toimitettava, jos asiakkaasi (olipa kyseessä sitten valtion laitos tai yksityinen yritys) on rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottajaksi kaupparekisteriin ja pyytää sitä sinulta.

Mikä on sähköinen lasku ja miksi Excelillä on ongelmia sen kanssa?

Verkkolasku ei ole PDF-tiedosto. Se on tietyssä XML-muodossa oleva tietojoukko, jota ei lähetetä tavallisessa sähköpostissa. Verkkolasku kulkee turvallisesti operaattoriverkon yli suoraan yhden yrityksen ympäristöstä toisen yrityksen kirjanpito-ohjelmistoon. Bilnex-laskutusohjelmistoa käyttämällä verkkolasku lähetetään automaattisesti oikeassa muodossa ja oikeita kanavia pitkin. Sinulle se on vain napin painalluksella, mutta asiakkaalle se tarkoittaa, että tiedot saapuvat virheettömästi ja lasku maksetaan nopeammin.

Usein kysyttyjä kysymyksiä Excelistä ja laskutuksesta

Voinko lähettää Excelissä luodun laskun verkkolaskuna?

Et voi lähettää verkkolaskua suoraan Excelistä. Excel voi luoda PDF-tiedoston, joka on pohjimmiltaan laskun kuva. Juridinen verkkolasku on tietty XML-tiedosto, joka kulkee operaattoriverkon kautta suoraan toisen yrityksen kirjanpitojärjestelmään. Tätä varten sinun on käytettävä laskutusympäristöä, kuten Bilnexiä, joka luo oikean tiedoston ja lähettää sen automaattisesti suojatun operaattoriverkon kautta.

Kuinka korjata myyntilaskussa oleva Excel-virhe #VALUE! tai #REF!

Näitä virheitä esiintyy yleensä silloin, kun kaava viittaa tyhjään soluun tai yrittää yhdistää tekstiä ja numeroita (esim. “10 kpl” sijaan pitäisi olla yksinkertaisesti “10” ja yksikkö erillisessä solussa). Näiden virheiden välttämiseksi on viisasta käyttää erityistä laskutusohjelmistoa, jossa kaavat on lukittu ja laskutoimitukset toimivat automaattisesti ilman, että voit vahingossa sotkea niitä.

Täyttääkö Excel-laskupohja kirjanpitolain vaatimukset?

Excel-pohja on laillinen vain, jos olet lisännyt manuaalisesti kaikki pakolliset tiedot (laskun numero, päivämäärä, osapuolet, summat, maksupäivä jne.). Excelissä on erittäin helppo jättää vahingossa kenttä tyhjäksi tai tehdä pieniä virheitä. Bilnexi ei salli laskun luomista, ennen kuin kaikki lain edellyttämät kentät on täytetty oikein.

Miksi laskutusohjelmisto on turvallisempi kuin Excel?

Toisin kuin tietokoneesi kiintolevyllä oleva Excel-tiedosto, joka voi kadota tai saada viruksen, Bilnex pitää tietosi turvassa. Se täyttää kaikki tietoturvavaatimukset ja varmistaa, että Laskutushistoriasi on aina saatavilla lain edellyttämän 7 vuoden ajan. Salattujen verkkolaskujen lähettäminen on myös huomattavasti turvallisempaa kuin PDF-tiedostojen lähettäminen sähköpostitse, jossa huijarit voivat ottaa keskustelun haltuunsa sopivana ajankohtana ja esimerkiksi muuttaa tilinumeroita.