“Peppol-yhteensopiva” kätkee alleen kolme eri asiaa, ja ohjelmistotoimittajat usein yhdistävät kaikki kolme yhdeksi myyntilinjaksi, vaikka ne ovat erillisiä asioita. Ensimmäinen on sisällön noudattaminen eurooppalaisen standardin EN 16931 mukaisesti, joka määrittää laskun sisältämät kentät. Toinen on vaatimustenmukaisuus… Peppol BIS Billing 3.0 -säännöt (Business Interoperability Specifications), tiukempi sääntökirja, joka tarkistaa pakolliset tunnisteet ja täsmäävätkö kokonaissummat. Kolmas, ja useimmiten myyjät ohittavat tämän, on todellinen verkkotoimitus: onko ohjelmistolla tukiasema, jonka kautta XML-tiedosto, koneellisesti luettava strukturoitu lasku, todella tavoittaa ostajan, ja onko ostaja rekisteröitynyt Peppol-verkkoon vastaanottaakseen sen? Asiakkaalle sähköpostitse lähettämäsi PDF-lasku ei todista kumpaakaan näistä kolmesta, koska se on vain tiedosto, ei Peppol-lasku.

Alkaen 17. elokuuta 2026, Peppol BIS Billing -versiosta 3.0.21 tulee pakollinen, joten kysy suoraan palveluntarjoajaltasi, milloin ja miten päivitys näkyy tililläsi.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen kuin luottaa myyjään?

Ennen kuin hyväksyt, että ohjelmistosi "tekee Peppolia", käy läpi nämä viisi kohtaa:

  • BIS-laskutusversio. Kysy tarkkaa lukumäärää, älä "tuemme Peppolia". Versio 3.0.20 on ajan tasalla, mutta vuodesta 17. elokuuta 2026 versiosta 3.0.21 tulee pakollinen.
  • Vietävä strukturoitu XML. Ohjelmiston on kyettävä näyttämään sinulle oikea XML-tiedosto, ei vain PDF-tiedostoa.
  • Pakolliset tunnisteet ja viitteet. Laskussa on oltava sekä ostajan että myyjän sähköpostiosoite; kumman tahansa pois jättäminen on kohtalokas virhe. Se tarvitsee myös ostajan viitenumeron tai ostotilausnumeron – yrityksen nimi, ALV-numero ja pelkkä kokonaissumma eivät riitä.
  • Validointi ilman kohtalokkaita virheitä. Pyydä vahvistusraporttia, älä lupausta.
  • Dokumentoitu lähetys- ja vastaanottoreitti. Kuka operaattori on, minkä tukiaseman kautta lasku todellisuudessa kulkee ja miten ostaja vastaanottaa sen toisessa päässä.

Mitä todisteita myyjältä kannattaisi pyytää?

Lähetä toimittajalle tarkistuslista ja vaadi heitä noudattamaan sitä:

  • Oikeiden (tai testitilin) asiakkaiden tiedoista luotu esimerkkilasku, joka toimitetaan XML-tiedostona.
  • Vahvistusraportti, joka osoittaa, että PEPPOL-EN16931-R010 ja R020 (ostajan ja myyjän sähköpostiosoite) ja R003 (ostajan viite tai ostotilausnumero) läpäistään ilman kohtalokasta virhettä.
  • Sen tukiaseman nimi, joka itse asiassa lähettää laskun verkkoon.
  • Mitä asiakirjatyyppejä ohjelmisto käsittelee (lasku, hyvityslasku) ja vastaavatko ne profiilia 01 (tavallinen kauppalasku).
  • Kirjallinen vahvistus siitä, milloin 3.0.21-päivitys julkaistaan. Sen on oltava käytössä ennen 17. elokuuta 2026.

Jos vastauksena on "meillä on Peppol-sertifiointi" eikä yhtäkään näistä viidestä liitteenä, se on markkinointiteksti, ei todiste. Sertifikaatti vahvistaa ohjelmiston yleisen kyvykkyyden. Se ei vahvista, että tilisi on konfiguroitu, rekisteröity ja että sillä voi todella vaihtaa laskuja ostajasi kanssa.

Miten suoritat oikean testilaskun?

Varmin tapa saada selville tämä on lähettää yksi aito, vähäriskinen lasku, esimerkiksi 1 200 euroa, ostajalle, jonka tiedät jo olevan Peppolissa. Aloita selvittämällä ostajan Peppol-tunniste, eli heidän sähköinen osoitteensa tai hyväksytty vastaanottokanavansa. Lähetä XML oman ohjelmistosi kautta ja kirjaa toimituksen tila: saapunut, hyväksytty tai palautettu. Pyydä sitten ostajaa vahvistamaan, että lasku on saapunut heidän järjestelmäänsä luettavassa muodossa, ei vain "jotain tuli perille". Vain tämä vahvistaa, että lasku todella liikkuu verkon yli sen sijaan, että se vain viedään tiedostona sinun päässäsi.

Mitä eroa on Virossa, Latviassa ja Liettuassa?

Säännöt vaihtelevat kaikissa kolmessa maassa, eikä Peppol ole missään ainoa käytettävissä oleva kanava.

Virossa kirjanpitovelvolliseksi rekisteröitynyt ostaja voi vaatia myyjiä lähettämään sähköisen laskun 1. heinäkuuta 2025 eteenpäin. Elleivät osapuolet toisin sovi, laskun on täytettävä EN 16931-1 -standardi. Se on sisältöstandardi, ei velvoite reitittää lasku nimenomaan Peppolin kautta. Yhteensopiva XML ei automaattisesti todista, että ohjelmistosi voi lähettää saman laskun Peppol-verkon kautta.

Latviassa alkaen 1. tammikuuta 2025, Latviassa rekisteröidyn yrityksen on lähetettävä strukturoitu sähköinen lasku kaikesta, mitä se laskuttaa viranomaiselle. 1. tammikuuta 2026, Myös G2G-, B2G- ja G2B-tapahtumien verkkolaskutiedot on lähetettävä valtion verohallinnolle (Valsts eiženemu dienests, SRS). Tiedoston on oltava XML-muodossa, joka täyttää sekä Latvian kansallisen standardin että Peppol BIS Billing 3.0:n, mutta Peppol-operaattorin olemassaolo ei sinänsä täytä SRS:n raportointivelvollisuutta, jos operaattorilla ei ole rajapintaa tietojen lähettämiseksi SRS:ään.

Liettuassa SABIS-säännöt edellyttävät 4. helmikuuta 2025 alkaen, että toimittajan hankintaviranomaiselle lähettämä lasku noudattaa standardia EN 16931-1:2017. Lasku voi kulkea Peppol-verkon kautta, SABISin oman yleismaailmallisen tietoliikenneyhteyden kautta tai se voidaan syöttää manuaalisesti. Peppol on tässä yksi reitti useiden joukossa, mutta ei ainoa.

Miten pysyt vaatimustenmukaisena käyttöönoton jälkeen?

Koodiluettelot ja validointisäännöt muuttuvat jatkuvasti omaan aikatauluunsa. Versio 3.0.21 tuo uusia sähköisen osoituksen malleja ja tiukentaa spesifikaation tunnistetta, jonka on nyt oltava täsmälleen muotoa `urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0`. Jos ohjelmistosi aikoo lisätä uuden valinnaisen profiilin 02, jossa laskuun vastataan erillisellä vastausasiakirjalla, se tarvitsee oman rekisteröinnin. Vakioprofiilin 01 rekisteröinti ei kata sitä automaattisesti.

Pidä seuraavat asiakirjat saatavilla, jotta voit todistaa vaatimustenmukaisuuden aina pyydettäessä: validointiraportit jokaisen versiopäivityksen jälkeen, toimittajan kirjallinen vahvistus siitä, milloin 3.0.21 todella otettiin käyttöön, XML-näyte yhdistettynä todelliseen toimituslokiin ja ostajan kirjeenvaihto, joka vahvistaa vastaanoton. Tällä tavoin et tarvitse 17. elokuuta 2026 toivoa, että toimittajasi teki päivityksen ajoissa. Sinulla on paperinen todiste siitä, että he tekivät niin.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kolmea asiaa termi "Peppol-yhteensopiva" tarkoittaa?

Ensimmäinen on laskun sisällön yhdenmukaisuus eurooppalaisen standardin EN 16931 kanssa. Toinen on Peppol BIS Billing 3.0 -sääntöjen noudattaminen. Kolmas on varsinainen verkkosiirto: onko ohjelmistolla tukiasema, jonka kautta XML-tiedosto kulkee ostajalle.

Mitä minun täytyy kysyä ohjelmistotoimittajalta ennen 17. elokuuta 2026?

Pyydä tarkkaa BIS Billing -versiota (tällä hetkellä 3.0.20, pakollinen 3.0.21 17.8.2026 alkaen), vietävää XML-tiedostoa, pakollisten tunnisteiden validointiraporttia, tukiaseman nimeä ja kirjallista vahvistusta 3.0.21-päivityksen käyttöönotosta.

Miten teen oikean testilaskun Peppolilla toimituksen varmistamiseksi?

Lähetä matalan riskin lasku (esim. 1200 EUR) ostajalle, jonka tunnet ja joka jo käyttää Peppolia. Selvitä ostajan Peppol-tunniste, lähetä XML ohjelmistosi kautta, tallenna lähetystiedot ja pyydä ostajalta vahvistus siitä, että lasku on saapunut luettavassa kunnossa heidän järjestelmäänsä.

Miten Peppolin vaatimukset eroavat toisistaan Virossa, Latviassa ja Liettuassa?

Virossa verkkolaskun vastaanottaja voi pyytää EN 16931-1 -standardin mukaista verkkolaskua 1.7.2025 alkaen, mutta Peppol ei ole pakollinen. Latviassa strukturoitu verkkolasku on pakollinen valtion viranomaisille lähetettäville laskuille 1.1.2025 alkaen, ja tiedot on lähetettävä myös SRS:lle 1.1.2026 alkaen. Liettuassa SABIS-säännöt edellyttävät EN 16931-1 -muotoa 4.2.2025 alkaen, mutta Peppol on yksi vaihtoehto, ei ainoa.