Trumpas atsakymas: vienas dokumentas, dvi atskiros paskirties vietos

ViDA (PVM skaitmeniniame amžiuje) elektroninę sąskaitą faktūrą ir elektroninį ataskaitų teikimą traktuoja kaip du skirtingus įsipareigojimus, nors abu dažnai prasideda nuo to paties pardavimo. Elektroninė sąskaita faktūra yra struktūrizuotas verslo dokumentas, kurį sukuria pardavėjas ir gauna klientas; jis juda tarp dviejų įmonių. Elektroninis ataskaitų teikimas yra visai kas kita: tai sandorio duomenų perdavimas mokesčių administratoriui, o ne pačios sąskaitos faktūros siuntimas. Tarybos direktyva (ES) 2025/516, ši tarpvalstybinė ataskaitų teikimo pareiga tampa privaloma visoje ES nuo 2030 m. liepos 1 d. Iki tos datos Estija, Latvija ir Lietuva savo vidaus elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą ir ataskaitų teikimą reguliuoja pagal atskirus nacionalinius įstatymus, o jų terminai jau šiandien skiriasi.

Funkcija E. sąskaita faktūra Elektroninis ataskaitų teikimas
Kas jį gauna? Pirkėjas, t. y. klientas Mokesčių institucija
Kas tai iš tikrųjų yra Struktūrizuotas verslo dokumentas Elektroninis sandorių duomenų perdavimas
Formatas Turi leisti automatinį mašininį apdorojimą Bendras elektroninis pranešimas, kurio formatą nustato valstybė narė
Kas įvykdo įsipareigojimą? Pardavėjas sukuria ir išsiunčia Pardavėjo duomenys, o kai kuriais atvejais ir pirkėjo duomenys
Taikoma tarpvalstybiniu mastu nuo 2030 m. liepos 1 d. 2030 m. liepos 1 d.

Kas iš tikrųjų atitinka ViDA el. sąskaitos faktūros kriterijus?

Pagal direktyvos apibrėžimas, elektroninė sąskaita faktūra yra tokia, kurioje yra visi reikiami PVM duomenys ir kuri išrašoma, perduodama ir gaunama struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu automatiškai apdoroti duomenis. Tai techninis, o ne vizualinis patikrinimas. Sąskaita faktūra turi būti nuskaitoma kompiuterio, t. y. programinė įranga gali pati nuskaityti ir apdoroti duomenis, niekam nereikėtų ranka perrašyti skaičių.

Ar el. paštu išsiųsta PDF formato sąskaita faktūra yra elektroninė sąskaita faktūra?

Na. PDF failas sukurtas žmogaus akims, o ne mašinai, ir pagal direktyvos nuostatas, toks failas paprastai nepalaiko automatinio apdorojimo. Taigi, klientui el. paštu išsiųsta PDF sąskaita faktūra neatitinka ViDA elektroninės sąskaitos faktūros apibrėžimo, net jei visi joje esantys skaičiai yra teisingi. Nuo 2030 m. liepos 1 d. elektroninė sąskaita faktūra tampa numatytuoju formatu pagal direktyvos 218 straipsnį, tačiau valstybės narės vis tiek gali leisti naudoti popierines sąskaitas faktūras ar kitus formatus sandoriams, kuriems netaikoma skaitmeninės ataskaitų teikimo prievolė.

Ko iš tikrųjų reikalaujama ViDA elektroninėje ataskaitų teikimo sistemoje nuo 2030 m. liepos 1 d.

E. ataskaitų teikimas nėra sąskaita faktūra. Tai atskiras duomenų srautas mokesčių administratoriui. Jo privalomoji taikymo sritis yra siaura: ji apima B2B prekių tiekimą iš vienos ES valstybės narės į kitą, įsigijimus Bendrijoje ir konkrečius tarpvalstybinius atvirkštinio apmokestinimo tiekimus ir įsigijimus. Direktyva juos apibūdina. Pardavimas šalies viduje, tarkime, Talino įmonės sąskaita faktūra klientui Tartu, visiškai nepatenka į šio ES lygmens įpareigojimo taikymo sritį.

Svarbiausia smulkaus verslo detalė: Direktyvoje nenustatyta bendra apyvartos ar sumos riba. Parduokite prekes per sieną kitos valstybės narės įmonei ir prievolė taikoma nepriklausomai nuo to, ar jūsų metinė apyvarta yra 5 000 EUR, ar 5 mln. EUR.

Laikas yra tikslus. Tarpvalstybinio tiekimo atveju pardavėjas privalo išrašyti sąskaitą faktūrą per 10 dienų nuo apmokestinamojo įvykio; išankstinis mokėjimas už atvirkštinio apmokestinimo tiekimą suaktyvina tą patį 10 dienų terminą. Pardavėjo duomenys pateikiami mokesčių administratoriui sąskaitos faktūros išrašymo momentu. Savarankiško sąskaitų išrašymo atveju terminas pratęsiamas iki penkių dienų nuo išrašymo. Pirkėjo pusėje duomenis apie įsigijimą arba pirkimą, kuriam taikomas atvirkštinis apmokestinimas, gali tekti pateikti iki penkių dienų nuo sąskaitos faktūros gavimo, nors kiekviena valstybė narė gali nuspręsti netaikyti šio pirkėjo pusės muito savo teritorijoje. Direktyvoje nustatyti šie terminai. būtent tokiu būdu.

Įmonė gali pateikti šiuos duomenis pati arba per trečiąją šalį. Valstybės narės privalo pasiūlyti elektroninį pateikimo kanalą ir priimti dokumentus, kurie atitinka Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą – bendrą techninį struktūrizuotų sąskaitų faktūrų formatą – ir jame nurodytas sintakses – konkrečias duomenų kalbas, kuriomis gali būti rašomas šis formatas.

Praktinis pavyzdys: 1200 eurų sąskaita faktūra iš Estijos į Latviją

Tarkime, kad jūsų Taline įsikūrusi įmonė parduoda prekes klientui Rygoje už 1 200 EUR. Nuo 2030 m. liepos 1 d. prekių tiekimas įmonei kitoje valstybėje narėje yra būtent tokio tipo sandoris. tarpvalstybinė ataskaitų teikimo prievolė apima.

Sąskaitos faktūros pusėje: jūs sukuriate struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą, kuri atitinka mašininio nuskaitomumo reikalavimą, ir išrašote ją per 10 dienų nuo apmokestinamojo įvykio, kaip reikalauja direktyva.

Kalbant apie ataskaitų teikimą: tuo pačiu metu, kai išrašoma sąskaita faktūra, jūs siunčiate sandorio duomenis Estijos mokesčių administratoriui. Tai atskiras duomenų srautas, o ne pačios sąskaitos faktūros kopija. Jei Latvijos klientas turi deklaruoti tą patį sandorį kaip įsigijimą Bendrijoje, jam gali tekti perduoti savo duomenis per penkias dienas nuo sąskaitos faktūros gavimo, o tai, ar ši prievolė iš tikrųjų taikoma, priklauso nuo to, ar Latvija nusprendžia įdiegti pirkėjo pusės ataskaitų teikimą.

Būtent tokia dviejų krypčių struktūra ir sukelia painiavą: viena struktūrizuota sąskaita faktūra, bet du atskiri įsipareigojimai, judantys dviem skirtingomis kryptimis.

Vietinės taisyklės skiriasi: Estija, Latvija ir Lietuva

ViDA harmonizuoja tik tarpvalstybinį B2B ataskaitų teikimą. Vietinis elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas ir vietinis sandoriais pagrįstas ataskaitų teikimas, t. y. sąskaitos faktūros, kai ir pardavėjas, ir pirkėjas yra toje pačioje šalyje., paliekama spręsti kiekvienai valstybei narei, ir šalis gali nustatyti savo taisykles ir netgi apriboti jas tam tikroms mokesčių mokėtojų kategorijoms. Valstybės narės, kurios jau veikė arba buvo teisiškai įpareigotos naudoti vidaus realaus laiko, sandoriais pagrįstą ataskaitų teikimo sistemą iki 2024 m. sausio 1 d., turi laiką iki 2035 m. sausio 1 d., kad suderintų šią sistemą su ViDA sistema. Šis terminas taikomas konkrečiai šalims, kurių sistema atitinka šį aprašymą, o ne automatiškai visoms valstybėms narėms.

Trys Baltijos valstybės šiuo metu eina trimis skirtingais vidaus politikos keliais.

Estijoje nuo šiol taikomas modelis, pagal kurį pirkėjas pasirenka. 2025 m. liepos 1 d.Įmonė, kuri yra viešai užsiregistravusi kaip e. sąskaitų gavėja e. verslo registre, gali reikalauti e. sąskaitos iš pardavėjo, tačiau kitais atvejais prekybos partneriai tiesiog susitaria dėl formato ir pateikimo sąlygų. Viešojo sektoriaus įstaigoms esamos e. sąskaitų pateikimo taisyklės iš esmės lieka nepakitusios.

Latvijos laiko juosta yra etapais išdėstyta ir detalesnė nei Estijos. Struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra tapo privaloma nuo 2025 m. sausio 1 d. sandoriams su valstybės ir savivaldybių institucijomis (G2G, B2G, G2B); duomenų iš šių elektroninių sąskaitų perdavimas Latvijos mokesčių administratoriui VID tampa privalomas nuo 2026 m. sausio 1 d. Sandoriams tarp įmonių (B2B) struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra ir jos vienalaikis pateikimas VID tampa privalomi nuo 2028 m. sausio 1 d. Šis B2B terminas iš pradžių buvo nustatytas 2026 m. pradžioje, tačiau teisės akto pakeitimu jis buvo dvejais metais atidėtas.

Lietuvoje jau kurį laiką galioja kitokia sistema. i.SAF registras, kur PVM mokėtojai privalo pateikti duomenis apie išrašytas ir gautas PVM sąskaitas faktūras. Juridiniai asmenys šią informaciją teikia už kiekvieną kalendorinį mėnesį iki kito mėnesio 20 d., o individualių įmonių terminas priklauso nuo jų PVM deklaravimo laikotarpio. Tai periodinė, mėnesinė ataskaitų teikimo sistema, o ne realiuoju laiku vykdomas sandoriais pagrįstas perdavimas, ir ji veikia pagal savo logiką, pagrįstą iki ViDA įdiegimo, o ne 2030 m. liepos 1 d. tarpvalstybiniu modeliu.

Ką ruoštis dabar, o ko nereikėtų spėlioti

Iki 2030 m. liepos 1 d. yra laiko, tačiau verta programinę įrangą ir procesus pritaikyti dabar, o ne skubėti artėjant terminui.

  • Struktūrizuotų formatų palaikymas: Jūsų sąskaitų faktūrų išrašymo programinė įranga turi parengti sąskaitas faktūras, kurios atitiktų Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir direktyvoje išvardytas sintakses. Nepakanka vien atrodyti “tvarkingai” kaip PDF dokumentas.
  • PVM mokėtojo kodo patvirtinimas: Prieš išsiunčiant sąskaitą faktūrą, patikrinkite, ar jūsų sistema patvirtina kliento PVM mokėtojo kodą, nes nuo to priklauso, kaip bus traktuojamas tarpvalstybinis sandoris.
  • Užpildykite sąskaitos faktūros laukus: Kiekvienas reikiamas PVM duomenų elementas sąskaitoje faktūroje turi būti pateiktas kompiuterio skaitoma forma, o ne tik aprašytas laisva forma.
  • Korekcinė darbo eiga: Pagalvokite, kaip ištaisytumėte jau išsiųstą sąskaitą faktūrą ar ataskaitą, jei vėliau paaiškėtų klaida. Rankiniu būdu taisyti dvi atskiras sistemas užtrunka daug ilgiau, nei viską padaryti teisingai iš pirmo karto.
  • Kliento formato patikrinimai: Ypač Estijos B2B pardavimų atveju, kai registruotas pirkėjas gali reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros, jūsų sistema turi teisingai identifikuoti tą klientą ir parinkti jam tinkamą formatą.
  • Atskiras kanalas mokesčių administratoriui: Elektroninių ataskaitų teikimo duomenų srautas nėra tas pats kanalas kaip pati sąskaita faktūra. Tai dvi atskiros integracijos, net jei duomenys gaunami iš tos pačios sąskaitos faktūros.

Dažniausias nesusipratimas – manyti, kad 2030 m. terminas automatiškai įves Estiją, Latviją ar Lietuvą į vidaus ataskaitų teikimą realiuoju laiku. Taip nėra. Direktyva tiesiogiai reglamentuoja tik tarpvalstybinę B2B veiklą; kiekviena šalis vis tiek pati sprendžia dėl savo vidaus sistemos. Antra dažna klaida – manyti, kad maža apyvarta atleidžia įmonę nuo tarpvalstybinės ataskaitų teikimo; direktyvoje nėra bendros ribos. Ir trečia: Latvijos 2028 m. B2B terminas ir ES 2030 m. terminas yra du atskiri įsipareigojimai iš dviejų skirtingų teisinių šaltinių. Vienas nepakeičia kito.

DUK

Kuo skiriasi elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas ir elektroninių ataskaitų teikimas?

E. sąskaita faktūra yra struktūrizuotas verslo dokumentas, siunčiamas klientui. E. ataskaitų teikimas yra atskiras sandorio duomenų perdavimas mokesčių administratoriui. Abu kyla iš to paties sandorio, bet siunčiami į skirtingas vietas.

Ar PDF formato sąskaita faktūra laikoma elektronine sąskaita faktūra?

Ne. PDF formatas skirtas žmogaus akiai, o ne kompiuteriui, ir neleidžia jo automatiškai apdoroti. ViDA reikalingas struktūrizuotas, kompiuterio skaitomas formatas.

Kada įsigalios ViDA elektroninių ataskaitų teikimo prievolė?

Tarpvalstybinė elektroninių ataskaitų teikimo prievolė įsigalios 2030 m. liepos 1 d. Nacionalines taisykles ir toliau nustato valstybės narės savo nuožiūra ir jos jau galioja skirtingu metu.

Ar ViDA apima vietinius sandorius?

Ne. ViDA harmonizuoja tik tarpvalstybinį B2B ataskaitų teikimą. Vietinius sandorius ir toliau reguliuoja pati valstybė narė, pvz., Estija, Latvija ir Lietuva taiko skirtingas taisykles.