Īsā atbilde: viens dokuments, divi atsevišķi galamērķi

ViDA (PVN digitālajā laikmetā) e-rēķinu un e-pārskatu sagatavošanu uzskata par diviem dažādiem pienākumiem, lai gan abi bieži vien sākas ar vienu un to pašu pārdošanas darījumu. E-rēķins ir strukturēts biznesa dokuments, ko izveido pārdevējs un saņem klients; tas pārvietojas starp diviem uzņēmumiem. E-pārskatu sagatavošana ir pavisam kas cits: tā ir darījuma datu nosūtīšana nodokļu iestādei, nevis paša rēķina nosūtīšana. Padomes Direktīva (ES) 2025/516, šis pārrobežu ziņošanas pienākums kļūst obligāts visā ES no 2030. gada 1. jūlija. Līdz šim datumam Igaunija, Latvija un Lietuva katra regulē savus iekšzemes e-rēķinu izrakstīšanas un ziņošanas procesus saskaņā ar atsevišķiem valsts likumiem, un to termiņi jau šobrīd atšķiras.

Funkcija E-rēķins E-ziņošana
Kas to saņem? Pircējs, t. i., klients Nodokļu iestāde
Kas tas patiesībā ir Strukturēts biznesa dokuments Darījumu datu elektroniska pārsūtīšana
Formāts Jāļauj automātiska mašīnu apstrāde Kopīgs elektronisks ziņojums, kura formātu nosaka dalībvalsts.
Kas pilda saistības? Pārdevējs to izveido un nosūta Pārdevēja dati un dažos gadījumos arī pircēja dati
Attiecas pāri robežām no 2030. gada 1. jūlijā 2030. gada 1. jūlijā

Kas īsti kvalificējas kā ViDA e-rēķins

Saskaņā ar direktīvas definīcija, e-rēķins ir tāds, kurā ir visi nepieciešamie PVN dati un kas tiek izdots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj veikt automātisku elektronisku apstrādi. Tā ir tehniska, nevis vizuāla pārbaude. Rēķinam jābūt mašīnlasāmam, kas nozīmē, ka programmatūra var pati nolasīt un apstrādāt datus, nevienam manuāli nepārrakstot skaitļus.

Vai pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins ir e-rēķins?

PDF fails ir veidots cilvēka acīm, nevis ierīcei, un saskaņā ar direktīvas režīmu, šāds fails parasti neatbalsta automātisko apstrādi. Tātad klientam pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins neatbilst ViDA e-rēķina definīcijai, pat ja visi tajā esošie skaitļi ir pareizi. No 2030. gada 1. jūlija e-rēķins kļūst par noklusējuma formātu saskaņā ar direktīvas 218. pantu, taču dalībvalstis joprojām var atļaut papīra rēķinus vai citus formātus darījumiem, uz kuriem neattiecas digitālās ziņošanas pienākums.

Kas ViDA e-ziņošanai faktiski ir nepieciešams no 2030. gada 1. jūlija

E-pārskatīšana nav rēķins. Tā ir atsevišķa datu plūsma nodokļu iestādei. Tās obligātā darbības joma ir šaura: tā aptver B2B preču piegādes no vienas ES dalībvalsts uz citu, Kopienas iekšējās iegādes un konkrētas pārrobežu apgrieztās maksāšanas piegādēm un iegādēm. direktīva tos apraksta. Vietējais pārdošanas darījums, piemēram, Tallinas uzņēmuma rēķins klientam Tartu, pilnībā neietilpst šajā ES līmeņa pienākumā.

Mazajiem uzņēmumiem vissvarīgākā detaļa: Direktīva nenosaka vispārēju apgrozījuma vai summas slieksni. Pārdodot preces pāri robežai uzņēmumam citā dalībvalstī, pienākums ir spēkā neatkarīgi no tā, vai jūsu gada apgrozījums ir 5000 eiro vai 5 miljoni eiro.

Laiks ir precīzs. Pārrobežu piegādes gadījumā pārdevējam rēķins ir jāizraksta 10 dienu laikā pēc apliekamā notikuma; avansa maksājums par piegādi, kurai piemērota apgrieztā nodokļa piemērošana, aktivizē šo pašu 10 dienu termiņu. Pārdevēja dati tiek nosūtīti nodokļu iestādei rēķina izrakstīšanas brīdī. Pašrēķinu gadījumā termiņš ir līdz piecām dienām pēc izrakstīšanas. Pircēja pusē dati par iegādi vai pirkumu, par kuru piemērota apgrieztā nodokļa piemērošana, var būt jāiesniedz līdz piecām dienām pēc rēķina saņemšanas, lai gan katra dalībvalsts var izlemt neuzlikt šo pircēja puses nodokli savā teritorijā. Direktīva nosaka šos termiņus. tieši šādā veidā.

Uzņēmums šos datus var iesniegt pats vai ar trešās puses starpniecību. Dalībvalstīm ir jānodrošina elektronisks iesniegšanas kanāls un jāpieņem iesniegumi, kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam — kopīgam tehniskajam formātam strukturētiem rēķiniem — un tā uzskaitītajām sintaksēm — konkrētajām datu valodām, kurās šo formātu var rakstīt.

Praktisks piemērs: 1200 eiro rēķins no Igaunijas uz Latviju

Pieņemsim, ka jūsu Tallinā bāzētais uzņēmums pārdod preces klientam Rīgā par 1200 eiro. Sākot ar 2030. gada 1. jūliju, preču piegāde uzņēmumam citā dalībvalstī ir tieši šāda veida darījums. pārrobežu ziņošanas pienākums attiecas uz.

Rēķina pusē: jūs izveidojat strukturētu e-rēķinu, kas atbilst mašīnlasāmības prasībai, un izrakstāt to 10 dienu laikā pēc apliekamā notikuma., kā to pieprasa direktīva.

Ziņošanas pusē: vienlaikus ar rēķina izrakstīšanu jūs nosūtāt darījuma datus Igaunijas nodokļu iestādei. Tā ir atsevišķa datu plūsma, nevis paša rēķina kopija. Ja Latvijas klientam tas pats darījums ir jāziņo kā par iegādi Kopienas ietvaros, viņam var būt jānosūta savi dati piecu dienu laikā pēc rēķina saņemšanas, un tas, vai šis pienākums faktiski tiek piemērots, ir atkarīgs no tā, vai Latvija izvēlas ieviest pircēja puses ziņošanu.

Tieši šī divējāda struktūra rada apjukumu: viens strukturēts rēķins, bet divas atsevišķas saistības, kas virzās divos dažādos virzienos.

Vietējie noteikumi atšķiras: Igaunija, Latvija un Lietuva

ViDA saskaņo tikai pārrobežu B2B pārskatu sniegšanu. Vietējo e-rēķinu un vietējo darījumu pārskatu sniegšanu, kas nozīmē rēķinus, kuros gan pārdevējs, gan pircējs atrodas vienā valstī., ir atstāti katras dalībvalsts ziņā izlemt, un valsts var noteikt savus noteikumus un pat ierobežot tos, attiecinot tos uz konkrētām nodokļu maksātāju kategorijām. Dalībvalstīm, kurās jau darbojās vai bija juridiski noteikta iekšzemes reāllaika, uz darījumiem balstīta ziņošanas sistēma pirms 2024. gada 1. janvāra, ir laiks līdz 2035. gada 1. janvārim, lai pielāgotu šo sistēmu ViDA sistēmai. Šis termiņš attiecas tieši uz valstīm, kuru sistēma atbilst šim aprakstam, nevis automātiski uz visām dalībvalstīm.

Trīs Baltijas valstis pašlaik atrodas uz trim dažādiem iekšpolitiskajiem ceļiem.

Igaunijā kopš tā laika darbojas pircēja izvēles modelis. 2025. gada 1. jūlijāUzņēmums, kas ir publiski reģistrējies e-rēķinu saņēmējs e-komercreģistrā, var pieprasīt e-rēķinu no pārdevēja, bet pretējā gadījumā tirdzniecības partneri vienkārši savā starpā vienojas par formātu un iesniegšanas noteikumiem. Valsts sektora iestādēm esošie e-rēķinu iesniegšanas noteikumi būtībā paliek nemainīgi.

Latvijas laika skala ir posmveidīga un detalizētāka nekā Igaunijas. Strukturēts e-rēķins ir bijis obligāts kopš 2025. gada 1. janvāra darījumiem ar valsts un pašvaldību iestādēm (G2G, B2G, G2B); datu nosūtīšana no šiem e-rēķiniem Latvijas nodokļu iestādei VID kļūst obligāta no 2026. gada 1. janvāra. Darījumiem starp uzņēmumiem (B2B) strukturēts e-rēķins un tā vienlaicīga iesniegšana VID kļūst obligāta no 2028. gada 1. janvāra. Šis B2B termiņš sākotnēji bija noteikts 2026. gada sākumā, bet ar likumdošanas grozījumu tas tika atlikts divus gadus.

Lietuvā jau kādu laiku darbojas cita sistēma: i.SAF reģistrs, kur PVN maksātājiem reģistrētiem uzņēmumiem ir jāiesniedz dati gan par izrakstītajiem, gan saņemtajiem PVN rēķiniem. Juridiskās personas to iesniedz par katru kalendāro mēnesi līdz nākamā mēneša 20. datumam, savukārt individuālajiem komersantiem termiņš ir atkarīgs no viņu pašu PVN deklarācijas perioda. Šī ir periodiska, ikmēneša pārskatu sniegšana, nevis uz darījumiem balstīta pārraide reāllaikā, un tā darbojas pēc savas pirms-ViDA loģikas, nevis pēc 2030. gada 1. jūlija pārrobežu modeļa.

Ko sagatavot jau tagad un ko neuztvert iepriekš

Līdz 2030. gada 1. jūlijam ir laiks, taču ir vērts pielāgot programmatūru un procesus jau tagad, nevis steigties, termiņam tuvojoties.

  • Strukturēta formāta atbalsts: Jūsu rēķinu izrakstīšanas programmatūrai ir jāizveido rēķini, kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam un direktīvā uzskaitītajām sintaksēm. Ar to vien, ka tie izskatās “sakārtoti” kā PDF fails, vien nepietiek.
  • PVN numura pārbaude: Pirms rēķina nosūtīšanas pārbaudiet, vai jūsu sistēma apstiprina klienta PVN numuru, jo no tā ir atkarīgs, kā tiks apstrādāts pārrobežu darījums.
  • Aizpildiet rēķina laukus: katram nepieciešamajam PVN datu punktam rēķinā ir jābūt mašīnlasāmā formā, nevis tikai aprakstītam brīvā tekstā.
  • Korekcijas darbplūsma: Apdomājiet, kā labotu jau nosūtītu rēķinu vai pārskatu, ja vēlāk parādās kļūda. Divu atsevišķu sistēmu manuāla labošana aizņem daudz ilgāku laiku nekā visu pareizi izdarīt pirmajā reizē.
  • Klienta formāta pārbaudes: Īpaši Igaunijas uzņēmumu savstarpējās pārdošanas gadījumos, kad reģistrēts pircējs var pieprasīt e-rēķinu, jūsu sistēmai ir pareizi jāidentificē šis klients un jāizvēlas viņam pareizais formāts.
  • Atsevišķs kanāls saziņai ar nodokļu iestādi: E-pārskatu datu plūsma nav tas pats kanāls, kas pats rēķins. Tās ir divas atsevišķas integrācijas, pat ja dati nāk no viena un tā paša rēķina.

Visizplatītākais pārpratums ir pieņēmums, ka 2030. gada termiņš automātiski ievedīs Igaunijā, Latvijā vai Lietuvā iekšzemes reāllaika pārskatu sniegšanu. Tas tā nav. Direktīva tieši regulē tikai pārrobežu B2B darbību; katra valsts joprojām pati nosaka savu iekšzemes kārtību. Otra izplatīta kļūda ir pieņēmums, ka neliels apgrozījums atbrīvo uzņēmumu no pārrobežu pārskatu sniegšanas; direktīvā nav noteikts vispārējs slieksnis. Un trešais: Latvijas 2028. gada B2B termiņš un ES 2030. gada termiņš ir divi atsevišķi pienākumi no diviem dažādiem tiesību avotiem. Viens neaizstāj otru.

Bieži uzdotie jautājumi

Kāda ir atšķirība starp e-rēķiniem un e-pārskatiem?

E-rēķins ir strukturēts biznesa dokuments, kas tiek nosūtīts klientam. E-atskaites ir atsevišķa darījumu datu nosūtīšana nodokļu iestādēm. Abi rodas no viena un tā paša darījuma, bet nonāk dažādos adresātos.

Vai PDF rēķins tiek uzskatīts par e-rēķinu?

Nē. PDF fails ir paredzēts cilvēka acij, nevis mašīnai, un to nevar automātiski apstrādāt. ViDA ir nepieciešams strukturēts, mašīnlasāms formāts.

Kad stāsies spēkā ViDA e-ziņošanas pienākums?

Pārrobežu e-ziņošanas pienākums stāsies spēkā 2030. gada 1. jūlijā. Vietējie noteikumi joprojām ir dalībvalstu ziņā un jau ir spēkā dažādos laikos.

Vai ViDA attiecas uz iekšzemes darījumiem?

Nē. ViDA saskaņo tikai pārrobežu B2B pārskatu sniegšanu. Vietējos darījumus joprojām regulē dalībvalsts, piemēram, Igaunijā, Latvijā un Lietuvā ir atšķirīgi noteikumi.