Krótka odpowiedź: jeden dokument, dwa oddzielne miejsca docelowe

ViDA (VAT w erze cyfrowej) traktuje e-fakturę i e-raportowanie jako dwa różne obowiązki, mimo że oba często dotyczą tej samej transakcji. E-faktura to ustrukturyzowany dokument biznesowy, który sprzedawca tworzy, a klient otrzymuje; jest on przesyłany między dwiema firmami. E-raportowanie to zupełnie inna sprawa: to przesyłanie danych transakcyjnych do urzędu skarbowego, a nie samo wysłanie faktury. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516, Obowiązek składania sprawozdań transgranicznych stanie się obowiązkowy w całej UE od 1 lipca 2030 r. Do tego czasu Estonia, Łotwa i Litwa regulują kwestie związane z fakturowaniem elektronicznym i sprawozdawczością na mocy odrębnych przepisów krajowych, a ich terminy już dziś różnią się od siebie.

Funkcja E-faktura E-raportowanie
Kto je otrzymuje? Kupujący, czyli klient Organ podatkowy
Czym to właściwie jest Ustrukturyzowany dokument biznesowy Elektroniczna transmisja danych transakcyjnych
Format Musi umożliwiać automatyczne przetwarzanie maszynowe Wspólna wiadomość elektroniczna, której format ustala państwo członkowskie
Kto wypełnia obowiązek? Sprzedawca tworzy i wysyła Dane sprzedawcy, a w niektórych przypadkach także dane kupującego
Obowiązuje transgranicznie od 1 lipca 2030 r. 1 lipca 2030 r.

Co właściwie kwalifikuje się jako e-faktura ViDA

Według definicja dyrektywy, Faktura elektroniczna to taka, która zawiera wszystkie wymagane dane VAT i jest wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne przetwarzanie elektroniczne. To test techniczny, a nie wizualny. Faktura musi być czytelna maszynowo, co oznacza, że oprogramowanie może samodzielnie odczytać i przetworzyć dane, bez konieczności ręcznego przepisywania cyfr.

Czy faktura w formacie PDF wysłana e-mailem jest fakturą elektroniczną?

Cóż. PDF jest przeznaczony dla oczu człowieka, a nie maszyny i zgodnie z dyrektywą, Plik tego typu zazwyczaj nie obsługuje automatycznego przetwarzania. Zatem faktura w formacie PDF wysłana do klienta e-mailem nie spełnia definicji e-faktury zgodnie z ustawą ViDA, nawet jeśli wszystkie dane na niej są poprawne. Od 1 lipca 2030 r. e-faktura staje się domyślnym formatem zgodnie z artykułem 218 dyrektywy, ale państwa członkowskie mogą nadal dopuszczać faktury papierowe lub inne formaty dla transakcji, które nie podlegają obowiązkowi raportowania cyfrowego.

Czego tak naprawdę wymaga e-raportowanie ViDA od 1 lipca 2030 r.

E-raportowanie to nie faktura. To oddzielny przepływ danych do urzędu skarbowego. Jego zakres obowiązkowy jest wąski: obejmuje dostawy towarów B2B z jednego państwa członkowskiego UE do innego, nabycia wewnątrzwspólnotowe oraz określone transgraniczne dostawy i nabycia z odwrotnym obciążeniem, jak np. dyrektywa je opisuje. Sprzedaż krajowa, np. sprzedaż przez firmę z Tallina wystawiającą fakturę klientowi w Tartu, w ogóle nie podlega obowiązkowi na poziomie UE.

Szczegóły, które mają największe znaczenie dla małych firm: dyrektywa nie ustala ogólnego progu obrotu ani kwoty. Sprzedajesz towary za granicę przedsiębiorstwu z innego państwa członkowskiego, a obowiązek ten obowiązuje niezależnie od tego, czy Twój roczny obrót wynosi 5000 czy 5 milionów euro.

Termin jest precyzyjny. W przypadku dostawy transgranicznej objętej odpowiedzialnością, sprzedawca musi wystawić fakturę w ciągu 10 dni od zdarzenia podlegającego opodatkowaniu; zaliczka w przypadku dostawy z odwrotnym obciążeniem uruchamia ten sam 10-dniowy termin. Dane sprzedawcy trafiają do organu podatkowego w momencie wystawienia faktury. W przypadku samofakturowania termin ten wydłuża się do pięciu dni od daty wystawienia. Po stronie kupującego, dane dotyczące nabycia lub zakupu z odwrotnym obciążeniem mogą być wymagane do pięciu dni od otrzymania faktury, chociaż każde państwo członkowskie może zdecydować o nienakładaniu tego obowiązku na kupującego na swoim terytorium. Dyrektywa określa te terminy dokładnie w ten sposób.

Firma może gromadzić te dane samodzielnie lub za pośrednictwem strony trzeciej. Państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia elektronicznego kanału gromadzenia danych i akceptowania zgłoszeń zgodnych z europejskim standardem e-fakturowania, wspólnym formatem technicznym faktur strukturalnych oraz jego wyszczególnionymi składniami, a także konkretnymi językami danych, w których można zapisywać dane w danym formacie.

Przykładowy wykres: faktura na kwotę 1200 euro wystawiona przez Estonię na Łotwę

Załóżmy, że Twoja firma z siedzibą w Tallinie sprzedaje towary klientowi w Rydze za 1200 euro. Od 1 lipca 2030 r. dostawa towarów do firmy w innym państwie członkowskim jest dokładnie tym rodzajem transakcji, obowiązek raportowania transgranicznego obejmuje.

Po stronie faktury: tworzysz ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną spełniającą wymagania dotyczące czytelności maszynowej i wystawiasz ją w ciągu 10 dni od zdarzenia podlegającego opodatkowaniu, ponieważ dyrektywa tego wymaga.

Po stronie raportowania: w tym samym czasie, gdy wystawiana jest faktura, przesyłane są dane transakcyjne do estońskiego urzędu skarbowego. To oddzielny przepływ danych, a nie kopia samej faktury. Jeśli łotewski klient musi zgłosić tę samą transakcję jako nabycie wewnątrzwspólnotowe, może być zobowiązany do przekazania swoich danych w ciągu pięciu dni od otrzymania faktury. To, czy ten obowiązek faktycznie będzie miał zastosowanie, zależy od tego, czy Łotwa zdecyduje się na wdrożenie raportowania po stronie nabywcy.

To właśnie ta dwutorowa struktura jest przyczyną zamieszania: jedna ustrukturyzowana faktura, ale dwa oddzielne zobowiązania, zmierzające w dwóch różnych kierunkach.

Przepisy krajowe wyróżniają się: Estonia, Łotwa i Litwa

ViDA harmonizuje wyłącznie transgraniczne raportowanie B2B. Krajowe e-fakturowanie i raportowanie oparte na transakcjach krajowych, czyli faktury, w przypadku których zarówno sprzedawca, jak i kupujący znajdują się w tym samym kraju., pozostawiono do decyzji każdemu państwu członkowskiemu, a kraj może ustalać własne zasady, a nawet ograniczać je do określonych kategorii podatników. Państwa członkowskie, które przed 1 stycznia 2024 r. posiadały już krajowy system raportowania transakcji w czasie rzeczywistym lub były prawnie wymagane, mają czas do 1 stycznia 2035 r. na dostosowanie tego systemu do ram prawnych ViDA. Termin ten dotyczy konkretnie krajów, których system odpowiada temu opisowi, a nie automatycznie każdego państwa członkowskiego.

Trzy państwa bałtyckie podążają obecnie trzema różnymi ścieżkami krajowymi.

W Estonii obowiązuje model wyboru kupującego 1 lipca 2025 r.Firma, która zarejestrowała się publicznie jako odbiorca e-faktury w rejestrze e-biznesu, może zażądać e-faktury od sprzedawcy, ale w przeciwnym razie partnerzy handlowi po prostu uzgadniają między sobą format i warunki przesyłania. W przypadku podmiotów sektora publicznego obowiązujące zasady przesyłania e-faktur pozostają zasadniczo niezmienione.

Harmonogram Łotwy jest bardziej szczegółowy i podzielony na etapy niż w Estonii. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna stała się obowiązkowa od 1 stycznia 2025 r. w przypadku transakcji z organami państwowymi i samorządowymi (G2G, B2G, G2B); przesyłanie danych z tych e-faktur do łotewskiego urzędu skarbowego, VID, stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r. W przypadku transakcji między przedsiębiorstwami (B2B) ustrukturyzowana e-faktura i jej jednoczesne przesłanie do VID staną się obowiązkowe od 1 stycznia 2028 r. Termin dla transakcji B2B pierwotnie wyznaczono na początek 2026 r., ale został on przesunięty o dwa lata na skutek nowelizacji przepisów.

Na Litwie od pewnego czasu obowiązuje inny system: rejestr i.SAF, zgodnie z którym firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT muszą przesyłać dane zarówno z wystawionych, jak i otrzymanych faktur VAT. Osoby prawne składają je za każdy miesiąc kalendarzowy do 20. dnia następnego miesiąca, natomiast termin dla jednoosobowych działalności gospodarczych zależy od okresu rozliczeniowego VAT. Jest to okresowe, miesięczne raportowanie, a nie transmisja oparta na transakcjach w czasie rzeczywistym, i działa zgodnie z własną logiką sprzed wprowadzenia ViDA, a nie z modelem transgranicznym z 1 lipca 2030 r.

Co przygotować teraz, a czego nie zakładać

Do 1 lipca 2030 r. pozostało jeszcze trochę czasu, ale warto już teraz dostosować oprogramowanie i procesy, zamiast czekać, aż termin się zbliży.

  • Obsługa formatu strukturalnego: Twoje oprogramowanie do fakturowania musi generować faktury zgodne z europejskim standardem e-fakturowania i składnią wymienioną w dyrektywie. Sam “porządek” w formacie PDF nie wystarczy.
  • Weryfikacja numeru VAT: sprawdź, czy Twój system weryfikuje numer VAT klienta przed wystawieniem faktury, ponieważ od tego zależy sposób traktowania transakcji transgranicznej.
  • Uzupełnij pola faktury: wszystkie wymagane dane VAT muszą znaleźć się na fakturze w formie czytelnej dla maszyny, a nie tylko opisane w tekście swobodnym.
  • Przebieg pracy korekcyjnej: Zastanów się, jak naprawić fakturę lub raport, który został już przesłany, jeśli później pojawi się błąd. Ręczne korygowanie dwóch oddzielnych systemów zajmuje znacznie więcej czasu niż zrobienie tego dobrze za pierwszym razem.
  • Sprawdzanie formatu klienta: szczególnie w przypadku sprzedaży B2B w Estonii, gdzie zarejestrowany nabywca może zażądać faktury elektronicznej, Twój system musi poprawnie zidentyfikować klienta i wybrać dla niego odpowiedni format.
  • Osobny kanał do organu podatkowego: Dane do e-raportowania nie są tym samym kanałem co sama faktura. Są to dwie oddzielne integracje, nawet jeśli dane pochodzą z tej samej faktury.

Najczęstszym nieporozumieniem jest założenie, że termin 2030 automatycznie wprowadza obowiązek raportowania krajowego w czasie rzeczywistym dla Estonii, Łotwy lub Litwy. Tak nie jest. Dyrektywa bezpośrednio reguluje jedynie transgraniczną działalność B2B; każdy kraj nadal decyduje o swojej własnej strukturze krajowej. Drugim powszechnym błędem jest założenie, że niewielki obrót zwalnia firmę z obowiązku raportowania transgranicznego; dyrektywa nie określa ogólnego progu. I trzecie: termin 2028 dla B2B na Łotwie i termin 2030 dla UE to dwa odrębne obowiązki z dwóch różnych źródeł prawnych. Jeden nie zastępuje drugiego.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica pomiędzy fakturowaniem elektronicznym a raportowaniem elektronicznym?

E-faktura to ustrukturyzowany dokument biznesowy wysyłany do klienta. E-raportowanie to osobne przesyłanie danych transakcyjnych do organów podatkowych. Oba rodzaje dokumentów wynikają z tej samej transakcji, ale trafiają do różnych odbiorców.

Czy faktura w formacie PDF jest uważana za e-fakturę?

Nie. Format PDF jest przeznaczony dla ludzkiego oka, a nie dla maszyn, i nie umożliwia automatycznego przetwarzania. ViDA wymaga ustrukturyzowanego, maszynowo czytelnego formatu.

Kiedy wejdzie w życie obowiązek elektronicznego raportowania ViDA?

Obowiązek transgranicznego elektronicznego raportowania wejdzie w życie 1 lipca 2030 r. Krajowe przepisy pozostają w gestii państw członkowskich i obowiązują już w różnym czasie.

Czy ViDA obejmuje transakcje krajowe?

Nie. ViDA harmonizuje jedynie transgraniczne raportowanie B2B. Transakcje krajowe nadal podlegają regulacjom danego państwa członkowskiego, np. Estonia, Łotwa i Litwa mają inne przepisy.