Trumpas atsakymas: tik vienoje konkrečioje situacijoje
Prie el. laiško pridėtas PDF failas nėra elektroninė sąskaita faktūra. Pasak Finansų ministerijos, E. sąskaita faktūra yra kompiuterio skaitomas failas, sukurtas pagal vieną standartą, o ne sąskaitos faktūros paveikslėlis. Tačiau 2026 m. Estijoje nėra bendro PDF sąskaitų faktūrų draudimo, o kiti sąskaitų faktūrų formatai išlieka visiškai legali. Pirkėjas gali pareikalauti iš jūsų kompiuterio nuskaitomos elektroninės sąskaitos faktūros trimis atvejais:
Svarbiausi faktai
| Faktas | Vertė | Galioja nuo | Šaltinis |
|---|---|---|---|
| Registruoto pirkėjo teisė reikalauti | Apskaitos subjektas, įtrauktas į įmonių registrą kaip e. sąskaitų gavėjas, gali pareikalauti iš pardavėjo e. sąskaitos (Apskaitos įstatymo 7¹ straipsnio 7 dalis). | 01.07.2025 | riigiteataja.ee |
| Numatytoji formato prielaida | Jei nesusitarta dėl kito standarto, atitiktis laikoma užtikrinta, kai sąskaita faktūra atitinka EN 16931-1 standartą. | nuo 2026 m. iki 2029 m. | riigiteataja.ee |
| E. sąskaitų gavėjai Estijoje | maždaug 18 000 įmonių; visos viešojo sektoriaus įstaigos yra registruotos kaip e. sąskaitų gavėjos | gairės atnaujintos 2026-01-12 | fin.ee |
| Sąskaitos faktūros išrašymo terminas | Paprastai 7 kalendorinės dienos nuo prekių išsiuntimo ar paslaugų suteikimo (PVM įstatymo 37 straipsnio 1 dalis) | nuo 2026 m. iki 2029 m. | riigiteataja.ee |
| El. sąskaitos faktūros gavėjo paieška | arireg.earveRegistriParing_v1, sutarties nereikia, naudojamas nuo 2017-05-01 | 01.05.2017 | avaandmed.ariregister.rik.ee |
| ViDA tarpvalstybinė skaitmeninė ataskaitų teikimas | Tarybos direktyva (ES) 2025/516 – visoje ES taikomi reikalavimai tarpvalstybiniams įmonių tarpusavio sandoriams nuo 2030 m. liepos 1 d. | 01.07.2030 | eur-lex.europa.eu |
- Jūs su tuo sutikote: sutartyje arba pirkimo užsakyme nurodoma elektroninės sąskaitos faktūros forma.
- Registre parašyta taip: pirkėjas yra įtrauktas į elektroninių įmonių registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjas, o tada Apskaitos įstatymas suteikia pirkėjui teisę to reikalauti.
- Viešasis sektorius: kiekvienas viešojo sektoriaus subjektas yra registruotas elektroninių sąskaitų gavėjas.
Jei nesusitarta dėl kito standarto, elektroninė sąskaita faktūra laikoma atitinkančia reikalavimus, kai ji atitinka Europos standartą EN 16931-1.
PDF sąskaita faktūra nėra tas pats, kas elektroninė sąskaita faktūra.
Kuo iš tikrųjų skiriasi du failai
Būtent čia ir slypi didžiausia painiava, nes abu yra “elektroniniai”. PDF yra žmogaus skaitomas dokumentas: jūsų klientas įveda sumą, datą ir IBAN kodą, tačiau programinė įranga vis tiek turi išgauti duomenis arba kažkas juos perveda ranka. Elektroninė sąskaita faktūra yra struktūrizuotas duomenų failas, kuris keliauja iš pardavėjo programinės įrangos į pirkėjo programinę įrangą, todėl niekam nereikia iš naujo įvesti sąskaitos faktūros duomenų.
Nuneškite klientui Taline 1 200 EUR vertės paslaugų sąskaitą faktūrą. PDF formatu tai yra visiškai galiojanti sąskaita faktūra, jei tik visi reikiami duomenys yra tvarkingi. Elektroninėje sąskaitoje faktūroje tai ta pati operacija, pateikta kompiuterio skaitomuose laukuose: pardavėjas, pirkėjo registracijos kodas, suma, PVM, mokėjimo terminas. Turinys yra identiškas; forma – ne.
| PDF sąskaita faktūra el. paštu | Mašininiu būdu nuskaitoma elektroninė sąskaita faktūra | |
|---|---|---|
| Kas yra failas? | Dokumentas, skirtas žmogaus akiai | Duomenų failas, sukurtas pagal vieną standartą |
| Ar tai galiojanti sąskaita faktūra? | Taip, jei laikomasi reikiamų duomenų ir PVM taisyklių. | Taip |
| Ar tai tenkina registruoto pirkėjo poreikius? | Ne pats savaime | Taip |
| Formatas | Nemokama | Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas arba Europos standartas („Peppol“); ginčo atveju laikoma, kad atitiktis EN 16931-1 yra preziumuojama. |
| Dirbkite pirkėjo pusėje | Duomenys turi būti įvesti arba suskaitmeninti | Duomenys automatiškai patenka į programinę įrangą |
| Viešasis sektorius | Išimtis įmanoma, jei sutinka valdžios institucija | Standartinė praktika |
Du Estijos leidžiami formatai
Finansų ministerija įvardija du Estijoje naudojamus formatus: Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir vėlesnį Europos standartą, dar žinomą kaip „Peppol“ sąskaita faktūra. rekomenduoja Europos standartą įmonėms, nes jos pasiekiamumas nuolat auga. Estija vadovaujasi formato laisvės principu: leidžiami abu standartai.
Kada pirkėjas iš tikrųjų turi teisę reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros?
Numatytoji taisyklė: šalys susitaria
Apskaitos įstatymo 7¹ straipsnis prasideda nuo laisvės. Mašininiu būdu apdorojamo pirminio dokumento formatas ir jo pateikimo sąlygos yra nustatytos. susitarė sandorio partneriai nebent kitas įstatymas numato kitaip. Taigi pagal nutylėjimą sąskaitos faktūros forma yra susitarimo, o ne valstybės įsakymo reikalas.
Išimtis: registruotas el. sąskaitų gavėjas
Tuomet taikoma išimtis. Jei apskaitos subjektas nori gauti tik elektronines sąskaitas faktūras, jis perduoda šią informaciją įmonių registrui, kuris jį įtraukia kaip elektroninių sąskaitų gavėją ir prideda gavimo kanalą arba operatoriaus duomenis (§ 7¹ (3)). Būtent tas registruotas pirkėjas pagal § 7¹ (7) turi teisę reikalauti iš pardavėjo elektroninės sąskaitos faktūros, kad galėtų sumokėti už prekes ar paslaugas. Finansų ministerijos gairėse aiškiai nurodoma praktinė pasekmė: jei šalys nesusitarė kitaip, pardavėjai privalo jiems išrašyti elektroninę sąskaitą faktūrą, o Estijoje yra maždaug 18 000 registruotų įmonių.
Čia nėra jokių ribų. Apyvarta, sąskaitos faktūros vertė ir darbuotojų skaičius nesvarbūs. Svarbu tik tai, ar pirkėjas yra registruotas e. sąskaitų gavėjas. Pakeitimai įsigaliojo 2025 m. liepos 1 d. ir pakeitė ankstesnę viešajam sektoriui taikomą prievolę teikti elektronines sąskaitas faktūras pirkėjo pasirinkimo principu, kuris dabar taikomas ir privačiam sektoriui.
Dabartiniuose šaltiniuose nėra atskiros baudos už PDF failo siuntimą. Praktinė rizika yra paprastesnė ir skausmingesnė: jei pirkėjas laukia kompiuterio nuskaitomo failo, jūsų sąskaita faktūra gali likti neapdorota jo sistemoje ir mokėjimas gali vėluoti.
Į ką pardavėjas turėtų atkreipti dėmesį prieš paspausdamas „Siųsti“
Trys žingsniai, iš viso pora minučių.
- Registracijos būsena: patikrinkite, ar kliento registracijos kodas yra įtrauktas į įmonių registrą kaip e. sąskaitų gavėjas. Atvirų duomenų paslauga turi specialią el. sąskaitos gavėjo paieška vadinamas arireg.earveRegistriParing_v1, naudojamas nuo 2017-05-01, ir jums nereikia pasirašyti sutarties, kad galėtumėte jį naudoti. Įvedate registro kodus ir gaunate būseną: OK reiškia, kad yra galiojanti nuoroda, MR reiškia, kad kodas nerastas arba nėra aktyvios nuorodos.
- Kanalas ir paslaugų teikėjas: Ta pati paieška taip pat grąžina paslaugų teikėjo identifikatorių, t. y. operatorių, per kurį jūsų klientas gauna sąskaitas faktūras. Tai nurodo, kur siųsti sąskaitą faktūrą.
- Sutartis ir užsakymas: Patikrinkite, ar jau susitarėte dėl formato. Susitarimas yra numatytoji 7¹ straipsnio taisyklė, todėl rašytinis susitarimas kitu formatu yra visiškai tinkamas pagrindas.
Jei nėra susitarimo ir klientas yra registruotas gavėjas, siųskite el. sąskaitą faktūrą. Jei nepasirinktas kitas standartas, saugiai pasirinktas failas yra EN 16931-1 standartą atitinkantis failas – būtent tai atitiktis, kuriai įstatymas daro prielaidą, kad el. sąskaita faktūra atitinka reikalavimus.
PDF formatu galima naudotis, tačiau sąskaitų faktūrų išrašymo taisyklė yra atskiras klausimas.
Atskirkite tris dalykus: sąskaitos faktūros turinį, PVM taisykles ir sąskaitos faktūros formą. PVM įstatymas paprastai reikalauja, kad apmokestinamasis asmuo išrašytų sąskaitą faktūrą. per septynias kalendorines dienas prekių išsiuntimo ar jų pateikimo rinkai arba paslaugos suteikimo. Pagal to paties įstatymo 37 straipsnio 6 dalį sąskaita faktūra gali būti išrašyta popieriuje arba, pirkėjui sutikus, elektroniniu būdu.
Tai, kad “elektroniniu būdu” nebūtinai reiškia elektroninę sąskaitą faktūrą, kaip ji suprantama pagal Apskaitos įstatymą. PDF formatu pateikta sąskaita faktūra gali būti visiškai atitinkanti PVM reikalavimus, tačiau vis tiek neatitikti registruoto pirkėjo elektroninės sąskaitos faktūros reikalavimo. Du taisyklių rinkiniai, du atskiri klausimai.
Viešasis sektorius, išimtys ir kas dar atvira susitarimui
2019 m. Estija įvedė bendrą prievolę teikti elektronines sąskaitas faktūras, kai pirkėjas yra viešojo sektoriaus įstaiga. 2025 m. ši prievolė buvo pakeista pirkėjo teise pasirinkti sąskaitos faktūros formą. Kadangi visos viešojo sektoriaus įstaigos jau yra įtrauktos į įmonių registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjos, joms taikoma tvarka... tęsėsi iš esmės kaip ir anksčiau. Tačiau, kitaip nei anksčiau, jiems nebėra draudžiama daryti išimtį ir prireikus priimti sąskaitą faktūrą kita forma. Trumpai tariant: nusiųskite elektroninę sąskaitą faktūrą valstybės institucijai, bet absoliutus draudimas “tik elektroninėmis sąskaitomis faktūromis” panaikintas.
Apskaitos įstatymo 7¹ straipsnio 8 dalyje taip pat išvardytos situacijos, kai netaikoma elektroninių sąskaitų gavėjų registracija ir reikalavimo teisė: be kita ko, dokumentai, pateikti saugumo institucijai, dokumentai, kuriuose yra valstybės paslapčių ar įslaptintos užsienio informacijos, dokumentai, kuriems taikoma profesinė ar tarnybinė paslaptis, ir atvejai, kai kitas įstatymas nustato kitokią tvarką.
Ką ViDA keičia vėliau ir ko ji vis dar nepakeičia 2026 m.
ViDA, ES PVM skaitmeniniame amžiuje paketas, yra didžiausias laiko painiavos šaltinis. Taryba Direktyva (ES) 2025/516 buvo priimtas 2025 m. kovo 11 d. ir paskelbtas Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje 2025 m. kovo 25 d. Juo valstybės narės tam tikromis sąlygomis gali nustatyti privalomą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą šalies viduje, tačiau visoje ES galiojantys skaitmeninių ataskaitų teikimo reikalavimai tarpvalstybiniams B2B sandoriams taikomi tik nuo 2030 m. liepos 1 d.
Taigi, ViDA nesukuria jokio naujo sąskaitų faktūrų formos įpareigojimo Estijos įmonei 2026 m. Ir nuo 2026 m. rugsėjo 21 d. patikrintuose šaltiniuose nėra Estijos teisės akto, nustatančio bendrą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo įpareigojimą visiems vietiniams B2B sandoriams. Ta pati logika vis dar galioja: formatas nustatomas šalių susitarimu, registruotas pirkėjas gali reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros, o visa kita yra tarp jūsų ir jūsų kliento.
Taip pat galima įsigyti šiomis kalbomis: estų kalba
Paskutinį kartą peržiūrėta:
DUK
Ar Estijoje 2026 m. bus uždrausta siųsti PDF formato sąskaitas faktūras?
Estijoje 2026 m. nėra bendro PDF sąskaitų faktūrų draudimo, o sąskaitos faktūros formatas yra numatytojo partnerių susitarimo reikalas. Pardavėjas privalo siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą tik tuo atveju, jei pirkėjas yra įtrauktas į komercinį registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjas arba jei pirkėjas yra viešojo sektoriaus įstaiga.
Kada pirkėjas turi teisę reikalauti iš pardavėjo elektroninės sąskaitos faktūros?
Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą, pirkėjas gali prašyti elektroninės sąskaitos faktūros, jei jis yra įregistruotas komerciniame registre kaip elektroninių sąskaitų gavėjas ir šalys raštu nesusitarė kitaip. Be to, teisė prašyti taikoma, jei elektroninės sąskaitos faktūros pateikimas buvo atskirai susitartas sutartyje ar užsakymo sąlygose.
Kaip patikrinti, ar klientas priima kompiuterio skaitomas elektronines sąskaitas faktūras?
Norėdami patikrinti, galite naudoti nemokamą atvirų duomenų užklausą komercinio registro arireg.earveRegistriParing_v1 arba elektroninio komercinio registro informacinėje sistemoje. Užklausa rodo dabartinę būseną pagal kliento registro kodą ir elektroninių sąskaitų operatoriaus kanalą, į kurį turėtų būti siunčiama sąskaita faktūra.