PDF- vai sähköinen lasku Virossa vuonna 2026: mitä ostaja voi vaatia?

Lyhyt vastaus: vain yhdessä tietyssä tilanteessa

Sähköpostiin liitetty PDF-tiedosto ei ole verkkolasku. Valtiovarainministeriön mukaan sähköinen lasku on koneellisesti luettava tiedosto, joka on rakennettu yhden standardin mukaisesti, ei kuvaa laskusta. Mutta Virossa ei ole yleistä PDF-laskujen kieltoa vuonna 2026, ja muut laskumuodot ovat edelleen täysin laillisia. Ostaja voi pyytää sinulta koneellisesti luettavaa sähköistä laskua kolmessa tapauksessa:

• Sinä suostuit siihen: sopimuksessa tai tilauksessa on määritelty sähköisen laskun muoto.
• Rekisteri sanoo näin: ostaja on merkitty sähköiseen kaupparekisteriin sähköisen laskun vastaanottajaksi – ja sitten Kirjanpitolaki antaa ostajalle oikeuden vaatia sitä.
• Julkinen sektori: Jokainen julkisen sektorin toimija on rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi.

Jos muuta standardia ei ole sovittu, verkkolaskun katsotaan olevan vaatimustenmukainen, kun se on eurooppalaisen standardin EN 16931-1 mukainen.

PDF-lasku ei ole sama asia kuin sähköinen lasku

Mitä eroa tiedostojen välillä on käytännössä

Tässä piilee suurin osa hämmennyksestä, koska molemmat ovat "sähköisiä". PDF on ihmisen luettava asiakirja: asiakkaasi syöttää summan, päivämäärän ja IBAN-koodin, mutta ohjelmiston on silti poimittava tiedot, tai joku kirjoittaa ne uudelleen käsin. Sähköinen lasku on jäsennelty tiedosto, joka siirtyy myyjän ohjelmistosta ostajan ohjelmistoon, joten kenenkään ei tarvitse näppäillä laskun tietoja uudelleen.

Vie 1 200 euron palvelulasku asiakkaalle Tallinnaan. PDF-muodossa se on täysin pätevä lasku, kunhan vaaditut tiedot ovat kunnossa. Verkkolaskuna se on sama tapahtuma koneellisesti luettavassa muodossa: myyjä, ostajan rekisterinumero, summa, ALV, eräpäivä. Sisältö on identtinen; muoto ei ole.

	PDF-lasku sähköpostitse	Koneluettava sähköinen lasku
Mikä tiedosto on kyseessä?	Ihmissilmälle tarkoitettu dokumentti	Yhden standardin mukaisesti rakennettu datatiedosto
Onko se voimassa oleva lasku?	Kyllä, jos vaaditut tiedot ja ALV-säännöt täyttyvät	Kyllä
Täyttääkö se rekisteröityneen ostajan vaatimukset?	Ei yksinään	Kyllä
Muoto	Ilmainen	Viron verkkolaskustandardi tai eurooppalainen standardi (Peppol); riitatilanteissa oletetaan, että vaatimustenmukaisuus on EN 16931-1 -standardin mukainen
Työskentele ostajan puolella	Tiedot on syötettävä tai digitalisoitava	Data päätyy ohjelmistoon automaattisesti
Julkinen sektori	Poikkeus on mahdollinen, jos viranomainen suostuu	Vakiokäytäntö

Viron sallimat kaksi formaattia

Valtiovarainministeriö nimeää kaksi Virossa käytössä olevaa muotoa: Viron sähköisen laskun standardin ja myöhemmän eurooppalaisen standardin, joka tunnetaan myös nimellä Peppol-lasku. suosittelee yrityksille eurooppalaista standardia, koska sen ulottuvuus kasvaa jatkuvasti. Viro noudattaa formaattivapauden periaatetta: molemmat standardit ovat sallittuja.

Milloin ostajalla on tosiasiallisesti laillinen oikeus vaatia sähköistä laskua?

Oletussääntö: osapuolet sopivat

Kirjanpitolain 7¹ § lähtee liikkeelle vapaudesta. Koneella käsiteltävän lähtöasiakirjan muoto ja sen toimittamisen edellytykset ovat kauppakumppaneiden kesken sovittu ellei muussa laissa toisin määrätä. Laskulomake on siis lähtökohtaisesti sopimusasia, ei valtion määräys.

Poikkeus: rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottaja

Sitten tulee poikkeus. Jos kirjanpitovelvollinen haluaa vastaanottaa vain verkkolaskuja, se välittää tiedot kaupparekisteriin, joka rekisteröi sen verkkolaskun vastaanottajaksi ja lisää vastaanottokanavan tai operaattorin tiedot (§ 7¹ (3)). Juuri tällä rekisteröidyllä ostajalla on § 7¹ (7) nojalla oikeus vaatia myyjältä verkkolasku tavaran tai palvelun maksamiseksi. Valtiovarainministeriön ohjeessa todetaan käytännön seuraus selvästi: elleivät osapuolet ole toisin sopineet, myyjien on lähetettävä heille sähköinen lasku, ja Virossa on noin 18 000 rekisteröityä yritystä.

Tässä ei ole kynnysarvoja. Liikevaihdolla, laskun arvolla ja henkilöstömäärällä ei ole merkitystä. Ainoa asia, jolla on merkitystä, on se, onko ostaja rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottaja. Muutokset tulivat voimaan 1. heinäkuuta 2025 ja korvasivat aiemman julkisen sektorin tyhjän verkkolaskutusvelvollisuuden ostajan valintaperiaatteella, joka ulottuu nyt myös yksityiselle sektorille.

Nykyisissä lähteissä ei esiinny erillistä PDF-tiedoston lähettämisestä määrättyä sakkoa. Käytännön riski on yksinkertaisempi ja tuskallisempi: jos ostaja odottaa koneellisesti luettavassa muodossa olevaa tiedostoa, laskusi voi jäädä käsittelemättömänä heidän järjestelmäänsä ja maksu voi viivästyä.

Mitä myyjän tulisi tarkistaa ennen lähettämistä

Kolme vaihetta, yhteensä pari minuuttia.

• Rekisteröinnin tila: tarkista, onko asiakkaan rekisterinumero merkitty yritysrekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi. Avoimen datan palvelussa on oma verkkolaskun vastaanottajan haku nimeltään arireg.earveRegistriParing_v1, käytössä 01.05.2017 lähtien, eikä sinun tarvitse allekirjoittaa sopimusta käyttääksesi sitä. Syötät rekisterikoodit ja saat takaisin tilan: OK tarkoittaa, että kelvollinen linkki on olemassa, MR tarkoittaa, että koodia ei löytynyt tai aktiivista linkkiä ei ole.
• Kanava ja palveluntarjoaja: Sama haku palauttaa myös palveluntarjoajan tunnisteen eli operaattorin, jonka kautta asiakkaasi vastaanottaa laskut. Se kertoo, minne lasku lähetetään.
• Sopimus ja tilaus: Tarkista, oletteko jo sopineet muodosta. Sopimus on oletussääntö § 7¹:ssä, joten kirjallinen sopimus eri muodossa on täysin pätevä perusta.

Jos sopimusta ei ole ja asiakas on rekisteröitynyt vastaanottaja, lähetä verkkolasku. Jos muuta standardia ei ole valittu, turvallinen valinta on tiedosto, joka täyttää standardin EN 16931-1 – juuri sen vaatimustenmukaisuuden, jonka lain mukaan verkkolaskun on oltava vaatimustenmukainen.

PDF on sallittu, mutta laskujen lähettämistä koskeva sääntö on eri kysymys.

Pidä kolme asiaa erillään: laskun sisältö, arvonlisäverosäännöt ja laskun muoto. Arvonlisäverolaki edellyttää verovelvolliselta lähtökohtaisesti laskun laatimista. seitsemän kalenteripäivän kuluessa tavaroiden lähettämisestä tai niiden saataville asettamisesta tai palvelun suorittamisesta. Saman lain 37 §:n 6 momentin mukaan lasku voidaan laatia paperilla tai ostajan suostumuksella sähköisesti.

"Sähköisesti" ei automaattisesti tarkoita kirjanpitolain tarkoittamaa verkkolaskua. PDF-tiedosto voi olla täysin arvonlisäverovaatimusten mukainen lasku, mutta se ei silti täytä rekisteröidyn ostajan verkkolaskuvaatimusta. Kahdet säännöt, kaksi erillistä kysymystä.

Julkinen sektori, poikkeukset ja mistä on vielä sovittavaa

Viro otti vuonna 2019 käyttöön yleisen velvollisuuden toimittaa sähköisiä laskuja aina, kun ostaja oli julkisen sektorin elin. Vuonna 2025 tämä velvollisuus korvattiin ostajan oikeudella valita laskun muoto. Koska kaikki julkisen sektorin yksiköt on jo merkitty kaupparekisteriin sähköisten laskujen vastaanottajiksi, niitä koskeva järjestelmä jatkui pääpiirteittäin kuten ennenkin. Mutta toisin kuin ennen, heitä ei enää estetä tekemästä poikkeusta ja hyväksymästä laskua muussa muodossa tarvittaessa. Lyhyesti sanottuna: lähetä sähköinen lasku valtion viranomaiselle, mutta ehdoton "vain sähköinen lasku" -kielto on poissa.

Kirjanpitolain 7¹ §:n (8) momentissa luetellaan myös tilanteet, joissa sähköisen laskun vastaanottajarekisteriä ja vaatimusoikeutta ei sovelleta: muun muassa turvallisuusviranomaiselle toimitetut asiakirjat, valtiosalaisuuksia tai luokiteltuja ulkomaisia tietoja sisältävät asiakirjat, ammatti- tai virkasalaisuuden piiriin kuuluvat asiakirjat sekä tapaukset, joissa muussa laissa on säädetty eri menettelystä.

Mitä ViDA muuttaa myöhemmin ja mitä se ei vieläkään muuta vuonna 2026

EU:n digitaalisen aikakauden arvonlisäveropaketti, ViDA, on suurin yksittäinen aikataulusekaannuksen lähde. Neuvosto Direktiivi (EU) 2025/516 hyväksyttiin 11. maaliskuuta 2025 ja julkaistiin Euroopan unionin virallisessa lehdessä 25. maaliskuuta 2025. Se antaa jäsenvaltioille mahdollisuuden määrätä kotimaisesta pakollisesta sähköisestä laskutuksesta tietyin edellytyksin, mutta EU:n laajuiset digitaalisen raportoinnin vaatimukset koskevat rajat ylittäviä yritysten välisiä liiketoimia vasta 1. heinäkuuta 2030 alkaen.

ViDA ei siis luo uutta laskulomakevelvoitetta virolaiselle yritykselle vuonna 2026. Ja 21. syyskuuta 2026 alkaen varmennetuissa lähteissä ei ole yhtään Viron lakia, joka asettaisi yleisen sähköisen laskutuksen velvoitteen kaikille kotimaisille yritysten välisille liiketoimille. Sama logiikka pätee edelleen: osapuolet sopivat muodosta, rekisteröitynyt ostaja voi vaatia verkkolaskua, ja kaikki muu on sinun ja asiakkaasi välinen asia.

Saatavilla myös: viroksi

Viimeksi arvosteltu: 21. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Kielletäänkö PDF-laskujen lähettäminen Virossa vuonna 2026?

Virossa ei ole yleistä PDF-laskujen kieltoa vuonna 2026, ja laskun muoto on osapuolten välinen oletussopimus. Myyjä on velvollinen lähettämään verkkolaskun vain, jos ostaja on merkitty kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi tai jos ostaja on julkisen sektorin laitos.

Milloin ostajalla on laillinen oikeus pyytää myyjältä sähköistä laskua?

Kirjanpitolain mukaan ostaja voi pyytää verkkolaskua, jos hän on rekisteröity kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi eivätkä osapuolet ole kirjallisesti toisin sopineet. Lisäksi pyyntöoikeus on voimassa, jos verkkolaskun toimittamisesta on erikseen sovittu sopimuksessa tai tilausehdoissa.

Miten tarkistan, hyväksyykö asiakas koneellisesti luettavia sähköisiä laskuja?

Tarkistamiseen voit käyttää kaupparekisterin maksutonta avoimen datan kyselyä arireg.earveRegistriParing_v1 tai sähköistä kaupparekisteritietojärjestelmää. Kysely näyttää nykyisen tilan asiakkaan rekisteritunnuksen ja verkkolaskuoperaattorikanavan perusteella, johon lasku tulee lähettää.