PDF- vai sähköinen lasku Virossa vuonna 2026: mitä ostaja voi vaatia?

Lyhyt vastaus: e-laskua voi pyytää vain tietyissä tapauksissa

Sähköpostin liitteenä lähetetty PDF-lasku ei ole verkkolasku. Valtiovarainministeriön mukaan koneellisesti luettava tiedosto, joka on laadittu yleisen sähköisen laskun standardin mukaisesti, ei kuvaa laskusta – mutta Virossa ei ole yleistä PDF-laskujen kieltoa vuonna 2026, vaan muut laskumuodot ovat edelleen sallittuja. Ostaja voi pyytää sinulta koneellisesti käsiteltävää sähköistä laskua kolmessa tapauksessa:

• Sopimus: Verkkolaskun muoto sovitaan sopimuksessa tai tilauksessa.
• Hakemistohuomautus: ostaja on merkitty sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin – silloin se antaa Kirjanpitolaki hänelle vaatimuksen.
• Julkinen sektori: Kaikki julkisen sektorin yksiköt ovat rekisterissä sähköisen laskun vastaanottajia.

Ellei toisin ole sovittu, sähköisen laskun oletetaan olevan eurooppalaisen standardin EN 16931-1 mukainen.

PDF-lasku ei ole sama asia kuin sähköinen lasku.

Tämä ero on hämmentävin, koska molemmat ovat "sähköisiä". PDF on ihmisen luettava dokumentti – asiakkaasi näkee summan, päivämäärän ja IBAN-koodin, mutta ohjelmiston on silti luettava tiedot sieltä tai jonkun on kirjoitettava ne manuaalisesti. Verkkolasku on jäsennelty datatiedosto, joka siirtyy myyjän ohjelmistosta ostajan ohjelmistoon, jotta laskun tietoja ei enää tarvitse syöttää manuaalisesti.

Otetaan esimerkiksi 1200 euron palvelulasku tallinnalaiselle asiakkaalle. PDF-muodossa se on täysin pätevä lasku, jos tiedot ovat oikein. Verkkolaskuna se on sama tapahtuma koneellisesti luettavassa muodossa: myyjä, ostajan rekisterinumero, summa, ALV, maksuehto. Sisältö on identtinen, muoto ei ole.

	PDF-lasku sähköpostitse	Koneluettava sähköinen lasku
Mikä tiedosto tämä on?	Ihmisen luettavassa muodossa oleva asiakirja	Yhteisen standardin mukaisesti laadittu tiedosto
Onko olemassa voimassa oleva lasku?	Kyllä, jos yksityiskohdat ja ALV-vaatimukset täyttyvät	Kyllä
Täyttääkö se rekisteröityneen ostajan vaatimukset?	Ei yksin tyydytä	Kyllä
Muoto	Ilmainen	Viron verkkolaskustandardi tai eurooppalainen standardi (Peppol); kiistatilanteissa oletetaan standardin EN 16931-1 olevan voimassa.
Työskentele ostajan puolella	Tiedot on syötettävä tai digitalisoitava	Tiedot syötetään ohjelmistoon automaattisesti
Julkinen sektori	Mahdollinen poikkeus, jos laitos suostuu	Vakiokäytäntö

Valtiovarainministeriö nimeää kaksi Virossa käytettyä muotoa – Viron sähköisen laskun standardin ja myöhemmän eurooppalaisen standardin, joka tunnetaan myös nimellä Peppol-lasku – ja suosittelee yrityksille eurooppalaista standardia, koska sen jakelu laajenee. Virossa noudatetaan formaattivapauden periaatetta: molempien standardien käyttö on sallittua.

Milloin ostajalla on laillinen oikeus pyytää sähköistä laskua?

Kirjanpitolain 7¹ § alkaa vapaudella. Koneellisesti käsiteltävän alkuperäisasiakirjan muoto ja toimittamisen ehdot sovittu kauppakumppaneiden kesken, ellei muussa säädöksessä toisin säädetä. Laskun muoto on siis lähtökohtaisesti sopimuskysymys, ei valtion määräys.

Seuraavaksi tulee poikkeus. Jos kirjanpitovelvollinen haluaa vastaanottaa vain verkkolaskuja, se toimittaa nämä tiedot kaupparekisteriin, joka merkitsee sen verkkolaskun vastaanottajaksi ja lisää tiedot vastaanottokanavasta tai käsittelijästä (§ 7¹ (3)). Tällaiseen rekisteriin rekisteröidyllä ostajalla on § 7¹ (7) mukaan oikeus vaatia myyjältä verkkolaskua maksuksi ostamistaan tavaroista tai palveluista. Valtiovarainministeriön ohjeissa tämä käytännön seuraus mainitaan suoraan: elleivät osapuolet ole toisin sopineet, myyjien on toimitettava heille sähköinen lasku, ja Virossa on noin 18 000 rekisteröityä yritystä.

Tässä ei ole rajoituksia. Liikevaihdon koolla, laskun summalla tai työntekijöiden lukumäärällä ei ole väliä – ainoastaan sillä on merkitystä, onko ostaja rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottaja. Muutokset tulivat voimaan 1. heinäkuuta 2025 ja korvasivat aiemman julkisen sektorin yleisen verkkolaskuvelvoitteen ostajan valinnan periaatteella, joka ulottui myös yksityiselle sektorille.

Nykyisissä lähteissä PDF-tiedoston lähettämisestä ei ole erityistä seuraamusta. Käytännön riski on yksinkertaisempi ja tuskallisempi: jos ostaja odottaa koneellisesti luettavaa tiedostoa, laskua ei välttämättä käsitellä heidän järjestelmässään ja maksu viivästyy.

Mitä myyjän tulee tarkistaa ennen laskun lähettämistä?

Kolme vaihetta, jotka vievät muutaman minuutin.

• Rekisterin tila: tarkista, onko asiakkaan rekisterinumero merkitty kaupparekisteriin e-laskun vastaanottajaksi. Tätä varten on oma osio avoimessa datassa. verkkolaskun vastaanottajan tiedustelu nimeltään arireg.earveRegistriParing_v1, joka on ollut käytössä 01.05.2017 lähtien ja jolle ei vaadita sopimusta. Syötät rekisterikoodit syötteenä, vastaus on tila – OK tarkoittaa kelvollista yhteyttä, MR tarkoittaa, että koodia ei löytynyt tai aktiivista yhteyttä ei ole.
• Kanava ja palveluntarjoaja: Sama kysely palauttaa myös palveluntarjoajan tunnuksen eli sen, jonka kautta asiakas vastaanottaa laskut. Tämä kertoo, minne lasku lähetetään.
• Sopimus ja tilaus: Tarkista, oletteko jo sopineet muodosta. Sopimus on oletussääntö § 7¹:ssä, joten kirjallinen sopimus toisessa muodossa on täysin pätevä peruste.

Jos sopimusta ei ole ja asiakas on rekisteröitynyt vastaanottaja, lähetä verkkolasku. Jos muuta standardia ei ole valittu, turvallinen valinta on tiedosto, joka täyttää standardin EN 16931-1 vaatimukset – laki edellyttää, että verkkolasku on tämän vaatimustenmukainen.

PDF on sallittu, mutta laskun luontia koskeva sääntö on eri asia.

Erota kolme asiaa: laskun sisältö, arvonlisäverosäännöt ja laskun muoto. Arvonlisäverolaki yleensä edellyttää, että verovelvollinen laatii laskun. seitsemän kalenteripäivän kuluessa sen jälkeen, kun tavarat on lähetetty tai asetettu saataville tai palvelu on suoritettu. Saman lain 37 §:n 6 momentin mukaan lasku voidaan laatia paperilla tai ostajan suostumuksella sähköisesti.

Tämä „sähköinen“ ei automaattisesti tarkoita kirjanpitolain tarkoittamaa verkkolaskua. PDF-tiedosto voi olla täysin pätevä lasku arvonlisäveron kannalta, mutta se ei silti täytä rekisteröidyn ostajan verkkolaskuvaatimusta. Kahdet säännöt, kaksi erillistä kysymystä.

Julkinen sektori, poikkeukset ja mistä voidaan sopia

Vuonna 2019 Virossa otettiin käyttöön yleinen velvollisuus toimittaa sähköisiä laskuja, jos ostaja oli julkisen sektorin laitos. Vuonna 2025 tämä velvollisuus korvattiin ostajan oikeudella valita laskun muoto. Koska kaikki julkisen sektorin yksiköt on jo merkitty kaupparekisteriin sähköisten laskujen vastaanottajiksi, sähköinen laskuvelvollisuus säilyi niillä. pohjimmiltaan entinen hallinto – mutta toisin kuin ennen, heitä ei enää kielletä tekemästä poikkeuksia ja hyväksymästä laskuja muissa muodoissa tarvittaessa. Toisin sanoen: vastaanottamasta verkkolaskua valtion virastolta, mutta absoluuttista kieltoa „vain verkkolaskuille“ ei enää ole.

Kirjanpitolain 7¹ §:n 8 momentissa luetellaan myös tilanteet, joissa sähköisen laskun vastaanottajan rekisteriä ja saamisoikeutta ei sovelleta: muun muassa turvallisuusviranomaiselle tarkoitetut asiakirjat, valtiosalaisuuksia tai salassa pidettäviä ulkomaisia tietoja sisältävät asiakirjat, ammatti- tai virkasalaisuuksia koskevat asiakirjat sekä tapaukset, joissa muussa säädöksessä on säädetty eri menettelystä.

Mitä ViDA muuttaa myöhemmin ja mitä se ei vielä muuta vuonna 2026

ViDA eli EU:n "digitaaliajan arvonlisäveropaketti" sekoittaa useimmiten aikatauluja. Neuvosto Direktiivi (EU) 2025/516 hyväksyttiin 11.3.2025 ja julkaistiin Euroopan unionin virallisessa lehdessä 25.3.2025. Se antaa jäsenvaltioille mahdollisuuden ottaa käyttöön kansallisen pakollisen sähköisen laskutuksen tietyin edellytyksin, mutta EU:n laajuisia digitaalisen raportoinnin vaatimuksia sovelletaan rajat ylittäviin yritysten välisiin liiketoimiin vasta 1.7.2030 alkaen.

Siksi ViDA ei aseta uutta laskumuotovelvoitetta virolaisille yrityksille vuonna 2026. Ja 21.09.2026 ei ole vahvistettujen lähteiden mukaan olemassa Viron lainsäädäntöä, joka loisi yleisen verkkolaskuvelvoitteen kaikille Viron sisäisille yritysten välisille liiketoimille. Sama logiikka pätee edelleen: muoto sovitaan, rekisteröitynyt ostaja voi pyytää verkkolaskua, loput on sopimus sinun ja asiakkaan välillä.

Lue myös: englanti

Viimeksi tarkistettu: 21. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Kielletäänkö PDF-laskujen lähettäminen Virossa vuonna 2026?

Virossa ei ole yleistä PDF-laskujen kieltoa vuonna 2026, ja laskun muoto on osapuolten välinen oletussopimus. Myyjä on velvollinen lähettämään verkkolaskun vain, jos ostaja on merkitty kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi tai jos ostaja on julkisen sektorin laitos.

Milloin ostajalla on laillinen oikeus pyytää myyjältä sähköistä laskua?

Kirjanpitolain mukaan ostaja voi pyytää verkkolaskua, jos hän on rekisteröity kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi eivätkä osapuolet ole kirjallisesti toisin sopineet. Lisäksi pyyntöoikeus on voimassa, jos verkkolaskun toimittamisesta on erikseen sovittu sopimuksessa tai tilausehdoissa.

Miten tarkistan, hyväksyykö asiakas koneellisesti luettavia sähköisiä laskuja?

Tarkistamiseen voit käyttää kaupparekisterin maksutonta avoimen datan kyselyä arireg.earveRegistriParing_v1 tai sähköistä kaupparekisteritietojärjestelmää. Kysely näyttää nykyisen tilan asiakkaan rekisteritunnuksen ja verkkolaskuoperaattorikanavan perusteella, johon lasku tulee lähettää.